Internet cung cấp cho mọi người những công cụ để làm việc hiệu quả hơn, nhưng bạn sẽ làm gì khi số lượng những công cụ đó thực sự bắt đầu khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn? Câu trả lời là tích hợp chúng.
Điển hình là các công cụ của Google. Google cung cấp cho bạn rất nhiều tài nguyên và ứng dụng miễn phí, đến nỗi thật khó hiểu cách họ duy trì hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, ngày nay vô số người dựa vào các dịch vụ như Gmail và Google Drive để hỗ trợ công việc kinh doanh, nghiên cứu của họ hoặc bất kỳ nhu cầu năng suất nào khác được hỗ trợ bởi Google Drive mà bạn có thể nghĩ đến.
Vấn đề là khi bạn có quá nhiều nơi để lưu trữ mọi thứ, việc cố gắng nhớ lại nơi bạn đã lưu trữ một số thông tin nhất định có thể là điều quá sức. Có thể khó hiểu khi tìm ra công cụ nào sẽ sử dụng cho các nhu cầu khác nhau.
Rất may, có một số cách mà bạn có thể tích hợp Gmail và Google Drive để theo một cách nào đó, chúng hoạt động như một công cụ duy nhất mà bạn sẽ không thể sống thiếu.
Tìm kiếm Thông tin
Một trong những điều đầu tiên mọi người thường gặp khi bắt đầu sử dụng nhiều dịch vụ trực tuyến khác nhau là theo dõi mọi thứ đang ở đâu. Một cách dễ dàng để khắc phục điều đó là kết nối tìm kiếm trong Gmail của bạn để bao gồm cả Gmail và GDrive. Để bật tính năng này, chỉ cần đi tới cài đặt Gmail của bạn, nhấp vào liên kết trình đơn "Phòng thí nghiệm" và bật tính năng "Tìm kiếm ứng dụng".
Khi bạn đã bật tính năng này, việc thực hiện tìm kiếm trong trường tìm kiếm của Gmail sẽ trả về kết quả từ tài khoản Google Drive của bạn ở cuối danh sách tìm kiếm thả xuống.
Khi bạn chạy tìm kiếm, các kết quả cho Google Drive sẽ được tách riêng thành một phần ngay bên dưới kết quả tìm kiếm của Gmail.
Như bạn có thể tưởng tượng, việc có thể tìm kiếm nội dung của bạn từ một trường tìm kiếm đơn giản hóa quá trình tìm kiếm thông tin quan trọng của bạn.
Gửi một lần nhấp tới Google Drive
Một cách khác để tiết kiệm số lần nhấp khi bạn đang vội là gửi trực tiếp bất kỳ tệp đính kèm quan trọng nào trong Gmail tới Google Drive của bạn. Ai muốn tải xuống, lưu, đăng nhập vào GDrive và sau đó tải tệp lên? Thật là một nỗi đau, phải không?
Làm điều đó trong một cú nhấp chuột. Cuộn xuống cuối email nơi tệp đính kèm được hiển thị, sau đó di chuột qua biểu tượng tệp đính kèm.
Bạn sẽ thấy biểu tượng Google Drive nhỏ màu trắng bên cạnh biểu tượng tải xuống. Nhấp vào biểu tượng đó và Gmail sẽ tự động chuyển tệp đính kèm vào tài khoản Google Drive của bạn.
Sau đó, một danh sách thả xuống cho phép bạn di chuyển tệp ngay lập tức đến một trong các thư mục con của bạn bên trong Google Drive.
Đính kèm tệp Google Drive
Còn ngược lại thì sao? Điều gì xảy ra nếu bạn muốn đính kèm một trong các tệp Google Drive của mình vào email? Chà, bạn sẽ rất vui khi biết điều đó thật dễ dàng. Khi bạn đang soạn một email mới trong Gmail, chỉ cần di chuột qua biểu tượng Google Drive gần nút "Gửi" màu xanh lam.
Thao tác này sẽ bật lên một cửa sổ nơi bạn có thể chọn một hoặc nhiều tệp từ tài khoản Google Drive để đính kèm vào email của mình.
Chỉ cần một hoặc hai cú nhấp chuột và tệp được chuyển trực tiếp đến email bạn đang soạn. Dễ dàng phải không?
Nhận thông báo về các thay đổi của Google Drive
Luôn cập nhật thông tin khi cộng tác với nhóm bằng Google Drive. Ví dụ:trong khi làm việc trên các bảng tính được chia sẻ, điều quan trọng là phải được cảnh báo khi người khác sửa đổi trang tính. Bạn có thể thiết lập các thông báo đó trên chính bảng tính Google Drive.
Mở bảng tính và nhấp vào "Công cụ" trong trình đơn, sau đó chọn "Quy tắc thông báo ..."
Bạn có thể thiết lập quy tắc thông báo để gửi email khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bất kỳ phần nào của bảng tính, từng trang tính, từng ô riêng lẻ được sửa đổi, trang tính được chia sẻ với bất kỳ ai hoặc ai đó gửi dữ liệu từ biểu mẫu.
Hãy thiết lập điều này như một cách để nhân viên của bạn điền thông tin hoặc cung cấp một số hình thức phản hồi và sau đó bạn không phải lo lắng về việc nhớ kiểm tra tài liệu đó thỉnh thoảng để tìm thông tin cập nhật. Thay vào đó, bạn sẽ tự động nhận được thông báo mỗi khi ai đó cập nhật nó - bạn bớt lo lắng hơn và giúp bạn giải phóng tâm trí để bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn.
Lập lịch gửi email với Google Trang tính
Nếu bạn có email hàng tuần hoặc hàng tháng mà bạn gửi cho nhóm của mình hoặc cho người quản lý của mình, tại sao không tạo một bộ sưu tập các thư đó trong Google Trang tính và gửi những email đó đi đúng lịch trình mà không cần phải nhớ gửi nó? Tôi biết, khoa học viễn tưởng ranh giới, phải không? Thực ra không khó để lên lịch email của bạn theo cách này.
Tờ Lịch trình Gmail được tạo sẵn do Amit Agarwal của Digital Inspiration cung cấp. Bạn có thể truy cập trang tính Lịch biểu Gmail miễn phí của anh ấy và tạo một bản sao trong tài khoản GDrive của riêng bạn. Điều đầu tiên bạn cần làm là vào menu Trình lập lịch của Gmail và cho phép trang tính truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.
Tiếp theo, bạn sẽ cần tạo một bản nháp của thư bạn muốn lên lịch bên trong Gmail (chỉ cần bắt đầu viết email và khi bạn hoàn tất, hãy đóng email mà không cần gửi). Sau khi bạn chọn tùy chọn "Tìm nạp thư" từ menu Trình lập lịch của Gmail, nó sẽ nhập tất cả các email nháp mới của bạn vào bảng tính này. Tiếp theo, tất cả những gì bạn phải làm là chọn ngày bạn muốn gửi email trong cột "Thời gian đã lên lịch".
Khi bạn chọn "Lên lịch thư" từ menu Trình lập lịch của Gmail, bạn sẽ thấy trạng thái "Đã lên lịch" hiển thị trong cột Trạng thái.
Một lỗ hổng nhỏ trong công cụ này mà bạn cần lưu ý là nếu bạn đã có các email Đã lên lịch chưa được gửi đi và bạn chọn nhập các bản nháp mới, nó sẽ xóa ngày đã lên lịch của các email đã lên lịch hiện có và bạn Tôi sẽ cần lên lịch lại những email đó cùng với các email mới được nhập. Không phải là vấn đề lớn, nhưng là điều cần lưu ý.
Hợp nhất Thư trong Gmail
Nói về các tập lệnh thú vị của Amit, một tập lệnh đáng chú ý khác là công cụ Ghép thư của Gmail mà anh ấy cũng cung cấp miễn phí.
Cũng giống như trang lập lịch, bạn cần sao chép trang kết hợp thư vào tài khoản Google Drive của mình và cho phép nó truy cập vào tài khoản Gmail của bạn trong menu Kết hợp Thư. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Bước 1 (Đặt lại). Sau đó, Bước 2 cung cấp cho bạn tùy chọn để nhập danh sách địa chỉ email từ bất kỳ nhóm nào hiện có trong Danh bạ Google của bạn.
Địa chỉ email sẽ hiển thị trong cột "Tên người nhận" và "Địa chỉ email của người nhận". Hoặc, thay vì nhập nhóm, bạn luôn có thể điền vào các cột này theo cách thủ công. Cách nào cũng hiệu quả!
Sau đó, bạn có thể điền vào các trường còn lại để tập hợp email nhóm của mình. Các trường đáng chú ý ở đây bao gồm nội dung thư, cho phép bạn viết các email HTML văn bản đa dạng thức trong trường này. Sử dụng bất kỳ công cụ WYSIWYG nào để tạo HTML cho email của bạn (hoặc viết nó theo cách thủ công nếu bạn chỉ giỏi như vậy). Bao gồm các tệp đính kèm bằng cách thêm ID tài liệu (từ URL Google Drive khi bạn đang xem tài liệu).
Cuối cùng, nhấp vào "Bắt đầu Kết hợp Thư" từ trình đơn Kết hợp Thư và email khối lượng lớn văn bản đa dạng thức của bạn sẽ được gửi, có kèm theo tệp đính kèm.
Lưu trữ Chữ ký Gmail của bạn trên Google Drive
Bạn đã bao giờ nhìn thấy bất kỳ ai có những hình ảnh logo tuyệt vời đó trong chữ ký email của họ chưa? Chà, bạn cũng có thể làm được điều đó nếu bạn tích hợp một hình ảnh được lưu trữ trong thư mục công khai trên tài khoản Google Drive vào chữ ký Gmail của mình. Nó dễ dàng hơn nhiều so với âm thanh.
Trước tiên, hãy tạo một thư mục mới trong tài khoản GDrive của bạn có tên là "Công khai" và đặt nó ở chế độ Công khai và quyền truy cập vào "Bất kỳ ai cũng có thể xem".
Tiếp theo, tải tệp hình ảnh logo lên thư mục chia sẻ đó. Hình ảnh sẽ có cùng cài đặt chia sẻ như chính thư mục. Cuối cùng, lấy URL công khai của hình ảnh của bạn bằng cách ghi chú chuỗi ID cho thư mục trong chế độ xem được chia sẻ. Sau đó, chèn ID và tên hình ảnh vào chuỗi URL sau:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgKhi bạn đã chọn đúng chuỗi, bạn sẽ có thể dán URL vào trình duyệt và xem hình ảnh trong trình duyệt của mình.
Nhập chữ ký của bạn, sau đó đặt con trỏ vào nơi bạn muốn nhúng hình ảnh và bấm vào biểu tượng hình ảnh. Sau đó, dán URL bạn đã tạo ở trên vào trường URL hình ảnh. Viola - hình ảnh chữ ký của bạn giờ sẽ hiển thị với mọi chữ ký email.
Mọi thứ trở nên khá hữu ích và liền mạch khi bạn bắt đầu kết nối các dịch vụ của Google như Gmail và Google Drive, phải không? Nó gần như khiến người ta tự hỏi bạn có thể làm được bao nhiêu việc hiệu quả khác khi bắt đầu tích hợp ứng dụng với Google Drive.
Bạn có biết bất kỳ điều thú vị nào khác mà bạn có thể làm với Gmail và Google Drive không? Hãy chia sẻ ý tưởng sáng tạo của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới. Hãy bắt đầu phát triển với Google Drive và Gmail, phải không?