Sơ đồ quy trình là công cụ trực quan rất hiệu quả để giải thích các quy trình. Bạn có thể sử dụng sơ đồ để minh họa các bước lắp ráp sản phẩm, quy trình xử lý tài liệu, hoặc luồng điều khiển trong chương trình hệ thống.
Đối với các sơ đồ lớn và chi tiết, phần mềm chuyên dụng sẽ cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết. Tuy nhiên, đối với các sơ đồ nhỏ, nhanh chóng và đơn giản, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng đã có sẵn như Apple Pages. Nếu bạn sẵn sàng bắt đầu tạo sơ đồ quy trình cơ bản đầu tiên trong Pages trên Mac, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết.
Chuẩn bị Pages cho sơ đồ quy trình
Có một vài cài đặt trong Pages trên Mac có thể điều chỉnh để việc tạo sơ đồ quy trình dễ dàng hơn. Những thiết lập này không bắt buộc nhưng rất hữu ích.
Bật hướng dẫn căn chỉnh
Hướng dẫn căn chỉnh trong Pages giúp bạn đặt và sắp xếp các đối tượng chính xác hơn. Khi di chuyển các đối tượng trên trang, các đường hướng dẫn sẽ xuất hiện theo chiều ngang và dọc.
- Nhấp vào Pages > Tùy chọn từ thanh menu.
- Chọn Thước.
- Dưới Hướng dẫn căn chỉnh, tích vào ô Hiển thị hướng dẫn tại tâm đối tượng và Hiển thị hướng dẫn tại cạnh đối tượng.
- Tùy chọn: bạn có thể nhấp vào ô màu hiển thị để thay đổi màu sắc nếu muốn.
Hiển thị thước
Cài đặt hữu ích khác là hiển thị thước ở trên cùng và bên trái trang tài liệu. Điều này giúp bạn căn chỉnh các đối tượng dễ dàng hơn.
Nếu bạn chỉ muốn thấy thước trên cùng, hãy nhấp nút Xem trên thanh công cụ hoặc Xem trong thanh menu và chọn Hiện thước.
Để bật thước dọc bên trái, mở lại Pages > Tùy chọn > Thước. Tích vào ô Hiển thị thước dọc bất cứ khi nào thước được hiển thị.
Cách tạo sơ đồ quy trình trong Pages
Sau khi đã thiết lập Pages với các công cụ hỗ trợ đặt đối tượng, chúng ta bắt đầu tạo sơ đồ quy trình.
Chèn hình dạng
Bạn có thể chèn hình dạng bằng cách dùng menu Chèn > Hình dạng hoặc nút Hình dạng trên thanh công cụ. Cách nào cũng được, nhưng trong hướng dẫn này chúng ta sẽ dùng nút Hình dạng trên thanh công cụ vì nó cho thấy bản xem trước đối tượng.
Nhấp nút Hình dạng và bạn sẽ thấy các danh mục bên trái cùng thanh tìm kiếm ở trên. Vì không có danh mục Sơ đồ quy trình riêng, bạn có thể dùng các hình dạng Cơ bản. Chọn hình dạng mong muốn và nó sẽ xuất hiện ngay trên tài liệu để bạn di chuyển tùy ý.
Định dạng hình dạng
Để thay đổi kiểu dáng, viền, bóng hoặc độ trong suốt của hình dạng, hãy mở thanh bên định dạng bằng cách nhấp nút Định dạng ở góc trên bên phải. Chọn đối tượng sau đó chọn tùy chọn để thay đổi.
Để thay đổi kích thước, tỷ lệ hoặc xoáy đối tượng, hãy chọn nó và kéo một cạnh hoặc góc. Sau đó kéo thả để đạt hình dạng hoặc kích thước mong muốn.
Thêm văn bản vào hình dạng
Để thêm văn bản vào đối tượng, nhấp đúp bên trong hình dạng. Sau khi gõ văn bản, bạn có thể định dạng nó bằng thanh bên. Chọn văn bản và nhấp Văn bản trong thanh bên. Bạn có thể thay đổi cỡ chữ, kiểu dáng, định dạng, căn chỉnh, khoảng cách hoặc dùng gạch đầu dòng và danh sách.
Chèn đường kẻ và mũi tên
Tương tự như hình dạng, bạn có thể chèn đường kẻ qua menu Chèn > Đường kẻ hoặc nút Hình dạng trên thanh công cụ. Chúng ta tiếp tục dùng nút Hình dạng.
Pages cho phép chọn đường kẻ cơ bản, đường có một hoặc hai đầu mũi tên, và đường kết nối thẳng, cong hoặc góc.
Khi chọn đường kẻ và nó xuất hiện trên trang, chỉ cần chọn và di chuyển để kết nối các hình dạng. Bạn sẽ thấy các đường hướng dẫn và chuyển động "bám" khi đường kẻ rơi vào vị trí.
Định dạng đường kẻ
Với Thanh bên Định dạng mở ra, nhấp vào một đường kẻ, chọn Kiểu dáng trong thanh bên, và bạn có thể điều chỉnh giao diện. Giống như hình dạng, bạn có thể thay đổi kiểu đường, nét vẽ, bóng, độ trong suốt hoặc thêm hiệu ứng phản chiếu.
Thêm văn bản độc lập
Khác với hình dạng, bạn không thể nhấp đúp để thêm văn bản trực tiếp lên đường kẻ. Tuy nhiên, bạn có thể thêm hộp văn bản đi kèm đường kẻ hoặc đặt bất kỳ đâu trong sơ đồ. (Chúng ta sẽ chỉ cách giữ văn bản và đường kẻ cùng nhau ở phần Nhóm hình dạng, đường kẻ và văn bản.)
Nhấp Chèn > Hộp văn bản từ menu hoặc nút Văn bản trên thanh công cụ. Khi hộp văn bản xuất hiện, gõ nội dung và kéo thả đến vị trí mong muốn.
Định dạng văn bản độc lập
Bạn có thể điều chỉnh nhiều tùy chọn cho văn bản với Thanh bên Định dạng. Nhấp vào hộp văn bản và chọn Văn bản trong thanh bên. Bạn sẽ thấy các tùy chọn tương tự như khi định dạng văn bản trong hình dạng.
Bạn có thể thay đổi kiểu dáng, bố cục, căn chỉnh, khoảng cách, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc cũng như dùng gạch đầu dòng hoặc danh sách.
Hộp văn bản có thể thay đổi kích thước, tỷ lệ, xoáy giống như hình dạng. Kéo một cạnh hoặc góc rồi kéo thả đến hình dạng và kích thước mong muốn.
Giữ văn bản và đối tượng cùng nhau
Nếu bạn sử dụng văn bản xuyên suốt sơ đồ (rất có thể), có một thiết lập khác bạn nên làm. Trong Thanh bên Định dạng, nhấp thẻ Sắp xếp. Dưới Vị trí đối tượng, nhấp nút Di chuyển cùng văn bản. Điều này sẽ giữ toàn bộ văn bản bạn thêm vào đối tượng cùng di chuyển với đối tượng đó khi bạn di chuyển chúng.
Nhóm hình dạng, đường kẻ và văn bản
Tính năng Nhóm trong Pages cho phép giữ các đối tượng lại với nhau, dù là hình dạng, đường kẻ hay văn bản.
Nhóm một số đối tượng
Ví dụ, nếu bạn thêm văn bản cho một đường kẻ, bạn chắc chắn muốn giữ chúng cùng nhau. Làm theo các bước sau để nhóm văn bản và đường kẻ thành một đối tượng:
- Nhấp vào hộp văn bản hoặc đường kẻ.
- Giữ phím Shift và nhấp vào đối tượng còn lại.
- Trong Thanh bên Định dạng, nhấp Sắp xếp.
- Ở cuối các tùy chọn Sắp xếp, nhấp nút Nhóm.
Văn bản và đường kẻ giờ được coi là một đối tượng, bạn có thể di chuyển chúng cùng nhau dễ dàng. Lặp lại các bước trên để nhóm ba hay nhiều mục hơn.
Nhóm tất cả đối tượng
Nếu sơ đồ quy trình đã hoàn thành, bạn có thể muốn nhóm tất cả đối tượng bên trong lại với nhau. Điều này cho phép di chuyển toàn bộ sơ đồ đến vị trí khác trong tài liệu.
- Đảm bảo con trỏ đang ở trên trang tài liệu và nhấn Command + A. Thao tác này chọn tất cả đối tượng. Nếu cần bỏ chọn một đối tượng, giữ Command và nhấp vào nó. Các đối tượng còn lại vẫn giữ nguyên trạng thái được chọn.
- Trong Thanh bên Định dạng, nhấp Sắp xếp.
- Ở cuối các tùy chọn Sắp xếp, nhấp nút Nhóm.
Giờ sơ đồ quy trình của bạn là một đối tượng lớn. Bạn có thể di chuyển, thay đổi kích thước, tỷ lệ hoặc xoáy nó tùy thích. Nhưng bạn vẫn có thể thay đổi các hình dạng, đường kẻ và văn bản riêng lẻ bên trong sơ đồ như bình thường.
Tách nhóm đối tượng
Bạn sẽ thấy sau khi dùng nút Nhóm trong thanh bên, nút Tách nhóm sẽ khả dụng. Nếu cần tách các mục đã nhóm sau này, chỉ cần chọn nhóm và nhấp nút Tách nhóm đó.
Tạo sơ đồ quy trình cơ bản trong Pages rất dễ dàng
Việc chọn ứng dụng sơ đồ quy trình trực tuyến hoặc dùng Microsoft Word để tạo sơ đồ có thể cung cấp thêm nhiều tùy chọn, như các đối tượng sơ đồ quy trình chính thống hơn. Nhưng nếu bạn là người dùng Mac và chỉ cần một sơ đồ quy trình nhanh chóng, đơn giản, Pages hoàn toàn đáp ứng được.