Excel được dùng rộng rãi để lưu trữ thông tin số quan trọng của học sinh hoặc nhân viên. Vì vậy, thường cần trích xuất nhóm giá trị subtotal từ tập dữ liệu lớn để hiểu rõ thực tế. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách chèn subtotal (tổng phụ) trong Excel.
Subtotal là gì?
Trước khi đi vào tính toán, hãy hiểu ý nghĩa subtotal.
Về cơ bản, subtotal là tổng của một tập hợp trong một nhóm tập hợp lớn hơn. Ví dụ, bạn đạt 100 điểm học kỳ trước, trong đó điểm môn Toán lấy từ 3 bài kiểm tra. Bài 1 được 10, bài 2 được 15, bài 3 được 20. Bây giờ bạn muốn biết chỉ điểm Toán trong tổng 100 điểm. Để lấy dễ dàng, bạn có thể dùng subtotal.
Tương tự, trong Excel, bạn có thể dùng hàm subtotal để chia tập dữ liệu lớn thành tập nhỏ hơn, sau đó thực hiện các hàm khác như SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, PRODUCT v.v. để đạt kết quả mong muốn.
Tải file thực hành
Bạn có thể tải file thực hành từ đây.
Cách dễ nhất chèn Subtotal trong Excel
Ở đây bạn sẽ học cách cuối cùng để chèn subtotal trong Excel. Các bước như sau:
Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu muốn làm danh mục subtotal.
Bước 2: Vào tab Data -> Subtotal (trong công cụ Outline).
Bước 3: Trong hộp thoại Subtotal bật lên:
- Dưới nhãn At each change in (Mỗi thay đổi ở), từ hộp thả xuống, chọn tên danh mục muốn sắp xếp dữ liệu (Trong trường hợp này, muốn sắp xếp theo tên, nên chọn Name làm danh mục).
- Dưới nhãn Use function (Sử dụng hàm), từ hộp thả xuống, chọn tên hàm muốn áp dụng (Trong trường hợp này, muốn biết tổng dữ liệu, nên chọn SUM).
Bạn có thể chọn bất kỳ hàm nào cần bằng cách cuộn thanh cuộn từ danh sách thả xuống Use function (xem hình dưới).
- Dưới nhãn Add subtotal to (Thêm subtotal vào), tích chọn ô bên cạnh tên chứa giá trị muốn dùng để biết kết quả subtotal (Trong trường hợp này, muốn biết giá trị subtotal của mỗi thành viên, nên chọn tùy chọn Name làm cột subtotal).
- Nếu đã có kết quả subtotal hiện có và muốn xóa, tích chọn Replace current subtotals (Thay thế subtotal hiện tại), ngược lại bỏ chọn (Để hiểu sự khác biệt, xem hình 1 & 2).
- Nếu muốn ngắt trang tự động cho mỗi subtotal, tích chọn Page break between groups (Ngắt trang giữa các nhóm), ngược lại bỏ chọn.
- Nếu muốn kết quả subtotal ở dưới cùng mỗi danh mục, tích chọn Summary below data (Tóm tắt dưới dữ liệu), ngược lại bỏ chọn.
- Nhấp OK.
hình 1: giá trị subtotal với ô kiểm Replaced current subtotals được tích
hình 2: giá trị subtotal với ô kiểm Replaced current subtotals không tích
Thao tác này sẽ tạo kết quả subtotal của từng danh mục cùng với Grand Total (Tổng cộng) của toàn bộ tập dữ liệu.
Grand Total = Tổng của tất cả giá trị subtotal.
Đọc thêm: Cách sắp xếp Subtotal trong Excel (với các bước nhanh)
Xóa Subtotal
Nếu không còn cần subtotal, làm theo các bước:
Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu.
Bước 2: Vào Data -> Subtotal.
Bước 3: Chọn Remove All (Xóa tất cả) từ góc dưới bên trái hộp Subtotal.
Thao tác này sẽ xóa tất cả giá trị subtotal của tập dữ liệu.
Đọc thêm: Cách xóa Subtotal trong Pivot Table (5 cách hữu ích)
Kết luận
Trong bài này, bạn đã học cách chèn subtotal trong Excel theo cách hiệu quả và dễ nhất. Hy vọng bài viết rất hữu ích. Hãy thoải mái đặt câu hỏi nếu có thắc mắc.
Các bài viết liên quan
- Cách Subtotal nhiều cột trong Pivot Table Excel (với các bước dễ dàng)
- Dùng SUBTOTAL trong Excel với Bộ lọc (Với các bước nhanh)