Bạn không thấy nhiều cập nhật lớn về cách thức các tính năng của Gmail. Theo một cách nào đó, nó không thay đổi một cách thoải mái trong những năm qua trong khi các đối thủ như Outlook cảm thấy như thể họ đang chặt chẽ và thay đổi theo ý thích của một nhà thiết kế dễ bị phân tâm. Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn bạn cách tăng năng suất bằng cách sử dụng một loạt các tính năng ít được biết đến của Gmail trong các hoạt động gửi email của bạn.
1. Báo lại
Chúng tôi không khuyến khích bạn ngừng trả lời các email quan trọng cho đến một ngày sau đó, nhưng đôi khi bạn không có lựa chọn nào khác! Chức năng Báo lại ẩn một email sau đó sao lưu nó lên đầu hộp thư đến của bạn vào ngày và giờ bạn chỉ định.
Để báo lại một email, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó, nhấp vào Tạm ẩn, sau đó chọn thời gian bạn muốn báo lại. Nếu thời gian được liệt kê không phù hợp với lịch biểu của bạn, thì bạn có thể thay đổi mặc định Tạm ẩn trong Google Keep. (Chúng cũng sẽ áp dụng cho Gmail.)
Truy cập Google Keep, nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa -> Cài đặt, sau đó thay đổi Mặc định lời nhắc thành bất kỳ điều gì phù hợp với bạn.
2. Định dạng email dễ dàng
Điều này có xu hướng bị bỏ qua khá thường xuyên - bạn có thể nhanh chóng định dạng email mà bạn viết trên điện thoại của mình một cách dễ dàng.
Chỉ cần mở một email mới, nhấn và giữ vào một khoảng trống rồi chạm vào Định dạng để hiển thị menu các tùy chọn định dạng văn bản từ thay đổi màu văn bản, văn bản bên dưới, v.v.
3. Trả lời thông minh
Tôi đã tạm dừng cuộc cách mạng “Trả lời thông minh” trên điện thoại thông minh, nhưng có vẻ như nó đã đủ phổ biến để chuyển sang phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Đối với những người chưa bắt đầu, Trả lời thông minh là các phản hồi nhanh được tạo sẵn liên quan đến email bạn nhận được. Đó là một cách tiết kiệm thời gian gọn gàng mặc dù có điều gì đó lạc hậu và “ngôn ngữ chết người” về toàn bộ vấn đề.
4. Chế độ bảo mật
Quyền riêng tư là một vấn đề lớn đối với nhiều cá nhân, đó là lý do tại sao Google đã thêm “Chế độ bảo mật” vào ứng dụng Gmail của mình để cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát đối với các email chứa thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư.
Để truy cập Chế độ bảo mật trên thiết bị của bạn, hãy mở ứng dụng Gmail, sau đó nhấn vào nút Soạn ở phần dưới bên phải của màn hình. Bây giờ, tìm menu ba chấm ở phía trên bên phải, chạm vào menu và từ đó chọn “Chế độ bảo mật”.
Giờ đây, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho tin nhắn của mình trong khoảng từ một ngày đến năm năm, sau đó, tin nhắn sẽ tự động xóa. Nếu bạn đang có kế hoạch gửi một email nhạy cảm hơn, thì bạn nên đặt mật mã / mật mã SMS. Những mật mã này được tạo ngẫu nhiên bởi Google và được gửi một cách an toàn đến người nhận.
5. Quản lý thư rác
Có rất nhiều thứ mà Google tuyên bố có thể chống lại 99,9% lừa đảo và email không đáng tin cậy. (Không có cách nào để kiểm tra điều đó, nhưng xin chào.)
Rõ ràng hơn, khi bạn đưa email vào thư mục Spam, giờ đây Gmail sẽ hỏi bạn có muốn thử và xóa bạn khỏi danh sách gửi thư của người gửi hay không, điều này thật đáng suy nghĩ. Ngoài ra, nếu Gmail phát hiện ra rằng bạn không bao giờ mở email từ một số người gửi thông thường nhất định, thì giờ đây Gmail sẽ hỏi bạn có muốn chặn người gửi đó không.
6. Đặt cử chỉ vuốt tùy chỉnh
Gmail dành cho Android dễ dàng cho phép bạn gán các tác vụ khác nhau cho các cử chỉ vuốt của mình. Vuốt sang trái hoặc phải trên thư sẽ lưu trữ thư theo mặc định, nhưng nếu muốn, bạn có thể thay đổi điều đó.
Trong ứng dụng Gmail của bạn, nhấn vào menu bánh hamburger ở góc trên bên trái, tìm Cài đặt ở dưới cùng, nhấn vào menu và chọn “Cài đặt chung”. Từ đó, chọn “Thao tác vuốt.”
Từ đây, bạn có thể ghép nối các thao tác vuốt của mình với một trong các hành động sau:Lưu trữ, Xóa, “Đánh dấu là đã đọc / chưa đọc”, “Chuyển tới” và “Báo lại”. Chọn tùy chọn nào phù hợp với nhu cầu của bạn hơn.
7. Ngăn chặn các hành động ngẫu nhiên
Điều đó xảy ra với tất cả chúng ta vào lúc này hay lúc khác - gửi thư trước khi nó sẵn sàng hoặc vô tình xóa một email vì chúng ta bị phân tâm. May mắn thay, Gmail cung cấp một cách để ngăn chặn những rủi ro nhỏ này. Điều này cực kỳ hữu ích đối với những người trong chúng ta, những người có xu hướng thường xuyên lướt trên mây.
Theo đường dẫn được mô tả ở trên, hãy đến “Cài đặt chung”, sau đó tìm tùy chọn “Xác nhận hành động” và chọn từ ba tùy chọn:“Xác nhận trước khi xóa”, “Đạt được” hoặc “Đang gửi”.
Ví dụ, khi bạn muốn xóa một thư, Gmail sẽ yêu cầu bạn xác nhận. Lưu ý rằng thủ thuật này chỉ hoạt động khi bạn xóa email theo cách cổ điển - bằng cách mở từng email một và nhấn vào biểu tượng thùng rác ở góc trên bên phải. Thật kỳ lạ, những xác nhận này không hiển thị nếu bạn đang vuốt để xóa tin nhắn của mình. Mặc dù tùy chọn hoàn tác tác vụ bật lên ở cuối màn hình ngay sau khi bạn xóa email theo cách này, nhưng bạn có thể lấy lại nếu di chuyển nhanh.
8. Quên di chuyển
Một tính năng của Gmail là nó có thể tự động nhắc bạn trả lời những email bạn đã nhận được gần đây bằng cách đề xuất “Trả lời và theo dõi”. Tuy nhiên, nhiều người dùng thấy điều này ít hữu ích và đơn giản là gây phiền nhiễu. Nếu bạn thuộc loại thứ hai, bạn nên biết rằng bạn có thể tắt nó đi.
Để tự mình làm như vậy, bạn cần quay lại “Cài đặt -> Chọn tài khoản Google của bạn -> Nudges -> Trả lời và theo dõi”. Nhấn vào tính năng và bỏ chọn cả hai tùy chọn. Giờ đây, bạn có thể yên tâm rằng bạn sẽ không còn bị làm phiền bởi những cú huých kém tinh tế của Gmail nữa.
9. Đặt nhanh tin nhắn vắng mặt
Có kế hoạch để nghỉ một vài ngày? Đặt thư vắng mặt của riêng bạn trong Gmail mà không cần gọi bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Nó khá dễ dàng. Thực hiện theo cùng một đường dẫn được nêu ở trên, nhưng thay vào đó, hãy tìm "Người trả lời thư" trong mục Chung.
Nhấn vào tùy chọn và bắt đầu thêm thông tin chi tiết của bạn, bắt đầu với những ngày bạn sẽ vắng mặt. Ngoài ra, bạn có thể thêm tin nhắn nhanh để cho mọi người biết bạn sẽ không có mặt trong khoảng thời gian nói trên và họ có thể liên hệ với ai trong trường hợp khẩn cấp. Nó cực kỳ đơn giản!
Bạn muốn tiếp tục mở khóa các tính năng khác của Gmail? Bạn có thể quan tâm đến việc tìm hiểu cách truy cập Gmail từ máy tính để bàn của mình hoặc bật và sử dụng Gmail ngoại tuyến.