Trong bài trước, chúng ta thảo luận một số mẹo Outlook cải thiện quản lý thư. Dưới đây là thêm vài thủ thuật tiện ích tăng tốc công việc.
- Ủy quyền truy cập Thư & Lịch
Đi nghỉ nhưng lo hộp thư sẽ quản lý sao? Đừng lo, với Outlook, bạn có thể ủy quyền truy cập hộp thư.
Làm thế này: Mở tab File → Account Settings → Delegate Access → Nhấp Add → Nhập tên người muốn cấp quyền.
Bạn có thể đặt cấp độ truy cập bằng cách thay đổi preferences. Có thể ủy quyền lịch và danh sách việc trong khi giữ email và contact riêng tư.
- Quản lý xác nhận đọc (Read Receipts)
Nếu nhận tin nhắn có yêu cầu xác nhận đọc, nghĩa là người gửi muốn xác nhận bạn đã nhận tin. Bạn có thể tùy chỉnh hành vi này.
Cần làm: File → Options → Mail view → cuộn xuống phần Tracking.
Bây giờ bạn chọn xem có gửi xác nhận hay không.
Bắt buộc đọc: Cách cấu hình Windows Live Hotmail với Outlook
- Thu hẹp tìm kiếm bằng Tìm kiếm thư mục (Search Folders)
Outlook cho phép tạo thư mục tìm kiếm để tăng tốc tìm email quan trọng. Với bất kỳ tìm kiếm thường xuyên, chỉ lưu tìm kiếm để truy cập nhanh. Nhấp Search Folders bên trái, chọn "New Search Folder", tùy chỉnh tìm kiếm theo ý thích.
- Chuyển email không gửi trực tiếp cho bạn ra khỏi Inbox
Bạn chắc chắn nhận email không gửi trực tiếp cho bạn (CC hoặc BCC). Bạn có thể chuyển email sang thư mục khác để chúng không chồng chất Inbox.
Cần làm – vào Rules → New Rules → nút "Advanced Options". Trong cửa sổ Rules, chọn "where my name is not in the To box", bạn sẽ chuyển đến cửa sổ "Move it to the specified folder".
- Cảnh báo Desktop (Desktop Alert)
Thỉnh thoảng nhận email, nếu Desktop Alert bật, bạn nhận thông báo. Có hơi phân tâm, nhất khi làm việc quan trọng?
Muốn tắt cảnh báo –
Vào Options → Mail → tắt tùy chọn "Display a Desktop Alert".
Bắt buộc đọc: Cách khắc phục sự cố tìm kiếm Outlook
- Múi giờ (Time Zones)
Nếu thường xuyên đi lại nơi múi giờ khác nhau, bạn có thể thấy khó chịu nhìn cuộc họp/lịch hẹn trong Outlook ở giờ địa phương.
Để thay đổi, vào File → Options → Calendar, bạn tìm tùy chọn đặt múi giờ địa phương. Bạn có thể đặt múi giờ thứ hai hiển thị để theo dõi giờ tại nhà.
- Ghi chú "Post-it" (Sticky Notes)
Outlook có ghi chú dính riêng. Truy cập bằng Ctrl+Shift+N từ bất kỳ đâu trong Outlook để tạo ghi chú mới. Hoạt động như Sticky Notes. Bạn có thể phân loại và đổi màu nền. Quản lý ghi chú bằng cách nhấp icon Note dưới khung View: copy, in, tìm ghi chú cụ thể, v.v.
- Email mã hóa (Encrypted Email)
Luôn nên cẩn thận khi gửi email. Đảm bảo email đến an toàn người nhận, bạn có thể mã hóa nội dung và đính kèm, chỉ người nhận có khóa chung mới truy cập được.
Làm thế: File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → E-mail Security. Bật ký số và mã hóa rất dễ.
Lưu ý: Cần tạo và nhập Digital ID nếu chưa có.
Nhấp "Get a Digital ID" xem link các nhà cung cấp.
- Truy cập Email cá nhân trong Outlook
Bạn có thể thêm hộp thư cá nhân vào Outlook.
Làm thế: File → Add account → Hộp thoại hỏi thông tin nhà cung cấp (Gmail, Yahoo). Thiết lập truy cập qua POP hoặc IMAP.
Lưu ý: Với Outlook 2013, chỉ cần nhập địa chỉ email, Outlook lo phần còn lại. Để truy cập Outlook.com từ phiên bản cũ, cửa sổ mở, chọn Manually configure server settings or additional server types → Microsoft Outlook Hotmail Connector. Bây giờ bạn truy cập webmail cùng lịch cá nhân.
Bắt buộc đọc: Cách Outlook khôi phục mục email xóa nhầm
- Tạo ngay email mới và cuộc hẹn
Khi kiểm tra email hoặc lên lịch theo email, bạn có thể phải chuyển qua lại giữa chế độ lịch và email thường xuyên. May mắn thay, dù kiểm tra inbox hay lịch, bạn có thể tạo email mới, cuộc hẹn, contact, vào Home tab → New Items. Nếu không muốn mở Outlook, chuột phải icon Outlook trên taskbar Windows 7/8 để mở danh sách nhanh tạo mục mới.
Đây kết thúc danh sách mẹo và thủ thuật Outlook. Nếu bạn nghĩ chúng tôi bỏ lỡ gì, hãy cho biết trong bình luận bên dưới.