Một chữ ký nói lên điều gì đó về cá tính. Cũng như hai người khó có thể viết giống nhau, họ cũng ký tên khác nhau. Đó là cách "khoa học" Vân tay học (Graphology) ra đời. Nhưng kỷ nguyên số và chữ ký email đã giảm cách bạn ký tên vào thư xuống thành một chân trang. Chỉ một tên gõ máy, và có thể số điện thoại hoặc handle Twitter - thật chán ngắt. Cũng như có cách viết và định dạng email đúng đắn, cũng có cách kết thúc email tốt.
Vài năm trước, tôi chỉ bạn cách tạo chữ ký tùy chỉnh trong Gmail với tiện ích Firefox. Nhiều thông tin đó vẫn đúng. Cũng như sáu mẹo tận dụng chữ ký email Gmail. Chuyến đường chung là không chỉ tạo ấn tượng thẩm mỹ, mà còn xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc quảng bá thương hiệu doanh nghiệp.
Vậy, không lan man nữa, hãy xem cách bạn có thể tận dụng sức mạnh của chữ ký email.
Lợi ích của Chữ ký Email
- Chữ ký email thể hiện sự cởi mở giao tiếp của bạn.
- Chữ ký email thiết kế tốt truyền tải sự chuyên nghiệp qua email.
- Chữ ký email là công cụ quảng bá cho doanh nghiệp, website/blog, sách, hoặc đại nghĩa xã hội.
- Chữ ký email với thông tin liên quan là tiểu sử ngắn gọn của bạn.
- Chữ ký email cũng là công cụ mạng xã hội, như một danh thiếp.
Các Nguyên tắc Tuyệt đối của Chữ ký Email
Một chữ ký email gọn gàng chỉ nói một điều đơn giản - bạn quan tâm đến cách giao tiếp. Vì vậy, chữ ký email cơ bản không khoe khoang nên trả lời: bạn là ai, bạn làm gì, và cách liên hệ bạn. Tôi cá nhân thích chữ ký email tối giản không chiếm diện tích. Với khả năng tập trung hạn hẹp như hiện nay, tôi cảm thấy bạn nên bắt đầu với các điểm sau…
- Họ và tên đầy đủ của bạn.
- Thông tin liên hệ của bạn.
- Website/blog cá nhân hoặc chuyên nghiệp.
- Địa chỉ kinh doanh (hoặc địa chỉ khác bạn muốn thêm).
- Chỉ bao gồm link hồ sơ mạng xã hội nếu chúng thực sự quan trọng.
Thiết kế Chữ ký Email Văn bản Đơn giản
Chữ ký email dạng văn bản thuần túy cho phép tạo các dòng thông tin sạch sẽ không cần đồ họa, logo phức tạp. Chúng cũng nhất quán trên các thiết bị và không bị ảnh hưởng nếu trình chặn hình ảnh đang bật (như trong Gmail hay Outlook). Thiết kế chữ ký văn bản đơn giản đòi hỏi tư duy sáng tạo vì bạn chỉ làm việc với font, cỡ font, ký hiệu, khoảng cách, và màu sắc có sẵn. Hình ảnh sau minh họa chữ ký văn bản gọn gàng tạo trong Gmail:
Đây là chữ ký đơn giản tôi mất 3 phút thiết lập trong Gmail. Tôi chỉ dùng font Verdana và khoảng cách giữa các chữ cái trong tên để làm nổi bật. Nếu phù hợp, bạn có thể chọn màu logo công ty để thiết kế chữ ký văn bản. Đây là cái nhìn khác với vị trí địa chỉ:
Để đưa chữ ký mặc định Gmail vượt ra khỏi văn bản, bạn có thể dùng trình soạn thảo rich text trong Gmail để làm cho nó sống động hơn với siêu liên kết và hình ảnh.
Đưa Chữ ký Gmail Vượt Qua Văn bản Đơn giản
Trình soạn thảo chữ ký rich text trong Gmail cũng giúp bạn tạo logo HTML. Bạn có thể chèn biểu tượng logo nhỏ trong suốt cho các dịch vụ bạn muốn biểu thị trong chữ ký. Tìm kiếm hình ảnh nâng cao của Google sẽ cho bạn vị trí các biểu tượng đó. Nhiều dịch vụ có logo media với các kích thước khác nhau, ví dụ: Twitter. Ưu tiên chọn biểu tượng trong suốt 16px x 16px. Tải lên và định vị phù hợp. Đây là chữ ký mẫu tôi tạo nhanh:
Cũng lưu ý (như trang hỗ trợ Gmail nói) - nếu bạn gửi mail "từ" nhiều địa chỉ trong Gmail, bạn có thể đặt chữ ký khác cho mỗi địa chỉ trong tab General của cài đặt. Bạn cũng có thể dùng sức mạnh của canned responses để thiết lập nhiều chữ ký email trong cùng tài khoản.
Tạo Chữ ký với LinkedIn
LinkedIn có trình tạo chữ ký phong phú giúp bạn điền chữ ký HTML vào email. Trình tạo chữ ký đi kèm nhiều chủ đề màu (hued themes) để cho email của bạn vẻ ngoài được phong cách hóa. Trình tạo chữ ký LinkedIn cho bạn cửa sổ JavaScript như hình dưới. Bạn có thể copy-paste mã vào các ứng dụng email hỗ trợ chữ ký HTML.
Trình tạo chữ ký không nói nó hỗ trợ ứng dụng email trực tuyến. Nhưng có giải pháp thay thế đơn giản cho Gmail. Chỉ cần copy toàn bộ văn bản trong chữ ký LinkedIn và dán vào cửa sổ soạn thảo mới. Gmail tự động hiển thị chữ ký với chủ đề LinkedIn được chọn giữ nguyên chính xác. Bạn có thể lưu và tái sử dụng chữ ký này như canned response.
Làm Sáng Email với Công cụ Chữ ký Email Thứ ba
WiseStamp
WiseStamp là tiện ích mở rộng trình duyệt cho Chrome, Firefox, Safari, và Thunderbird. Tiện ích mở rộng trình duyệt đi kèm nhiều mẫu chữ ký email bạn có thể tùy chỉnh với thông tin riêng như ảnh hồ sơ hoặc logo, hồ sơ IM & mạng xã hội. Đặc điểm độc đáo của WiseStamp là nó cho bạn lựa chọn các ứng dụng trên web xã hội mà bạn có thể kết nối với chữ ký. Ví dụ, bạn có thể thêm ứng dụng email Facebook để quảng bá trang Facebook hoặc ứng dụng WordPress để tăng độc giả blog.
Phiên bản miễn phí cho bạn hai chữ ký (ví dụ: cá nhân và kinh doanh), trong khi phiên bản trả phí với các gói khác nhau hỗ trợ nhiều chữ ký.
Năm ngoái, Tina đã làm bài đánh giá toàn diện về WiseStamp. Kể từ đó, ứng dụng mới như Pinterest và Instagram đã được giới thiệu. Outlook.com là nền tảng webmail được hỗ trợ. Một trong những bổ sung quan trọng là Sidebar Apps (Ứng dụng thanh bên).
Sidebar Apps cho phép bạn trưng bày nội dung bên cạnh email của bạn. Vị trí thanh bên cho phép quảng bá nội dung ở bên phải email và có thể thu hút nhiều lượt xem hơn. Sidebar Apps hiện có cho YouTube, Twitter, và Pinterest.
Sigwich
Sigwich là ứng dụng thứ ba khác giúp bạn tạo chữ ký hấp dẫn. Nó hoạt động với ứng dụng email như Outlook, Gmail, Yahoo, và trên Internet Explorer, Firefox, Chrome. Sigwich có động cơ chữ ký mạnh mẽ giúp bạn xây dựng chữ ký sáng tạo dễ dàng. Nó có 6 bố cục chữ ký khác nhau cho đủ không gian thiết kế giao diện tùy chỉnh. Sau khi retouch chữ ký, bạn có thể cài đặt tệp chữ ký và dùng với ứng dụng email. Lưu ý bạn phải đăng ký tài khoản miễn phí trước khi có thể nhấn tải xuống.
Các bố cục chữ ký tùy chọn không tồi, nhưng tôi không quá hài lòng với Sigwich. Một trong những lỗi nhỏ tôi tìm thấy khi dùng Sigwich là Image Cropper (Cắt hình ảnh) không hoạt động đúng. Tôi nhớ thiếu khả năng màu chữ. Đối đầu trực tiếp, WiseStamp mạnh hơn và dễ dùng hơn nhiều.
Có nhiều điều nên và không nên để tạo chữ ký email hoàn hảo. Dùng đúng công cụ có lẽ là số một. Giữ nó đơn giản và mảnh mai nên là số hai. Lợi ích của chữ ký email thường vô hình. Nhưng bạn không bao giờ biết lời tốt được mang đến đâu. Còn bạn? Bạn có dùng chữ ký email nhất quán không? Nêu cách nó giúp ích bạn? Bạn thiết kế nó như thế nào? Nếu chưa, đã đến lúc bạn nên làm rồi.