Với toàn bộ văn phòng hiện đang thích nghi làm việc từ xa, có thể khó tìm ra cách hiệu quả để giao và ủy quyền nhiệm vụ. Mặc dù không có thay thế trực tiếp cho phiên họp đứng trước bảng trắng hàng ngày, Microsoft Planner có thể giúp đảm bảo mọi người biết những gì đang xảy ra.
Nếu bạn mới với Planner, bạn có thể muốn đọc hướng dẫn tổng quan trước. Planner cung cấp bảng nhiệm vụ kiểu Kanban, nơi nhiệm vụ sắp xếp thành danh sách dọc các thẻ trong các "bucket" (xô) ngang. Các bucket dùng để nhóm nhiệm vụ theo danh mục hoặc trạng thái hoàn thành.
Nhiệm vụ có thể được "assigned" (giao) cho người dùng Planner. Nhấp vào bất kỳ nhiệm vụ nào trên bảng rồi nhấp nút "+ Assign" (Giao) bên dưới tiêu đề.
Dùng menu thả xuống xuất hiện để chọn người dùng bạn muốn giao nhiệm vụ. Quay lại bảng, người được giao sẽ xuất hiện trên thẻ nhiệm vụ, cho mọi người thấy có ai đó đang xử lý vấn đề.
Để tận dụng tối đa giao nhiệm vụ, người dùng nên bật thông báo Planner. Nhấp biểu tượng bánh răng Settings ở góc trên phải, theo sau "Notifications" (Thông báo) dưới tiêu đề đầu ("Planner"). (Lưu ý: Làm nhầm lẫn, có tiêu đề "Notifications" riêng biệt thấp hơn trong bảng cài đặt, cho phép bật/tắt tất cả cảnh báo Planner bằng một cú nhấp.)
Hộp thoại Notifications cho phép chọn cách bạn muốn được thông báo khi được giao nhiệm vụ mới. Khi bật, bạn nhận email, thông báo đẩy (push notification) và cảnh báo Microsoft Teams mỗi khi bạn trở thành người được giao nhiệm vụ. Bạn cũng có thể chọn nhận cảnh báo email khi nhiệm vụ gần hạn hoặc quá hạn.
Bằng cách giao nhiệm vụ cho người dùng, bạn có thêm khả năng nhìn vào việc đang được xử lý. Bạn cũng có thể kiểm tra khối lượng công việc của từng thành viên. Nhấp tab "Charts" (Biểu đồ) ở đầu màn hình Planner để xem phân tích nhiệm vụ giao cho từng người. Nếu ai đó có nhiều nhiệm vụ đang chờ, bạn có thể muốn hỗ trợ họ qua ngày.