Nếu bạn đang dùng OneNote 2016, ứng dụng máy tính để bàn có một lợi thế so với phiên bản trên Microsoft Store hoặc MacOS App Store. Khi soạn email hoặc các nội dung khác trong Outlook, bạn có thể chuyển chúng sang sổ ghi chú OneNote. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cách thực hiện và nhiều hơn nữa để bạn tận dụng ứng dụng ghi chú nhiệm vụ của Microsoft cho lợi thế năng suất.
Cách đảm bảo tiện ích mở rộng OneNote 2016 hoạt động trong Outlook
Đầu tiên, hãy đảm bảo tiện ích mở rộng OneNote đang hoạt động trong Outlook. Nếu hoạt động, bạn sẽ thấy biểu tượng OneNote trong tab Home (Trang chủ) ngay dưới mục Move (Di chuyển). Điều này thường bật theo mặc định, nhưng nếu không, bạn có thể cần bật trong cài đặt Outlook. Cách làm như sau:
- Nhấp vào Tab File
- Nhấp Options (Tùy chọn) bên trái
- Nhấp Add-ins (Tiện ích mở rộng)
- Nhấp Manage Com Add-ins (Quản lý tiện ích mở rộng COM) ở dưới cùng, sau đó nhấp Go.
- Đảm bảo ô kiểm cho OneNote Notes about Outlook Items được tích và nhấp OK.
Sau khi bật, bạn đã sẵn sàng. Chúng tôi sẽ trình bày ba việc trong hướng dẫn này. Phần đầu, cách gửi email Outlook sang OneNote 2016. Tiếp theo, cách gửi cuộc họp sang OneNote 2016, ghi chú và gửi cho người khác. Cuối cùng, cách dùng OneNote để thêm nhiệm vụ mới vào Danh sách nhiệm vụ Outlook. Hãy bắt đầu!
Cách gửi mục Outlook sang OneNote 2016
Khi tiện ích OneNote đã hoạt động, bạn có thể gửi email đã soạn trong Outlook sang OneNote. Việc này nhanh chóng, dễ dàng và có thể giúp bạn năng suất hơn, vì bạn sẽ có bản sao email ngay trong sổ ghi chú OneNote trong cuộc họp nơi bạn thường ghi chú và đánh dấu các mục. Bạn cũng có thể dùng phương pháp này để sao lưu và lưu trữ bản sao email trong sổ ghi chú OneNote.
Để bắt đầu, mở email bạn muốn gửi sang OneNote. Sau đó, nhấp tab Home và chọn OneNote dưới phần Move. Bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên hỏi nơi gửi. Chọn sổ ghi chú cụ thể, rồi nhấp OK. Email sẽ tự động được chèn vào sổ ghi chú OneNote bạn chọn. OneNote 2016 cũng sẽ mở ra, cho bạn xem email trong sổ ghi chú.
Cách gửi cuộc họp Outlook sang OneNote 2016
Gửi email sang OneNote mới chỉ là khởi đầu. Bạn cũng có thể thêm cuộc họp vào OneNote. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, kết nối cuộc họp trên lịch, ghi chú và gửi email ghi chú cho những người khác trong cuộc họp, tất cả cùng lúc. Cách làm như sau:
Đầu tiên, tìm cuộc họp bạn muốn thêm vào OneNote. Mở lịch trong Outlook, nhấp đúp để mở cuộc họp, kiểm tra cửa sổ Invited Event (Sự kiện được mời). Bạn sẽ thấy tùy chọn OneNote Meeting Notes (Ghi chú cuộc họp) dưới tab Meeting (Cuộc họp).
Nhấp vào tùy chọn này và chọn một trong hai: Share notes with the meeting (Chia sẻ ghi chú với cuộc họp) hoặc Take notes on your own (Ghi chú riêng). Để chia sẻ ghi chú, bạn phải đã thiết lập sổ ghi chú OneNote dùng chung. Nếu chọn ghi chú riêng, ghi chú chỉ tồn tại trong sổ ghi chú riêng cho đến khi bạn chia sẻ qua email. Đây là tùy chọn chúng tôi dùng.
Sau khi chọn, bạn sẽ được nhắc chọn sổ ghi chú cho ghi chú cuộc họp. Chọn một, nhấp OK. Sau đó nhập ghi chú bên dưới mục Notes. Khi xong, nhấp nút Email Page (Gửi trang qua email) dưới phần Email của Ribbon. Điều này đưa bạn quay lại Outlook, nơi bạn thấy email truyền thống có thông tin cuộc họp và người tham dự ở đầu, cùng ghi chú mới thêm ở cuối.
Cách tạo nhiệm vụ Outlook trong OneNote
Tạo nhiệm vụ Outlook trong OneNote 2016 là việc đơn giản nhất (không có chơi chữ). Để bắt đầu, hãy tạo ghi chú mới trong OneNote. Bạn cần chọn tùy chọn To Do Tag (Thẻ việc cần làm) từ mục Tags (Thẻ) trong tab Home.
Sau khi xong, tạo danh sách các mục như bình thường. Khi danh sách hoàn tất, hãy bôi đen tất cả, quay lại tab Home. Tìm tùy chọn Outlook Tasks (Nhiệm vụ Outlook) và chọn nó. Sau đó chọn ngày cho nhiệm vụ. Nhắc nhở: bạn luôn có thể xóa nhiệm vụ bằng cách bôi đen tất cả, quay lại menu này và chọn Delete Outlook Task (Xóa nhiệm vụ Outlook).
Quay lại Outlook, bạn có thể xem nhiệm vụ vừa tạo bằng cách vào thanh điều hướng góc dưới bên phải màn hình, nhấp nút ... button. Tùy chọn Tasks (Nhiệm vụ) sẽ hiện ra. Nhấp vào nó, bạn sẽ thấy nhiệm vụ! Ngoài ra, bạn cũng có thể xem nhiệm vụ bằng cách bôi đen nó trong OneNote 2016 và nhấp Open Task in Outlook (Mở nhiệm vụ trong Outlook). Điều này cũng cho phép chỉnh sửa để thay đổi ngày hoặc thêm chi tiết.
Bạn dùng OneNote 2016 như thế nào?
Đây là ba cách hàng đầu dùng OneNote 2016 cho lợi thế năng suất của bạn. Mặc dù phiên bản UWP của OneNote là xu hướng hiện nay, OneNote 2016 rõ ràng có nhiều liên kết nhất với Outlook và phần còn lại của Office 365. Nó không đi đâu, và Microsoft sẽ hợp nhất các mã nguồn theo thời gian, với hỗ trợ mở rộng đến 2025. Bạn dùng OneNote 2016 như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới.