Theo mọi blog năng suất từ trước đến nay, kiểm tra email ngay khi thức dậy là điều tệ hại nhất bạn có thể làm. Có thể bạn vừa mở bia và bật XBox, họ nói, vì một khi bạn nhìn email bạn sẽ không làm được gì.
Tôi phóng đại, nhưng bắt đầu ngày bằng email thường bị chê bai – dù hầu hết chúng ta đều làm. Việc kiểm tra email sau khi thức dậy thực sự tồi tệ đến vậy?
Theo Giáo sư Kinh tế Hành vi Duke Dan Ariely, hai giờ đầu sau khi bạn thức dậy có khả năng là lúc bạn hiệu quả nhất.
Một trong những sai lầm buồn cười nhất trong quản lý thời gian là xu hướng của con người dành hai giờ hiệu quả nhất trong ngày cho những việc không đòi hỏi khả năng nhận thức cao.
Nghiên cứu cho thấy bạn ở trạng thái tốt nhất hai giờ đầu tiên bạn hoàn toàn thức, và xem email có lẽ không phải nhiệm vụ đòi hỏi bạn ở đỉnh cao. Vì vậy có logic nhất định trong những bài blog khuyên bạn trì hoãn hộp thư đến.
Nhưng nếu bạn cuộn xuống từ bất kỳ bài đăng nào bạn sẽ thấy cùng phản bác trong bình luận, mỗi lần: "Điều này không thực tế cho tôi." Dù là lo ngại khách hàng, chỉ thị từ quản lý hoặc thông tin khác về công việc ngày hôm nay, đối với nhiều người email là phần cần thiết của quy trình buổi sáng.
Vậy: có thể dùng phần lớn hai giờ đầu tiên hiệu quả, đồng thời không bỏ lỡ gì quan trọng? Có, nhưng bạn cần có kế hoạch.
Bạn Phải Có Chiến Lược Thoát
Quan trọng phải nhớ công nghệ không nhất thiết phải kiểm soát bạn. Chắc chắn, có thể mất hai giờ mỗi sáng kiểm tra email, nhưng không có nghĩa là bạn phải. Khuyên mọi người bỏ qua email buổi sáng, theo một cách, là đổ lỗi cho giao thức giao tiếp vì không thể ưu tiên. Một số người có thể thấy email quá gây phân tâm đến mức họ cần trì hoãn hoàn toàn, nhưng điều đó không có nghĩa là làm vậy phù hợp với mọi người.
Có lẽ, với bạn, email là bước quan trọng trong lập kế hoạch ngày. Điều đó hoàn toàn ổn. Nhưng nếu bạn thấy email chiếm据 buổi sáng, hãy trì hoãn càng nhiều quy trình email càng tốt cho đến sau. Cá nhân tôi nhận ra việc xử lý email có ba giai đoạn:
- Xóa những gì tôi không bao giờ muốn đọc. Bản tin, bài PR, v.v.
- Đọc hết phần còn lại, lưu trữ bất cứ thứ gì không cần phản hồi.
- Trả lời tất cả email yêu cầu phản hồi.
Mẹo của tôi: Tôi không bao giờ làm cả ba điều này cùng lúc. Đây là cách nó hoạt động cho tôi, nhưng biết rằng để thực sự xử lý email nhanh bạn nên học phím tắt cho email client bạn chọn.
1. Sắp Xếp Như Strong Bad
Nếu tôi buộc phải kiểm tra email buổi sáng, tôi bắt đầu bằng xóa rác tôi không muốn đọc.
Thường không tốn quá một phút. Khi xong dọn dẹp buổi sáng, tôi đóng email và làm chuyện khác. Rửa bát, ví dụ, hoặc bài tập 7 phút. Ý tưởng là xóa tan đầu óc một chút, trước khi đến giai đoạn tiếp theo.
2. Đọc Tất Cả, Khi Lưu Trữ
Khi tôi sẵn sàng quay lại email, tôi sẽ đọc mọi thứ trong hộp thư đến – nhưng tôi không trả lời bất cứ điều gì. Nếu điều gì không cần phản hồi từ tôi, tôi lưu trữ nó. Nếu tin nhắn chỉ ra nhiệm vụ tôi cần làm sau, nhưng không cần phản hồi, tôi sẽ ghi chú nhiệm vụ trước khi lưu trữ. Và nếu email cần phản hồi từ tôi, tôi chỉ bỏ qua sang email tiếp theo.
Làm vậy nghĩa là tôi có thể qua hết email trong vài phút, và thường không còn nhiều email: trung bình bốn hoặc năm. Nhưng điều quan trọng là tôi có phần còn lại của buổi sáng để hiệu quả – phản hồi có thể chờ.
Kế Hoạch Email Của Bạn Là Gì?
Kế hoạch này không phù hợp mọi người, và tôi không nói nó sẽ. Điểm của tôi là bạn nên cố gắng có một kế hoạch, bất kể nó là gì, để xử lý email nhanh. Nếu bạn cần nhìn email đầu tiên buổi sáng, hãy tìm cách vào và ra nhanh để bạn có thể dùng hai giờ đầu làm điều khác.
Tôi muốn biết: kế hoạch email của bạn là gì? Bạn có hành động giảm quá tải? Buổi sáng thì sao: bạn lao ngay vào, hay cố gắng trì hoãn xem? Tôi rất muốn nghe về quy trình làm việc của bạn, và có thể học hỏi từ nó, vì vậy hãy trò chuyện trong bình luận bên dưới.