Có rất nhiều ứng dụng email desktop để chọn. Chúng tôi đã xem xét sâu chúng ở nơi khác trên trang web. Nhưng cho người dùng Windows 10, có một ứng dụng thường bị bỏ qua: ứng dụng Mail tích hợp sẵn.
Nó có xứng đáng được nhắc đến trong cùng cuộc trò chuyện với phần mềm thành lập hơn như Mailbird và eM Client? Câu trả lời là một tiếng Yes vang dội!
Dưới đây là bảy điều tuyệt vời bạn có thể làm với ứng dụng Mail. Nếu bạn nghĩ tôi đã bỏ lỡ điều gì, hãy chắc chắn cho tôi biết trong phần bình luận.
1. Ghim hộp thư đến Menu Start
Giống như tất cả các ứng dụng email tốt, Mail có thể đóng vai trò trung tâm cho bao nhiêu địa chỉ email bạn muốn. Một số địa chỉ trong đó bạn có thể dùng nhiều hơn những cái khác.
Việc mở ứng dụng và cuộn qua danh sách dài hộp thư đến mỗi khi bạn muốn kiểm tra email có thể tẻ nhạt. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách ghim các địa chỉ thường dùng nhất trực tiếp vào Menu Start.
Để làm vậy, chuột phải vào địa chỉ cần thiết, chọn Pin to Start (Ghim vào Start), và chọn Yes (Có) trên màn hình xác nhận.
Nếu bạn muốn thực sự hợp lý hóa quy trình làm việc, hãy tìm ứng dụng vừa ghim trên màn hình Start và bật "live tile" (chuột phải > More > Turn Live Tile On - Bật Live Tile). Bạn thậm chí không cần mở ứng dụng để xem có thư mới hay không!
2. Liên kết hộp thư đến
Trong ví dụ trên, tôi đã dùng tiền đề rằng bạn dùng một số địa chỉ email nhiều hơn những cái khác. Nhưng nếu bạn thường xuyên cần dùng tất cả địa chỉ của mình thì sao? Có lẽ bạn là freelancer có nhiều địa chỉ công việc, hoặc bạn có một vài địa chỉ cá nhân cho các loại giao tiếp khác nhau.
May mắn thay, Mail cung cấp một cách dễ dàng để tạo hộp thư đến thống nhất. Tốt nhất là bạn có thể chọn địa chỉ nào được bao gồm trong hộp thư đến thống nhất, thậm chí tạo nhiều hộp thư đến thống nhất.
Để tạo hộp thư đến liên kết, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên phải và đi đến Manage Accounts > Linked Inboxes (Quản lý tài khoản > Hộp thư đến liên kết). Đặt tên cho nhóm mới và tích vào các hộp bên cạnh địa chỉ bạn muốn bao gồm. Khi sẵn sàng, nhấn Save (Lưu).
Bạn sẽ tìm thấy hộp thư đến liên kết mới của mình dưới Accounts (Tài khoản) trong cột bên trái.
3. Cá nhân hóa thông báo
Mail cho phép bạn đặt tùy chọn thông báo riêng biệt cho từng tài khoản riêng lẻ. Tính năng này hữu ích nếu, ví dụ, bạn muốn chắc chắn không bao giờ bỏ lỡ email trên tài khoản công việc nhưng không muốn bị phiền toái cả ngày bởi email chuỗi của bà ngoại.
Để thiết lập tùy chọn của bạn, đi đến Settings (biểu tượng bánh răng) > Notifications (Thông báo). Ở đầu menu, chọn tài khoản nào bạn muốn áp dụng cài đặt mới, sau đó chọn xem bạn có muốn nhận thông báo trong Action Center không, có muốn phát âm thanh khi nhận thư mới không, và có muốn hiển thị banner thông báo không.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa cài đặt thông báo chung cho tất cả hộp thư đến, hãy tích vào ô bên cạnh Apply to All Accounts (Áp dụng cho tất cả tài khoản).
4. Caret Browsing (Duyệt bằng con trỏ văn bản)
Bật Caret Browsing cho phép bạn dùng bàn phím để điều hướng ứng dụng. Nếu bạn là loại người thích dùng phím tắt bàn phím thay vì chuột để điều khiển máy tính, đây là một tính năng thiết yếu.
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn trong menu Reading (Đọc) (Settings > Reading). Chỉ cần bật công tắc, và bạn sẽ không bao giờ phải chạm chuột khi ở trong ứng dụng. Các phím mũi tên điều hướng giữa các tin nhắn, trong khi Page Up và Page Down cuộn qua thân thư.
Menu Reading Settings (Cài đặt đọc) cũng cho bạn chọn xem có tự động tải ảnh không, gom email thành chuỗi hội thoại, và chỉ định khi nào đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
5. Tạo Quick Actions (Hành động nhanh)
Nếu bạn đang làm việc trên giao diện dựa trên cảm ứng, bạn có thể tạo Quick Actions để tăng tốc quy trình làm việc.
Đi đến Settings > Quick Actions để chọn tùy chọn của bạn. Có hai trường có thể tùy chỉnh: Swipe Right (Vuốt phải) và Swipe Left (Vuốt trái). Với mỗi trường, bạn có thể chọn từ Set Flag (Đánh cờ), Clear Flag (Xóa cờ), Mark as Read (Đánh dấu đã đọc), Mark as Unread (Đánh dấu chưa đọc), Archive (Lưu trữ), Delete (Xóa), và Move (Di chuyển).
Bạn có thể tạo quy tắc khác nhau cho các hộp thư đến khác nhau. Ví dụ, bạn có thể muốn Quick Action hoạt động như Delete trên tài khoản cá nhân, nhưng Mark as Unread trên tài khoản công việc. Chỉ cần chọn tài khoản bạn muốn áp dụng cài đặt từ menu thả xuống ở đầu.
6. Lưu email
Đôi khi bạn nhận được một email quan trọng bạn cần lưu, có thể vì bạn cần truy cập nó ngoại tuyến vào một ngày sau hoặc chia sẻ nó với ai đó mà bạn không có địa chỉ email.
Để lưu một tin nhắn, mở email cần thiết trong khung đọc. Tiếp theo, nhấp vào ba chấm song song ở góc trên bên phải và chọn Save As (Lưu dưới dạng). Chọn đích đến ưa thích và nhấn Save (Lưu).
7. Tìm kiếm theo phát âm (Phonetic Search)
Nếu bạn làm việc trong tổ chức đa quốc gia hoặc có người thân ở những đất nước xa xôi, bạn có thể nhận email bằng nhiều ngôn ngữ. Nếu bạn không thành thạo những ngôn ngữ đó, đó có thể là một vấn đề. Làm sao bạn có thể tìm một thông tin quan trọng trong tin nhắn đầy những từ bạn không nhận ra?
Mail có giải pháp: tính năng "Find by Sounds Like" (Tìm theo nghe giống như).
Để thấy nó hoạt động, bạn cần một email viết bằng ngôn ngữ nước ngoài. Đảm bảo bạn hiển thị nó trong khung đọc, sau đó nhấp vào ba chấm > Find (Tìm).
Một hộp tìm kiếm sẽ bật lên ở đầu cửa sổ của bạn. Để truy cập tính năng, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở bên trái và tích vào ô bên cạnh Sounds Like.
Bây giờ bạn có thể gõ theo phát âm trong hộp tìm kiếm, và ứng dụng sẽ tự động xác định các từ khớp trong thân văn bản.
Các tính năng yêu thích của bạn là gì?
Tôi đã chỉ cho bạn bảy tính năng cool không nhất thiết có thể tái tạo trên các ứng dụng email desktop mainstream khác.
Nhưng thật ra, tôi mới chỉ cào xén bề mặt. Mail tải đầy các thủ thuật tuyệt vời và Microsoft đang thêm nhiều hơn với mỗi bản cập nhật.
Tính năng nào nổi bật đối với bạn? Điều gì làm Mail trở thành đối thủ xứng đáng cho các đối thủ? Cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
Nguồn ảnh: S_Photo via Shutterstock.com, Subhashish Panigrahi via Wikimedia Commons