Giả sử tình huống bạn có danh sách họ tên đầy đủ của mọi người. Bạn định tách tên này thành ba phần – tên đệm, tên lót, và họ. Điều này có thể làm được trong Microsoft Excel bằng cách dùng hàm Phân tách (Delimiter) hoặc Tách (Separator). Phương pháp khác để tách tên là dùng Công thức (Formula).
Tách Họ và Tên trong Excel
Nhu cầu chính tách Họ và Tên trong Excel là để phân loại nhóm nhân viên hoặc sinh viên và phân loại theo họ hoặc tên. Bạn có thể làm theo hai cách:
- Tách họ tên đầy đủ thành tên và họ trong Excel dùng hàm Phân tách hoặc Tách
- Tách họ tên đầy đủ thành họ, tên đệm, và tên trong Excel dùng công thức
1. Tách tên và họ trong Excel dùng hàm Phân tách hoặc Tách
Phương pháp dễ nhất tách tên thành tên và họ là dùng hàm Phân tách hoặc Tách. Tuy nhiên, đối với tên có tên đệm, quy trình có thể hơi phức tạp vì tên đệm và họ có thể gộp vào cùng một cột.
Hàm sẽ gọi là Phân tách (Delimiter) hoặc Tách (Separator) tùy theo trình soạn thảo Excel bạn dùng. Tuy nhiên quy trình sẽ tương tự.
Dùng hàm Phân tách hoặc Tách rất đơn giản:
- Chọn danh sách họ tên đầy đủ bạn định tách thành tên và họ.
- Nhấp tab Dữ liệu (Data) và chọn Tách văn bản thành cột (Split text to columns).
- Từ menu thả xuống xuất hiện trên màn hình, chọn tùy chọn chỉ cho khoảng trắng (spaces).
Về cơ bản, chúng ta tách từ dựa trên khoảng trắng, đặc điểm phân tách giữa họ và tên. Vấn đề là nếu tên có tên đệm, nó sẽ hiện ở cột hai và họ ở cột ba. Nghĩa là tất cả họ sẽ không ở cùng một cột.
2. Tách họ tên đầy đủ thành họ, tên đệm, và tên dùng Công thức
Lợi ích của dùng công thức tách họ, tên đệm, và tên là bạn có thể chỉ định cột riêng cho mỗi họ, tên đệm, và tên.
Giả sử chúng ta có một cột danh sách họ tên đầy đủ và ba cột cho danh sách họ, tên đệm, và tên.
Cú pháp công thức cho tên (First name) sẽ là:
=LEFT(<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>))
Cú pháp công thức cho tên đệm (Middle name) sẽ là:
=MID(<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,1)+1,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,1)+1)-SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,1))
Cú pháp công thức cho họ (Last name) sẽ là:
=RIGHT(<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,LEN<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>-SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>,SEARCH(" ",<ô đầu tiên có họ tên đầy đủ>)+1)))
Chúng ta có thể dùng các công thức này trong các ô cùng hàng của các cột phù hợp và sau đó kéo công thức xuống dùng tùy chọn Fill.
Ví dụ. Giả sử chúng ta có danh sách họ tên đầy đủ ở cột A từ ô A3 đến ô A8.
Cột B cho tên, C cho tên đệm, và D cho họ. Vì họ tên đầu tiên ở ô A3, chúng ta phải viết công thức tương ứng ở ô B3, C3, D3 vì chúng ở hàng 3.
Công thức viết ở ô B3 sẽ là:
=LEFT(A3,SEARCH(" ",A3))
Công thức viết ở ô C3 sẽ là:
=MID(A3,SEARCH(" ",A3,1)+1,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,1)+1)-SEARCH(" ",A3,1))
Công thức viết ở ô D3 sẽ là:
=RIGHT(A3,LEN(A3)-SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3)+1)))
Sau đó các công thức này phải kéo xuống đến hàng 7 sau khi kích hoạt tùy chọn Fill.
Điều này sẽ giúp bạn tạo bảng tính mong muốn bằng cách tách họ, tên đệm, và tên.