Internet cung cấp công cụ để mọi người năng suất hơn, nhưng làm sao khi số lượng công cụ đó làm mọi thứ phức tạp hơn? Câu trả lời là tích hợp chúng.
Ví dụ điển hình, công cụ Google. Google cung cấp nhiều tài nguyên và ứng dụng miễn phí đến mức khó hiểu họ kinh doanh như thế nào. Tuy nhiên, số lượng lớn người ngày nay dựa vào dịch vụ như Gmail và Google Drive hỗ trợ kinh doanh, học tập hoặc nhu cầu năng suất Google Drive khác.
Vấn đề là khi bạn có quá nhiều nơi lưu trữ, nó gây choáng ngợp cố gắng nhớ nơi lưu thông tin nào. Có thể gây nhầm lẫn tìm công cụ dùng cho nhu cầu khác.
May mắn thay, có nhiều cách tích hợp Gmail và Google Drive để về mặt nào đó, chúng hoạt động như một công cụ đơn lẻ bạn không thể sống thiếu.
1. Tìm kiếm thông tin
Một trong những điều đầu tiên mọi người gặp khi bắt đầu dùng nhiều dịch vụ trực tuyến là theo dõi đâu là đâu. Cách dễ khắc phục là kết nối tìm kiếm Gmail bao gồm cả Gmail và GDrive. Để bật tính năng, vào cài đặt Gmail, nhấp menu "Labs", và bật tính năng "Tìm kiếm Ứng dụng".
Sau khi bật, tìm kiếm trong trường tìm kiếm Gmail sẽ trả kết quả từ tài khoản Google Drive ở dưới danh sách thả xuống tìm kiếm.
Khi chạy tìm kiếm, kết quả Google Drive được tách thành phần ngay dưới kết quả tìm kiếm Gmail.
Như bạn hình dung, tìm kiếm đồ của bạn từ một trường tìm kiếm duy nhất đơn giản hóa quá trình tìm thông tin quan trọng.
2. Một cú nhấp gửi đến Google Drive
Cách khác tiết kiệm cú nhấp khi vội: gửi bất kỳ tệp đính kèm quan trọng trong Gmail trực tiếp đến Google Drive. Ai muốn tải xuống, lưu, đăng nhập GDrive, rồi tải lên tệp? Quá phiền, đúng không?
Làm một cú nhấp. Cuộn xuống dưới email nơi tệp đính kèm hiển thị, và di chuột qua biểu tượng tệp đính kèm.
Bạn sẽ thấy biểu tượng Google Drive trắng nhỏ bên cạnh biểu tượng tải xuống. Nhấp vào biểu tượng đó và Gmail sẽ tự động chuyển tệp đính kèm đến tài khoản Google Drive.
Sau đó danh sách thả xuống cho bạn di chuyển tệp ngay lập tức đến một trong các thư mục con bên trong Google Drive.
3. Đính kèm tệp Google Drive
Còn ngược lại? Nếu bạn muốn đính kèm tệp Google Drive vào email? Vui biết điều đó cũng dễ như vậy. Khi soạn email mới trong Gmail, chỉ di chuột qua biểu tượng Google Drive gần nút "Gửi" xanh.
Điều này bật cửa sổ bật lên chọn một hoặc nhiều tệp từ tài khoản Google Drive đính kèm vào email.
Chỉ một hoặc hai cú nhấp và tệp chuyển trực tiếp vào email bạn soạn. Dễ phải không?
4. Nhận thông báo thay đổi Google Drive
Nắm rõ khi cộng tác nhóm dùng Google Drive. Ví dụ, làm việc trên bảng tính chia sẻ quan trọng được cảnh báo khi người khác sửa bảng. Bạn thiết lập thông báo đó trên chính bảng tính Google Drive.
Mở bảng tính, nhấp "Công cụ" trong menu, chọn "Quy tắc thông báo..."
Bạn thiết lập quy tắc thông báo gửi email khi bất kỳ thay đổi nào trên bất kỳ phần bảng tính, trang tính riêng, ô riêng bị sửa, bảng được chia sẻ với ai đó, hoặc ai đó gửi dữ liệu từ biểu mẫu.
Thiết lập này như cách nhân viên điền thông tin hoặc cung cấp phản hồi, và bạn không phải lo nhớ kiểm tra tài liệu đó thỉnh thoảng tìm cập nhật. Thay vào đó, bạn tự động nhận thông báo mỗi khi ai đó cập nhật – ít lo lắng và giải phóng tâm trí để làm nhiều việc hơn.
5. Lên lịch email với Google Sheet
Nếu bạn có email hàng tuần/hàng tháng gửi cho nhóm hoặc quản lý, tại sao không xây dựng bộ sưu tập tin nhắn đó trong Google Sheet và để email đi đúng giờ mà không nhớ gửi? Tôi biết, gần như khoa học viễn tưởng, đúng không? Thực tế không khó lên lịch email cách này.
Bảng tính Gmail Scheduler sẵn có nhờ Amit Agarwal của Digital Inspiration. Bạn truy cập bảng Gmail Scheduler miễn phí của ông và tạo bản sao trong GDrive của mình. Thứ nhất bạn cần vào menu Gmail Scheduler và cho phép bảng truy cập tài khoản Gmail.
Tiếp, tạo bản nháp tin nhắn muốn lên lịch trong Gmail (chỉ bắt đầu viết email và khi xong, đóng email không gửi). Khi chọn tùy chọn "Lấy tin nhắn" từ menu Gmail Scheduler, nó sẽ nhập tất cả email nháp mới vào bảng tính này. Tiếp theo, chỉ cần chọn ngày muốn email gửi trong cột "Thời gian lên lịch".
Khi chọn "Lên lịch tin nhắn" từ menu Gmail Scheduler, bạn sẽ thấy trạng thái "Đã lên lịch" hiện ra cột Trạng thái.
Một khuyết điểm nhỏ cần nhớ: nếu đã có email lên lịch chưa gửi và bạn chọn nhập nháp mới, nó sẽ xóa ngày lên lịch của email đã lên lịch, và bạn cần lên lịch lại cùng email mới nhập. Không vấn đề lớn, nhưng cần nhớ.
6. Gmail Mail Merge (Gộp thư)
Nói về script hay từ Amit, công cụ Gmail Mail Merge đáng chú ý khác ông cũng cung cấp miễn phí.
Giống bảng lên lịch, bạn cần sao chép bảng mail merge vào Google Drive và cho phép truy cập Gmail dưới menu Mail Merge. Chỉ nhấp tùy chọn Bước 1 (Đặt lại). Sau đó, Bước 2 cho tùy chọn nhập danh sách địa chỉ email từ bất kỳ nhóm hiện có trong Google Contacts.
Địa chỉ email sẽ hiện dưới cột "Tên người nhận" và "Địa chỉ email người nhận". Hoặc, thay vì nhập nhóm, bạn luôn có thể điền thủ công các cột này. Cách nào cũng được!
Bạn điền các trường còn lại để ghép email nhóm. Trường đáng chú ý ở đây bao gồm nội dung tin nhắn, cho phép viết email rich text HTML trong trường này. Dùng công cụ WYSIWYG nào đó tạo HTML cho email (hoặc viết thủ công nếu bạn giỏi). Đính kèm tệp bằng cách thêm ID tài liệu (từ URL Google Drive khi xem tài liệu).
Cuối cùng, nhấp "Bắt đầu Mail Merge" từ menu Mail Merge, và email mass rich text được gửi, kèm tệp đính kèm.
7. Lưu trữ chữ ký Gmail trên Google Drive
Bao giờ thấy ai có hình ảnh logo đẹp trong chữ ký email? Bạn cũng làm được nếu tích hợp ảnh lưu trong thư mục công khai trên Google Drive vào chữ ký Gmail. Nó dễ hơn nghe.
Thứ nhất, tạo thư mục mới trong GDrive tên "Công khai", đặt hiển thị Công khai và truy cập "Ai cũng xem được".
Tiếp, tải tệp ảnh logo vào thư mục chia sẻ đó. Ảnh sẽ nhận cùng cài đặt chia sẻ như thư mục. Cuối cùng, lấy URL công khai ảnh bằng cách ghi chuỗi ID thư mục trong chế độ xem chia sẻ. Sau đó, chèn ID và tên ảnh vào chuỗi URL sau:
https://googledrive.com/host/chuỗi-ID-thư-mục/tên-ảnh.jpgKhi chuỗi đúng, bạn dán URL vào trình duyệt và thấy ảnh trong trình duyệt.
Soạn chữ ký, đặt con trỏ nơi muốn nhúng ảnh, nhấp biểu tượng ảnh. Sau đó, dán URL bạn xây dựng vào trường URL ảnh. Viola – hình ảnh chữ ký sẽ hiện với mọi chữ ký email.
Việc mọi thứ trở nên hữu ích và liền mạch khi bắt đầu kết nối dịch vụ Google như Gmail và Google Drive, phải không? Nó gần như khiến người ta tự hỏi còn bao nhiêu điều năng suất khác bạn có thể làm khi bắt đầu tích hợp ứng dụng với Google Drive.
Bạn biết điều hay khác làm được với Gmail và Google Drive? Hãy chia sẻ ý tưởng sáng tạo của bạn ở phần bình luận bên dưới. Hãy "điên rồ" với Google Drive và Gmail, được không?