Có nhiều chiến lược đạt inbox zero: dùng tính năng lưu trữ Gmail, dùng ứng dụng Android này, hoặc ứng dụng iPhone này. Bạn có thể thiết lập bộ lọc và dành thời gian cụ thể xử lý email.
Nhưng khi đã đạt Inbox Zero, phần khó thực sự là duy trì nó. Như hầu hết mọi thứ, giữ mọi thứ đơn giản thường là cách tốt nhất đảm bảo thành công.
Với hệ thống chỉ gồm năm thư mục (hoặc nhãn trong trường hợp Gmail), bạn có thể giữ hộp thư đến không lộn xộn:
- Hành Động (Action): Di chuyển tin nhắn có tác vụ kết thúc trên danh sách to-do. Nếu chỉ mất vài phút xử lý - làm ngay lúc đó. Nếu cần nỗ lực hoặc thời gian hơn, ghi vào danh sách to-do và di chuyển email đến thư mục này cho đến khi tác vụ hoàn tất.
- Chờ (Waiting): Nơi bạn đặt tin nhắn chờ phản hồi hoặc đầu vào từ người khác. Nếu không có gì làm về tin nhắn này, đừng để nó làm lộn hộp thư đến.
- Ý Tưởng (Ideas): Thư mục dài hạn này hoàn toàn tùy chọn. Tôi thấy mình giữ email chứa ý tưởng dự án có thể làm, hoặc cách tiếp cận muốn thử cho công việc, nên thư mục này đóng vai trò nguồn cảm hứng liên tục khi tôi có thời gian rảnh chủ động.
- Lưu Trữ (Archive): Bất cứ thứ đã xử lý có thể ném vào một thư mục lưu trữ. Nếu bạn ghi nhật ký đúng thông tin từ email, bạn không cần tổ chức lưu trữ.
- Dự Án (Project): Nếu bạn có dự án đặc biệt lớn với nhiều phần chuyển động, bạn có thể cân nhắc tạo thư mục đặc thù dự án, với thư mục con Hành Động và Chờ. Tất cả email có thể chuyển vào lưu trữ chính khi dự án hoàn tất.
Nhiều người tinh túy inbox zero khuyên chống lại thư mục đặc thù dự án, nhưng tôi cá nhân thấy nó giúp đảm bảo không gì lọt lỗ trên dự án lớn.
Bạn thậm chí có thể thêm chút tự động hóa cho tin nhắn bạn xử lý cùng cách mỗi lần: Gmail, Outlook, và nhà cung cấp email lớn khác làm dễ dàng tạo quy tắc và bộ lọc thông minh di chuyển tin nhắn chẳng bao giờ chạm vào chúng.