Theo đúng nghĩa của nó, Google Drive đã là một dịch vụ cực kỳ hữu ích, nhưng một khi bạn phát huy sức mạnh của các thành phần máy tính để bàn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn thì thực sự không có lý do gì không để cài đặt các thành phần Google Drive dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn vẫn cần thuyết phục, đây là những lý do tốt nhất theo chúng tôi tại sao bạn nên cho Google Drive Desktop một cơ hội.
Google Drive “Máy tính để bàn” là gì?
Thực ra không có một sản phẩm cụ thể nào được gọi là Google Drive “Máy tính để bàn”. Thay vào đó, có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để Google Drive hoạt động mà không cần kết nối internet đang hoạt động.
Đầu tiên là Tiện ích mở rộng ngoại tuyến của Google Tài liệu dành cho Chrome. Tiện ích mở rộng chính thức này của Google, sau khi được kích hoạt, cho phép bạn làm việc trên các tài liệu Google Drive của mình cho dù bạn có internet hay không. Thành thật mà nói, đó là một tính năng thiết yếu và bạn hoàn toàn nên bật tính năng này.
Phần thứ hai của bộ thành phần máy tính để bàn là Google Backup and Sync. Thao tác này sẽ tự động đồng bộ hóa bản sao của một số thư mục chính, chẳng hạn như ảnh và video, với Google Drive của bạn. Nó cũng tạo một thư mục kiểu DropBox trên máy tính của bạn, nơi nội dung Google Drive của bạn được đồng bộ hóa với. Mọi thứ bạn sao chép vào thư mục đó sẽ được đồng bộ hóa với đám mây!
Bây giờ chúng ta đã trình bày cách đưa Google Drive vào máy tính để bàn của bạn, hãy cùng xem những lý do mà nó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể tiếp tục làm việc khi Internet không hoạt động
Các bộ năng suất dựa trên đám mây cực kỳ hữu ích trong một thế giới mà mọi người cần làm việc từ nhiều thiết bị và cộng tác với một nhóm đồng nghiệp từ xa. Tuy nhiên, ngay khi internet bị ngắt vì bất kỳ lý do gì, bạn sẽ mất quyền truy cập vào công việc của mình! Mặc dù việc mất kết nối Internet có thể tương đối hiếm khi xảy ra tại nhà, nhưng đây là một vấn đề thường xuyên xảy ra đối với người dùng Internet di động.
Đó cũng là một vấn đề lớn nếu bạn cần phải đi lại nhiều. Trên máy bay, bạn không thể sử dụng WiFi. Trên xe lửa và tàu điện ngầm có thể không có lễ tân. Chưa kể rằng bạn có thể không truy cập internet trong một thời gian ở một quốc gia khác. Vì vậy, luôn cần có các tệp công việc của bạn để luôn làm việc hiệu quả.
Chia sẻ tệp lớn thật dễ dàng
Ngay cả trong thời đại băng thông rộng, hầu hết các dịch vụ email đều có một số giới hạn khá nghiêm trọng về kích thước tệp đính kèm có thể có. Không phải là một tình huống tuyệt vời khi bạn cần chia sẻ hình ảnh, âm thanh chất lượng cao hoặc các phương tiện lớn khác.
Với thư mục Google Drive được đồng bộ hóa trên máy tính, bạn có thể dễ dàng chia sẻ các tệp lớn bằng cách chỉ cần lưu trữ chúng vào một thư mục được chỉ định trên máy tính của mình. Bất kỳ ai được bạn cấp quyền đều có thể đồng bộ hóa nó với máy tính của riêng họ hoặc truy cập nó trên đám mây. Google Drive xử lý tất cả phần còn lại.
Lưu trữ các bản sao lưu có thể giúp bạn tiếp tục công việc
Nếu đang sử dụng Sao lưu và đồng bộ hóa, bạn có thể lưu bất cứ thứ gì bạn muốn vào thư mục cục bộ của mình và đồng bộ hóa nó. Giả sử rằng bạn có đủ bộ nhớ. Điều đó có thể bao gồm bất kỳ loại tệp nào.
Ví dụ:bạn có thể đồng bộ hóa hình ảnh sao lưu ổ cứng và chỉ cần đặt phần mềm sao lưu nhắm mục tiêu đến một thư mục được đồng bộ hóa trên ổ đĩa của bạn. Vì bạn có thể chỉ định thư mục nào sẽ đồng bộ hóa trên mỗi máy tính Windows hoặc macOS của mình, bạn không phải lo lắng về việc có các tệp không liên quan trên mỗi máy. Vì vậy, nếu máy tính của bạn bị đánh cắp hoặc ổ cứng của bạn bị xóa sạch, bạn có thể lấy lại dữ liệu của mình bất kể điều gì.
Giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng
Không có người nào là một hòn đảo và hầu hết công việc (từ xa hoặc cách khác) được thực hiện như một nhóm ngày nay. Google Drive cùng với các thành phần phụ như Google Tài liệu, giúp làm việc cùng nhau trên các tài liệu một cách liền mạch. Bạn có thể để lại nhận xét về tài liệu, luôn xem phiên bản mới nhất bất cứ khi nào bạn đồng bộ hóa hoặc kết nối và thậm chí chỉ định nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm mà bạn chia sẻ mục.
Nói về điều này, Google Drive có cài đặt chia sẻ mạnh mẽ, có nghĩa là bạn và đồng nghiệp của bạn chỉ có thể chia sẻ nội dung với những cá nhân cần quyền truy cập.
Quét và lưu trữ tài liệu như một nhóm
Giấc mơ về một văn phòng không giấy vẫn chỉ là vậy - một giấc mơ. Điều đó có nghĩa là nhiều tài liệu giấy vẫn cần được số hóa. Thực ra có một cách khá hay mà bạn có thể yêu cầu nhóm của mình số hóa chung tài liệu giấy bằng công nghệ này của Google.
Ứng dụng Google Drive dành cho thiết bị di động có trình quét tài liệu tích hợp sẵn. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn chỉ cần một điện thoại thông minh, ứng dụng Google Drive và quyền truy cập vào thư mục Google Drive được chia sẻ. Sau đó, họ có thể tạo bản quét tài liệu tại hiện trường và lưu vào thư mục đó.
Nếu bạn đã đồng bộ hóa thư mục đó với máy tính, điều đó có nghĩa là tất cả dữ liệu được quét đó sẽ tự động tải xuống và tích lũy trên máy đó. Sẵn sàng được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào bạn có.
Nâng cấp bộ nhớ với Google One
Mặc dù bất kỳ ai cũng có thể sử dụng các thủ thuật năng suất này miễn phí, nhưng tài khoản Google Drive tiêu chuẩn chỉ có 15GB bộ nhớ. Một nhóm bộ nhớ được chia sẻ trên các dịch vụ như Google Drive và Gmail. Điều đó có nghĩa là một trong những cách hiệu quả nhất để tăng năng suất từ Google Drive dành cho máy tính để bàn là nâng cấp tổng bộ nhớ của bạn bằng Google One.
Mặc dù điều này sẽ khiến bạn mất một vài đô la, nhưng đó thực sự là một trong những bộ nhớ đám mây rẻ nhất mà bạn có thể nhận được. Với $ 1,99 một tháng, bạn có thể nhận được thêm 100GB dung lượng lưu trữ lên tới $ 299,99 một tháng cho 30TB dung lượng.
Điều này mở ra nhiều khả năng, bao gồm sao lưu lớn dễ dàng và các dự án dựa trên nhóm cần nhiều lưu trữ đám mây nhanh chóng, đáng tin cậy. Chuyển sang một công cụ đám mây chẳng hạn như Google Drive và tích hợp nó với hệ thống máy tính để bàn của bạn là một lợi ích năng suất, nếu bạn sẵn sàng mở ra một số tư duy vượt trội.