Tạo bản trình bày trong PowerPoint sẽ dễ dàng hơn đáng kể nếu bạn biết một số mẹo và thủ thuật. Chúng tôi đã chỉ cho bạn cách thay đổi kích thước trang trình bày, chèn tệp PDF, thêm nhạc và cách làm cho PowerPoint của bạn hấp dẫn hơn.
Cho dù bạn là người mới tạo bản trình bày PowerPoint hay bạn là một chuyên gia, bạn có thể cải thiện hơn nữa bằng cách kết hợp các ý tưởng thiết kế PowerPoint mới.
1. Cách khóa hình ảnh trong PowerPoint
Việc khóa hình ảnh trong bản trình bày PowerPoint sẽ ngăn tỷ lệ hoặc tỷ lệ khung hình của hình ảnh không bị bóp méo hoặc vượt quá tỷ lệ.
Để khóa hình ảnh trong PowerPoint, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Kích thước và Vị trí .
- Chọn hộp có nhãn Khóa tỷ lệ co .
Cũng có thể khóa hình ảnh hoặc đối tượng để không thể thay đổi kích thước hoặc di chuyển nó xung quanh trang chiếu. Tính năng này có thể bị thiếu trong hầu hết các phiên bản PowerPoint trên máy tính. Bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh, hình dạng hoặc đối tượng và chọn Khóa .
Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, một giải pháp là đặt các đối tượng vào trang chiếu chính. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy đọc cách chỉnh sửa trang trình bày chính trong PowerPoint.
2. Vòng lặp Trình chiếu trong PowerPoint
Nếu bạn định chạy liên tục trình chiếu PowerPoint, bạn có thể đặt trình chiếu thành vòng lặp thay vì phải khởi động lại theo cách thủ công.
- Mở PowerPoint bạn muốn lặp lại.
- Chọn Trình chiếu Trang trình bày tab.
- Chọn Thiết lập trình chiếu nút.
- Chọn hộp có nhãn Liên tục lặp lại cho đến khi 'Esc.'
- Chọn OK nút.
Bạn sẽ cần nhấn Esc phím để kết thúc bản trình bày PowerPoint lặp lại. Nhấp vào trang trình bày cuối cùng trong bộ bài của bạn hoặc nhấn phím mũi tên phải trên bàn phím sẽ khiến trình chiếu khởi động lại.
3. Cách giảm kích thước của PowerPoint
Tệp PowerPoint có thể trở nên lớn nếu bạn đã chèn các tệp phương tiện hoặc hình ảnh có độ phân giải cao. Chúng tôi có một số mẹo và thủ thuật PowerPoint có thể giúp giảm kích thước tệp PowerPoint của bạn.
- Chỉ nhúng các ký tự phông chữ được sử dụng trong bản trình bày của bạn bằng cách chọn Tệp > Tùy chọn > Lưu trong menu bên trái.
- Nếu bạn đã chọn nhúng phông chữ vào tệp, hãy chọn nút Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong bản trình bày tùy chọn.
- Xóa dữ liệu chỉnh sửa hình ảnh. Khi bạn chỉnh sửa hình ảnh trong PowerPoint, nó sẽ lưu hình ảnh gốc và phiên bản đã chỉnh sửa của bạn. Để ngăn chặn điều này:
- Chọn Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
- Trong Kích thước và Chất lượng Hình ảnh , chọn hộp có nhãn Hủy dữ liệu chỉnh sửa .
- Để giảm thêm kích thước PowerPoint của bạn, hãy bỏ chọn hộp có nhãn Không nén hình ảnh trong tệp và chọn độ phân giải mặc định thấp hơn cho hình ảnh của bạn.
- Nén thêm hình ảnh bằng cách chọn một hình ảnh trong trình chiếu của bạn.
- Ở Định dạng Ảnh , chọn tab Nén ảnh cái nút. Bạn có thể chọn áp dụng các tùy chọn nén cho tất cả hình ảnh hay chỉ ảnh bạn đã chọn.
- Chọn hộp có nhãn Xóa các vùng ảnh đã cắt và chọn Sử dụng độ phân giải mặc định . Nhấn OK .
Bằng cách giảm kích thước tệp PowerPoint của mình, bạn sẽ làm cho tệp lưu trữ và gửi email dễ dàng hơn.
4. Cách thêm và in ghi chú PowerPoint
Thêm ghi chú của người thuyết trình để giúp người thuyết trình nhớ những gì cần nói trong khi trình bày bằng cách chọn Ghi chú ở cuối PowerPoint. Nhập một tập lệnh hoặc chỉ một vài ghi chú làm lời nhắc.
Để in bản trình bày có ghi chú, hãy chọn Trang ghi chú trong Cài đặt của hộp thoại In.
5. Cách chỉnh sửa nền PowerPoint
Để thêm, xóa hoặc chỉnh sửa đồ họa nền khỏi các trang trình bày của bạn bằng ứng dụng PowerPoint trên máy tính để bàn, bạn cần chọn Trang trình bày chính từ Chế độ xem thực đơn. Sau đó, ở bên trái, chọn trang chiếu cái hoặc một trong các bố cục xuất hiện bên dưới trang trình bày:Nhấp chuột phải và chọn Định dạng nền . Chọn hộp có nhãn Ẩn đồ họa nền .
Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint trong một trình duyệt, bạn có thể nhận thấy rằng không có trang trình bày chính. Khi bạn sử dụng phiên bản trực tuyến, bạn có thể trực tiếp thêm, xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ đồ họa nào xuất hiện trên trang chiếu.
6. Cách liên kết với một trang trình bày khác trong bản trình bày
Liên kết với một trang trình bày khác trong cùng một bản trình bày có thể hữu ích nếu bạn dự đoán cần phải bỏ qua một phần của bản trình bày do hạn chế về thời gian hoặc tham khảo lại trang trình bày trước đó. Nó đơn giản như thêm một siêu liên kết.
- Chọn văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng bạn muốn sử dụng làm liên kết.
- Chọn Chèn > Liên kết hoặc nhấp chuột phải và chọn Siêu kết nối .
- Trong hộp thoại Chèn siêu kết nối, bên dưới Liên kết tới , chọn Đặt trong tài liệu này .
- Chọn trang trình bày bạn muốn liên kết đến và nhấn OK nút.
7. Luôn nhất quán bằng cách sử dụng Format Painter
Tính nhất quán là dấu hiệu của một bản trình bày PowerPoint được thiết kế tốt. Ví dụ, các tiêu đề trang trình bày phải có cùng màu sắc, phông chữ và cỡ chữ trong toàn bộ trang trình bày. Sử dụng trình vẽ định dạng giúp việc chuẩn hóa tất cả các tiêu đề và nhãn thành phần trong bản trình bày của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
- Chọn nội dung có định dạng bạn thích.
- Trong Trang chủ , chọn tab Định dạng họa sĩ .
- Tiếp theo, chọn thứ gì đó khác và định dạng của phần tử đầu tiên sẽ tự động được áp dụng.
Giản dị. Để áp dụng định dạng cho nhiều phần tử, hãy nhấp đúp vào Trình vẽ định dạng và lặp lại bước # 3 ở trên cho đến khi bạn áp dụng định dạng cho tất cả các phần tử bạn muốn. Nhấn Esc để dừng sử dụng Trình vẽ định dạng.
8. Trông thông minh với SmartArt
Tính năng SmartArt tích hợp của PowerPoint sẽ giúp đưa bản trình bày của bạn lên một tầm cao mới. Với SmartArt, bạn có thể chuyển đổi văn bản đơn giản, nhàm chán sang đồ họa hấp dẫn.
- Chọn văn bản bạn muốn chuyển đổi thành đồ họa.
- Trên Trang chủ , chọn Chuyển đổi sang SmartArt .
- Chọn tuỳ chọn bạn thích nhất. Khi di chuột qua các tùy chọn khác nhau, bạn sẽ thấy văn bản của mình trông như thế nào được chuyển đổi thành tùy chọn SmartArt đó.
- Nếu bạn muốn tùy chọn SmartArt cho phép bạn thêm ảnh, hãy chọn Thêm đồ họa SmartArt .
- Trong trình đơn bên trái, chọn Hình ảnh .
- Chọn tùy chọn bạn thích nhất.
- Chọn OK nút.
- Để thêm hình ảnh, hãy chọn biểu tượng hình ảnh trong phần tử SmartArt và chọn chèn hình ảnh từ tệp trên máy tính của bạn hay từ nguồn trực tuyến như Bing.
Thư viện SmartArt có hàng chục tùy chọn để bạn lựa chọn. Một trong số chúng chắc chắn sẽ làm cho trang trình bày của bạn hấp dẫn hơn.
9. Căn chỉnh các đối tượng của bạn
Bạn đã sử dụng Trình vẽ định dạng để đảm bảo định dạng của bạn nhất quán trong suốt bản trình bày của bạn. Khi bạn đang ở đó, hãy đảm bảo rằng tất cả các đối tượng của bạn được căn chỉnh hoàn hảo bằng cách sử dụng Căn chỉnh của PowerPoint công cụ.
- Chọn các đối tượng bạn muốn căn chỉnh bằng cách giữ Shift khi bạn chọn từng đối tượng.
- Trong Định dạng , chọn Căn chỉnh .
- Chọn cách bạn muốn đối tượng đã chọn căn chỉnh.
- Để phân phối đồng đều ba hoặc nhiều đối tượng, hãy chọn các đối tượng, sau đó chọn Căn chỉnh và Phân phối theo chiều ngang hoặc Phân phối theo chiều dọc .
Chủ ý về cách các đối tượng trên trang trình bày của bạn được căn chỉnh là một chặng đường dài để tạo ra một bản trình bày chuyên nghiệp.
10. Cách sử dụng bố cục hình ảnh
Khi bạn đang làm việc với một trang chiếu có một hoặc nhiều hình ảnh, hãy thử sử dụng công cụ Bố cục Hình ảnh được tích hợp sẵn của PowerPoint. Đó là SmartArt cho hình ảnh.
- Chọn tất cả các hình ảnh trên trang chiếu (giữ xuống Shift để chọn nhiều hình ảnh).
- Trong Công cụ Hình ảnh trình đơn, chọn Định dạng > Bố cục hình ảnh .
- Di chuột qua các tùy chọn để tìm Bố cục ảnh bạn thích nhất và chọn nó.
Nếu bạn quyết định không muốn sử dụng Bố cục hình ảnh, bạn có thể chuyển đổi hình ảnh của mình trở lại Hình dạng bằng cách chọn Thiết kế > Chuyển đổi > Chuyển đổi sang hình dạng .
11. Tiết kiệm với các Chuyển đổi Trang trình bày
Khi bạn phát hiện ra rằng bạn có thể thêm hình ảnh động giữa các trang trình bày, bạn có thể muốn thử tất cả chúng. Tuy nhiên, bạn nên nhớ quy tắc cơ bản của bản trình bày PowerPoint:ít hơn là nhiều hơn. Nếu bạn thực sự phải sử dụng chuyển tiếp, hãy sử dụng các chuyển tiếp đơn giản như Cắt và Fade .
- Chọn một trang trình bày.
- Từ Chuyển đổi , chọn một chuyển đổi.
- Chọn Tuỳ chọn Hiệu ứng nếu có thể chọn cài đặt bổ sung cho quá trình chuyển đổi.
- Chọn Xem trước để xem quá trình chuyển đổi trong thực tế.
12. Sử dụng ảnh động một cách khôn ngoan
Trong khi bạn đang điều chỉnh các chuyển đổi trang trình bày của mình, hãy đảm bảo rằng bạn cũng đang sử dụng hoạt ảnh một cách thận trọng. Hoạt ảnh văn bản hoặc các đối tượng trên một trang chiếu có thể giúp cho bài thuyết trình của bạn trôi chảy, nhưng quá nhiều hoạt ảnh có thể gây mất tập trung. Hãy thận trọng về thời gian và địa điểm bạn sử dụng chúng.
Để thêm hoạt ảnh và hiệu ứng:
- Chọn văn bản hoặc đối tượng bạn muốn tạo hoạt ảnh.
- Trên Hoạt ảnh , chọn một hoạt ảnh.
- Tiếp theo, chọn Tùy chọn Hiệu ứng để chọn một hiệu ứng. Lưu ý, các Tùy chọn Hiệu ứng sẽ khác nhau tùy thuộc vào hoạt ảnh bạn đã chọn.
Bạn có thể chọn các cách khác nhau để bắt đầu hoạt ảnh. Trong Thời gian phần Hoạt ảnh , chọn thời điểm bắt đầu hoạt ảnh.
- Khi nhấp . Tùy chọn này sẽ bắt đầu hoạt ảnh khi bạn nhấp vào trang trình bày.
- Với trước đó . Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn hoạt ảnh phát cùng lúc với hoạt ảnh trước đó trong chuỗi.
- Sau trước . Hoạt ảnh sẽ bắt đầu ngay sau khi phần trước kết thúc.
- Thời lượng . Tùy chọn này cho phép bạn tạo hiệu ứng kéo dài hơn hoặc ngắn hơn.
- Độ trễ . Thêm một chút thời gian trước khi hiệu ứng bắt đầu.
Để thay đổi thứ tự phát hoạt ảnh của bạn:
- Chọn một điểm đánh dấu hoạt ảnh trên một trang chiếu (hoặc chuyển đổi trên Ngăn Hoạt ảnh bằng cách chọn nó trong Hoạt ảnh nâng cao phần Hoạt ảnh và chọn một hoạt ảnh trong danh sách.)
- Trong Thời gian phần Hoạt ảnh , chọn Di chuyển sớm hơn hoặc Di chuyển sau .
Để thêm hoạt ảnh vào một nhóm đối tượng:
- Nhấn Ctrl và chọn nhiều đối tượng.
- Chọn Định dạng > Nhóm > Nhóm để tạo một nhóm.
- Chọn một hoạt ảnh từ Hoạt ảnh tab.
Nếu bạn sử dụng chúng đúng cách, hoạt ảnh có thể làm cho bản trình bày của bạn rõ ràng hơn và người xem dễ hiểu hơn.
13. K.I.S.S.
Các trang trình bày PowerPoint hiệu quả nhất khi chúng đơn giản. Khi bạn chỉ bao gồm thông tin quan trọng nhất trên các trang trình bày của mình, bạn sẽ giúp mọi người hiểu và ghi nhớ thông điệp của bạn dễ dàng hơn. Bạn luôn có thể nói nhiều hơn về chủ đề, nhưng đừng đóng gói trang trình bày với nhiều nội dung hơn bạn cần. Xét cho cùng, khán giả của bạn nên nghe nhiều hơn là đọc.
14. Tìm kiếm các mẫu, hình ảnh và đồ họa chất lượng cao
Khi bạn giữ nó đơn giản, điều đó có nghĩa là sử dụng hình ảnh và đồ họa trông đẹp mắt. Chúng tôi đã tổng hợp một số địa điểm và trang web có kho ảnh tuyệt vời để có được các mẫu PowerPoint đẹp.
15. Xuất bản trình bày dưới dạng video
Khi bạn hài lòng với bản trình bày của mình, hãy xuất nó dưới dạng video:
- Chọn Tệp > Xuất .
- Chọn Tạo video .
- Chọn chất lượng của video và có sử dụng thời gian và tường thuật đã ghi hay không.
- Đặt thời lượng của mỗi trang trình bày.
- Chọn Tạo video nút.
- Điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu tệp video.
- Chọn nút Lưu nút.
Bằng cách triển khai các mẹo và thủ thuật này, bạn sẽ đưa bản trình bày của mình lên một tầm cao mới!
Tuy nhiên, có lẽ bất chấp tất cả các mẹo và thủ thuật bạn đã học, bạn vẫn quyết định loại bỏ hoàn toàn phần mềm. Rất nhiều bản trình bày PowerPoint đã khiến khán giả chìm vào giấc ngủ mà giờ đây chúng ta có một thuật ngữ cho nó:“cái chết của PowerPoint”. Trong trường hợp đó, hãy tạm biệt Powerpoint và xem bảy lựa chọn thay thế cho PowerPoint mà bạn có thể sử dụng trực tuyến.