Email thực sự là một thử thách. Việc truyền đạt chính xác ý muốn qua email rất khó, và phần lớn thời gian người nhận thường hiểu lầm. Nguyên nhân chính nằm ở chỗ: người nhận không thấy biểu cảm khuôn mặt của bạn. Họ không thấy nụ cười, và bạn cũng không thấy phản ứng của họ – khả năng tự nhiên của con người để hiểu cảm xúc qua biểu cảm khuôn mặt hoàn toàn bị triệt tiêu trong email.
Vậy điều gì có thể thay thế biểu cảm và giọng nói? Làm sao để truyền đạt thông điệp hiệu quả mà không làm phật lòng bạn bè hay đồng nghiệp?
Nhà văn Peter Drucker từng viết: "Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là lắng nghe những gì không được nói ra". Tôi muốn đi xa hơn một bước: điều quan trọng nhất khi gửi email là làm rõ đủ mức để người nhận không phải "nghe" những gì không được nói. Thực tế, hầu hết vấn đề giao tiếp qua email xuất phát từ việc người nhận diễn giải đủ loại điều tồi tệ mà bạn ngụ ý, ngay cả khi bạn chỉ viết một dòng.
Đó chính là nguyên nhân dẫn đến căm ghét và bất mãn. Đó là cội nguồn của sự oán giận. Đó là lý do người đồng nghiệp ngồi đối diện tại buổi họp sáng nhìn bạn với ánh mắt giận dữ, vì bạn đã CC anh ta vào một email gửi chiều hôm trước, và anh ta coi đó là tấn công cá nhân.
Soạn Thảo Email Hoàn Hảo
Tại MUO, chúng tôi đã đề cập nhiều về khía cạnh kỹ thuật của việc gửi email, như gửi email ẩn danh hoặc gửi email từ Excel. Nhưng phía cảm xúc của email thì sao? Về cách bạn thể hiện qua email, và những cách trình bày tốt hơn bằng lời viết để không khiến mọi người phật lòng?
Không qua những đau khổ và thử thách, tôi mới có thể đứng đây hôm nay chia sẻ kinh nghiệm. Tôi đã mắc hầu như mọi lỗi có thể mắc với email, từ thời sinh viên khi cố gắng khởi động kinh doanh đa cấp bằng cách email hàng loạt cho toàn bộ trường. Chỉ trong một ngày, tài khoản bị khóa 24 giờ và nhận cảnh báo nghiêm khắc từ quản trị mainframe IBM về định nghĩa "spam".
Đó không chỉ là bài học về ứng xử email, mà là tiếng chuông cảnh tỉnh: email có thể đưa bạn vào phiền toái nếu xử lý sai. Qua nhiều năm, tôi đã làm phật người, bị người làm phật, và卷 vào những cuộc chiến chữ lời gay gắt. Không ai thắng được – không ai bao giờ thắng. Đó là lý do tôi viết bài này, hy vọng giúp thế hệ người dùng email tương lai chuẩn bị kỹ hơn trước khi nhấn nút Gửi.
1. Gửi Một Tiểu Thuyết
Một trong những "tội lỗi" đầu tiên khi mới làm kỹ sư là tôi thường viết email dài ba, bốn đoạn. Lý do không chỉ vì tôi gõ nhanh, mà vì luôn sợ nếu bỏ sót chi tiết, người đọc sẽ không hiểu. Điều đó có phần đúng – và chúng ta sẽ nói đến email quá ngắn sau – nhưng sự đơn giản có giá trị riêng.
Khi viết email phức tạp như vậy, bạn thất bại trong việc truyền đạt thông điệp theo nhiều cách. Thứ nhất, việc viết quá nhiều ngụ ý bạn không tôn trọng thời gian người nhận, và làm thường xuyên chắc chắn khiến họ khó chịu. Thứ hai, email 500 từ chia thành nhiều đoạn có thể rõ ràng với bạn, nhưng cực khả thi làm rối não người đọc – và gây đau đầu.
Nếu bạn hay viết lan man, hãy luôn quay lại "cắt tỉa" các câu. Tìm cách rút gọn sáng tạo, hoặc xóa bỏ hoàn toàn. Có thể bạn cung cấp quá nhiều thông tin. Hãy nói những gì người khác cần biết, không phải những gì bạn muốn họ biết bạn biết. Hiểu không?
2. Gửi Email Chỉ Hai Từ
Phía đối lập của email tiểu thuyết là email một, hai từ không giải thích gì. Tương tự như khi hỏi con tại bàn ăn: "Hôm nay thế nào?" Sau giây lặng, trả lời miễn cưỡng: "Bình thường." Không hiểu tại sao còn hỏi, tôi tiếp tục: "Làm gì vui không?" Trả lời chắc chắn: "Không, chẳng có gì."
Thật sự không hiểu tại sao một số người còn dùng email. Nếu may mắn, email từ người này chứa một câu hoàn chỉnh. Nếu không may, họ nhờ bạn làm gì đó nhưng không giải thích rõ muốn gì. Giống như phát tín hiệu cứu hộ qua radio khi lạc giữa rừng rậm, nhưng quên không báo tọa độ.
Cực kỳ khó chịu, vì người nhận phải vật vã để hiểu bạn nói gì. Tệ hơn, bạn có thể ép họ mất thời gian trả lời chỉ để nhờ bạn giải thích thêm.
Tôi nghi ngờ hầu hết người hay viết email ngắn vì gõ phím là cực hình. Không phải ai cũng gõ 60-70 từ/phút, nên hãy có chút đồng cảm với nhóm này.
3. Gửi Email Hàng Loạt Dành Cho Một Người
Muốn khiến mọi người phật lòng? Gửi email hàng loạt cho toàn văn phòng chỉ để khiển trách một người vì lỗi lầm. Tôi gọi đây là email "xuất huyết công khai". Thường tất cả đã biết ai đó sai, nhưng quản lý không buông tha. Họ gửi email chi tiết đau đớn tại sao hành động đó sai, tại sao lỗi lầm đó tệ hại.
Tôi thừa nhận trong vai trò quản lý trước đây, tôi cũng mắc lỗi này. Đã thấy đồng nghiệp khác cũng vậy. Đây là lỗi dễ mắc, vì bạn muốn đảm bảo người khác không lặp lại sai lầm. Thực tế: nếu mọi người đã biết, người sai bị nhục nhã. Nếu chưa biết, mọi người bối rối không biết bạn nói về ai.
Hãy đơn giản: nói riêng với người sai. Nếu cần thông báo cho tất cả, hãy gửi dưới dạng "FYI" từ cấp trên – loại bỏ ngữ khí trách móc, giảm tính cá nhân.
4. Lạm Dụng Trạng Từ Đảm Nghịch
Hành vi phổ biến khác – thường từ người rất nhiệt huyết với công việc hoặc dự án cụ thể – là lạm dụng trạng từ cảm xúc mạnh. Câu như "Thiết kế đó sai trầm trọng" hoặc "Cách tiếp cận đó mơ hồ đến mức đau đớn" chỉ đưa cảm xúc vào thảo luận.
Loại bỏ trạng từ, bạn thấy câu trở nên chuyên nghiệp hơn, ít khiêu khích hơn. Nếu không, bạn chỉ như một đứa trẻ ham vui, bị nuông chiều.
Thử không dùng trạng từ: "Thiết kế đó sai." "Cách tiếp cận đó mơ hồ."
Có thể người nhận không vui – nhưng cũng không bị tấn công hay đẩy vào thế phòng thủ. Chuyên nghiệp hơn, và bạn có thể đóng vai người lớn trưởng thành ngay khi bất đồng.
5. Lạm Dụng Câu Bị Động
Đến muộn trong sự nghiệp viết lách tôi mới thực sự hiểu về câu bị động. Vấn đề là sau khi hiểu, bạn thấy nó khắp nơi. Câu bị động phổ biến trong email vì nó cho phép tách mình ra khỏi hành động.
Thay vì nói "Tôi đưa khách ra sân bay" – gán trách nhiệm lên mình – bạn viết "Khách đã được đưa ra sân bay."
Hành vi này thường thấy ở người sợ nhận trách nhiệm, vì nếu có lỗi, họ không muốn bị đổ lỗi. Đúng là những người phàn nàn khi người dám rủi ro – người nhận trách nhiệm hoàn thành công việc – được công nhận hay thăng tiến. Thực tế, mọi người nhìn thấu câu bị động trong email. Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ hay đạt mục tiêu, đừng ngại nhận công!
6. Tự Khen Mình (Võng Mình)
Ngược lại với người lạm dụng câu bị động, là nhóm gần như luôn viết theo ngôi thứ nhất. Đọc email của họ, bạn tưởng dự án không phải nỗ lực tập thể, mà là thành tựu cá nhân. Tưởng như người gửi làm tất cả công việc!
Cách nhận ra: đếm số từ "Tôi".
Đọc email loại này, rõ ràng họ cho rằng thế giới quay quanh mình, và mọi người nên khen ngợi không ngừng cho những gì họ "đơn độc" hoàn thành. Những email này luôn khiến đồng đội chán nản, cảm thấy không được trân trọng. Cách làm này là con đường nhanh đến sự phẫn nộ và cô lập.
Chắc chắn còn nhiều loại email khiến người khác khó chịu, phật lòng. Bạn chắc cũng có danh sách riêng! Loại email nào khiến bạn bùng nổ? Những "điểm yếu" nào của bạn? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.