Google Drive đã là dịch vụ cực kỳ hữu ích, nhưng khi đưa sức mạnh thành phần desktop vào cuộc, bạn sẽ năng suất hơn bao giờ hết.
Nếu bạn dùng máy tính để bàn, thực sự không có lý do không cài đặt thành phần desktop của Google Drive. Nếu vẫn cần thuyết phục, đây là những lý do tốt nhất theo chúng tôi tại sao bạn nên cho Google Drive Desktop cơ hội.
Google Drive "Desktop" Là Gì?
Thực tế không có sản phẩm cụ thể tên Google Drive "Desktop". Thay vào đó, có một số phương pháp để làm Google Drive hoạt động mà không cần kết nối internet hoạt động.
Thứ nhất là Tiện ích mở rộng Google Docs Offline cho Chrome. Tiện ích chính thức của Google, một khi kích hoạt, cho phép bạn làm việc trên tài liệu Google Drive无论 có internet hay không. Đây thực sự là tính năng thiết yếu và bạn hoàn toàn nên bật nó.
Phần thứ hai của bộ thành phần desktop là Google Backup and Sync. Nó đồng bộ bản sao các thư mục quan trọng như ảnh, video, lên Google Drive tự động. Nó cũng tạo thư mục kiểu DropBox trên máy tính nơi nội dung Google Drive được đồng bộ. Bất cứ gì bạn sao chép vào thư mục đó sẽ đồng bộ lên đám mây!
Bây giờ đã biết cách đưa Google Drive lên desktop, hãy xem lý do nó làm bạn năng suất hơn.
Bạn Có Thể Tiếp Tục Làm Việc Khi Mất Mạng
Bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây cực kỳ hữu ích trong thế giới mọi người cần làm việc từ nhiều thiết bị và cộng tác với đồng nghiệp từ xa. Tuy nhiên, ngay khi internet bị ngắt bất kỳ lý do gì, bạn mất quyền truy cập công việc! Mặc dù mất kết nối internet có thể hiếm ở nhà, nhưng đây là vấn đề thường xuyên đối với người dùng internet di động.
Đây cũng là vấn đề lớn nếu bạn đi lại nhiều. Trên máy bay không dùng WiFi. Trên tàu hỏa và metro có thể không có sóng. Chưa kể bạn có thể không có internet một thời gian ở nước ngoài. Vì vậy, có file làm việc mọi lúc là tuyệt đối cần thiết để duy trì năng suất.
Chia Sẻ File Lớn Trở Nên Dễ Dàng
Ngay trong kỷ nguyên broadband, hầu hết dịch vụ email vẫn có giới hạn khá nghiêm trọng về kích thước file đính kèm. Không phải tình huống tốt khi bạn cần chia sẻ hình ảnh chất lượng cao, âm thanh, hoặc media lớn khác.
Với thư mục Google Drive đồng bộ trên máy tính, bạn dễ dàng chia sẻ file lớn bằng cách đơn giản lưu chúng vào thư mục chỉ định trên máy tính. Bất kỳ ai bạn cấp quyền có thể đồng bộ về máy của họ hoặc truy cập trên đám mây. Google Drive lo phần còn lại.
Lưu Trữ Bản Sao Lưu Có Thể Giữ Bạn "Sống Sót"
Nếu bạn dùng Backup and Sync, bạn có thể lưu hầu hết bất cứ thứ gì trong thư mục cục bộ và đồng bộ. Giả sử bạn có đủ dung lượng. Bao gồm mọi loại file.
Ví dụ, bạn có thể đồng bộ hình ảnh backup ổ cứng và chỉ cần đặt phần mềm backup nhắm vào thư mục đồng bộ trên ổ. Vì bạn có thể chỉ định thư mục nào đồng bộ trên từng máy Windows hoặc macOS, bạn không lo file không liên quan trên mỗi máy. Vì vậy, nếu máy tính bị mất cắp hoặc ổ cứng bị xóa, bạn lấy lại dữ liệu bất kể thế nào.
Làm Việc Nhóm Trở Nên Cực Kỳ Dễ Dàng
Không ai là một đảo và hầu hết công việc (từ xa hay không) ngày nay làm theo nhóm. Google Drive cùng các thành phần phụ như Google Docs, làm cho việc làm việc cùng nhau trên tài liệu trở nên liền mạch. Bạn có thể để bình luận trên tài liệu, luôn thấy phiên bản mới nhất khi đồng bộ hoặc kết nối và thậm chí giao nhiệm vụ cụ thể cho thành viên nhóm khác mà bạn chia sẻ mục.
Nói đến đó, Google Drive có cài đặt chia sẻ mạnh mẽ, nghĩa là bạn và đồng nghiệp có thể chia sẻ nội dung chỉ với cá nhân cần truy cập.
Quét Và Lưu Trữ Tài Liệu Dưới Dạng Nhóm
Giấc mơ văn phòng không giấy vẫn chỉ là giấc mơ. Nghĩa là vẫn nhiều tài liệu giấy cần số hóa. Thực sự có cách khá hay để khiến nhóm cùng số hóa tài liệu giấy dùng công nghệ Google này.
Ứng dụng Google Drive di động có bộ quét tài liệu tích hợp. Mỗi thành viên nhóm chỉ cần smartphone, ứng dụng Google Drive và quyền truy cập thư mục Google Drive chung. Sau đó họ có thể tạo bản quét tài liệu ngoài trời và lưu vào thư mục đó.
Nếu bạn đồng bộ thư mục đó với máy tính, nghĩa là tất cả dữ liệu quét sẽ tự động tải xuống và tích lũy trên máy đó. Sẵn sàng dùng cho bất kỳ mục đích nào bạn có.
Nâng Cấp Lưu Trữ Với Google One
Mặc dù ai cũng dùng được các mẹo năng suất này miễn phí, tài khoản Google Drive tiêu chuẩn chỉ có 15GB lưu trữ. Khu vực lưu trữ dùng chung cho các dịch vụ như Google Drive và Gmail. Nghĩa là một trong những cách tác động nhất để tăng năng suất từ Google Drive desktop là nâng cấp tổng lưu trữ dùng Google One.
Mặc dù tốn vài đô, thực tế đây là một trong những lưu trữ đám mây rẻ nhất. $1.99/tháng cho 100GB thêm, lên tới $299.99/tháng cho 30TB.
Điều này mở ra vô số khả năng, bao gồm backup lớn dễ dàng và dự án nhóm cần nhiều lưu trữ đám mây nhanh, tin cậy. Chuyển sang công cụ đám mây như Google Drive và tích hợp với hệ thống desktop là bonanza năng suất, nếu bạn sẵn sàng mở rộng tư duy out-of-the-box.