Google Drive là nền tảng cho phép truy cập file, tài liệu, ảnh, video bất cứ đâu, bất cứ lúc nào qua lưu trữ đám mây an toàn. Chưa hết, nó còn nhiều hơn thế. Cung cấp lên tới 15 GB miễn phí, 100 GB cho $2/tháng hoặc 1TB cho $9.99/tháng. Với Google Drive, bạn có trình soạn thảo văn bản trực tuyến, bảng tính, trình trình bày, vẽ, biểu mẫu và nhiều hơn.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật dùng Google Drive tối đa.
- Đính kèm file lớn vào email qua Drive –
Gửi file lên đến 10 GB dưới dạng đính kèm không còn vấn đề. Thắc mắc sao? Kích thước đính kèm tối đa không quá 25 MB nhưng bạn có thể gửi file lớn hơn bằng cách đính kèm qua Google Drive. File tải lên nhanh bất kể kích thước và không cần tải lại file. Chỉ chọn file từ Google Drive và gửi.
- Làm việc ngoại tuyến (Work Offline) –
Một trong những tính năng tuyệt vời của Google Drive, bạn có thể xem file, ảnh, tài liệu trên máy tính bảng hoặc điện thoại khi sóng kém hoặc trên máy bay.
Để làm phép màu, làm theo các bước:
- Tìm Cài đặt (Settings) trên trang Google Drive và click vào.
- Click vào "Đồng bộ Google Docs, Sheets, Slides, Drawings files đến máy tính/thiết bị này để chỉnh sửa ngoại tuyến" (Sync Google Docs, Sheets, Slides, Drawings files to this computer/device so that you can edit offline).
Bây giờ tài liệu sẽ được lưu vào thiết bị di động/máy tính để bạn xem và chỉnh sửa khi ngoại tuyến.
- Làm Google Drive thành thư mục tài liệu mặc định –
Nếu bạn thường thêm/chia sẻ file, tài liệu từ Google Drive, hãy làm nó thành thư mục tài liệu mặc định. Sẽ tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối chọn tài liệu từ nhiều nơi khác nhau để gửi/chia sẻ. Để bật tính năng, làm theo các bước:
- Trong Windows –
- Click chuột phải vào thư mục Documents (Tài liệu) và chọn Properties (Thuộc tính)
- Click vào Include a folder (Bao gồm thư mục)
- Chọn thư mục Google Drive và chọn nó
- Click Set save location (Đặt vị trí lưu)
- Trong Mac –
- Mở Terminal (trong Utilities)
- Gõ cd Google\ Drive/. Nhấn Enter,
- Sau đó gõ ln –s~/documents /documents.
- Nhấn Enter và xong.
- Lưu nội dung trực tuyến vào Google Drive –
Bạn có thể gặp nội dung muốn lưu và truy cập từ đâu. Với Google Drive, có thể. Bật tiện ích mở rộng 'Save to Google Drive' và lưu bất kỳ nội dung nào vào đó. Có thể lưu dưới dạng link hoặc lưu ảnh.
- Biết phím tắt Google Drive để làm việc hiệu quả –
Phím tắt giúp bạn làm việc nhanh hơn trên Google Drive. Truy cập phím tắt bằng cách click Cài đặt → Phím tắt (Keyboard Shortcuts). Cửa sổ pop-up hiện ra và bạn có quyền truy cập phím tắt.
- Kéo thả file để tải lên –
Với Google Drive, tải file không phức tạp. Không cần click nút 'Mới' (New) và chọn tùy chọn đúng để tải, bạn có thể thêm file bằng kéo thả vào giao diện Google Drive.
7. Nghe file nhạc của bạn –
Google Drive lưu file âm thanh và bạn có thể nghe bằng cách tải xuống bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nếu không muốn tải, hãy bật tiện ích mở rộng Music Player for Google Drive Chrome extension và nghe nhạc trên giao diện tiện ích.
- Công nghệ OCR cho ảnh và PDF –
Google Drive có công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) trích xuất văn bản từ ảnh và file PDF. Rất đơn giản. Chỉ cần:
- Click chuột phải vào ảnh/file PDF trong Google Drive.
- Click vào Mở với (Open With), sẽ có tùy chọn mở bằng Google Docs.
Sẽ mở ảnh/PDF trong Google Docs với văn bản trích xuất bên dưới. Tuy nhiên, văn bản trích xuất có thể không hoàn hảo, nhưng đủ tốt nếu ảnh rõ nét.
- Thêm Google Drive vào menu 'Gửi đến' (Send To) của Windows
Nếu bạn thường gửi email và chia sẻ dữ liệu từ Google Drive, chắc chắn rất phiền phải mở Google Drive để đính kèm hoặc chia sẻ tài liệu. Để dễ dàng, tải và cài đặt Google Drive trên máy tính.
Sau khi cài Google Drive, điều hướng đến Users → AppData → Roaming → Microsoft → Windows → SendTo.
- Gõ phím không phải lựa chọn duy nhất, dùng giọng nói để điều khiển
Gõ phím không phải cách duy nhất tạo tài liệu, bạn cũng có thể dùng giọng nói làm việc trên tài liệu. Cách nhanh và dễ hơn gõ. Chỉ cần:
- Mở tài liệu muốn làm việc.
- Click vào Công cụ (Tools) → Gõ bằng giọng nói (Voice typing)
- Quét ảnh trong tích tắc –
Cài Google Drive trên điện thoại Android và dùng như máy quét. Chạm vào biểu tượng cộng lớn, chọn Quét (Scan) từ menu pop-up. Bạn có thể xoay & cắt ảnh thủ công, tạo tài liệu nhiều trang. Tài liệu quét tải lên Google Drive dưới dạng PDF.
- Kiểm soát mức độ truy cập (Control the Access Level) –
Khi chia sẻ tài liệu, bạn có thể đặt mức độ truy cập. Chọn từ 4 mức khác nhau. Để đặt mức truy cập, click chuột phải vào tài liệu và click Chia sẻ (Share). Sẽ hiện cửa sổ pop-up.
Click vào Nâng cao (Advanced).
Sẽ hiện cửa sổ pop-up khác. Chọn mức truy cập từ các tùy chọn này.
Tuy nhiên, bạn (Chủ sở hữu) có thể làm bất cứ điều gì với file – kể cả xóa – và mời thêm đồng nghiệp.
- Lịch sử sửa đổi (Revision History) –
Google Drive giúp bạn quay ngược thời gian, giữ phiên bản cũ của file phòng khi cần. Làm theo các bước để lấy phiên bản gần đây:
- Mở tài liệu – Bảng tính, Trình trình bày.
- Click vào File → Lịch sử sửa đổi (Revision History).
- Bên phải panel, click vào dấu thời gian (timestamp) để xem phiên bản trước của file. Bạn cũng thấy người chỉnh sửa file và thay đổi họ làm theo màu bên cạnh tên.
- Để xem chỉnh sửa chi tiết, vào panel bên phải, chọn một phiên bản sửa đổi (revision), và click mũi tên (Arrow).
Bây giờ bạn đã có vài mẹo và thủ thuật trong tay, hãy dùng chúng và dễ dàng hơn khi làm việc trên bảng tính hoặc gửi email. Có thể còn nhiều mẹo khác bạn sẽ khám phá khi khám phá, hãy cho chúng tôi biết.