Cách tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm trong Outlook?

Outlook email client (kể cả phiên bản mới nhất cho Office 365 và Office 2019/2016) có giới hạn 20 MB cho kích thước tệp đính kèm tối đa. Không quan trọng là một file lớn hay nhiều file nhỏ — tổng dung lượng tệp đính kèm không vượt quá 20 MB.

Khi cố gắng gửi email lớn hơn 20 MB qua Outlook, thông báo lỗi sau xuất hiện:

Kích thước tệp đính kèm vượt quá giới hạn cho phép.

File bạn đính kèm lớn hơn mức máy chủ cho phép. Hãy thử đặt file vào vị trí chia sẻ và gửi liên kết thay thế.

Nếu máy chủ email của bạn và người nhận hỗ trợ email dung lượng lớn, bạn có thể tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm tối đa trong Outlook.

Tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm tối đa trong Outlook

Chỉ có thể thay đổi giới hạn này qua Registry. Không có tùy chọn này trong giao diện Outlook.

1. Đóng Outlook và mở Registry Editor (regedit.exe);
2. Tùy phiên bản Outlook, truy cập khóa registry sau:
   
   • Outlook 2019/2016 và Outlook for Office 365 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2013 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2010 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
3. Chỉ định giới hạn kích thước tệp đính kèm mới trong tham số registry DWORD tên MaximumAttachmentSize. Giá trị tính bằng KB. Ví dụ: để tăng lên 50 MB, nhập giá trị thập phân 51200. Mặc định 20 MB (20480 KB). Để vô hiệu hóa hoàn toàn giới hạn, đổi giá trị thành 0.
   Lưu ý. Nếu không có tham số MaximumAttachmentSize trong khóa registry này, tạo thủ công: New → DWORD (32-bit) Value.
4. Tạo tham số registry MaximumAttachmentSize với cùng giá trị trong khóa HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\x.0 \Outlook\Preferences;
   Có thể thiết lập giới hạn qua registry từ command prompt. Ví dụ: đặt giới hạn 50 MB cho Outlook trong Office 365:
   reg add HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences\ /v "MaximumAttachmentSize" /t REG_DWORD /d 51200 /f
reg add HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles\Outlook\Preferences\ /v "MaximumAttachmentSize" /t REG_DWORD /d 51200 /f
5. Đóng Registry Editor và khởi động lại Microsoft Outlook.

Có thể cấu hình tập trung kích thước tệp đính kèm trong Outlook trên máy người dùng trong domain AD bằng cách triển khai tham số registry qua GPO.

Sau khi thay đổi, có thể đính kèm file lớn hơn trong email Outlook (ví dụ đính kèm file PST 50 MB).

Nếu máy chủ email của bạn hoặc người nhận không hỗ trợ email lớn, bạn sẽ nhận được NDR (Non-delivery report) khi gửi email lớn từ Outlook hoặc script PowerShell. NDR sẽ chứa thông tin vượt quá kích thước tối đa. Các thông báo NDR mẫu:

• Attachment size exceeds the allowable limit
• 552: Message size exceeds the maximum permitted
• System Undeliverable, message size exceeds outgoing message size limit
• The message was not sent; reduce the message size and try again
• 552 5.3.4 Message size exceeds the fixed maximum message size
• Error 0x80040610: The message being sent exceeds the message size established for this user
• Maximum size of appendable message has been exceeded

Nếu chỉ gửi email lớn trong nội bộ tổ chức (mạng cục bộ), có thể đặt bất kỳ kích thước tệp đính kèm nào trong Outlook. Nhưng hầu hết nhà cung cấp email công cộng không chấp nhận email lớn hơn 25 MB.

Bảng sau chứa giới hạn kích thước tệp đính kèm tối đa cho các dịch vụ email phổ biến:

Giới hạn kích thước tệp đính kèm trong Exchange và Microsoft 365

Trên Exchange Server on-premises, giới hạn kích thước email tối đa được cấu hình ở nhiều nơi (cấp máy chủ, hộp thư, và connector). Xem giới hạn hiện tại qua Exchange Management Shell:

Get-TransportConfig | ft MaxSendSize, MaxReceiveSize
Get-ReceiveConnector | ft Name, MaxSendSize
Get-SendConnector | ft Name, MaxMessageSize
Get-Mailbox maxbak |ft Name, MaxSendSize, MaxReceiveSize

Trên Exchange Online (Microsoft 365), có thể đặt giới hạn kích thước tin nhắn tối đa trong cài đặt từng hộp thư riêng lẻ. Kiểm tra giới hạn hiện tại qua Exchange Admin Center hoặc PowerShell. Kết nối Office 365 qua phiên PowerShell từ xa hoặc dùng module Exchange Online PowerShell v2 (EXO V2).

Đối với hộp thư mới, giới hạn kích thước email đến/đi được đặt trong cài đặt gói:

Get-MailboxPlan | fl Name,MaxSendSize,MaxReceiveSize,isdefault

Mặc định Microsoft 365 giới hạn 35 MB cho email đi và 36 MB cho email đến.

Đối với hộp thư cụ thể, xem hoặc thay đổi giới hạn email đi:

Get-Mailbox maxbak@woshub.onmicrosoft.com| fl MailboxPlan,MaxSendSize
Set-Mailbox maxbak@woshub.onmicrosoft.com -MaxReceiveSize 50MB -MaxSendSize 50MB

Nếu chủ yếu gửi email đính kèm lớn chỉ trong trung tâm dữ liệu Microsoft, khuyến nghị đặt giới hạn 150 MB.