Đó là sự thật:bộ dịch vụ của Google nắm giữ chìa khóa cho cuộc sống của bạn. Các ứng dụng như Gmail, Danh bạ và Keep gần như đã thay thế hoàn toàn nhu cầu về sổ địa chỉ và nhật ký giấy truyền thống.
Với bao nhiêu phần trăm cuộc sống của bạn nằm trên đám mây, có phải là hợp lý để sao lưu tất cả đôi khi? Năng suất của bạn sẽ ngừng trệ nếu bạn mất quyền truy cập vào mọi địa chỉ liên hệ và mọi mục trong chương trình làm việc của mình.
Nếu bạn muốn tạo một bản sao lưu Gmail của mình, bạn có nhiều phương pháp có sẵn cho mình. Bạn có thể sử dụng công cụ gốc của Google, bạn có thể dựa vào ứng dụng của bên thứ ba hoặc bạn có thể thực hiện một phương pháp tùy chỉnh
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét tất cả ba cách tiếp cận để sao lưu Gmail của bạn chi tiết hơn.
Cách sao lưu Gmail bằng Google
Công cụ gốc của Google sẽ hiệu quả nếu bạn hài lòng với tệp ZIP của tất cả các email của mình ở định dạng MBOX. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó có sắc thái hơn, nó có thể không được thỏa mãn.
Thật kỳ lạ, công cụ gốc của Google thậm chí không được tìm thấy trong Gmail. Thay vào đó, bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản Google của mình tại myaccount.google.com.
Sau khi bạn đã đăng nhập, hãy sử dụng bảng điều khiển ở bên trái màn hình để điều hướng đến Thông tin cá nhân và quyền riêng tư> Kiểm soát nội dung của bạn .
Trong phần Tải xuống hoặc chuyển nội dung của bạn , tìm phần Tải xuống dữ liệu của bạn và nhấp vào Tạo bản lưu trữ .
Google sẽ cho phép bạn chọn các ứng dụng để đưa vào kho lưu trữ của mình và nếu thích hợp, sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu cụ thể trong từng ứng dụng bằng trình đơn thả xuống.
Chúng tôi chỉ quan tâm đến việc sao lưu Gmail, vì vậy hãy nhấp vào Chọn Không có ở đầu màn hình, sau đó cuộn xuống và trượt nút gạt bên cạnh Gmail. Bạn có thể tải xuống tất cả dữ liệu email của mình hoặc sử dụng trình đơn thả xuống để chọn các nhãn cụ thể.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tiếp theo . Bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn sao lưu ở định dạng ZIP hay TGZ, kích thước tối đa cho tệp lưu trữ của bạn và cách bạn muốn nhận bản sao lưu (email, Drive, Dropbox hoặc OneDrive).
Cuối cùng, nhấp vào Tạo bản lưu trữ .
Lưu ý: Nếu bạn muốn sao lưu danh bạ của mình ở định dạng VCARD, HTML hoặc CSV, bạn có thể sử dụng các bước chi tiết ở trên và trượt nút gạt bên cạnh Danh bạ trước khi tạo bản lưu trữ.
Ứng dụng của bên thứ ba
Một số ứng dụng của bên thứ ba cũng đáng xem xét. Đây là ba trong số những điều tốt nhất. Lưu ý: Khi bạn hoàn tất việc sử dụng ứng dụng của bên thứ ba, hãy đảm bảo rằng bạn thu hồi quyền truy cập của ứng dụng đó vào tài khoản Google của mình.
1. UpSafe (Windows)
UpSafe là một ứng dụng Windows đơn giản, dễ sử dụng. Nó hoàn toàn miễn phí.
Tải ứng dụng xuống máy tính của bạn và bạn sẽ có thể lên lịch sao lưu, lưu trữ hộp thư đến, quản lý lịch sử sao lưu và lọc email để bạn chỉ sao lưu nội dung bạn thực sự muốn.
Nếu bạn thích ứng dụng, bạn cũng có thể đánh giá cao các gói Tài khoản Google, Office 365 và Đa tài khoản của UpSafe. Tất cả chúng đều có giá 24 đô la một năm nếu bạn thanh toán hàng năm.
2. Mail Archiver X (Mac)
Nếu bạn là người dùng Mac, công cụ tốt nhất theo ý bạn là Mail Archiver X.
Đó là một ứng dụng thiết lập và quên nó, có nghĩa là khi bạn đã thiết lập và chạy nó lần đầu tiên, nó sẽ tiếp tục sao lưu theo lịch trình mà bạn xác định.
Các tính năng bao gồm lưu trữ bằng một cú nhấp chuột trên các email riêng lẻ, nhiều định dạng xuất (bao gồm cả PDF) và hỗ trợ cho Gmail, Exchange, Apple Mail, Eudora, Outlook, Entourage, Powermail, Postbox và Thunderbird.
Bạn có thể tận hưởng 12 ngày dùng thử miễn phí của Mail Archiver X. Nó bao gồm tất cả các tính năng của ứng dụng đầy đủ, làm cho nó trở nên tuyệt vời để sao lưu một lần. Sau khi hết hạn dùng thử, bạn sẽ phải trả $ 39,95 để có giấy phép.
3. Gmvault (Windows, Mac, Linux)
Độc giả thành thạo về công nghệ nên xem Gmvault. Đó là một tập lệnh dòng lệnh rất linh hoạt được viết bằng Python. Nó có nghĩa là bạn sẽ không có giao diện người dùng sang trọng.
Tuy nhiên, nếu bạn dành thời gian tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng, thì đây có lẽ là giải pháp tốt nhất trong danh sách này.
Nó có thể chạy các bản sao lưu theo lịch trình, mã hóa tất cả các tệp mà nó tạo ra và nó có thể khôi phục email vào tài khoản Gmail của bạn vào một ngày sau đó. Gmvault cũng có thể tải xuống các tập hợp con email cụ thể của bạn.
Phương pháp Thay thế
Chúng tôi sẽ kết thúc với một số cách để sao lưu tài khoản Gmail của bạn mà bạn có thể chưa xem xét.
Chuyển tiếp Email
Một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả là chỉ cần thiết lập một quy tắc trong tài khoản Gmail của bạn để chuyển tiếp mọi email bạn nhận được đến một địa chỉ email phụ.
Nó thô sơ, nhưng có nghĩa là bạn sẽ không phải loay hoay với các ứng dụng của bên thứ ba, các tệp ZIP lớn và vô số định dạng. Bạn cũng sẽ có thể tận dụng tất cả các công cụ webmail điển hình như tìm kiếm, bộ lọc và cờ.
Tất nhiên, bạn có thể làm cho quy tắc chuyển tiếp phức tạp như bạn muốn. Ví dụ:bạn có thể chọn chỉ chuyển tiếp email từ đồng nghiệp của mình hoặc chỉ những email có ảnh.
Phương pháp này có một số nhược điểm. Đầu tiên, bạn sẽ phải theo dõi dung lượng lưu trữ còn lại trong email phụ của mình. Bạn cũng sẽ không thể sao lưu các email hiện có bằng phương pháp này; bạn sẽ chỉ có một bản ghi các email bạn nhận được về sau.
Sử dụng IFTTT
IFTTT là cách dễ nhất để các ứng dụng và thiết bị hoạt động cùng nhau. Nó nổi tiếng nhất với khả năng tích hợp liền mạch với các sản phẩm nhà thông minh, nhưng nó cũng là một công cụ năng suất phi thường.
Bạn có thể tìm thấy rất nhiều công thức mà bạn có thể sử dụng lại thành các công cụ sao lưu. Ví dụ:bạn có thể lưu trữ email từ một địa chỉ cụ thể vào bảng tính Google, tự động đồng bộ hóa email có gắn dấu sao với Evernote hoặc lưu bất kỳ tệp đính kèm email nào vào Google Drive.
Sử dụng Ứng dụng Máy tính để bàn
Người dùng ngày càng bỏ qua ứng dụng email trên máy tính để bàn thay vì ứng dụng khách web, nhưng họ đang bỏ lỡ. Các ứng dụng khách trên máy tính để bàn thường giàu tính năng hơn rất nhiều so với các ứng dụng trực tuyến của họ.
Một khía cạnh mà các ứng dụng khách trên máy tính để bàn nổi trội là sao lưu email. Bạn có thể làm cho khách hàng của mình giữ lại một bản sao cục bộ của mọi email trong hộp thư đến của bạn. Một số ứng dụng khách tốt nhất dành cho máy tính để bàn bao gồm Mailbird, Thunderbird và eM Client.
Làm cách nào để bạn sao lưu dữ liệu Gmail của mình?
Chúng tôi đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các cách bạn có thể sao lưu dữ liệu Gmail của mình:
- Sử dụng các công cụ gốc của Google
- Tải xuống các ứng dụng của bên thứ ba
- Tạo một địa chỉ email phụ
- Thử IFTTT
- Thiết lập ứng dụng email trên máy tính để bàn
Bây giờ chúng tôi muốn biết cách bạn sao lưu tài khoản Gmail của mình. Bạn sử dụng ứng dụng nào? Điều gì khiến chúng trở nên độc đáo như vậy? Bạn có thể để lại tất cả các mẹo và đề xuất của mình trong phần nhận xét bên dưới.