Computer >> Máy Tính >  >> Hệ thống >> Windows

Mẹo &Thủ thuật Outlook Cải thiện Trải nghiệm Gửi thư của Bạn:Phần II

Trong bài viết trước, chúng tôi đã thảo luận về một số mẹo và thủ thuật của Outlook để cải thiện việc quản lý thư cho bạn. Dưới đây là một số thủ thuật khác có thể hữu ích để tăng tốc công việc của bạn.

  1. Ủy quyền truy cập thư và lịch của bạn

Sắp đi nghỉ nhưng lại lo lắng về cách quản lý hộp thư đến của mình. Đừng lo lắng, với Outlook, bạn có thể ủy quyền truy cập vào hộp thư của mình.

Để thực hiện việc này, hãy mở tab Tệp ->Cài đặt tài khoản ->Quyền truy cập được ủy quyền-> Nhấp vào Thêm -> Nhập tên của người mà bạn muốn cấp quyền truy cập.

Bạn có thể đặt cấp truy cập bằng cách thay đổi tùy chọn. Bạn có thể ủy quyền lịch và danh sách công việc trong khi vẫn giữ email và danh bạ ở chế độ riêng tư.

  1. Quản lý biên nhận đã đọc

Nếu bạn nhận được thư có yêu cầu xác nhận đã đọc, điều đó có nghĩa là người gửi muốn nhận được xác nhận rằng bạn đã nhận được thư. Chà, bạn có thể tùy chỉnh hành vi của họ.

Tất cả những gì bạn cần làm là  tab Tệp ->Tùy chọn->chế độ xem Thư -> cuộn xuống phần Theo dõi.

Bây giờ, bạn có thể chọn có gửi biên nhận hay không.

Phải đọc: Cách định cấu hình Windows Live Hotmail với Outlook

  1. Xem xét kỹ lưỡng việc tìm kiếm bằng cách tạo các thư mục tìm kiếm

Outlook cho phép bạn tạo các thư mục tìm kiếm để tăng tốc độ tìm kiếm các email quan trọng của bạn. Đối với bất kỳ tìm kiếm nào, bạn thực hiện thường xuyên, chỉ cần lưu tìm kiếm để truy cập nhanh. Giờ hãy nhấp vào Thư mục tìm kiếm trong bảng điều khiển bên trái, chọn “Thư mục tìm kiếm mới” rồi tùy chỉnh tìm kiếm theo sở thích của bạn.

  1. Nhận email không được gửi trực tiếp cho bạn từ hộp thư đến của bạn.

Bạn phải nhận những email không được gửi trực tiếp cho bạn, điều đó có nghĩa là bạn đã được CC hoặc BCC cho những email đó. Bạn có thể chuyển hướng email đến một thư mục khác để chúng không chất đống trong Hộp thư đến của bạn.

Tất cả những gì bạn cần làm là –  chuyển đến Quy tắc> Quy tắc mới-> nút “Tùy chọn nâng cao”. Trong cửa sổ Quy tắc, hãy chọn “nơi tên tôi không có trong hộp Đến”,  bạn sẽ được chuyển hướng đến một cửa sổ “Chuyển nó vào thư mục được chỉ định”.

  1. Cảnh báo trên màn hình

Thỉnh thoảng, bạn nhận được email, nếu Desktop Alert được bật, bạn sẽ nhận được thông báo tương tự. Có hơi mất tập trung không, đặc biệt là khi bạn đang làm việc gì đó quan trọng?

Nếu bạn muốn tắt cảnh báo –

Vào Tùy chọn -> Thư -> tắt tùy chọn “Hiển thị cảnh báo trên màn hình”.

Phải đọc: Cách khắc phục sự cố tìm kiếm trong Outlook

  1. Múi giờ

Nếu thường xuyên di chuyển đến những nơi có múi giờ khác nhau, bạn có thể thấy khó chịu khi xem các cuộc họp và cuộc hẹn trong Outlook theo giờ địa phương.

Để thay đổi điều đó, hãy đi tới Tệp-> Tùy chọn-> Lịch, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn đặt múi giờ địa phương của mình. Bạn có thể đặt múi giờ thứ hai được hiển thị để theo dõi thời gian ở nhà của bạn.

  1. Ghi chú “Sau đó”

Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.

  1. Encrypted Email

It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.

To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.

Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.

 Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers

  1. Access Your Personal Email Within Outlook

You can add your personal mailbox to Outlook.

To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.

Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.

Must Read: How Outlook Lets You Recover Accidently Deleted Items from Email

  1. Instantly create new emails and appointments

While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to  Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.

So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.