Cấu hình và cập nhật Tiến độ nhiệm vụ (Task Progress) trong Microsoft Planner không phải là quá trình phức tạp. Tất cả những gì bạn phải làm là giao cho đúng người, sau đó kiểm tra trạng thái khi cần. Hướng dẫn ngắn này sẽ dẫn dắt bạn qua quy trình thiết lập và cập nhật tiến độ nhiệm vụ trong Microsoft Planner.
Cấu hình & cập nhật Tiến độ nhiệm vụ trong Microsoft Planner
Microsoft Planner là công cụ lập kế hoạch đơn giản, nhẹ, có sẵn trong hầu hết gói Office 365. Mục tiêu chính là cung cấp quản lý nhiệm vụ trực quan, dễ dàng cho nhóm người dùng. Đối với những người cần công cụ lập kế hoạch nặng hơn, có chương trình khác gọi là Microsoft Project.
Trong Planner, bạn có thể thiết lập và cập nhật Tiến độ nhiệm vụ bằng cách gán nhãn như:
- Not started (Chưa bắt đầu)
- In Progress (Đang thực hiện - biểu thị bằng vòng tròn nửa đầy)
- Completed (Hoàn thành - biểu thị bằng dấu tích)
Cách thực hiện:
- Để bắt đầu, vào Groups > Progress (Nhóm > Tiến độ).
- Đối với nhiệm vụ đang tiến hành, chọn trạng thái khác (In Progress).
- Đối với nhiệm vụ hoàn thành, vào hộp thả xuống Progress (Tiến độ).
- Chọn tùy chọn Completed.
- Khi xong, dấu tích sẽ xuất hiện bên cạnh tùy chọn Completed.
Lưu ý: Các nhiệm vụ hoàn thành được ẩn ở dưới cùng danh sách nhiệm vụ.
Mỗi kế hoạch có bảng (board) riêng, nơi bạn có thể tổ chức nhiệm vụ thành các nhóm (buckets). Vì vậy, vào Planner Board của bạn, chọn Group by (Nhóm theo) > Progress (Tiến độ).
Bắt đầu kéo thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật nhanh kế hoạch ngay lập tức.
Đối với nhiệm vụ thuộc loại In progress (Đang tiến hành), bạn có thể thay đổi trạng thái bằng cách chọn biểu tượng In progress hiển thị trên nhiệm vụ và chọn trạng thái khác.
Để nhanh chóng đánh dấu bất kỳ nhiệm vụ nào là Completed (Hoàn thành), trỏ vào nhiệm vụ và chọn dấu tích.
Tương tự, bạn cũng có thể cập nhật tiến độ nhiệm vụ bằng cách nhấp vào chính nhiệm vụ và truy cập hộp thả xuống Progress.
Lưu ý: Nếu không dùng chuột, bạn sẽ không thấy hộp kiểm để đánh dấu hoàn thành.
Nếu bạn chưa biết cách tạo nhiệm vụ trong Planner, hãy xem cách làm.
Khởi chạy Planner và chọn +. Đặt tên cho nhiệm vụ. Để đặt ngày đến hạn (Due date), chọn một ngày.
Sau đó, giao và chọn thành viên nhóm.
Chọn Add Task (Thêm nhiệm vụ).
Xong!
Nếu quan tâm, bài viết này sẽ chỉ cách tạo kế hoạch trong Microsoft Planner. Tạo kế hoạch trong Planner tự động tạo nhóm Office 365 mới, giúp bạn cộng tác dễ dàng không chỉ trong Planner, mà còn các ứng dụng Microsoft khác như OneNote, Outlook, OneDrive, và nhiều hơn nữa.