Dù dùng Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail hay bất cứ gì, email là email và sớm muộn hộp thư đến sẽ tràn ngập. Nhưng một hệ thống sắp xếp đơn giản đảm bảo bạn không bao giờ cảm thấy mất kiểm soát và luôn nắm bắt tin nhắn.
Đã thử áp dụng thủ thuật to-do list cho hộp thư email? Tôi đã thử. Thường thì không hiệu quả. Điều chúng ta không hiểu về khác biệt giữa email và to-do list: nhiệm vụ chỉ yêu cầu hành động từ bạn, email là giao tiếp với người.
Nhưng sửa đổi một hệ thống năng suất phổ biến là câu trả lời cho dòng email không ngừng. Ma trận sắp xếp nhiệm vụ của Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower cực kỳ hiệu quả cho email, nếu điều chỉnh đúng.
Ma Trận Eisenhower Sửa Đổi Cho Email
Ma trận Eisenhower là cách ông sắp xếp to-do list thành 4 tứ giác, giúp ông biết nhiệm vụ nào làm trước. Ma trận cơ bản như sau, chúng ta giữ nguyên:
Bạn phân loại mỗi email vào 1 trong 4 tứ giác. Tứ giác quyết định bạn làm gì với email đó và khi nào hành động. Quên "inbox zero", tập trung vào hoàn thành việc.
Kết hợp ma trận với thư mục Outlook hoặc nhãn Gmail để thuần phục hộp thư. Mỗi tứ giác có nhãn/thư mục riêng và có thể màu riêng.
Điều gì bạn làm, KHÔNG ĐƯỢC THAY ĐỔI TÊN CÁC TỨ GIÁC. Vậy thư mục/nhãn chỉ có 4 danh mục:
- Quan Trọng Và Khẩn Cấp (Important And Urgent)
- Quan Trọng (Không Khẩn Cấp) (Important (Not Urgent))
- Khẩn Cấp (Không Quan Trọng) (Urgent (Not Important))
- Không Quan Trọng Cũng Không Khẩn Cấp (Not Important Nor Urgent)
"Khẩn Cấp" Là Gì?
Dễ nhận diện "Quan trọng" – đó là quyết định chủ quan tùy ưu tiên. Nhưng "Khẩn cấp" gợi hình ảnh tính toán thời gian, làm người ta bối rối.
Thư giãn, đừng hoảng. "Khẩn cấp" ở đây nghĩa là bất cứ gì bạn muốn. Nếu ngày bận rộn không giây nghỉ, "Khẩn cấp" mang ý nghĩa mới. Nếu ngày đầy cuộc họp, "Khẩn cấp" mang ý nghĩa khác. Hãy để nó linh hoạt; thực tế, sự linh hoạt quan trọng.
Một số chuyên gia năng suất muốn đặt giới hạn thời gian cho cột "khẩn cấp" ma trận Eisenhower, nhưng không khả thi vì nhu cầu thời gian cuộc sống/công việc luôn thay đổi.
Không có công thức ma thuật hay giới hạn thời gian cố định định nghĩa "Khẩn cấp". Bạn nhận ra khi thấy. Từ này không khó hiểu, đừng suy nghĩ quá nhiều.
Giữ Đơn Giản, Đừng Có "Quy Tắc Tứ Giác"
Bạn sẽ muốn gán hành động cho tứ giác. Ví dụ, Bryan Lee của Tutum dùng hệ thống và gán hành động cụ thể: "Quyết định khi nào làm" cho "Quan trọng không Khẩn cấp", "Ủy thác" cho "Khẩn cấp không Quan trọng".
Hãy cản lại. Có 2 vấn đề với cách này.
Thứ nhất, "quy tắc hành động" làm thiên vị cách bạn gán nhãn email. Nếu biết phải hành động ngay nhưng không có thời gian, não bộ lừa bạn phân loại sai.
Thứ hai, tứ giác không luôn cùng hành động. Ủy thác không phải lúc nào cũng chọn được. "Không khẩn không quan trọng" không nghĩa là xóa, bạn có thể cần email sau.
Thay vào đó, tin vào ma trận Eisenhower và năng lực tự xử lý việc của bạn. Hệ thống năng suất quá phức tạp, quá cụ thể là hệ thống bạn sẽ bỏ theo quy tắc "3 lần thất bại". Tên các tứ giác thực sự cho ý tưởng tốt về bản chất email, bạn sẽ quyết định đúng.
Quy Tắc Vàng: Không Chuyển Email Tiếp Theo Chưa Gán Nhãn
Ý tưởng sắp xếp email quyết liệt, liên quan 1 hành động tự luật — bạn không được chuyển email tiếp theo nếu chưa gán nhãn email đang đọc.
Điều này quan trọng. Mỗi lần mở email, bạn BẮT BUỘC phải phân loại. Không cho phép kiểm tra mail tiếp nếu chưa phân loại email này vào tứ giác.
Như thảo luận trước, không phân loại hoặc phân loại sai là lý do app năng suất không hoạt động. Bạn cần đúng bước phân loại, mọi thứ khác sẽ tự rơi vào chỗ.
Cách "Tấn Công" Email Của Bạn
Đây là vẻ đẹp: Khi hộp thư đã phân loại, bạn thực sự không cần nhiều lời khuyên khi nào/nên xử lý email. Với việc khẩn cấp+quan trọng, bạn xử lý ngay khi có chút thời gian rảnh.
Với mọi thứ khác, như Andy Mitchell của ActiveInbox nói với MakeUseOf:
Chọn thời điểm năng lượng thấp trong ngày (như nửa giờ buồn ngủ sau trưa) và "lướt" qua hộp thư để xử lý nhanh.
Nếu đã ưu tiên, dễ dàng hoàn thành mà không bỏ lỡ việc bắt buộc.
Cuối mỗi ngày, xử lý tất cả email đã phân loại, ngay từ app điện thoại. Tin tôi, khi đã ưu tiên, bạn xong việc trong một nửa thời gian bình thường.
Dễ Hay Khó?
Cá nhân tôi thấy phương pháp ma trận Eisenhower sắp xếp email là dễ nhất từng dùng. Thực sự làm hộp thư dễ quản lý hơn và không bỏ lỡ gì nhờ nó.
Bạn nghĩ hệ thống này dễ triển khai hay khó? Cho chúng tôi biết lý do!