Có rất nhiều chiến lược để đạt được số không hộp thư đến:sử dụng tính năng lưu trữ của Gmail, sử dụng các ứng dụng Android này hoặc các ứng dụng iPhone này. Bạn có thể thiết lập bộ lọc và dành thời gian cụ thể để xử lý email.
Nhưng khi bạn chuyển đến Inbox Zero, phần thực sự khó khăn là duy trì nó. Như trường hợp của hầu hết mọi thứ, giữ mọi thứ đơn giản thường là cách tốt nhất để đảm bảo thành công.
Với một hệ thống chỉ bao gồm năm thư mục (hoặc nhãn trong trường hợp của Gmail), bạn có thể giữ cho hộp thư đến của mình không bị lộn xộn:
- Hành động: Di chuyển các thư có nhiệm vụ kết thúc vào danh sách việc cần làm của bạn. Nếu chỉ mất vài phút để giải quyết - hãy làm ngay lập tức. Nếu nó đòi hỏi nhiều nỗ lực hoặc thời gian hơn, hãy ghi nó vào danh sách việc cần làm của bạn và chuyển email vào thư mục này cho đến khi nhiệm vụ hoàn thành.
- Chờ đợi: Đây là nơi bạn đặt bất kỳ tin nhắn nào đang chờ phản hồi hoặc đầu vào từ người khác. Nếu bạn không thể làm gì với tin nhắn này, đừng để nó làm lộn xộn hộp thư đến của bạn.
- Ý tưởng: Đây là một cái gì đó của một thư mục dài hạn hoàn toàn là tùy chọn. Tôi nhận thấy rằng tôi thường xuyên gửi email chứa các ý tưởng cho các dự án mà tôi có thể thực hiện hoặc các phương pháp tiếp cận mà tôi muốn thử nghiệm cho công việc của mình, vì vậy thư mục này đóng vai trò là nguồn cảm hứng liên tục khi tôi có thời gian rảnh rỗi để chủ động hơn.
- Lưu trữ: Bất cứ thứ gì đã được xử lý đều có thể được ném vào một thư mục lưu trữ. Nếu bạn ghi nhật ký chính xác bất kỳ thông tin nào đến từ email của mình, bạn không cần phải tổ chức kho lưu trữ của mình.
- Dự án: Nếu bạn có một dự án đặc biệt lớn đang thực hiện với nhiều phần chuyển động, bạn có thể cân nhắc tạo một thư mục dành riêng cho dự án, với các thư mục con hành động và chờ đợi. Tất cả các email có thể được chuyển vào kho lưu trữ chính sau khi dự án hoàn thành.
Nhiều người theo chủ nghĩa không có hộp thư đến sẽ khuyên bạn không nên sử dụng một thư mục dành riêng cho dự án, nhưng cá nhân tôi thấy rằng nó giúp đảm bảo rằng không có gì lọt qua các vết nứt trên các dự án lớn.
Và bạn thậm chí có thể tự động hóa một chút vào hỗn hợp thư mà bạn xử lý theo cùng một cách mọi lúc:Gmail, Outlook và các nhà cung cấp dịch vụ email lớn khác giúp bạn dễ dàng tạo các quy tắc và bộ lọc thông minh để di chuyển thư mà không cần chạm vào chúng.