Định nghĩa và quản lý tên bằng Hộp tên (Name Box)
Một cách, và cũng là cách dễ nhất để định nghĩa tên, là sử dụng Hộp tên (Name Box), nằm phía trên cột A trong trang tính. Bạn có thể dùng phương pháp này để tạo các tên duy nhất được nhận diện bởi mọi trang tính trong một sổ làm việc.
Để tạo tên bằng Hộp tên như hình ảnh minh họa:
- Chọn vùng ô mong muốn trong trang tính.
- Nhập tên mong muốn cho vùng đó vào Hộp tên, ví dụ: Jan_Sales.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím. Tên sẽ hiển thị trong Hộp tên.
Tên này cũng sẽ xuất hiện trong Hộp tên mỗi khi cùng một vùng ô được chọn, cũng như trong Trình quản lý tên (Name Manager).
Quy tắc và hạn chế đặt tên
Các quy tắc cú pháp cần nhớ khi tạo hoặc chỉnh sửa tên cho phạm vi:
- Tên không được chứa khoảng trắng.
- Ký tự đầu tiên phải là chữ cái, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược (\).
- Các ký tự tiếp theo chỉ được là chữ cái, số, dấu chấm hoặc dấu gạch dưới.
- Độ dài tối đa của tên là 255 ký tự.
- Excel không phân biệt chữ hoa/chữ thường, do đó Jan_Sales và jan_sales được coi là cùng một tên.
- Không thể dùng tham chiếu ô (ví dụ: A25 hoặc R1C4) làm tên.
Phạm vi có tên (Named Range) là gì?
Phạm vi có tên, tên phạm vi hoặc tên đã định nghĩa đều chỉ cùng một đối tượng trong Excel: đó là một tên mô tả — như Jan_Sales hoặc June_Precip — được gán cho một ô cụ thể hoặc một vùng ô trong trang tính hoặc sổ làm việc. Phạm vi có tên giúp dễ dàng sử dụng và xác định dữ liệu khi tạo biểu đồ và trong các công thức, ví dụ:
Ngoài ra, vì phạm vi có tên không thay đổi khi sao chép công thức sang ô khác, nó cung cấp một giải pháp thay thế cho tham chiếu tuyệt đối trong công thức. Có ba phương pháp để định nghĩa tên trong Excel: dùng Hộp tên, hộp thoại Tên mới (New Name) hoặc Trình quản lý tên (Name Manager).
Định nghĩa và quản lý tên bằng Trình quản lý tên (Name Manager)
Phương pháp thứ hai để định nghĩa tên là sử dụng hộp thoại Tên mới (New Name). Hộp thoại này được mở bằng tùy chọn Định nghĩa tên (Define Name) nằm giữa tab Công thức (Formulas) trên dải ribbon. Hộp thoại Tên mới giúp dễ dàng định nghĩa tên với phạm vi cấp trang tính (worksheet level scope).
Để tạo tên bằng hộp thoại Tên mới:
- Chọn vùng ô mong muốn trong trang tính.
- Chọn tab Công thức (Formulas) trên ribbon.
- Chọn tùy chọn Định nghĩa tên (Define Name) để mở hộp thoại Tên mới (New Name).
- Nhập Tên, Phạm vi (Scope) và Vùng tham chiếu (Refers to) trong hộp thoại.
- Chọn OK để quay lại trang tính. Tên sẽ hiển thị trong Hộp tên khi vùng đã định nghĩa được chọn.
Trình quản lý tên (Name Manager) có thể dùng để cả định nghĩa và quản lý các tên hiện có; nó nằm bên cạnh tùy chọn Định nghĩa tên trên tab Công thức của ribbon.
Khi định nghĩa tên trong Trình quản lý tên, nó sẽ mở hộp thoại Tên mới như đã nêu. Các bước đầy đủ như sau:
- Chọn tab Công thức (Formulas) trên ribbon.
- Chọn biểu tượng Trình quản lý tên (Name Manager) giữa ribbon để mở Trình quản lý tên.
- Trong Trình quản lý tên, chọn nút Mới (New) để mở hộp thoại Tên mới.
- Nhập Tên, Phạm vi và Vùng tham chiếu. Chọn OK để quay lại trang tính. Tên hiển thị trong Hộp tên khi vùng đã định nghĩa được chọn.
Xóa hoặc chỉnh sửa tên
Với Trình quản lý tên đang mở:
- Trong cửa sổ chứa danh sách tên, chọn tên cần xóa hoặc chỉnh sửa.
- Để xóa tên, chọn nút Xóa (Delete) phía trên cửa sổ danh sách.
- Để chỉnh sửa tên, chọn nút Sửa (Edit) để mở hộp thoại Sửa tên (Edit Name).
Trong hộp thoại Sửa tên, bạn có thể sửa tên đã chọn, thêm chú thích về tên đó hoặc thay đổi tham chiếu vùng hiện tại.
Lưu ý: Phạm vi (scope) của một tên hiện có không thể thay đổi bằng tùy chọn Sửa. Để thay đổi phạm vi, hãy xóa tên và định nghĩa lại với phạm vi đúng.
Lọc tên
Nút Lọc (Filter) trong Trình quản lý tên giúp dễ dàng:
- Tìm tên có lỗi – như tham chiếu vùng không hợp lệ.
- Xác định phạm vi của tên – cấp trang tính hay cấp sổ làm việc.
- Sắp xếp và lọc tên liệt kê – tên đã định nghĩa (phạm vi) hoặc tên bảng.
Danh sách đã lọc sẽ hiển thị trong cửa sổ danh sách của Trình quản lý tên.
Tên đã định nghĩa và Phạm vi (Scope) trong Excel
Mọi tên đều có một phạm vi (scope) – tức là các vị trí mà tên cụ thể đó được Excel nhận diện. Phạm vi của tên có thể là cho từng trang tính riêng lẻ (phạm vi cục bộ - local scope) hoặc cho toàn bộ sổ làm việc (phạm vi toàn cục - global scope). Một tên phải duy nhất trong phạm vi của nó, nhưng cùng một tên có thể dùng trong các phạm vi khác nhau.
Phạm vi mặc định cho tên mới là cấp sổ làm việc (global). Một khi đã định nghĩa, phạm vi của tên không dễ dàng thay đổi. Để thay đổi phạm vi, hãy xóa tên trong Trình quản lý tên và định nghĩa lại với phạm vi đúng.
Phạm vi cấp Trang tính (Local Worksheet Level Scope)
Tên có phạm vi cấp trang tính chỉ hợp lệ cho trang tính mà nó được định nghĩa. Nếu tên Total_Sales có phạm vi là Sheet1 của một sổ làm việc, Excel sẽ không nhận diện tên đó trên Sheet2, Sheet3 hay bất kỳ trang tính nào khác trong sổ làm việc. Điều này cho phép định nghĩa cùng một tên để dùng trên nhiều trang tính – miễn là phạm vi của mỗi tên bị giới hạn trong trang tính riêng của nó.
Việc dùng cùng một tên cho các trang tính khác nhau có thể thực hiện để đảm bảo tính liên tục giữa các trang tính và đảm bảo các công thức dùng tên Total_Sales luôn tham chiếu đến cùng một vùng ô trong nhiều trang tính trong một sổ làm việc.
Để phân biệt các tên trùng nhau nhưng phạm vi khác nhau trong công thức, hãy đặt tên trang tính trước tên, ví dụ:
=Sheet1!Total_Sales
=Sheet2!Total_Sales
Tên được tạo bằng Hộp tên luôn có phạm vi toàn cục cấp sổ làm việc, trừ khi cả tên trang tính và tên phạm vi đều được nhập vào Hộp tên khi định nghĩa tên.
Ví dụ:
- Tên: Jan_Sales, Phạm vi — toàn cục cấp sổ làm việc
- Tên: Sheet1!Jan_Sales, Phạm vi — cục bộ cấp trang tính
Phạm vi toàn cục cấp Sổ làm việc (Global Workbook Level Scope)
Tên được định nghĩa với phạm vi cấp sổ làm việc được nhận diện cho tất cả các trang tính trong sổ làm việc đó. Do đó, tên cấp sổ làm việc chỉ có thể dùng một lần trong một sổ làm việc, khác với tên cấp trang tính như đã thảo luận.
Tuy nhiên, tên cấp sổ làm việc không được nhận diện bởi bất kỳ sổ làm việc nào khác, nên tên toàn cục có thể lặp lại trong các file Excel khác nhau. Ví dụ: nếu tên Jan_Sales có phạm vi toàn cục, cùng tên đó có thể dùng trong các sổ làm việc khác tên 2012_Revenue, 2013_Revenue và 2014_Revenue.
Xung đột phạm vi và Thứ tự ưu tiên (Scope Precedence)
Có thể dùng cùng một tên ở cả cấp cục bộ (trang tính) và cấp toàn cục (sổ làm việc) vì phạm vi của chúng khác nhau. Tuy nhiên, tình huống này sẽ gây xung đột mỗi khi tên đó được sử dụng.
Để giải quyết xung đột, trong Excel, tên được định nghĩa cho cấp trang tính cục bộ có ưu tiên cao hơn cấp sổ làm việc toàn cục. Trong trường hợp đó, tên cấp trang tính 2014_Revenue sẽ được dùng thay vì tên cấp sổ làm việc 2014_Revenue.
Để ghi đè quy tắc ưu tiên, hãy dùng tên cấp sổ làm việc kết hợp với tên cấp trang tính cụ thể, ví dụ:
=WorkbookName!2014_Revenue
Ngoại lệ duy nhất của việc ghi đè ưu tiên là tên cấp trang tính cục bộ có phạm vi là Sheet1 của một sổ làm việc. Phạm vi liên kết với Sheet1 của bất kỳ sổ làm việc nào không thể bị ghi đè bởi tên cấp toàn cục.