Cho dù bạn sử dụng Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail hay bất kỳ thứ gì khác, email vẫn là email và sớm hay muộn, hộp thư đến của bạn cũng bị ngập. Nhưng một hệ thống phân loại đơn giản sẽ đảm bảo bạn không bao giờ cảm thấy nó nằm ngoài tầm tay và luôn ở trên các tin nhắn của bạn.
Bạn đã bao giờ thử áp dụng thủ thuật danh sách việc cần làm cho hộp thư đến của mình chưa? Tôi đã làm. Thường xuyên hơn không, chúng không hoạt động. Điều chúng tôi không hiểu về sự khác biệt giữa danh sách email và việc cần làm là các công việc chỉ yêu cầu bạn thực hiện một hành động, trong khi email là để giao tiếp với mọi người.
Nhưng việc sửa đổi một hệ thống năng suất phổ biến là câu trả lời để khắc phục sự liên tục của các email. Ma trận sắp xếp công việc của Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower cũng rất hiệu quả trong việc phân loại email, nếu bạn tinh chỉnh nó đúng cách.
Ma trận Eisenhower được sửa đổi cho email
Ma trận Eisenhower là cách anh ta sắp xếp danh sách việc cần làm của mình thành bốn góc phần tư, giúp anh ta tìm ra nhiệm vụ anh ta nên làm tiếp theo. Ma trận cơ bản trông như thế này và chúng tôi sẽ giữ nguyên điều đó:
Bạn sẽ phân loại từng email thành một trong bốn góc phần tư này. Các góc phần tư sẽ quyết định những gì bạn làm với email đó và khi bạn hành động với nó. Quên "số không hộp thư đến", chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào việc hoàn thành công việc.
Tốt nhất là kết hợp ma trận với các thư mục trong Outlook hoặc sử dụng các nhãn Gmail để chế ngự hộp thư đến của bạn. Vì vậy, mỗi góc phần tư sẽ có tên nhãn / thư mục riêng và có lẽ cả màu riêng của nó.
Dù bạn làm gì, đừng thay đổi tên của những góc phần tư này. Vì vậy, các thư mục hoặc nhãn của bạn sẽ chỉ có bốn danh mục sau:
- Quan trọng và Khẩn cấp
- Quan trọng (Không khẩn cấp)
- Khẩn cấp (Không quan trọng)
- Không quan trọng cũng không khẩn cấp
"Khẩn cấp" là gì?
Thật dễ dàng để xác định "quan trọng" là gì - đó là một cách gọi chủ quan mà chúng ta có thể thực hiện một cách dễ dàng, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của chúng ta. Nhưng "khẩn cấp" đưa ra một hình ảnh về phép tính dựa trên thời gian và điều đó khiến mọi người thất vọng.
Thư giãn, đừng hoảng sợ. "Khẩn cấp" ở đây sẽ có nghĩa là bất cứ điều gì bạn muốn nó có nghĩa là. Nếu bạn có một ngày bận rộn mà không có một giây phút nào rảnh rỗi, thì "Urgent" sẽ mang một ý nghĩa mới. Nếu bạn có một ngày đầy ắp các cuộc họp, thì "Khẩn cấp" mang một ý nghĩa khác. Hãy để nó linh hoạt; trên thực tế, điều quan trọng là nó phải linh hoạt.
Một số chuyên gia năng suất thực sự muốn đặt giới hạn thời gian cho cột "khẩn cấp" của Ma trận Eisenhower, nhưng nó không khả thi vì nhu cầu dựa trên thời gian của cuộc sống và công việc liên tục thay đổi.
Không có công thức kỳ diệu hoặc giới hạn thời gian thiết lập để xác định "Khẩn cấp". Bạn sẽ biết nó khi bạn nhìn thấy nó. Nó không phải là một từ khó hiểu, vì vậy đừng suy nghĩ quá nhiều về nó.
Giữ cho nó đơn giản, không có "Quy tắc góc phần tư"
Bạn sẽ bị cám dỗ để liên kết một hành động với góc phần tư của bạn. Ví dụ:Bryan Lee của T đờm sử dụng hệ thống này và đã đặt một hành động cụ thể cho từng góc phần tư, chẳng hạn như "Quyết định thời điểm thực hiện" cho "Quan trọng nhưng không khẩn cấp" và "Ủy quyền" cho "Khẩn cấp nhưng không quan trọng".
Chống lại điều đó. Có hai vấn đề với điều này.
Đầu tiên, những "quy tắc hành động" này kết thúc bằng cách bạn gắn thẻ email. Nếu bạn biết mình phải xử lý email ngay bây giờ nhưng không có thời gian để làm điều đó, bạn sẽ thấy não của mình đang lừa bạn phân loại sai.
Thứ hai, một góc phần tư không phải lúc nào cũng có cùng một hành động. Ủy quyền một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng là một lựa chọn. "Không khẩn cấp cũng không quan trọng" không có nghĩa là bạn phải xóa nó, bạn vẫn có thể cần email đó sau này.
Thay vào đó, hãy tin tưởng vào ma trận của Eisenhower và tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của chính bạn. Một hệ thống năng suất quá phức tạp, quá cụ thể là hệ thống mà bạn sẽ kết thúc với quy tắc năng suất ba lần tấn công. Tên của những góc phần tư này thực sự cho bạn ý tưởng tốt về nội dung của email và bạn sẽ có thể đưa ra quyết định phù hợp.
Một nguyên tắc vàng:Không tiếp tục mà không gắn nhãn
Ý tưởng là sắp xếp các email của bạn một cách tàn nhẫn và bao gồm một hành động tự kỷ luật - bạn không thể chuyển sang email tiếp theo mà không gắn nhãn email bạn đang đọc.
Đây là điều quan trọng. Mỗi khi bạn mở một email, bạn hoàn toàn phải sắp xếp nó. Không cho phép mình kiểm tra thư tiếp theo nếu bạn chưa phân loại thư này theo góc phần tư.
Như chúng ta đã thảo luận trước đây, không sắp xếp hoặc sắp xếp không tốt là lý do khiến ứng dụng năng suất của bạn không hoạt động. Bạn cần thực hiện đúng bước sắp xếp, sau đó mọi thứ khác sẽ vào đúng vị trí.
Cách tấn công email của bạn
Đây là vẻ đẹp của nó:Sau khi hộp thư đến của bạn được sắp xếp, bạn thực sự sẽ không cần nhiều lời khuyên về thời điểm và cách bạn nên địa chỉ email của mình. Đối với những việc khẩn cấp và quan trọng, bạn sẽ giải quyết ngay khi có thời gian rảnh rỗi.
Đối với mọi thứ khác, như Andy Mitchell của ActiveInbox đã nói với MakeUseOf,
Chọn các điểm năng lượng thấp trong ngày của bạn (chẳng hạn như buồn ngủ nửa giờ sau bữa trưa) và thả vào hộp thư đến của bạn để xem qua.
Nếu nó đã được ưu tiên, thật dễ dàng để hoàn thành công việc mà không bỏ sót việc phải làm.
Vào cuối mỗi ngày, hãy xử lý tất cả các email đã sắp xếp của bạn, ngay cả khi từ ứng dụng trên điện thoại thông minh của bạn. Tin tôi đi, một khi nó đã được ưu tiên, bạn sẽ vượt qua nó trong một nửa thời gian nếu không.
Điều này Dễ hay Khó?
Cá nhân tôi thấy rằng phương pháp sắp xếp email của Ma trận Eisenhower là phương pháp dễ dàng nhất mà tôi đã sử dụng. Nó thực sự đã làm cho hộp thư đến của tôi dễ quản lý hơn đối với tôi và tôi không bỏ lỡ bất cứ điều gì vì nó.
Bạn nghĩ hệ thống này dễ triển khai hay bạn thấy khó? Hãy cho chúng tôi biết lý do tại sao!