Nhiều trường hợp đã được giải thích tại sao Gmail là một ứng dụng webmail khéo léo. Không ngoa khi nói rằng gã khổng lồ công cụ tìm kiếm Google đã trang bị cho Gmail những tính năng tìm kiếm cực kỳ mạnh mẽ. Không có gì ngạc nhiên khi đó là lý do chính giúp Gmail dễ sử dụng và thành công.
Giờ đây, mặc dù việc tìm kiếm email trong Gmail gần như rất nhỏ nhưng biết rằng bạn có thể tìm thấy chúng không có nghĩa là bạn sẽ nhớ để tìm kiếm và đọc chúng sau khi chúng đã được nộp hoặc lưu trữ. Vậy bạn có thể làm gì khác để không quên thông tin quan trọng?
Mặc dù Gmail cho phép bạn đánh dấu, gắn nhãn và quản lý email theo nhiều cách khác nhau (xem tài nguyên bên dưới) hoặc khiến chúng quay trở lại hộp thư đến của bạn bằng các tiện ích bổ sung như Boomerang, hãy nghĩ đến một nhãn khác hoặc thậm chí có nhiều nội dung khác xuất hiện ngẫu nhiên trong hộp thư đến, có thể khá áp đảo và cuối cùng là phản tác dụng. Có thể đôi khi bạn có một vài email muốn lấy lại hoặc bạn thường gặp khó khăn khi đọc email sau này hoặc bạn muốn theo dõi các email có vẻ rất khó tìm vì việc tìm kiếm chỉ đơn giản là tẻ nhạt.
Bạn có thể đã thiết lập một hệ thống để nhắc nhở bạn về thông tin, đọc những thứ sau này hoặc theo dõi thông tin. Vì vậy, tôi có thể đề xuất một giải pháp rất đơn giản - lưu URL của các email tương ứng và cung cấp URL vào các quy trình khác của bạn để đọc hoặc tham khảo lại các email quan trọng của bạn sau này.
Cách Lưu URL Email trong Gmail
Gmail thực hiện điều này rất dễ dàng. Bất cứ khi nào bạn mở một email cụ thể trong Gmail, URL trong thanh địa chỉ trình duyệt của bạn sẽ được cập nhật thành URL cụ thể của email bạn đang xem. Bạn thậm chí có thể đánh dấu các nhãn Gmail. Vì vậy, đây là một cái gì đó cực kỳ dễ dàng và bạn không cần phải là một người sành sỏi để làm điều đó.
Tuy nhiên, hãy để tôi chia sẻ một số thông tin bổ sung để giúp bạn thư thái hơn nữa:
- URL sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Người khác sử dụng URL đó khi chưa đăng nhập hoặc đang sử dụng tài khoản khác, sẽ không thể xem email đã đánh dấu trang của bạn.
- Phần khó hiểu của URL khác với ID thư và về cơ bản không tiết lộ bất kỳ điều gì về email.
- URL có thể chứa thông tin về vị trí hiện tại của nó, tức là nhãn hiện tại của nó. Tuy nhiên, Gmail không cần những chi tiết này để mở thư. Do đó, bạn cũng có thể di chuyển email hoặc thay đổi nhãn và Gmail sẽ vẫn có thể mở thư bằng URL đã lỗi thời. Ngay cả một nhãn không tồn tại (nữa) cũng sẽ hoạt động, miễn là cấu trúc URL theo thứ tự. Các thư mục duy nhất sẽ gây ra rắc rối là Spam và Thùng rác.
Cách sử dụng URL email
Nếu bạn đang thắc mắc về quy trình nào, URL email có thể hữu ích, hãy để tôi chia sẻ một số ví dụ.
1. Đính kèm URL email vào ghi chú trong Evernote
Evernote là một dịch vụ tuyệt vời để ghi lại rất nhiều bit và mẩu thông tin, miễn là chúng ngắn gọn. Nếu một email chứa các điểm chính, nhưng không ngắn gọn, bạn có thể trích xuất những điểm đó vào ghi chú, nhưng bạn cũng có thể muốn nhanh chóng quay trở lại email ban đầu. Đây là nơi URL làm nguồn tham chiếu có ích.
Đây là tài nguyên Evernote:
- 5 tính năng thú vị chứng minh Evernote vẫn là một dịch vụ hấp dẫn
2. Sử dụng URL Email Để Đọc Email Sau
Bạn đã sử dụng Pocket, trước đây được gọi là Read It Later? Tuyệt vời, bây giờ bạn có thể xếp hàng các email bằng cách sử dụng URL duy nhất của chúng.
Nếu bạn chưa quen với công cụ tuyệt vời này, hãy để tôi giới thiệu cho bạn bài viết này:
- Pocket - Dịch vụ Đánh dấu Trang Kỹ thuật số Tối ưu
3. Đính kèm URL Email vào Mục Lịch
Thông thường, các cuộc trò chuyện qua email là cơ sở cho các cuộc họp hoặc sự kiện trong đời thực. Nếu bạn không sử dụng Lịch Google hoặc không có hệ thống tích hợp lịch với email của mình, bạn có thể sử dụng URL email để thêm cuộc hội thoại vào các sự kiện trên lịch của mình.
4. Đánh dấu trang &gắn thẻ email bên ngoài Gmail
Đây là phương pháp tôi không thực sự khuyên dùng vì tôi nghĩ rằng các nhãn Gmail đủ tốt để sắp xếp email. Quan trọng hơn, Gmail không hỗ trợ thẻ vì tìm kiếm của nó quá dễ dàng và mạnh mẽ. Tuy nhiên, nếu bạn hoàn toàn thích các thẻ và đã thiết lập hệ thống thẻ trên một dịch vụ khác, thì URL email sẽ cho phép bạn gắn thẻ và đánh dấu trang hoặc lưu email của bạn trong dịch vụ này. Điều này sẽ hoạt động trong Evernote, [KHÔNG CÒN LẠI CÔNG VIỆC] Delicious, hoặc dấu trang trình duyệt cục bộ của bạn, để kể tên một số.
Tài nguyên khác
Trước khi bạn bắt đầu đánh dấu trang tất cả các email Gmail của mình, tôi hy vọng bạn đã xem xét ít nhất một số ấn phẩm của chúng tôi về cách quản lý email trong Gmail. Nhiều giải pháp trong số này rất dễ thiết lập và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều suy nghĩ. Dưới đây là tuyển tập các bài viết yêu thích của tôi, bao gồm nhiều quy trình mà tôi tự sử dụng:
- 5 Bộ lọc Gmail để Giúp Ưu tiên &Sắp xếp Hộp thư đến của Bạn
- 10 tính năng tốt nhất lưu giữ tôi trong Gmail
- Cách Nhập &Quản lý Nhiều Tài khoản Email Trong Gmail
- Thêm Lập lịch, Theo dõi &Nhắc nhở vào Gmail với Tiện ích bổ sung Tuyệt vời này
- 3 ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng bộ lọc trong Gmail để tăng năng suất
- 10 Mẹo Giúp Bạn Gửi Email Hiệu quả hơn
Bạn có đánh dấu các URL email của mình không? Nếu vậy, bạn sử dụng phương pháp này để làm gì?