Với việc Microsoft đầu tư nhiều tài nguyên hơn vào các ứng dụng quản lý tác vụ của mình, chưa bao giờ là thời điểm tốt hơn để sử dụng Outlook Tasks. Khi được kết hợp với Microsoft To-Do, Cortana và OneNote, Outlook Task là một giải pháp cực kỳ linh hoạt để quản lý danh sách, lời nhắc và lịch trình hàng ngày của bạn - chỉ với một lỗ hổng nhỏ.
Các tác vụ Outlook có cả "Ngày bắt đầu" và "Ngày đến hạn", cho phép bạn chỉ ra thời điểm bạn dự kiến làm việc trên một tác vụ. Về lý thuyết, nhiệm vụ của bạn không có liên quan cho đến khi Ngày bắt đầu phát sinh, vì vậy nó không cần phải quấy rầy bạn trong giao diện Outlook.
Thật không may, Outlook thường bỏ qua Ngày bắt đầu - vì vậy các tác vụ được lên lịch cho tương lai sẽ vẫn hiển thị, làm lộn xộn danh sách của bạn và khiến bạn khó xem những gì có thể thực hiện ngay lập tức. Việc khắc phục điều này không trực quan nhưng có thể đạt được bằng các tính năng lọc chế độ xem nâng cao của Outlook.
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng cần lưu ý là bạn sẽ cần lặp lại quy trình sau cho từng dạng xem tác vụ Outlook mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ:Thanh việc cần làm của Outlook, Thanh công việc cần làm và các thư mục tác vụ riêng lẻ là tất cả các dạng xem tác vụ riêng biệt có thể được lọc riêng. Do đó, việc áp dụng hành vi này cho mọi chế độ xem là một bài tập trùng lặp.
Trước tiên, hãy tạo một nhiệm vụ với Ngày bắt đầu trong tương lai để bạn có thứ gì đó để làm việc. Bạn sẽ thấy nhiệm vụ hiển thị ngay lập tức, điều này không đặc biệt hữu ích vì nó chưa được thực hiện.
Nhấp chuột phải vào Thanh việc cần làm (hoặc nền của chế độ xem bạn đang làm việc) và nhấp vào "Cài đặt chế độ xem" trong menu xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào "Bộ lọc…" và chuyển sang tab "Nâng cao" của cửa sổ bật lên Bộ lọc kết quả.
Bạn sẽ thấy ít nhất một bộ lọc mặc định đã tồn tại. Như được chỉ ra bởi logic của nó, bộ lọc này chịu trách nhiệm thực hiện hành vi mặc định của Outlook là ẩn các tác vụ đã hoàn thành, vì vậy chúng tôi sẽ không chạm vào nó. Thay vào đó, chúng tôi sẽ thêm các bộ lọc mới bằng cách sử dụng các đầu vào bên dưới bảng.
Bắt đầu bằng cách nhấp vào menu thả xuống "Trường" và điều hướng đến "Tất cả các trường tác vụ"> "Ngày bắt đầu" trong menu xuất hiện. Điều này sẽ thêm một bộ lọc trên thuộc tính "Ngày bắt đầu". Từ menu thả xuống "Điều kiện", hãy chọn "bật hoặc trước" rồi nhập "Hôm nay" (không có dấu ngoặc kép) vào hộp nhập "Giá trị". Cuối cùng, nhấn "Thêm vào danh sách".
Nhấp vào "OK" trên cả hai cửa sổ bật lên đang mở và bạn sẽ thấy chế độ xem nhiệm vụ được lọc để chỉ bao gồm các mục đã đến ngày bắt đầu. Điều này có thể giải quyết tốt trường hợp sử dụng cụ thể của bạn, mặc dù có một vấn đề nữa mà bạn có thể muốn giải quyết.
Hiện tại, bộ lọc này cũng sẽ ẩn bất kỳ nhiệm vụ nào không có ngày bắt đầu, điều này không lý tưởng. Để giải quyết vấn đề này, hãy quay lại cửa sổ Bộ lọc như được mô tả ở trên. Thêm một bộ lọc khác trên thuộc tính "Ngày bắt đầu", lần này chọn "không tồn tại" làm điều kiện và để trống giá trị.
Bây giờ, khi bạn áp dụng các bộ lọc, bạn sẽ thấy chế độ xem nhiệm vụ hiển thị các nhiệm vụ mà ngày bắt đầu đã phát sinh, cũng như bất kỳ tác vụ nào thiếu ngày bắt đầu.
Việc bạn có được lợi từ thay đổi này hay không tùy thuộc vào quy trình quản lý tác vụ của bạn. Bạn có thể muốn tất cả các nhiệm vụ của mình được hiển thị mọi lúc, bất kể khi nào chúng được lên lịch thực hiện. Trong trường hợp này, hành vi mặc định của Outlook sẽ đạt yêu cầu. Tuy nhiên, đối với các quy trình công việc phức tạp hơn với nhiều tác vụ đang mở, điều quan trọng là phải ẩn các tác vụ chưa thể thực hiện để giảm gánh nặng nhận thức. Mặc dù điều đó còn lâu mới rõ ràng, nhưng việc thiết lập điều này trong Outlook không đặc biệt khó khăn.
Cuối cùng, cần lưu ý những thay đổi này chỉ áp dụng cho ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn - các trải nghiệm Outlook Tasks khác, chẳng hạn như Microsoft To-Do, thiếu khả năng lọc các tác vụ theo cách này. Tuy nhiên, thuộc tính Ngày bắt đầu (và tất cả các trường Outlook khác) có sẵn trên mọi tác vụ Outlook, bất kể nó được tạo như thế nào.