Chữ ký cho bạn biết điều gì đó về tính cách. Giống như hai người hầu như không viết giống nhau, họ cũng ký tên khác nhau. Đó là cách "khoa học" về Hình ảnh học ra đời. Nhưng thời đại kỹ thuật số và chữ ký email đã làm giảm cách bạn đăng nhập trên một bức thư thành chú thích cuối trang. Chỉ là một cái tên được đánh máy, và có thể là một số điện thoại hoặc một tay cầm Twitter - thật buồn tẻ làm sao. Cũng giống như cách viết và định dạng email thích hợp, cũng có nhiều cách để kết thúc chúng tốt.
Vài năm trước, tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký tùy chỉnh trong Gmail bằng tiện ích bổ sung của Firefox. Phần lớn thông tin đó vẫn là sự thật. Vì vậy, hãy thực hiện sáu mẹo để khai thác thêm chữ ký email Gmail của bạn. Chủ đề chung là không chỉ tạo ấn tượng về phong cách mà còn tạo thương hiệu cá nhân hoặc quảng bá thương hiệu công ty.
Vì vậy, không cần giải thích thêm, hãy xem bạn có thể hưởng lợi như thế nào từ sức mạnh của chữ ký email.
Lợi ích của Chữ ký Email
- Chữ ký email thể hiện sự cởi mở trong giao tiếp của bạn.
- Chữ ký email được thiết kế tốt sẽ truyền tải tính chuyên nghiệp qua email của bạn.
- Chữ ký email là một công cụ quảng bá cho một doanh nghiệp, một trang web / blog, một cuốn sách hoặc một hoạt động xã hội.
- Chữ ký email với thông tin liên quan là tiểu sử ngắn gọn của bạn.
- Chữ ký email cũng là một công cụ mạng xã hội, giống như danh thiếp.
Kiến thức Cơ bản Tuyệt đối về Chữ ký Email
Một chữ ký email gọn gàng chỉ nói một điều đơn giản - bạn quan tâm đến cách bạn giao tiếp. Vì vậy, một chữ ký email cơ bản mà không có bất kỳ điểm nhấn nào phải trả lời bạn là ai, bạn làm nghề gì và có thể liên hệ với bạn bằng cách nào. Cá nhân tôi thích một chữ ký email tối thiểu và không tốn dung lượng. Sự chú ý của chúng tôi đang bị hạn chế vì nó vốn có, tôi cảm thấy bạn có thể bắt đầu với những điểm này…
- Tên đầy đủ của bạn.
- Thông tin liên hệ của bạn.
- Trang web / blog cá nhân hoặc chuyên nghiệp của bạn.
- Địa chỉ doanh nghiệp của bạn (hoặc bất kỳ địa chỉ nào khác mà bạn có thể muốn đưa vào).
- Chỉ bao gồm các liên kết đến hồ sơ mạng xã hội của bạn nếu chúng đủ quan trọng.
Thiết kế Chữ ký Email Văn bản Đơn giản
Chữ ký email ở dạng văn bản đơn giản cho phép bạn tạo các dòng thông tin rõ ràng mà không có đồ họa và biểu trưng cầu kỳ. Chúng cũng nhất quán trên các thiết bị và không bị khuyết tật nếu có trình chặn hình ảnh (như trong Gmail hoặc Outlook). Việc thiết kế một chữ ký văn bản đơn giản cho email của bạn cần một chút suy nghĩ sáng tạo vì bạn chỉ có thể làm việc với phông chữ, cỡ chữ, ký hiệu, khoảng cách và màu sắc có sẵn. Hình ảnh sau minh họa một chữ ký văn bản gọn gàng được tạo trong Gmail:
Đây là một chữ ký đơn giản mà tôi chỉ mất 3 phút để thiết lập trong Gmail. Tất cả những gì tôi sử dụng là phông chữ Verdana và một số khoảng cách giữa các chữ cái trong tên của tôi để làm cho nó nổi bật. Nếu phù hợp với bạn, bạn có thể chọn màu sắc của logo công ty để thiết kế chữ ký văn bản của mình. Đây là một cái nhìn khác về nó với vị trí của địa chỉ:
Để sử dụng chữ ký Gmail mặc định của bạn ngoài văn bản, bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức trong Gmail để thêm gia vị cho chữ ký đó bằng các siêu liên kết và hình ảnh.
Đưa Chữ ký Gmail của bạn lên ngoài Văn bản Đơn giản
Trình chỉnh sửa chữ ký đa dạng thức trong Gmail cũng giúp bạn tạo các biểu trưng HTML. Bạn có thể chèn các biểu tượng logo nhỏ trong suốt cho các dịch vụ mà bạn muốn thể hiện trong chữ ký của mình. Tìm kiếm Hình ảnh nâng cao của Google sẽ cung cấp cho bạn vị trí của các biểu tượng như vậy. Nhiều dịch vụ có biểu tượng phương tiện ở các kích cỡ khác nhau, ví dụ:Twitter. Tốt hơn là chọn các biểu tượng trong suốt có kích thước 16px x 16px. Tải lên và định vị chúng một cách thích hợp. Đây là chữ ký mẫu tôi đã tạo nhanh chóng:
Cũng lưu ý (như trang hỗ trợ Gmail này cho biết) - nếu bạn gửi thư "từ" nhiều địa chỉ trong Gmail, bạn có thể đặt chữ ký khác nhau cho từng địa chỉ trong tab Chung của cài đặt của mình. Bạn cũng có thể sử dụng sức mạnh của câu trả lời soạn trước để thiết lập nhiều chữ ký email trong cùng một tài khoản.
Tạo chữ ký bằng LinkedIn
LinkedIn có một trình tạo chữ ký phong phú giúp bạn điền vào các email của mình bằng chữ ký HTML. Trình tạo chữ ký đi kèm với nhiều chủ đề nổi bật để tạo cho email của bạn một giao diện cách điệu. Trình tạo chữ ký LinkedIn cung cấp cho bạn một cửa sổ JavaScript như bên dưới. Bạn có thể sao chép và dán mã vào các ứng dụng email hỗ trợ chữ ký HTML.
Trình tạo chữ ký không nói rằng nó hỗ trợ ứng dụng email trực tuyến. Nhưng có một cách giải quyết đơn giản mà bạn có thể triển khai cho Gmail. Chỉ cần sao chép tất cả văn bản trong chữ ký LinkedIn của bạn và dán nó vào một cửa sổ soạn thư mới. Gmail tự động hiển thị chữ ký với chủ đề LinkedIn đã chọn được lưu giữ chính xác. Bạn có thể lưu và sử dụng lại chữ ký này như một câu trả lời soạn trước.
Tăng thêm hương vị cho email của bạn với Công cụ chữ ký email của bên thứ ba
WiseStamp
WiseStamp là một tiện ích bổ sung của trình duyệt dành cho Chrome, Firefox, Safari và Thunderbird. Tiện ích mở rộng trình duyệt đi kèm với nhiều mẫu chữ ký email mà bạn có thể tùy chỉnh bằng thông tin của riêng mình như ảnh hồ sơ hoặc biểu trưng, hồ sơ IM và xã hội. Tính năng độc đáo của WiseStamp là nó cung cấp cho bạn sự lựa chọn các ứng dụng trên web xã hội mà bạn có thể kết nối với chữ ký của mình. Ví dụ:bạn có thể thêm ứng dụng email Facebook để quảng cáo trang Facebook hoặc ứng dụng WordPress để tăng lượng người đọc blog của bạn.
Phiên bản miễn phí cung cấp cho bạn hai chữ ký (ví dụ:cá nhân và doanh nghiệp), trong khi phiên bản trả phí với các gói khác nhau đi kèm với hỗ trợ nhiều chữ ký.
Năm ngoái, Tina đã đánh giá toàn diện trên WiseStamp. Kể từ đó, các ứng dụng mới như Pinterest và Instagram đã được giới thiệu. Outlook.com là một nền tảng webmail được hỗ trợ. Một trong những bổ sung quan trọng là Ứng dụng thanh bên .
Ứng dụng thanh bên cho phép bạn giới thiệu nội dung của mình cùng với email của bạn. Vị trí thanh bên cho phép bạn quảng cáo nội dung của mình ở phía bên phải của email và có khả năng thu hút nhiều nhãn cầu hơn. Ứng dụng thanh bên hiện có sẵn cho YouTube, Twitter và Pinterest.
Sigwich
Sigwich là một ứng dụng bên thứ ba khác giúp bạn tạo một chữ ký hấp dẫn. Nó hoạt động với các ứng dụng email như Outlook, Gmail, Yahoo và trên Internet Explorer, Firefox và Chrome. Sigwich có một công cụ tạo chữ ký mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng chữ ký sáng tạo. Nó có 6 bố cục chữ ký khác nhau cung cấp cho bạn đủ chỗ để thiết kế giao diện tùy chỉnh. Sau khi chạm vào chữ ký của mình, bạn có thể cài đặt tệp chữ ký và sử dụng nó với ứng dụng email của bạn. Xin lưu ý rằng bạn phải đăng ký một tài khoản miễn phí trước khi có thể nhấp vào tải xuống.
Bố cục chữ ký tùy chọn là tốt, nhưng tôi không quá hài lòng với Sigwich. Một trong những lỗi nhỏ mà tôi tìm thấy khi sử dụng Sigwich là Image Cropper không hoạt động bình thường. Tôi đã bỏ lỡ khả năng tô màu phông chữ. Đối đầu trực tiếp, WiseStamp mạnh hơn nhiều và dễ sử dụng hơn.
Có nhiều điều nên làm và không nên để tạo chữ ký email hoàn hảo. Sử dụng đúng công cụ có lẽ là số một trong danh sách. Giữ cho nó đơn giản và mỏng nên ở vị trí số hai. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký email thường là vô hình. Nhưng bạn không bao giờ biết từ tốt được chuyển đến đâu. Còn bạn thì sao? Bạn có thường xuyên sử dụng chữ ký email không? Đề cập nó có lợi cho bạn như thế nào? Bạn đã thiết kế nó như thế nào? Nếu không, đã đến lúc bạn làm.