Bạn sử dụng gì khi muốn chia sẻ tài liệu trực tuyến với người khác? Một lựa chọn phổ biến là Google Docs, cho phép mọi người tải lên, viết và chia sẻ tài liệu trên đám mây. Điều này là tốt và tốt nếu bạn là một người yêu thích Google, nhưng sẽ không tuyệt vời nếu bạn không thích!
Nếu bạn thích sử dụng Dropbox thay vì Google Drive để lưu trữ dữ liệu trên đám mây, thì có thể bạn sẽ rất thất vọng khi thấy Google cung cấp các dịch vụ cụ thể mà Dropbox không có. Tuy nhiên, Dropbox hiện đã có dịch vụ Paper mới, ít được biết đến hơn cho phép người dùng tạo tài liệu trực tuyến.
Đăng nhập vào Dropbox Paper
Bạn có thể truy cập vào Dropbox Paper thông qua trang Paper. Nếu bạn đã có tài khoản Dropbox, bạn có thể sử dụng nó để đăng nhập. Nếu không, bạn có thể tạo tài khoản hoặc sử dụng Google Plus để đăng nhập.
Khi bạn ở trong Dropbox Paper, bạn có thể bắt đầu viết tài liệu bằng cách nhấp vào nút "Tạo tài liệu mới" ở bên phải.
Sử dụng Dropbox Paper
Nếu bạn đã sử dụng Google Tài liệu trước đây, bạn có thể nhận thấy một vài điểm khác biệt giữa Giấy và Tài liệu. Sự khác biệt lớn nhất là giao diện người dùng, điều này trở nên rõ ràng ngay lập tức khi bạn sử dụng Dropbox Paper. Nó không phải là những gì ở đó mà là khác nhau; đó là những gì không phải ở đó thực sự thu hút sự chú ý!
Không giống như Google Docs, Dropbox Paper sử dụng một cách tiếp cận rất tối giản. Bộ xử lý văn bản thường có rất nhiều tùy chọn và tiện ích ở trên cùng, nhưng trong Dropbox Paper, chúng hoàn toàn bị thiếu. Mặc dù điều này cản trở khả năng tùy chỉnh của bạn đối với văn bản của mình, nhưng việc viết các tài liệu cơ bản là hoàn toàn tốt. Trên thực tế, nếu bạn muốn có trải nghiệm không bị phân tâm khi viết tài liệu, Dropbox Paper có thể là thứ bạn cần!
Nếu bạn muốn biết cách thực hiện các tác vụ nhất định, hãy thử nhấp vào biểu tượng bàn phím ở dưới cùng bên phải của tài liệu.
Thao tác này sẽ hiển thị danh sách các phím tắt bạn có thể sử dụng để thực hiện các tác vụ đơn giản. Bạn có thể để cửa sổ này xuất hiện khi bạn nhập nếu bạn cần sử dụng nó để tham khảo không thường xuyên.
Nếu muốn định dạng văn bản, bạn chỉ cần bôi đen, hàng loạt tùy chọn sẽ xuất hiện. Điều này bao gồm in đậm, gạch ngang, chèn siêu liên kết và tạo tiêu đề. Tính năng này không chuyên sâu như khả năng tùy chỉnh của Google Tài liệu nhưng hữu ích cho các tác vụ cơ bản.
Khi con trỏ của bạn ở trên một dòng, một biểu tượng dấu cộng sẽ xuất hiện ở bên trái của nó. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng này, nó sẽ biến thành một biểu tượng chữ thập và mở ra một số tùy chọn bổ sung để chèn phương tiện vào tài liệu của bạn. Điều này bao gồm hình ảnh, liên kết đến tệp Dropbox, dấu đầu dòng và mã.
Nếu bạn nhấp vào các dấu chấm ở ngoài cùng bên phải của menu này, bạn sẽ thấy một loạt các tính năng ấn tượng từ các nguồn bên ngoài. Điều này bao gồm phương tiện từ GitHub, Soundcloud và YouTube. Làm theo hướng dẫn sau khi nhấp vào phương tiện bạn muốn chèn.
Sau khi hoàn thành tài liệu của mình, bạn có thể đặt nó vào một thư mục để dễ dàng sắp xếp. Nhấp vào liên kết “Thêm vào thư mục” ở trên cùng và chọn một thư mục hoặc tạo một thư mục mới nếu bạn cần.
Việc mời người khác tham gia tài liệu của bạn có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút “Mời” màu xanh lam ở trên cùng bên phải. Chèn email của bạn bè và đồng nghiệp của bạn và nhấn “Gửi” để mời họ tham gia cùng bạn trong tài liệu.
Nếu bạn muốn lưu bản sao tài liệu của mình, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh nút “Mời” và chọn “Tải xuống”. Tại thời điểm viết bài, các tùy chọn duy nhất bạn có là định dạng .docx và markdown.
Điều thú vị về Dropbox Paper là nó không phải là một thực thể riêng biệt với Dropbox. Mọi tài liệu bạn tạo cũng hiển thị trong tài khoản Dropbox chính của bạn. Không giống như tải lên tài liệu, bạn không thể tải xuống tài liệu Dropbox Paper từ giao diện Dropbox chính. Tuy nhiên, bạn có thể nhấp vào tài liệu để mở nó trong Paper và tải xuống từ đó.
Giấy thực hành
Nếu bạn không phải là người yêu thích Google Drive, Dropbox Paper là một lựa chọn thay thế tuyệt vời. Nó không phải là một cường quốc như Google Documents, nhưng đối với các tài liệu cơ bản và tính năng chia sẻ, nó có thể thực hiện tốt công việc lấp đầy thị trường ngách đó.
Bạn có thấy mình sẽ sử dụng Dropbox Paper trong tương lai không? Google Documents có thắng không? Hay những tài liệu trên đám mây khiến bạn không yên tâm? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới.