Đúng vậy: bộ dịch vụ Google nắm chìa khóa cuộc sống bạn. Các ứng dụng như Gmail, Contacts và Keep đã gần như thay thế hoàn toàn nhu cầu về sổ địa chỉ truyền thống và nhật ký giấy.
Với việc bao nhiêu cuộc sống bạn nằm trên đám mây, việc sao lưu nó thỉnh thoảng có hợp lý không? Năng suất của bạn sẽ đình trệ nếu mất quyền truy cập vào mọi liên hệ và mọi mục trên lịch trình.
Nếu bạn muốn tạo bản sao lưu Gmail, bạn có nhiều cách tiếp cận. Bạn có thể dùng công cụ gốc của Google, dựa vào ứng dụng bên thứ ba, hoặc dùng cách tùy chỉnh.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cả ba cách sao lưu Gmail chi tiết hơn.
Cách sao lưu Gmail bằng Google
Công cụ gốc của Google hiệu quả nếu bạn hài lòng với file ZIP chứa tất cả email ở định dạng MBOX. Nếu bạn tìm kiếm thứ tinh vi hơn, có thể không thỏa mãn.
Lạ thay, công cụ gốc của Google thậm chí không nằm trong Gmail. Thay vào đó, bạn phải đăng nhập tài khoản Google tại myaccount.google.com.
Sau khi đăng nhập, dùng bảng điều khiển bên trái màn hình để điều hướng đến Thông tin cá nhân & quyền riêng tư > Kiểm soát nội dung của bạn.
Trong phần Tải xuống hoặc chuyển nội dung, tìm hộp Tải dữ liệu của bạn và nhấp vào Tạo kho lưu trữ.
Google sẽ cho bạn chọn ứng dụng để đưa vào kho lưu trữ và, nếu phù hợp, cho phép chọn dữ liệu cụ thể trong mỗi ứng dụng bằng menu thả xuống.
Chúng ta chỉ quan tâm sao lưu Gmail, vì vậy nhấp vào Chọn không có ở đầu màn hình, sau đó cuộn xuống và bật công tắc bên cạnh Gmail. Bạn có thể tải xuống tất cả dữ liệu email hoặc dùng menu thả xuống để chọn nhãn cụ thể.
Khi sẵn sàng, nhấp vào Tiếp theo. Bạn sẽ cần quyết định muốn bản sao lưu ở định dạng ZIP hay TGZ, kích thước tối đa cho kho lưu trữ, và cách nhận bản sao lưu (email, Drive, Dropbox, hoặc OneDrive).
Cuối cùng, nhấp vào Tạo kho lưu trữ.
Lưu ý: Nếu bạn muốn sao lưu danh bạ ở định dạng VCARD, HTML hoặc CSV, bạn có thể dùng các bước trên và bật công tắc bên cạnh Contacts trước khi tạo kho lưu trữ.
Ứng dụng bên thứ ba
Một vài ứng dụng bên thứ ba cũng đáng xem xét. Đây là ba cái tốt nhất. Lưu ý: Khi kết thúc dùng ứng dụng bên thứ ba, hãy thu hồi quyền truy cập của nó vào tài khoản Google.
1. UpSafe (Windows)
UpSafe là ứng dụng Windows đơn giản, dễ dùng, không rườm rà. Hoàn toàn miễn phí.
Tải ứng dụng về máy tính, bạn sẽ có thể lên lịch sao lưu, lưu trữ hộp thư, quản lý lịch sử sao lưu, và lọc email để chỉ sao lưu nội dung bạn thực sự muốn.
Nếu bạn thích ứng dụng, bạn có thể cũng thích gói Google Account, Office 365, và Multi-Account của UpSafe. Chúng đều tốn $24/năm nếu thanh toán hàng năm.
2. Mail Archiver X (Mac)
Nếu bạn dùng Mac, công cụ tốt nhất là Mail Archiver X.
Đây là ứng dụng "cài đặt và quên", nghĩa là sau khi chạy được lần đầu, nó sẽ tiếp tục tạo bản sao lưu theo lịch bạn xác định.
Tính năng bao gồm lưu trữ một nhấp vào email riêng lẻ, nhiều định dạng xuất (bao gồm PDF), và hỗ trợ Gmail, Exchange, Apple Mail, Eudora, Outlook, Entourage, Powermail, Postbox, và Thunderbird.
Bạn có thể dùng thử miễn phí 12 ngày của Mail Archiver X. Bao gồm tất cả tính năng của ứng dụng đầy đủ, tuyệt vời cho sao lưu một lần. Sau khi hết hạn, bạn cần trả $39.95 cho giấy phép.
3. Gmvault (Windows, Mac, Linux)
Độc giả am hiểu kỹ thuật nên xem Gmvault. Đây là script dòng lệnh linh hoạt viết bằng Python. Nghĩa là bạn không có giao diện người dùng đẹp mắt.
Tuy nhiên, nếu bạn dành thời gian học cách dùng ứng dụng, nó có lẽ là giải pháp tốt nhất trong danh sách.
Nó có thể chạy sao lưu theo lịch, mã hóa tất cả file tạo ra, và khôi phục email về tài khoản Gmail sau. Gmvault cũng có thể tải xuống tập con cụ thể của email.
Phương pháp thay thế
Chúng ta kết thúc với một vài cách sao lưu tài khoản Gmail bạn có thể chưa cân nhắc.
Chuyển tiếp Email
Giải pháp đơn giản-nhưng-hiệu quả là thiết lập quy tắc trong tài khoản Gmail chuyển tiếp mọi email nhận được đến địa chỉ email thứ cấp.
Nó thô sơ, nhưng nghĩa là bạn không phải loay hoay với ứng dụng bên thứ ba, file ZIP khổng lồ, và định dạng vô tận. Bạn cũng sẽ tận dụng được tất cả công cụ webmail điển hình như tìm kiếm, bộ lọc, và gắn cờ.
Tất nhiên, bạn có thể làm quy tắc chuyển tiếp phức tạp tùy ý. Ví dụ, chỉ chuyển tiếp email từ đồng nghiệp hoặc chỉ email chứa ảnh.
Phương pháp có nhược điểm. Thứ nhất, bạn phải theo dõi dung lượng lưu trữ còn lại trong email thứ cấp. Bạn cũng không thể sao lưu email hiện có bằng phương pháp này; bạn chỉ có bản ghi email nhận được từ giờ trở đi.
Sử dụng IFTTT
IFTTT là cách dễ dàng nhất để kết nối ứng dụng và thiết bị. Nó nổi tiếng với tích hợp liền mạch thiết bị nhà thông minh, nhưng cũng là công cụ năng suất phi thường.
Bạn có thể tìm nhiều công thức (recipes) để chuyển thành công cụ sao lưu. Ví dụ, lưu trữ email từ địa chỉ cụ thể vào Google Spreadsheet, tự động đồng bộ email đã gắn sao vào Evernote, hoặc lưu bất kỳ tệp đính kèm email vào Google Drive.
Sử dụng ứng dụng Desktop
Người dùng ngày càng bỏ qua máy khách email máy tính để bàn thay vì web, nhưng họ đang bỏ lỡ. Máy khách desktop thường giàu tính năng hơn đối tác trực tuyến.
Một khía cạnh máy khách desktop xuất sắc là sao lưu email. Bạn có thể làm cho máy khách giữ bản sao cục bộ của mọi email trong hộp thư đến. Một số máy khách tốt nhất bao gồm Mailbird, Thunderbird, và eM Client.
Bạn sao lưu dữ liệu Gmail như thế nào?
Chúng tôi đã cho bạn cái nhìn tổng quan về cách sao lưu dữ liệu Gmail:
- Dùng công cụ gốc của Google
- Tải ứng dụng bên thứ ba
- Tạo địa chỉ email thứ cấp
- Thử IFTTT
- Thiết lập máy khách email desktop
Bây giờ chúng tôi muốn biết bạn sao lưu tài khoản Gmail như thế nào. Ứng dụng nào bạn dùng? Điều gì làm chúng độc đáo? Bạn có thể để lại tất cả mẹo và gợi ý trong phần bình luận bên dưới.