Với Microsoft đầu tư nhiều nguồn lực vào ứng dụng quản lý nhiệm vụ, chưa bao giờ là thời điểm tốt hơn dùng Outlook Tasks. Kết hợp với Microsoft To-Do, Cortana và OneNote, Outlook Tasks là giải pháp linh hoạt cực cao quản lý danh sách, nhắc nhở và lịch trình hàng ngày — chỉ với một khuyết điểm nhỏ.
Nhiệm vụ Outlook có cả "Ngày bắt đầu" (Start Date) và "Ngày đến hạn" (Due Date), cho bạn chỉ định khi nào dự định làm việc. Theo lý thuyết, nhiệm vụ không liên quan cho đến ngày bắt đầu, nên không nên làm phiền bạn trong giao diện Outlook.
Rất tiếc, Outlook thường bỏ qua Ngày bắt đầu — nên nhiệm vụ lên lịch tương lai vẫn hiển thị, làm rối danh sách và khó thấy gì cần làm ngay. Khắc phục không trực quan nhưng đạt được với tính năng lọc chế độ xem nâng cao của Outlook.
Trước bắt đầu, quan trọng lưu ý bạn lặp lại quy trình sau cho mỗi chế độ xem nhiệm vụ Outlook muốn dùng. Ví dụ: Thanh Outlook To-Do, To-Do Peek và thư mục nhiệm vụ riêng lẻ là các chế độ xem nhiệm vụ riêng biệt có thể lọc riêng. Do đó, áp dụng hành vi này cho mọi chế độ xem là bài tập lặp lại.
Đầu tiên, tạo nhiệm vụ với Ngày bắt đầu trong tương lai để có thứ làm việc. Bạn thấy nhiệm vụ hiện ngay, không đặc biệt hữu ích vì chưa thể hành động.
Chuột phải Thanh To-Do (hoặc nền chế độ xem bạn làm việc) và chọn "Cài đặt chế độ xem" (View Settings) trong menu xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên, nhấp "Lọc..." (Filter…) và chuyển tab "Nâng cao" (Advanced) của cửa sổ Lọc kết quả.
Bạn thấy ít nhất một bộ lọc mặc định đã tồn tại. Theo logic của nó, bộ lọc này thực thi hành vi mặc định Outlook ẩn nhiệm vụ hoàn thành, nên chúng ta không đụng. Thay vào đó, thêm bộ lọc mới dùng ô nhập dưới bảng.
Bắt đầu nhấp menu thả xuống "Trường" (Field), điều hướng "Tất cả các trường nhiệm vụ" (All Task Fields) > "Ngày bắt đầu" (Start Date). Thao tác thêm bộ lọc trên thuộc tính "Ngày bắt đầu". Từ menu thả xuống "Điều kiện" (Condition), chọn "trên hoặc trước" (on or before) và gõ "Hôm nay" (Today) (không dấu ngoặc) vào ô "Giá trị" (Value). Cuối cùng, nhấp "Thêm vào danh sách" (Add to List).
Nhấp "OK" trên cả hai cửa sổ bật lên và bạn thấy chế độ xem nhiệm vụ lọc chỉ bao gồm mục nơi ngày bắt đầu đã đến. Có thể giải quyết trường hợp cụ thể, tuy còn một vấn đề bạn có muốn giải quyết.
Hiện tại, bộ lọc cũng ẩn nhiệm vụ không có ngày bắt đầu, không lý tưởng. Để khắc phục, quay lại cửa sổ Lọc như trên. Thêm bộ lọc khác trên thuộc tính "Ngày bắt đầu", lần này chọn "không tồn tại" (does not exist) làm điều kiện và để trống giá trị.
Bây giờ, khi áp dụng bộ lọc, bạn thấy chế độ xem hiển thị nhiệm vụ nơi ngày bắt đầu đã đến, cũng như nhiệm vụ thiếu ngày bắt đầu.
Bạn có lợi từ thay đổi này tùy quy trình quản lý nhiệm vụ. Bạn có thể muốn mọi nhiệm vụ hiển thị luôn, bất kể khi lên lịch thực hiện. Trong trường hợp đó, hành vi mặc định Outlook thỏa mãn. Tuy nhiên, quy trình phức tạp với nhiều nhiệm vụ mở, quan trọng ẩn nhiệm vụ chưa thể hành động để giảm gánh nhận thức. Dù không rõ ràng, thiết lập này trong Outlook không đặc biệt khó.
Cuối cùng, lưu ý thay đổi chỉ áp dụng cho ứng dụng Outlook desktop — trải nghiệm Outlook Tasks khác, như Microsoft To-Do, thiếu khả năng lọc nhiệm vụ theo cách này. Tuy nhiên, thuộc tính Ngày bắt đầu (và mọi trường Outlook khác) có sẵn trên mọi nhiệm vụ Outlook, bất kể cách tạo.