Dropbox đã công bố Dropbox Paper vào năm 2015 và ra mắt sản phẩm vào năm 2017 như một cách mới để tổ chức và cộng tác với các thành viên trong nhóm từ mọi nơi trên thế giới. Về cơ bản, nó muốn một phần của chiếc bánh cộng tác trực tuyến vốn đã bị Google Drive và Office 365 bắt làm con tin chủ yếu.
Đó là một con đường dài và quanh co trong một khoảng thời gian ngắn đối với Dropbox Paper. Dropbox Paper là gì và nó có đủ sức cạnh tranh hay bị rơi và bị đốt cháy dưới sức nặng của sự cường điệu của chính nó?
Dropbox Paper là gì?
Dropbox Paper là một dịch vụ chỉnh sửa cộng tác với các tính năng kéo và thả. Nó cực kỳ linh hoạt, cho phép các nhóm thuộc mọi quy mô kết hợp với nhau để tạo, xem xét, sửa đổi, quản lý và sắp xếp các ý tưởng sáng tạo. Hãy coi nó như một tấm bảng trắng ảo khổng lồ mà tất cả các thành viên trong nhóm có thể tương tác đồng thời với nhau.
Nó đã được ca ngợi về chức năng cộng tác, bao gồm các nhiệm vụ được giao, nhận xét và lịch sử sửa đổi cũng như hỗ trợ tích hợp đa phương tiện. Trường hợp sản phẩm có vẻ chững lại là do thiếu các tùy chọn định dạng và tính năng chỉnh sửa.
Giấy gần đây đã được tích hợp vào Dropbox, không còn coi nó là một dịch vụ độc lập nữa. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần tài khoản Dropbox để sử dụng Paper. Tuy nhiên, bất kỳ ai hiện đang sử dụng Paper sẽ giữ lại tất cả các tài liệu đã tạo, chỉ bây giờ chúng sẽ xuất hiện trong Dropbox dưới dạng .paper định dạng.
Dropbox Paper so với các đối thủ cạnh tranh
So với Google Tài liệu
"Khi bạn đến cho nhà vua, bạn không nên bỏ lỡ". Cụm từ này dường như quá liên quan khi xếp chồng Dropbox Paper vào Google Docs. Trong so sánh này, Paper đáng lẽ phải dành nhiều thời gian hơn ở trường bắn.
Công bằng mà nói, so sánh trực tiếp không thực sự là một cuộc thảo luận. Ngoài những nỗ lực cộng tác, chúng thậm chí còn không giống nhau về hầu hết các khía cạnh. Google Documents là một công cụ chỉnh sửa và tạo kiểu cho các tài liệu word, trong khi Paper đại diện cho một thứ gần giống với phần mềm ghi chú cộng tác hơn.
Nếu có bất cứ điều gì, Dropbox Paper dường như bắt chước Evernote và OneNote của Microsoft hơn nhiều so với bất kỳ thứ gì bạn tìm thấy trên Google Drive.
So với Evernote
Evernote đã và luôn được coi là một công cụ ghi chú. Bạn động não một ý tưởng và Evernote cung cấp một nơi để bạn ghi lại và lưu lại để sử dụng sau. Sau đó, bạn có thể phân loại các ghi chú này bằng các thẻ cho mục đích tổ chức.
Dropbox làm mọi thứ hơi khác một chút. Các tài liệu đã lưu được lưu trong các thư mục. Đây là một trong những điểm tương đồng mà nó có với Google Docs và Microsoft. Hệ thống này cho phép bạn tạo bao nhiêu thư mục trong các thư mục tùy thích. Khá một bước so với độ sâu giới hạn của Evernote.
Cả hai tùy chọn đều cung cấp định dạng văn bản cơ bản (in đậm, in nghiêng, gạch đầu dòng, v.v.) Nơi Evernote kiếm được một số điểm là khả năng hỗ trợ chỉnh sửa hình ảnh thông qua Skitch. Giấy cũng yêu cầu dịch vụ chỉnh sửa của bên thứ ba nhưng không hỗ trợ trực tiếp bất kỳ dịch vụ nào, điều đó có nghĩa là bạn tự mình lựa chọn các lựa chọn tìm kiếm.
Cả hai dịch vụ đều có cách chia sẻ tương tự nhau. Giấy sử dụng Lời mời trong khi Evernote có nút Chia sẻ khuy ao. Cả hai đều cho phép kiểm soát quyền đối với những người có thể chỉnh sửa và xem.
Khi nói đến sự hợp tác, Paper tỏa sáng nhất. Nó cho phép bạn thu hút sự chú ý của một ghi chú cụ thể thông qua @mention. Sau đó, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm và giao nhiệm vụ riêng lẻ cho các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn.
Cả hai tùy chọn đều tuyệt vời nhưng Evernote chưa bao giờ nghĩ đến sự hợp tác trong quá trình tạo ra nó. Mặc dù họ có chung điểm chung cho các đội, Paper vẫn là người chiến thắng về mặt này.
So với Microsoft OneNote
OneNote cho phép bạn tạo sổ ghi chép. Bên trong mỗi sổ tay, bạn có các phần để tạo ghi chú văn bản, âm thanh và hình ảnh. Bạn cũng có thể sử dụng các thẻ để sắp xếp các ghi chú tương tự trên tất cả các sổ ghi chép. Giấy, như đã nói, sử dụng hệ thống thư mục.
OneNote nghiền nát Paper trong bộ phận định dạng, sử dụng giao diện kiểu dải băng không giống như Google Documents. Với Paper, tất cả những gì bạn sẽ nhận được là cửa sổ bật lên tối giản với các tùy chọn hạn chế. Điều này được cho là để giữ cho giao diện người dùng gọn gàng và dễ tiếp cận hơn, nhưng nó có thể làm được với một số tùy chọn khác.
Khả năng chia sẻ của Paper thắng OneNote, nhưng chỉ một chút. OneNote sử dụng định dạng tương tự để chia sẻ tài liệu nhưng thiếu các tùy chọn nâng cao như quyền. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai chạm vào liên kết của bạn đều có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn mà không bị trừng phạt. Tốt nhất chỉ nên để tài liệu ở chế độ mở cho một số địa chỉ email để tránh điều này.
OneNote đi kèm với nhiều tính năng bất thường không thường thấy trong một ứng dụng ghi chú. Nó có thể thực hiện các phương trình toán học đơn giản, đi kèm với công cụ dịch ngôn ngữ và từ điển tích hợp, cho phép bạn chuyển đổi và gửi ghi chú ở cả định dạng PDF và Word. Nó cũng đi kèm với chức năng OCR nâng cao để biến hình ảnh được quét thành ghi chú.
Giấy không có những thứ này. Tuy nhiên, Paper vẫn tốt hơn cho nhu cầu cộng tác. Đối với sổ tay kỹ thuật số có tích hợp sâu với Microsoft Office Suite, OneNote là lựa chọn cuối cùng của bạn.
Dropbox Paper dành cho ai?
Người sáng tạo, cộng tác viên và người thuyết trình đều có thể hưởng lợi từ Dropbox Paper, mặc dù với liều lượng nhỏ. Nó xuất hiện như một trang giấy trắng vô tận và cung cấp một không gian làm việc rộng lớn để động não và nhúng các hình thức đa phương tiện khác nhau bao gồm Trello, YouTube, Spotify và Vimeo.
Bạn không chỉ có thể thêm phương tiện mà còn làm cho nó tương tác. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng Dropbox Paper để tạo kế hoạch bài học cho sinh viên hoặc bản trình bày video và âm thanh cho nhân viên và chia sẻ một bản sao với mọi người tham gia.
Một trong những tính năng thú vị của Paper mà nó có so với các đối thủ cạnh tranh là khối danh sách kiểm tra. Tính năng này cho phép bạn tạo nhiệm vụ, giao chúng cho cộng tác viên, đặt ngày hoàn thành và đánh dấu chúng là đã hoàn thành. Nó có thể là một tính năng hơi khó vì các nhiệm vụ chỉ xuất hiện cho những người mà họ đã được giao cho mặc dù mọi người đều có thể xem ngày đến hạn.
Bạn có thể thêm thẻ Trello vào Giấy sẽ cập nhật trong tài liệu khi chúng được cập nhật trên Trello. Bất kỳ tổ chức nào hiện đang sử dụng dịch vụ này có thể thấy điều này có lợi hơn cho tổ chức của khối danh sách kiểm tra.
Nhìn chung, Dropbox Paper là một giải pháp thay thế phù hợp cho hầu hết các dịch vụ ghi chú nhưng vẫn có nhiều cách để cạnh tranh với Google.