Theo mọi blog về năng suất từ trước đến nay, việc kiểm tra email đầu tiên vào buổi sáng là điều tồi tệ nhất bạn có thể làm. Theo họ, bạn cũng có thể mở một cốc bia và đốt cháy XBox của mình, bởi vì một khi bạn xem email của mình, bạn sẽ không làm được gì cả.
Tôi rất tiếc, nhưng bắt đầu ngày mới của bạn, cách gửi email thường xuyên bị loại bỏ - mặc dù hầu hết chúng ta đều làm như vậy. Kiểm tra email sau khi thức dậy có thực sự tệ như vậy không?
Theo Giáo sư Kinh tế Hành vi Dan Ariely của Duke, hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy có thể là thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn.
Một trong những sai lầm đáng buồn nhất trong việc quản lý thời gian là xu hướng của mọi người dành hai giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày cho những việc không đòi hỏi năng lực nhận thức cao.
Nghiên cứu cho thấy bạn đang ở trạng thái tốt nhất trong hai giờ đầu tiên khi bạn hoàn toàn tỉnh táo và xem email của bạn có lẽ không phải là nhiệm vụ đòi hỏi bạn phải ở trạng thái tốt nhất. Vì vậy, có một logic nhất định cho tất cả các bài đăng trên blog đó khuyên bạn nên bỏ hộp thư đến.
Nhưng nếu bạn cuộn xuống từ bất kỳ bài đăng nào như vậy, bạn sẽ thấy cùng một lời phản bác trong các nhận xét, mọi lúc:"Điều này không thực tế đối với tôi." Cho dù đó là mối quan tâm của khách hàng, chỉ thị từ ban quản lý hay thông tin khác về công việc trong ngày, đối với nhiều người, email là một phần cần thiết của thói quen buổi sáng.
Vậy:liệu bạn có thể sử dụng phần lớn thời gian trong hai giờ đầu tiên của mình một cách hiệu quả, đồng thời không bỏ sót điều gì quan trọng không? Có, nhưng bạn cần phải có kế hoạch.
Bạn Phải có Chiến lược Thoát
Điều quan trọng cần nhớ là công nghệ không phải kiểm soát bạn. Chắc chắn, bạn có thể mất hai giờ mỗi sáng để kiểm tra email, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải làm như vậy. Theo một cách nào đó, việc khuyên mọi người bỏ qua email của họ vào buổi sáng là đổ lỗi cho giao thức truyền thông không có khả năng ưu tiên. Một số người có thể thấy email gây mất tập trung đến mức họ cần phải tắt nó đi hoàn toàn, nhưng điều đó không có nghĩa là làm như vậy sẽ hiệu quả với tất cả mọi người.
Có thể, đối với bạn, email là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch cho một ngày của bạn. Điều đó hoàn toàn tốt. Nhưng nếu bạn thấy rằng email đang chiếm ưu thế trong buổi sáng của bạn, hãy tạm dừng quá trình gửi email càng nhiều càng tốt cho đến sau này. Cá nhân tôi nhận thấy rằng việc duyệt qua email có ba giai đoạn:
- Xóa những gì tôi không bao giờ muốn đọc. Bản tin, quảng cáo chiêu hàng, v.v.
- Đọc qua mọi thứ khác, lưu trữ mọi thứ không cần phản hồi.
- Trả lời tất cả các email yêu cầu.
Bí quyết của tôi: Tôi không bao giờ làm cả ba điều này cùng một lúc . Đây là cách nó hoạt động đối với tôi, nhưng biết rằng để thực sự xem qua email một cách nhanh chóng, bạn nên tìm hiểu các phím tắt cho ứng dụng email của bạn mà bạn chọn.
1. Sắp xếp nó giống như mạnh xấu
Nếu tôi phải kiểm tra email của mình vào buổi sáng, tôi bắt đầu bằng cách xóa những thứ tào lao mà tôi không muốn đọc.
Quá trình này thường không mất hơn một phút. Sau khi hoàn thành công việc dọn dẹp sáng nay, tôi đóng email và làm việc khác. Dọn dẹp bát đĩa, chẳng hạn như tập thể dục 7 phút. Ý tưởng là đầu óc tôi tỉnh táo một chút, trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
2. Đọc mọi thứ, trong khi lưu trữ
Khi tôi sẵn sàng quay lại email, tôi sẽ đọc mọi thứ trong hộp thư đến của mình - nhưng tôi không trả lời bất cứ điều gì . Nếu điều gì đó không yêu cầu phản hồi từ tôi, tôi sẽ lưu trữ nó. Nếu một số thông báo chỉ ra nhiệm vụ tôi cần làm sau này nhưng không cần phản hồi, tôi sẽ ghi chú nhiệm vụ đó trước khi lưu trữ. Và nếu một email cần tôi phản hồi, tôi chỉ cần chuyển đến email tiếp theo.
Làm điều này có nghĩa là tôi có thể xem qua tất cả các email của mình trong vài phút và thường không còn nhiều email:trung bình là bốn hoặc năm. Nhưng điều quan trọng là tôi có phần còn lại của buổi sáng để làm việc hiệu quả - thư trả lời của tôi có thể đợi.
Gói email của bạn là gì?
Kế hoạch này sẽ không phù hợp với tất cả mọi người và tôi không nói nó sẽ phù hợp. Quan điểm của tôi là bạn nên cố gắng có một kế hoạch, bất kể nó có thể là gì, để xử lý email một cách nhanh chóng. Nếu bạn cần xem email của mình trước tiên vào buổi sáng, hãy tìm cách vào và đăng xuất nhanh chóng để bạn có thể tận dụng hai giờ đầu tiên của mình để làm việc khác.
Tôi muốn biết:gói email của bạn là gì? Bạn có thực hiện các hành động để giảm quá tải? Còn buổi sáng thì sao:bạn bắt đầu ngay lập tức hay cố gắng trì hoãn việc tìm kiếm? Tôi rất muốn nghe về quy trình làm việc của bạn và có khả năng tìm hiểu về quy trình này, vì vậy hãy trò chuyện trong phần nhận xét bên dưới.