Khi làm việc từ xa, hầu hết thời gian chúng ta mất kiểm soát thời gian và kết thúc với các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Do đó, lập kế hoạch và tạo ghi chú dán (sticky notes) là thực hành tốt nhất chúng ta dùng. Nhưng, nếu tôi nói bạn không cần những thứ đó và vẫn hoàn thành công việc đúng hạn thì sao? Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách dùng Microsoft Planner và theo dõi nhiệm vụ khi làm việc từ xa.
Microsoft Planner là ứng dụng to-do chỉ đi kèm với Office 365. Trong những ngày tự cách ly này, hãy học cách dùng ứng dụng để làm cho mình hiệu quả hơn. Mặc dù ở nhà có thể làm cho chúng ta lười biếng, ưu tiên nhiệm vụ là những gì chúng ta cần làm.
Dùng Microsoft Planner để theo dõi nhiệm vụ
Ứng dụng hoạt động với "Kế hoạch (Plans)" gắn liền với Nhóm Office 365 (Office 365 Groups). Điều này có nghĩa là tất cả nhiệm vụ hoặc kế hoạch hoạt động theo nhóm mà chúng thuộc về. Khi một kế hoạch mới được tạo, một nhóm mới cũng được tạo tự động. Trừ khi nhiệm vụ được gán cho nhóm hiện có, nó sẽ luôn tạo nhóm mới. Nhưng, nếu bạn không hiểu thì đừng lo, bạn sẽ học được khi làm việc hàng ngày.
Đọc: Cách thêm Kế hoạch và Nhiệm vụ trong Microsoft Planner.
Khi chúng ta làm việc cho một tổ chức dù lớn hay nhỏ, chúng ta phân biệt ngay cả một nhiệm vụ duy nhất. Từ Lập kế hoạch đến Hoàn thành, chúng ta chia một nhiệm vụ thành nhiều giai đoạn. Planner cho phép chúng ta tạo các nhóm (buckets) như vậy để phân biệt giữa các nhiệm vụ. Các tổ chức nhỏ hơn có thể chia nhiệm vụ như Cần làm (To-Do), Đang tiến hành (In Progress), Hoàn thành (Completed). Tuy nhiên, quy ước đặt tên và số lượng nhóm có thể khác khi so với tổ chức lớn hơn.
Khi nói đến việc viết bài, chúng ta cố gắng cấu trúc các nhãn như Lập kế hoạch (Planning), Nghiên cứu (Research), Viết (Writing), Chỉnh sửa (Editing), Xem xét (Reviewing), Đã nộp xem xét (Submitted for Review), v.v. Chúng ta cũng có thể dùng thanh tiến độ (Progress bars) để hiển thị tiến độ nhiệm vụ.
Để tạo Nhiệm vụ, bạn cần tạo các Nhóm (Buckets). Các nhóm chứa nhiệm vụ tương ứng.
Trong phần Bảng (Board), Nhấp vào Thêm nhóm mới (Add new bucket).
Nhập tên nhóm.
Bây giờ nhấp vào Thêm nhiệm vụ (Add task).
Nhập tên nhiệm vụ, đặt hạn chót (due date) và gán cho nhân viên.
Nhấp vào Thêm nhiệm vụ (Add Task) và nhiệm vụ được tạo.
Sau khi tạo Kế hoạch và Nhiệm vụ, người ta có thể đơn giản ưu tiên chúng. Để đặt ưu tiên, nhấp vào Nhiệm vụ từ bất kỳ Nhóm nào. Bây giờ chọn mức Ưu tiên (Priority) từ menu thả xuống.
Mỗi mức ưu tiên có logo riêng. Để gán nhiệm vụ, chỉ cần nhấp nút Gán (Assign) và nhập email ID của nhân viên. Bạn cũng có thể đặt màu cho nhiệm vụ. Phóng to nhiệm vụ, ở bên phải cửa sổ, bạn sẽ gặp bảng màu. Chọn bất kỳ cái nào.
Bạn có thể dễ dàng đặt tiến độ của nhiệm vụ được gán cho bạn. Phóng to nhiệm vụ và chọn Tiến độ của nhiệm vụ từ danh sách thả xuống. Nhập Ghi chú hoặc Mô tả của nhiệm vụ.
Để kiểm tra tiến độ tổng thể của Kế hoạch và Nhiệm vụ, nhấp vào Biểu đồ (Charts) từ menu ở trên. Nó sẽ cho bạn thấy trạng thái của kế hoạch theo mọi cách có thể.
Bạn cũng có thể thêm Nhiệm vụ của mình vào Lịch Outlook của chính mình. Chỉ cần nhấp vào ba chấm trong menu trên bên cạnh Lịch trình (Schedule) và chọn Thêm kế hoạch vào Lịch Outlook (Add plan to Outlook calendar). 
Bây giờ nhấp vào Xuất bản (Publish) rồi nhấp vào Thêm vào Outlook (Add to Outlook). 
Trong tab mới, Lịch Office 365 Outlook của bạn sẽ mở ra. Ở đây chọn lịch bạn dùng cho công việc văn phòng, chọn màu và nhấp vào Nhập (Import).
Đây, bạn đã sẵn sàng cho việc hoàn thành nhiệm vụ bạn được giao hai ngày trước.
Theo cách này, bạn có thể theo dõi mọi nhiệm vụ dùng Microsoft Planner.
Nếu bạn dùng nó hàng ngày với việc sử dụng rộng rãi hơn, nó sẽ trở thành ứng dụng mạnh mẽ và hữu ích nhất cho bạn.