Khi muốn chia sẻ tài liệu trực tuyến với người khác, bạn thường dùng gì? Lựa chọn phổ biến là Google Docs, cho phép tải lên, soạn thảo và chia sẻ tài liệu trên đám mây. Điều này tốt nếu bạn thích Google, nhưng không hay nếu bạn không!
Nếu bạn thích dùng Dropbox thay vì Google Drive để lưu trữ dữ liệu trên đám mây, việc Google cung cấp dịch vụ riêng mà Dropbox không có sẽ khiến bạn thất vọng. Tuy nhiên, Dropbox hiện đã có dịch vụ Paper ít người biết hơn, cho phép tạo tài liệu trực tuyến.
Đăng nhập vào Dropbox Paper
Bạn có thể truy cập Dropbox Paper qua trang web Paper. Nếu đã có tài khoản Dropbox, hãy dùng nó để đăng nhập. Nếu không, bạn có thể tạo tài khoản hoặc dùng Google để đăng nhập.
Một khi đã vào Dropbox Paper, bạn có thể bắt đầu viết tài liệu bằng cách nhấn nút "Create new doc" (Tạo tài liệu mới) ở bên phải.
Sử dụng Dropbox Paper
Nếu từng dùng Google Docs, bạn có thể nhận ra vài khác biệt giữa Paper và Docs. Khác biệt lớn nhất là giao diện người dùng (UI), ngay lập tức rõ ràng khi dùng Dropbox Paper. Không phải những gì có là khác biệt; mà là những gì không có mới thực sự thu hút!
Khác với Google Docs, Dropbox Paper áp dụng cách tiếp cận tối giản cực độ. Các trình soạn thảo văn bản thường có nhiều tùy chọn và công cụ trên thanh công cụ, nhưng trong Dropbox Paper chúng hoàn toàn không có. Mặc dù điều này hạn chế độ tùy biến văn bản, nhưng hoàn toàn ổn cho việc viết tài liệu cơ bản. Thực tế, nếu bạn muốn trải nghiệm viết không bị phân tâm, Dropbox Paper có thể chính là thứ bạn cần!
Muốn biết cách thực hiện các thao tác, hãy thử nhấn vào biểu tượng bàn phím ở góc dưới bên phải của tài liệu.
Thao tác này sẽ hiển thị danh sách phím tắt để thực hiện các tác vụ đơn giản. Bạn có thể giữ cửa sổ này mở khi gõ nếu cần tra cứu đôi khi.
Muốn định dạng văn bản, chỉ cần bôi đen nó, một loạt tùy chọn sẽ hiện ra. Bao gồm in đậm, gạch ngang, chèn liên kết, tạo tiêu đề. Không sâu bằng Google Docs, nhưng hữu ích cho tác vụ cơ bản.
Khi con trỏ ở trên một dòng, dấu cộng sẽ xuất hiện bên trái. Nhấn vào nó, dấu cộng biến thành dấu chéo và mở thêm vài tùy chọn chèn media vào tài liệu. Bao gồm hình ảnh, liên kết đến file Dropbox, dấu gạch đầu dòng và code.
Nếu nhấn vào dấu ba chấm ở cuối menu này, bạn sẽ thấy một loạt tính năng ấn tượng từ các nguồn bên ngoài. Bao gồm media từ GitHub, Soundcloud và YouTube. Làm theo hướng dẫn sau khi nhấn vào media muốn chèn.
Khi xong tài liệu, bạn có thể đưa nó vào thư mục để tổ chức dễ dàng. Nhấn liên kết "Add to folder" (Thêm vào thư mục) ở trên cùng và chọn thư mục hoặc tạo mới nếu cần.
Mời người khác tham gia tài liệu bằng cách nhấn nút "Invite" (Mời) màu xanh ở góc trên bên phải. Nhập email bạn bè, đồng nghiệp và nhấn "Send" (Gửi) để mời họ cùng làm việc trên tài liệu.
Muốn lưu bản sao tài liệu, nhấn ba chấm bên cạnh nút "Invite" và chọn "Download" (Tải xuống). Hiện tại chỉ có hai định dạng: .docx và markdown.
Điều thú vị về Dropbox Paper là nó không phải thực thể riêng biệt so với Dropbox. Mọi tài liệu bạn tạo cũng xuất hiện trong tài khoản Dropbox chính. Khác với tải tài liệu lên, bạn không thể tải xuống tài liệu Paper từ giao diện Dropbox chính. Tuy nhiên, bạn có thể nhấn vào tài liệu để mở nó trong Paper và tải xuống từ đó.
Ứng Dụng Thực Tế Của Paper
Nếu bạn không thích Google Drive, Dropbox Paper là một lựa chọn thay thế tốt. Nó không phải "trùm cuối" như Google Docs, nhưng cho tài liệu cơ bản và chia sẻ, nó đáp ứng tốt vai trò đó.
Bạn thấy mình sẽ dùng Dropbox Paper trong tương lai? Hay Google Docs thắng thế? Hay tài liệu trên đám mây khiến bạn lo lắng? Hãy cho chúng tôi biết ở bên dưới.