Dropbox công bố Dropbox Paper vào 2015 và ra mắt sản phẩm 2017 như một cách mới tổ chức và cộng tác với thành viên nhóm từ bất kỳ đâu trên thế giới. Về cơ bản, nó muốn một miếng bánh cộng tác trực tuyến đã bị Google Drive và Office 365 nắm giữ quá lâu.
Đó là một con đường dài và uốn lượn trong thời gian ngắn cho Dropbox Paper. Dropbox Paper là gì và nó có đứng vững trước đối thủ hay sụp đổ dưới trọng lực của sự kỳ vọng quá cao?
Dropbox Paper Là Gì?
Dropbox Paper là dịch vụ chỉnh sửa cộng tác với tính năng kéo-thả. Nó cực kỳ linh hoạt, cho phép nhóm mọi quy mô cùng tạo, xem xét, sửa đổi, quản lý, và tổ chức ý tưởng sáng tạo. Hãy nghĩ đến nó như một tấm bảng trắng khổng lồ ảo mà tất cả thành viên nhóm có thể tương tác đồng thời.
Nó được khen ngợi cho chức năng cộng tác, bao gồm giao nhiệm vụ, bình luận, lịch sử sửa đổi, cũng như hỗ trợ tích hợp media phong phú. Nơi sản phẩm dường như thiếu hụt là thiếu tùy chọn định dạng và tính năng chỉnh sửa.
Paper gần đây đã được tích hợp vào chính Dropbox, không còn coi là dịch vụ độc lập. Điều này nghĩa là bạn cần tài khoản Dropbox để dùng Paper. Tuy nhiên, ai đang dùng Paper sẽ giữ tất cả tài liệu đã tạo, chỉ bây giờ chúng xuất hiện trong Dropbox dưới định dạng .paper.
Dropbox Paper So Với Đối Thủ
So Với Google Docs
"Khi bạn đến thách thức vua, bạn tốt nhất đừng trượt". Câu này quá phù hợp khi so sánh Dropbox Paper với Google Docs. Trong so sánh này, Paper nên dành thêm thời gian ở bắn súng.
Công bằng mà nói, so sánh trực tiếp không nên là bàn luận. Bên cạnh nỗ lực cộng tác, chúng thậm chí không tương đồng ở hầu hết khía cạnh. Google Docs là công cụ định dạng và chỉnh sửa cho tài liệu word, trong khi Paper đại diện cho phần mềm ghi chú cộng tác.
Nếu có gì, Dropbox Paper giống Evernote và OneNote của Microsoft hơn bất cứ thứ gì trên Google Drive.
So Với Evernote
Evernote là và luôn là công cụ ghi chú. Bạn nảy sinh ý tưởng và Evernote cung cấp nơi ghi lại và lưu cho sau. Bạn có thể phân loại ghi chú bằng thẻ cho mục đích tổ chức.
Dropbox làm khác một chút. Tài liệu lưu được filed dưới thư mục. Đây là một điểm tương đồng với Google Docs và Microsoft. Hệ thống này cho phép tạo bao nhiêu thư mục trong thư mục tùy thích. Bước tiến lớn so với độ sâu hạn chế của Evernote.
Cả hai cung cấp định dạng văn bản cơ bản (in đậm, nghiêng, gạch đầu dòng, v.v.) Nơi Evernote ghi điểm là khả năng hỗ trợ chỉnh sửa ảnh qua Skitch. Paper cũng yêu cầu dịch vụ chỉnh sửa thứ ba nhưng không hỗ trợ trực tiếp cái nào, nghĩa là bạn tự lo lựa chọn.
Cả hai dịch vụ có cách chia sẻ tương tự. Paper dùng nút Invite (Mời) trong khi Evernote có nút Share (Chia sẻ). Cả hai cho phép kiểm soát quyền ai được chỉnh sửa và xem.
Khi nói đến cộng tác, Paper sáng nhất. Nó cho phép thu hút chú ý ghi chú cụ thể qua @mention. Sau đó bạn có thể tạo danh sách việc và giao nhiệm vụ cá nhân cho thành viên nhóm.
Cả hai lựa chọn đều tuyệt vời nhưng Evernote chưa bao giờ nghĩ đến cộng tác khi tạo ra. Mặc dù chia sẻ điểm chung cho nhóm, Paper đứng cao như người thắng.
So Với Microsoft OneNote
OneNote cho tạo sổ tay (notebook). Bên trong mỗi sổ tay, có section tạo ghi chú văn bản, âm thanh, và ảnh. Bạn cũng dùng thẻ tổ chức ghi chú tương tự qua tất cả sổ tay. Paper, như đã nói, dùng hệ thống thư mục.
OneNote nghiền nát Paper ở phần định dạng, dùng giao diện ribbon không khác Google Docs. Với Paper, bạn chỉ có pop-up tối giản với tùy chọn hạn chế. Điều này nói là để giữ UI gọn gàng và dễ tiếp cận, nhưng nó có thể thêm vài tùy chọn.
Khả năng chia sẻ của Paper thắng OneNote, nhưng chỉ nhẹ. OneNote dùng định dạng tương tự chia sẻ tài liệu nhưng thiếu tùy chọn nâng cao như quyền hạn. Nghĩa là bất kỳ ai có link có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn thoải mái. Tốt nhất để tài liệu mở chỉ cho vài email để tránh chuyện đó.
OneNote đi kèm nhiều tính năng bất thường không thường thấy trong app ghi chú. Nó có thể thực hiện phương trình toán đơn giản, có từ điển đồng nghĩa và công cụ dịch ngôn ngữ tích hợp, cho phép chuyển đổi và gửi ghi chú dạng PDF và Word. Cũng có OCR nâng cao biến ảnh quét thành ghi chú.
Paper không có những thứ này. Tuy nhiên, Paper vẫn tốt hơn cho nhu cầu cộng tác. Cho sổ tay số có tích hợp sâu với Microsoft Office Suite, OneNote là lựa chọn xác định.
Dropbox Paper Dành Cho Ai?
Người sáng tạo, cộng tác viên, và người trình bày đều có thể hưởng lợi từ Dropbox Paper, dù là liều lượng nhỏ. Nó xuất hiện như tờ giấy trắng vô tận và cung cấp không gian làm việc lớn cho brainstorming và nhúng nhiều dạng media phong phú bao gồm Trello, YouTube, Spotify, và Vimeo.
Bạn không chỉ thêm media mà còn làm cho nó tương tác. Nghĩa là bạn có thể dùng Dropbox Paper tạo kế hoạch bài học cho học sinh hoặc bài trình bày video/âm thanh cho nhân viên, và chia sẻ bản sao cho mọi người tham gia.
Một trong những tính năng hay của Paper so với đối thủ là khối checklist (checklist block). Tính năng này cho phép tạo nhiệm vụ, giao cho người đóng góp, đặt hạn chót, và tích khi hoàn thành. Có thể hơi quirky vì nhiệm vụ chỉ xuất hiện cho người được giao dù mọi người thấy hạn chót.
Bạn có thể thêm thẻ Trello vào Paper sẽ cập nhật trong tài liệu khi chúng cập nhật trên Trello. Tổ chức đang dùng dịch vụ này có thể thấy điều này có lợi hơn khối checklist.
Tóm lại, Dropbox Paper là lựa chọn thay thế tốt cho hầu hết dịch vụ ghi chú nhưng vẫn còn đường đi xa khi cạnh tranh với các gã khổng lồ như Google.