Bạn không thấy nhiều cập nhật lớn về tính năng Gmail. Theo một cách, nó thoải mái không đổi nhiều năm trong khi đối thủ như Outlook giống như luôn cắt xén thay đổi theo ý muốn của nhà thiết kế dễ bị phân tâm. Trong bài này, chúng tôi chỉ cách tăng năng suất bằng cách dùng loạt tính năng Gmail ít người biết trong hoạt động email.
1. Tạm Hoãn (Snooze)
Chúng tôi không khuyến khích bạn trì hoãn trả lời email quan trọng, nhưng đôi khi bạn không có lựa chọn! Chức năng Snooze ẩn email rồi đẩy nó lên đầu hộp thư vào ngày và giờ bạn chỉ định.
Để tạm hoãn email, chuột phải vào nó, nhấp Snooze, chọn thời gian muốn tạm hoãn. Nếu thời gian liệt kê không hợp lịch trình, bạn có thể thay đổi mặc định Snooze trong Google Keep. (Chúng cũng áp dụng cho Gmail.)
Vào Google Keep, nhấp biểu tượng bánh răng -> Cài đặt, sau đó thay đổi Mặc định Nhắc nhở thành gì phù hợp bạn.
2. Định Dạng Email Dễ Dàng
Cái này thường bị bỏ qua – bạn có thể nhanh chóng định dạng email viết trên điện thoại dễ dàng.
Chỉ cần mở email mới, nhấn giữ vào khoảng trống rồi nhấp Định dạng để hiện menu tùy chọn định dạng văn bản từ đổi màu chữ, gạch dưới, và hơn nữa.
3. Trả Lời Thông Minh (Smart Replies)
Tôi đã trì hoãn "Cách mạng Trả lời Thông Minh" trên điện thoại, nhưng nó phổ biến đủ để lan sang phiên bản máy tính.
Cho người mới, Trả lời Thông Minh là phản hồi nhanh sẵn có liên quan đến email nhận. Tiết kiệm thời gian gọn gàng dù có cảm giác dystopian và "chết của ngôn ngữ" về toàn bộ chuyện.
4. Chế Độ Mật (Confidential Mode)
Quyền riêng tư là đại sự với nhiều cá nhân, đó là lý do Google thêm "Chế Độ Mật" vào app Gmail cho người dùng kiểm soát email chứa thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư.
Để truy cập Chế Độ Mật trên thiết bị, mở app Gmail, nhấp nút Soạn góc dưới phải. Bây giờ, tìm menu ba chấm góc trên phải, nhấp vào và chọn "Chế Độ Mật".
Bây giờ bạn có thể đặt ngày hết hạn cho tin nhắn từ một ngày đến năm năm, sau đó tin nhắn tự xóa. Nếu dự định gửi email nhạy cảm hơn, tốt nhất đặt mã truy cập/SMS. Mã này được Google tạo ngẫu nhiên và gửi an toàn đến người nhận.
5. Quản Lý Thư Rác (Spam Management)
Có nhiều thứ "dưới capo" Google tuyên bố chống 99.9% lừa đảo và email không đáng tin. (Không cách test, nhưng hey-ho.)
Rõ ràng hơn, khi bạn ném email vào thư mục Spam, Gmail giờ hỏi có muốn thử hủy đăng ký danh sách gửi của người gửi, rất chu đáo. Cũng, nếu Gmail phát hiện bạn không bao giờ mở email từ người gửi thường xuyên, nó sẽ hỏi có muốn chặn người gửi.
6. Thiết Lập Cử Chỉ Vuốt Tùy Chỉnh
Gmail Android dễ dàng cho phép gán hành động khác cho cử chỉ vuốt. Vuốt trái hoặc phải trên tin nhắn sẽ lưu trữ theo mặc định, nhưng nếu muốn, bạn có thể đổi.
Trong app Gmail, nhấp menu hamburger góc trên trái, tìm Cài đặt cuối, nhấp và chọn "Cài đặt Chung". Từ đó, chọn "Hành động vuốt".
Từ đây bạn ghép vuốt với hành động: Lưu trữ, Xóa, "Đánh dấu đã đọc/chưa đọc", "Di chuyển đến", và "Tạm hoãn". Chọn tùy chọn phù hợp nhu cầu.
7. Ngăn Chặn Hành Động Vô Tình
Cái này xảy ra với tất cả chúng ta – gửi mail trước khi sẵn sàng hoặc xóa email vô tình vì phân tâm. May mắn Gmail cung cấp cách ngăn chặn những tai nạn nhỏ. Cực kỳ hữu ích cho những người hay để đầu trong mây.
Theo đường dẫn trên, đến "Cài đặt Chung", tìm tùy chọn "Xác nhận hành động" và chọn từ ba: "Xác nhận trước khi xóa", "Lưu trữ", hoặc "Gửi".
Ví dụ, khi muốn xóa tin nhắn, Gmail sẽ yêu cầu xác nhận. Lưu ý thủ thuật chỉ hoạt động khi xóa email cách cổ điển – mở từng email và nhấp biểu tượng thùng rác góc trên phải. Lạ thay, xác nhận không hiện nếu bạn vuốt để xóa. Mặc dù tùy chọn hoàn tác hiện ngay dưới màn hình sau khi xóa theo cách này, bạn có thể lấy lại nếu nhanh.
8. Quên Đi Nhắc Nhở (Nudges)
Một tính năng Gmail tự động nhắc bạn trả lời email gần đây bằng gợi ý "Trả lời và theo dõi". Tuy nhiên, nhiều người dùng thấy kém hữu ích và đơn giản phiền toái. Nếu bạn rơi vào nhóm sau, bạn nên biết bạn có thể tắt nó.
Để tự làm, quay lại "Cài đặt -> Chọn tài khoản Google -> Nhắc nhở -> Trả lời và theo dõi". Nhấp tính năng và bỏ tích cả hai tùy chọn. Bây giờ bạn yên tâm không bị phiền bởi nhắc nhở kém tinh tế của Gmail.
9. Nhanh Thiết Lập Tin Nhắn Nghỉ Phép
Dự định nghỉ vài ngày? Thiết lập tin nhắn nghỉ phép trong Gmail không cần gọi hỗ trợ kỹ thuật. Rất dễ. Làm theo đường dẫn trên, nhưng thay vào đó tìm "Người trả lời nghỉ phép" (Vacation responder) dưới Chung.
Nhấp tùy chọn và bắt đầu thêm chi tiết, bắt đầu từ ngày bạn vắng. Thêm vào đó, bạn có thể thêm tin nhắn nhanh cho người biết bạn không có sẵn giai đoạn đó và ai liên hệ trường hợp khẩn cấp. Siêu đơn giản!
Muốn tiếp tục mở khóa tính năng Gmail? Bạn có thể quan tâm học cách truy cập Gmail từ máy tính hoặc bật và dùng Gmail ngoại tuyến.