Email rất khó. Thật sự rất khó để hiểu được những gì bạn thực sự muốn nói trong email và một nửa thời gian mọi người hầu như luôn hiểu lầm bạn. Rất nhiều vấn đề xuất phát từ thực tế là những người bạn đang viết thư không thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn. Họ không thể nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt của bạn và bạn không thể nhìn thấy biểu cảm trên khuôn mặt của họ - khả năng tự nhiên của con người để hiểu cảm xúc trong lời nói thông qua biểu hiện trên khuôn mặt là hoàn toàn vô hiệu trong email.
Vậy, điều gì có thể thay thế nét mặt và giọng nói? Làm cách nào để bạn truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả mà không bị tất cả bạn bè hoặc mọi người trong văn phòng chú ý đến bạn?
Nhà văn Peter Drucker từng viết, "Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe những gì không được nói . "Tôi sẽ tiến xa hơn một bước và nói rằng điều quan trọng nhất trong việc gửi email là làm rõ vừa đủ để người nhận không nghe những gì không được nói. Trên thực tế, điều gây ra hầu hết các vấn đề với giao tiếp qua email là khi người nhận email diễn giải đủ thứ khủng khiếp mà bạn ngụ ý, ngay cả khi bạn chỉ viết một dòng.
Đây là điều dẫn đến sự căm ghét và bất mãn. Đây là những gì xây dựng nên sự oán giận. Đây là lý do tại sao anh chàng đối diện trong cuộc họp buổi sáng đang nhìn chằm chằm vào bạn, bởi vì bạn đã cc cho anh ta một email mà bạn đã gửi vào chiều hôm qua và anh ta coi đó như một cuộc tấn công cá nhân.
Tạo Email Hoàn hảo của Bạn
Ở đây tại MUO, chúng tôi đã đề cập rất nhiều về khía cạnh kỹ thuật của việc gửi email, như gửi email ẩn danh hoặc email của tôi về cách gửi email từ Excel. Nhưng, về khía cạnh cảm xúc của email thì sao? Còn về cách bạn bắt gặp trong email của mình và những cách tốt hơn để thể hiện bản thân bằng văn bản sẽ không khiến mọi người chú ý đến bạn mọi lúc?
Chà, không phải là không có rất nhiều đau đớn và khổ sở để tôi có thể đứng ở đây ngày hôm nay và nói với bạn rằng bây giờ tôi đang ở một vị trí để giúp đỡ. Tôi đã phạm phải mọi sai lầm có thể mắc phải với email, bắt đầu từ những ngày đầu tiên ở trường đại học, khi tôi cố gắng bắt đầu kinh doanh tiếp thị đa cấp bằng cách gửi email hàng loạt cho mọi người trong khuôn viên trường. Trong vòng một ngày, tôi đã đóng tài khoản của mình trong 24 giờ và một cảnh báo lớn, khó chịu từ quản trị viên máy tính lớn của IBM về những gì định nghĩa "gửi thư rác".
Đây không phải là một bài học quá nhiều về phép xã giao qua email, vì nó là một lời cảnh tỉnh rằng email thực sự có thể khiến bạn gặp rắc rối nếu bạn xử lý sai. Trong nhiều năm tôi đã xúc phạm mọi người, tôi đã bị xúc phạm, và tôi đã tham gia vào những cuộc đấu khẩu chém giết dã man với mọi người. Tôi muốn nói ai đó đã thắng - nhưng không ai thắng cả. Đó là lý do tại sao tôi đứng đây hôm nay, hy vọng sẽ giúp các quân đoàn trong tương lai gửi email công khai chuẩn bị tốt hơn những email đó trước khi nhấp vào nút gửi.
1. Gửi tiểu thuyết
Một trong những tội lỗi đầu tiên của tôi khi tôi mới bắt đầu làm kỹ sư là tôi hầu như luôn viết những email trải dài từ ba đến bốn đoạn văn. Lý do không chỉ bởi vì tôi có thể gõ khá nhanh, mà bởi vì tôi luôn cảm thấy rằng nếu tôi bỏ qua bất kỳ chi tiết nào, mọi người sẽ không thực sự hiểu tôi đang nói về điều gì. Điều đó có thể đúng ở một mức độ nào đó - và chúng tôi sẽ nhận được những email quá ngắn gọn trong một phút - nhưng cần nói điều gì đó cho đơn giản.
Khi bạn viết những email phức tạp như vậy, bạn đang không truyền tải được thông điệp của mình theo nhiều cách khác nhau. Thứ nhất, việc bạn viết quá nhiều ngụ ý với người đó rằng bạn không mấy tôn trọng thời gian của họ, và nếu bạn làm điều đó quá thường xuyên, bạn chắc chắn sẽ khiến họ khó chịu. Thứ hai, trong khi một email 500 từ được tổ chức thành nhiều đoạn văn có ý nghĩa rất nhiều đối với bạn , bạn rất có thể khiến mọi người bối rối - và khiến họ bị đau nửa đầu.
Nếu bạn là một người luyện chữ và có xu hướng viết quá nhiều, thì hãy luôn quay lại và bắt tay vào việc "cắt nhỏ" những câu đó. Hãy nghĩ ra những cách mới và sáng tạo để rút ngắn chúng hoặc có thể bạn có thể xóa chúng hoàn toàn. Có thể bạn đang cung cấp quá nhiều thông tin. Cho mọi người biết họ cần gì để biết chứ không phải những gì bạn muốn họ biết bạn biết rôi. Bạn biết không?
2. Gửi một email hai từ
Điều ngược lại với email mới là những email có một hoặc hai từ không giải thích được điều gì cả. Nó giống như khi tôi hỏi các con tôi trong bàn ăn tối, "Vậy ngày hôm nay của bạn thế nào? "Sau một lúc, một câu trả lời miễn cưỡng, " Tốt thôi. "Không hiểu tại sao tôi thậm chí còn bận tâm, tôi nhấn tiếp." Bạn đã làm gì, có gì vui không? "Câu trả lời không thể tránh khỏi, " Không, không hẳn. "
Tôi thực sự không hiểu tại sao một số người thậm chí còn bận tâm đến việc sử dụng email. Nếu bạn may mắn, một email từ người này sẽ chứa một câu đầy đủ. Nếu bạn không may mắn, người đó sẽ yêu cầu bạn làm điều gì đó cho họ, nhưng không buồn giải thích chính xác những gì họ muốn bạn làm. Nó giống như gửi một thông báo về sự cố qua radio khi bạn bị lạc ở giữa vùng hoang dã và không thông báo cho đội cứu hộ biết tọa độ của bạn là gì.
Nó vô cùng bực bội, vì mọi người phải đấu tranh để hiểu bạn đang nói về cái quái gì vậy. Thậm chí tệ hơn, bạn thực sự có thể buộc họ phải lãng phí thời gian trả lời email của bạn, chỉ để yêu cầu bạn giải thích thêm một chút.
Tôi nghi ngờ rằng hầu hết những người gặp vấn đề này đều viết những email ngắn như vậy bởi vì đánh máy là một bài tập nặng nhọc. Không phải ai cũng có thể gõ hơn 60 đến 70 từ một phút, vì vậy bạn phải có một chút thông cảm cho nhóm này.
3. Gửi một email hàng loạt có nghĩa là cho một người
Bạn có thực sự muốn đánh dấu mọi người không? Gửi một email hàng loạt cho mọi người trong văn phòng của bạn chỉ để khiển trách một người về việc họ đã làm sai. Tôi gọi đây là email "sỉ nhục công khai". Thông thường, mọi người trong văn phòng có thể đã biết rằng một người cụ thể đã mắc lỗi, nhưng người quản lý không thể để yên cho điều đó. Vì vậy, họ gửi một email hàng loạt cho mọi người giải thích rất chi tiết và tuyệt vời tại sao một hành động cụ thể lại làm sai hoặc tại sao sai lầm cụ thể đó lại tồi tệ đến vậy.
Tôi phải thừa nhận rằng trong một số vai trò quản lý của tôi trước đây, tôi đã sa vào hành vi này. Tôi đã thấy các đồng nghiệp khác của tôi cũng làm điều đó. Đó là một sai lầm dễ mắc phải, bởi vì bạn có thể thực sự muốn đảm bảo rằng những người khác mà bạn đang quản lý không mắc phải sai lầm tương tự. Thực tế là nếu mọi người đã biết về nó, người có lỗi sẽ bị sỉ nhục. Nếu họ không biết về điều đó, mọi người sẽ bối rối và không chắc liệu bạn có đang nói về họ hay không.
Làm cho nó đơn giản - nói về vấn đề cụ thể với người mắc lỗi. Sau đó, nếu bạn cảm thấy nó đủ quan trọng đối với mọi người, hãy gửi một thông báo nhưng làm cho nó có vẻ như đó chỉ là một "FYI" chung chung được gửi xuống từ cấp quản lý cao hơn - điều này loại bỏ giọng điệu buộc tội và làm cho nó bớt cá nhân hơn.
4. Sử dụng trạng từ ấn tượng
Một hành vi rất phổ biến khác trong email - thường là từ những người rất đam mê công việc của họ nói chung hoặc về một dự án cụ thể đang được thảo luận. Hành vi đó là việc lạm dụng các trạng từ rất kịch tính. Những câu như, "Thiết kế đó sai một cách khủng khiếp "hoặc" Cách tiếp cận đó rất mơ hồ " chỉ để đưa cảm xúc vào cuộc thảo luận.
Khi bạn nhìn vào những câu đó mà không có trạng từ, bạn có thể thấy chúng giống như kinh doanh hơn - và ít phản đối hơn - chúng giống như thế nào. Nếu không, bạn sẽ giống như một con nhóc hư hỏng, quá kịch tính.
Hãy thử nó mà không có trạng từ. Thiết kế đó là sai. Cách tiếp cận đó là mơ hồ.
Nó có thể không làm hài lòng người nhận - nhưng nó cũng không tấn công họ và khiến họ ở thế phòng thủ. Nó chuyên nghiệp hơn và bạn thực sự có thể vượt qua mình như một người trưởng thành trưởng thành, ngay cả khi bạn không đồng ý với ai đó.
5. Lạm dụng giọng nói thụ động
Thực sự cho đến tận cuối sự nghiệp viết lách của mình, tôi mới thực sự tìm hiểu và hiểu rõ về giọng đọc thụ động. Vấn đề với việc tìm hiểu về nó, là bạn bắt đầu thấy nó ở khắp mọi nơi. Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất của giọng bị động là trong email, vì giọng bị động cho phép một người tách mình khỏi một hành động.
Thay vì nói, " Tôi đã chở khách đến sân bay" , mà trách nhiệm đặt lên vai bạn, thay vào đó, bạn có thể viết, " Khách hàng đã được đưa đến sân bay."
Đây là một hành vi phổ biến ở những người lo lắng về việc chịu trách nhiệm về bất cứ điều gì, bởi vì nếu có bất cứ điều gì sai, họ không muốn bị đổ lỗi. Đây cũng là những người phàn nàn khi những người chấp nhận rủi ro - những người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc - được công nhận hoặc thăng chức. Sự thật là, mọi người nhìn thấy qua giọng nói thụ động trong email. Nếu bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoàn thành một mục tiêu, đừng ngại ghi nhận công lao!
6. Tự vỗ lưng
Thật kỳ lạ, những người thường xuyên sử dụng giọng nói thụ động trong email lại là những người hầu như luôn viết về mọi thứ bằng ngôi thứ nhất. Đọc email của họ, bạn sẽ nghĩ rằng một dự án không phải là nỗ lực của một nhóm, nó là một thành tựu cá nhân. Bạn sẽ nghĩ rằng người gửi email đã hoàn thành tất cả công việc!
Làm thế nào để bạn nhận ra những email này? Đếm số lần xuất hiện của từ "I".
Đọc email từ kiểu người này, rõ ràng là họ cảm thấy cả thế giới xoay quanh họ và mọi người nên dành cho họ những lời khen ngợi không ngừng cho tất cả công việc mà họ đã một tay hoàn thành. Những email này luôn khiến đồng đội cảm thấy chán nản và hoàn toàn không được đánh giá cao. Cách tiếp cận này là cách nhanh chóng dẫn đến sự tức giận và cô lập khỏi các đồng nghiệp của bạn.
Tôi chắc chắn rằng có rất nhiều loại email khác thực sự làm phiền và xúc phạm mọi người. Tôi cá là bạn cũng có danh sách của riêng mình! Những loại email nào thực sự khiến bạn khó chịu? Những loại thú cưng của bạn bị trộm? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.