Làm việc từ nhà có thể thách thức, đặc biệt khi cả gia đình ở xung quanh. Quản lý thời gian hiệu quả là then chốt nếu bạn muốn hoàn thành ngày làm việc vẫn giữ cân bằng công việc-cuộc sống hợp lý.
MyAnalytics của Microsoft là thành viên ít được biết đến trong gia đình Office 365. MyAnalytics cung cấp phân tích giúp bạn hiểu cách bạn dành thời gian. Nó theo dõi hoạt động và sự tham gia trong các ứng dụng Office 365 khác rồi phân tích cách cải thiện tập trung, 행복, mạng lưới và cộng tác.
MyAnalytics không có sẵn trên tất cả gói Office 365 và có thể bị vô hiệu hóa bởi quản trị viên. Nếu có sẵn, nó sẽ hiện trong trình khởi chạy ứng dụng tại Office.com (có thể cần nhấp All apps trước).
Trang chủ MyAnalytics phân tích thống kê hiện tại qua bốn phần chính: Focus (Tập trung), Wellbeing (Hạnh phúc), Network (Mạng lưới) và Collaboration (Cộng tác). Bằng cách tối đa hóa hiệu quả qua cả bốn lĩnh vực, bạn tăng cơ hội làm việc hiệu quả vẫn có thể thư giãn cuối ngày.
Tập trung (Focus)
Phần Focus đánh giá bạn có bao nhiêu thời gian tập trung trong ngày. Thời gian tập trung là thời gian không phân tâm, bạn làm việc sâu và năng suất tối đa.
MyAnalytics xác định khoảng thời gian tập trung bằng cách xem thời gian lịch bạn có, trừ đi thời gian Cộng tác. Một cộng tác được tính là bất kỳ cuộc gọi, email gửi hoặc cuộc họp tham gia. Sự kiện trên lịch không có người tham dự không được coi là cộng tác.
MyAnalytics hiển thị biểu đồ cột thể hiện thời gian tập trung qua tháng qua. Nếu cột xanh không đủ cao, bạn có thể dành quá nhiều thời gian xử lý phân tâm. MyAnalytics giúp bằng cách tự động lên lịch khung 1-2 giờ tập trung vào lịch, đảm bảo bạn có không gian cần thiết để hoàn thành công việc.
Hạnh phúc (Wellbeing)
Wellbeing xem xét cuộc sống bên ngoài công việc. Thông báo thời gian thực là đặc điểm phân biệt của kỷ nguyên số, nhưng cũng có thể là mối đe dọa lớn nhất cho thời gian rảnh.
MyAnalytics cho thấy bạn bao nhiêu lần làm thêm giờ hoặc phản hồi email công việc ngoài giờ. Hoàn thành bất kỳ hoạt động đáng kể sau giờ làm hoặc cuối tuần sẽ làm mất một "ngày yên tĩnh" (quiet day).
Thường xuyên làm thêm giờ hoặc kiểm tra cảnh báo công việc có thể góp phần lớn vào căng thẳng và kiệt sức. MyAnalytics giúp bạn trực quan hóa lượng thời gian thêm bạn bỏ ra, có thể cho hình ảnh rõ hơn về cách cân bằng công việc-cuộc sống duy trì.
Mạng lưới (Network)
Màn hình Network cho thấy cách bạn tương tác với người khác, bên trong tổ chức hoặc bên ngoài. Bạn thấy mối quan hệ với người liên hệ, thời gian cộng tác và số người hoạt động trong mạng lưới.
Điều này đặc biệt hữu ích cho người bán, nơi quy mô mạng lưới trực tiếp tương ứng thành công bán hàng. Nói rộng hơn, giúp xác định bạn nói chuyện với ai, đặc biệt quan trọng nếu bạn là trưởng nhóm. Nếu thành viên nhóm không hoạt động trong mạng lưới gần đây, có thể đến lúc nhắn tin hỏi thăm tiến độ.
Cộng tác (Collaboration)
Collaboration là phần cuối. Nó cho thấy bạn dành bao nhiêu thời gian trong cuộc họp, điện thoại hoặc phản hồi email.
MyAnalytics xem số cuộc gọi, email và tin nhắn bạn tham gia qua tháng qua. Bạn dùng phân tích này để đo lường bao nhiêu ngày làm việc dành cho cộng tác.
Hệ quả của các thống kê này có thể phụ thuộc vào vai trò trong tổ chức. Người bán hoặc quản lý cao cấp có thể dành nhiều thời gian cộng tác, trong khi nhà văn, thiết kế hoặc lập trình viên kỳ vọng dùng nhiều thời gian tập trung. Luôn nhớ giá trị lý tưởng cho cá nhân này có thể khác hoàn toàn cho người khác.
Phân tích mẫu làm việc
Nếu bạn gặp khó khăn làm việc từ xa, hãy bắt đầu bằng suy nghĩ cách bạn dành ngày. Sau đó đăng nhập MyAnalytics xem báo cáo. Bạn có thể thấy vài thay đổi nhỏ, như giới hạn thời gian email, tạo khác biệt lớn tăng lượng công việc hoàn thành.
Các phần MyAnalytics bản chấtlich liên kết và quan trọng tìm cân bằng giữa chúng. Để tối đa hóa thống kê Focus, bạn có thể cần giảm Collaboration; tuy nhiên, không thực tế loại bỏ hoàn toàn Collaboration.
Thay vào đó, hãy cân nhắc - với sự giúp đỡ của MyAnalytics - bao nhiêu thời gian cộng tác là cần thiết. Một sửa chữa dễ có thể là phân bổ giờ rìa (trước hoặc sau trưa) cho phản hồi email, cho bạn khoảng thời gian lớn hơn để chặn cho năng suất sáng hoặc chiều.