Nhiều luận điểm đã được đưa ra vì sao Gmail là webmail client thông minh. Đi kèm với việc nói rằng công cụ tìm kiếm khổng lồ Google đã trang bị Gmail tính năng tìm kiếm cực mạnh. Không ngạc nhiên, đó là lý do then chốt cho sự dễ dùng và thành công của Gmail.
Bây giờ dù việc tìm email trong Gmail gần như tầm thường, biết rằng bạn có thể tìm chúng không nghĩa là bạn sẽ nhớ tìm và đọc chúng sau khi đã được lưu hoặc lưu trữ. Vậy bạn có thể làm gì khác để không quên thông tin quan trọng?
Mặc dù Gmail cho phép bạn làm nổi bật, gắn nhãn, và quản lý email theo nhiều cách khác nhau (xem tài nguyên dưới) hoặc làm chúng quay lại hộp thư đến dùng add-on như Boomerang, nghĩ đến thêm nhãn hoặc có nhiều thứ ngẫu nhiên bật lên hộp thư, có thể khá overwhelming (quá tải) và cuối cùng phản tác dụng. Có lẽ bạn thỉnh thoảng có vài email muốn quay lại, hoặc bạn tổng thể đấu tranh đọc email sau, hoặc bạn muốn theo dõi email dường như rất khó tìm vì tìm kiếm đơn giản là nhàm chán.
Bạn có thể đã có hệ thống để nhắc thông tin, đọc sau, hoặc theo dõi thông tin. Vậy tôi có thể đề xuất giải pháp rất đơn giản – lưu URL của email tương ứng và đưa URL vào các quy trình khác để đọc hoặc tham chiếu lại email quan trọng sau.
Cách Lưu URL Email Gmail
Gmail làm điều này rất dễ. Bất cứ khi nào bạn mở một email cụ thể trong Gmail, URL trong thanh địa chỉ trình duyệt được cập nhật thành URL cụ thể của email bạn đang xem. Bạn thậm chí có thể bookmark nhãn Gmail. Vì vậy, lần này, đây là thứ siêu dễ và bạn không cần là geek để làm.
Tuy nhiên, để tôi chia sẻ thêm thông tin để bạn yên tâm hơn:
- URL chỉ hoạt động nếu bạn đăng nhập tài khoản Gmail. Ai khác dùng URL đó khi không đăng nhập hoặc dùng tài khoản khác, sẽ không xem được email bạn bookmark.
- Phần mã hóa của URL khác với message ID và về cơ bản không tiết lộ thông tin về email.
- URL có thể chứa thông tin vị trí hiện tại, ví dụ nhãn hiện tại. Tuy nhiên, Gmail không cần chi tiết đó để mở tin nhắn. Do đó, bạn cũng có thể di chuyển email hoặc đổi nhãn và Gmail vẫn mở được tin nhắn dùng URL cũ. Ngay cả nhãn không còn tồn tại cũng hoạt động, miễn cấu trúc URL đúng. Chỉ thư mục Spam và Trash gây rắc rối.
Cách Sử Dụng URL Email
Nếu bạn thắc mắc URL email có thể hữu ích trong quy trình nào, để tôi chia sẻ ví dụ.
1. Gán URL Email Cho Ghi Chú Trong Evernote
Evernote là dịch vụ tuyệt vời ghi lại nhiều mẩu thông tin, miễn là chúng ngắn gọn. Nếu email chứa điểm then chốt, nhưng không ngắn gọn, bạn có thể trích điểm đó vào ghi chú, nhưng cũng có thể muốn tham chiếu nhanh email gốc. Đó là nơi URL như nguồn tham chiếu hữu ích.
Tài nguyên Evernote:
- 5 Tính Năng Cool Chứng Minh Evernote Vẫn Là Dịch Vụ "Kick-Ass"
2. Dùng URL Email Để Đọc Email Sau
Bạn đã dùng Pocket, trước đây gọi là Read It Later? Tuyệt, bây giờ bạn có thể xếp hàng email dùng URL duy nhất.
Nếu bạn chưa quen công cụ tuyệt vời này, để tôi giới thiệu bài này:
- Pocket – Dịch Vụ Bookmark Số Tối Thượng
3. Gán URL Email Cho mục Lịch (Calendar)
Thường xuyên, hội thoại email là cơ sở cho cuộc họp hoặc sự kiện thực tế. Nếu bạn không dùng Google Calendar hoặc không có hệ thống tích hợp lịch với email, bạn có thể dùng URL email thêm hội thoại vào sự kiện trên lịch.
4. Bookmark & Tag Email Ngoài Gmail
Đây là phương pháp tôi không thực sự khuyến khích vì nghĩ nhãn Gmail đủ tốt tổ chức email. Quan trọng hơn, Gmail không hỗ trợ tag vì tìm kiếm quá dễ và mạnh. Tuy nhiên, nếu bạn hoàn toàn vào tag và đã thiết lập hệ thống tag trên dịch vụ khác, URL email sẽ cho bạn cũng tag và bookmark hoặc lưu email trong dịch vụ đó. Điều này hoạt động trong Evernote, [KHÔNG CÒN HOẠT ĐỘNG] Delicious, hoặc bookmark trình duyệt cục bộ, để chỉ vài cái.
Tài Nguyên Thêm
Trước khi bạn bắt đầu bookmark tất cả email Gmail, tôi hy vọng bạn đã xem qua ít nhất một vài bài xuất bản của chúng tôi về quản lý email trong Gmail. Nhiều giải pháp này rất dễ thiết lập và sẽ tiết kiệm nhiều suy nghĩ. Dưới đây là lựa chọn bài viết yêu thích của tôi, bao gồm nhiều quy trình tôi tự dùng:
- 5 Bộ Lọc Gmail Giúp Ưu Tiên & Tổ Chức Hộp Thư
- 10 Tính Năng Hay Nhất Giữ Tôi Ở Gmail
- Cách Nhập & Quản Lý Nhiều Tài Khoản Email Trong Gmail
- Thêm Lịch, Theo Dõi & Nhắc Nhở Cho Gmail Với Add-on Tuyệt Vời
- 3 Ví Dụ Hay Dùng Bộ Lọc Gmail Cho Năng Suất
- 10 Mẹo Giúp Bạn Email Hiệu Quả Hơn
Bạn bookmark URL email? Nếu có, bạn dùng phương pháp này cho mục đích gì?