Email không mong muốn có thể chiếm dụng dung lượng lớn trên máy tính. Để khắc phục, Microsoft cung cấp một tham số trong Microsoft Outlook quy định số lượng email được tải về máy cục bộ. Nếu tài khoản email của bạn kết nối với Microsoft Exchange Server (như Office 365 hay Hotmail), tham số này sẽ tự động giới hạn email tải xuống. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này để Outlook tải tất cả email từ máy chủ.
Cho phép Outlook tải toàn bộ email
Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp email khác ngoài Microsoft Exchange Server (ví dụ: Google), Outlook sẽ bỏ qua tham số này và tải về toàn bộ thư.
Để tải tất cả email từ Exchange Server trong Outlook:
- Kết nối với Microsoft Exchange qua liên kết
- Thay đổi cài đặt tài khoản Exchange
1. Kết nối với Microsoft Exchange qua liên kết
Cách đơn giản nhất để tải toàn bộ email từ Exchange Server là cuộn xuống cuối thư mục. Nếu trên máy chủ còn nhiều mục hơn, bạn sẽ thấy liên kết 'Click here to view more on Microsoft Exchange' (Nhấn vào đây để xem thêm trên Microsoft Exchange).
Nhấn vào liên kết đó và Outlook sẽ bắt đầu tải tất cả email về máy tính trong giây lát.
2. Thay đổi cài đặt tài khoản Exchange
Mở Microsoft Outlook, vào menu 'File' (Tệp) và chọn 'Account Settings' (Cài đặt tài khoản).
Tiếp theo, chọn 'Account Settings' lần nữa từ menu thả xuống.
Trong cửa sổ 'Account Settings', chọn tài khoản của bạn và nhấn nút 'Change' (Thay đổi).
Trong cửa sổ 'Offline Settings' (Cài đặt ngoại tuyến) hiện ra, kiểm tra xem 'Use Cached Exchange Mode' (Sử dụng chế độ Exchange đã lưu) đã được bật chưa. Nếu có, kéo thanh trượt 'Mail to keep offline' (Thư giữ ngoại tuyến) đến mức thời gian mong muốn.
Mặc định có các tùy chọn từ 3 ngày đến 5 năm và All (Tất cả). Chọn 'All' nếu muốn Outlook tải toàn bộ thư về máy tính. Trước khi chọn 'All', hãy đảm bảo ổ cứng còn đủ dung lượng trống.
Khi xong, nhấn 'Next' (Tiếp theo) và khởi động lại Outlook khi được yêu cầu.
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy thông báo ở góc dưới cùng của Outlook: 'All folders are up to date' (Tất cả thư mục đều cập nhật). Điều này xác nhận bạn đã tải thành công tất cả email từ Microsoft Exchange Server về Outlook.
Liên quan: Tùy chọn "Leave a copy of messages on the server" bị thiếu trong Outlook.
Hy vọng mẹo này hữu ích cho bạn.
