Trong lực lượng lao động hiện đại, email của bạn thường biến thành danh sách tác vụ. Trello là ứng dụng tuyệt vời để tổ chức tác vụ. Vâng, bây giờ bạn có thể có cùng loại tổ chức đó ngay trong Gmail với tiện ích mở rộng Chrome mới, Sortd.
Sortd là một giao diện (skin) thêm một lớp mới vào Gmail của bạn. Nhấp vào tab đỏ nhỏ ở bên để kích hoạt và bạn sẽ được đưa đến giao diện Sortd, về cơ bản là một bảng kanban – các cột nơi bạn có thể thêm và xóa tác vụ.
Sortd hoạt động như thế nào?
Sortd liệt kê tất cả email của bạn trong một khung đơn ở bên trái, với các bảng chiếm không gian bên phải. Đây là những gì bạn có thể làm với nó:
- Kéo thả email vào bất kỳ bảng tác vụ nào
- Sắp xếp lại email với cùng hành động kéo thả
- Thay đổi chủ đề email để hiểu rõ hơn
- Thêm mục mới thủ công vào bất kỳ bảng tác vụ nào
- Gom nhóm email thành một tác vụ duy nhất
- Đổi tên danh sách
- Thêm danh sách mới
- Đánh dấu bất kỳ mục nào là Hoàn thành, Lưu trữ, Loại bỏ hoặc highlight bằng màu.
- Nhấp vào bất kỳ email nào và bạn sẽ xem được ở chế độ xem trước (đè lên bảng). Bạn cần đóng xem trước để truy cập bảng tác vụ lại.
- Trong chế độ xem trước, đánh dấu email là Hoàn thành
- Trong chế độ xem trước, thêm ghi chú vào email
- Trì hoãn (snooze) email để tổ chức và xử lý tác vụ
- Xem tóm tắt Sortd dưới dạng sidebar trong Gmail
Mẹo dùng Gmail hiệu quả với Sortd
Với số lượng tính năng, bạn có thể bị cám dỗ chơi với Sortd quá nhiều. Đừng sa lầy vào "porn năng suất". Bạn cần ngừng tổ chức và bắt đầu làm, nên chúng tôi có vài mẹo cách sắp xếp bảng tác vụ.
- Tạo bảng tác vụ tên "Hôm nay". Mỗi sáng, duyệt qua inbox và thêm email quan trọng cần xử lý hôm nay.
- Tương tự, có bảng khác tên "Sau". Nếu email cần xử lý ngày mai hoặc vài ngày sau, thêm vào "Sau" và đổi chủ đề thành ngày và thứ cần xử lý. Khi ngày đó đến, thêm vào bảng "Hôm nay".
- Tạo bảng tác vụ tên "Cần làm", thêm việc vặt và tác vụ nhỏ ở đó. Đây nên là mục không nhạy cảm về thời gian, bạn có thể làm khi có cơ hội.
- Tạo bảng tác vụ tên "Đã xong". Khi xong tác vụ, chuyển nó sang bảng này. Tin tôi đi, không gì xoa dịu tâm hồn bằng nhìn thấy những gì bạn đã đạt được hôm nay!
- Thường xuyên xem lại các bảng tác vụ và thay đổi các khuyến nghị trên khi bạn thấy phù hợp.
Nơi Sortd còn thiếu
Sortd tuyệt vời, nhưng vẫn cần một vài cải tiến. Đầu tiên, nó thiếu nhắc nhở và báo thức, cực quan trọng cho tổ chức tác vụ. Bạn cũng không thể chia sẻ bản sao danh sách tác vụ, hữu ích cho làm việc nhóm – tuy nhiên, đây không phải lo ngại lớn nhưng sẽ là tính năng hay.
Vấn đề lớn hơn của tôi với Sortd là nó chỉ hoạt động với một tài khoản Gmail tại một thời điểm. Vì vậy nếu bạn dùng đăng nhập đa tài khoản Gmail cho email cá nhân và chuyên nghiệp, bạn chỉ có thể chọn Sortd chạy trong một tại một thời điểm.
Cách cài Sortd cho Chrome
Nếu bạn vào trang web chính thức Sortd, bạn có thể đăng ký để trở thành người dùng sớm. Tuy nhiên, có một cách thay thế gọn gàng để có Sortd ngay lập tức.
Chỉ cần vào trang tiện ích mở rộng Chrome Web Store cho Sortd và cài đặt nó bằng mã đăng ký MAKEUSEOF. Trong một phút, bạn sẽ sẵn sàng, khiến Gmail hiệu quả hơn. Trong khi đó, còn một số tiện ích mở rộng Chrome tuyệt vời khác cho Gmail bạn nên xem.
Nếu bạn đã cài phiên bản Chrome trước, vui lòng gỡ cài đặt trước khi tải Sortd mới. Phiên bản mới thêm hỗ trợ đa tài khoản và cho phép gán ngày đến hạn, dù chưa có nhắc nhở lúc này. Các nhà phát triển Sortd nói tính năng đó sắp tới trong cập nhật.
Nếu bạn dùng Gmail, chúng tôi quan tâm biết bạn làm thế nào để làm cho nó hiệu quả hơn. Bạn có tiện ích mở rộng hoặc thủ thuật yêu thích nào giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn với ứng dụng email của Google? Bạn có dùng cái gì như Inbox by Gmail mới để làm cho nó tốt hơn? Chia sẻ câu chuyện thành công trong bình luận bên dưới!