Bạn đã làm email hoạt động cho mình chưa? Bạn có dành thời gian và công sức để làm cho email trông hoàn hảo và chuyên nghiệp? Có một nghệ thuật trong việc đó, nhưng nó không quá khó. Phần thưởng của bạn sẽ là phản hồi từ người bạn muốn câu trả lời.
Vâng, trong một ngày nặng nề nhiệm vụ, bạn không thể nghiêng mình và tạo ra một kiệt tác với mỗi email. Tuy nhiên, có một số thủ thuật không chỉ giúp bạn tránh phiền toái mà còn trả lại cho bạn thêm thời gian. Phản hồi có sẵn (canned responses) là một thủ thuật như vậy. Mẫu email là một cái khác.
Sử Dụng Mẫu Email Để Tăng Năng Suất Email
Phản hồi có sẵn và mẫu email tương tự nhau. Sự khác biệt nằm ở cách bạn tạo chúng. Bạn phải tự tạo phản hồi có sẵn của mình với Gmail hoặc bất kỳ công cụ mở rộng văn bản nào. Hoặc đơn giản lưu nó trong một tệp Notepad đâu đó.
Mẫu email có sẵn miễn phí trên web. Mượn chúng và điều chỉnh cho tình huống của bạn.
ProEmailwriter cung cấp cho bạn một giao diện gọn gàng để chọn loại mẫu email phù hợp và sử dụng chúng trong email của bạn. Menu thả xuống cung cấp lựa chọn cho Chủ Đề (Topic), Chủ Đề Con (Sub-Topic), và Giọng Điệu (Tone). Sao chép cái bạn cần và tùy chỉnh nó cho tình huống của bạn.
Bạn có thể thích việc "Giọng Điệu" cho phép bạn chọn giọng trang trọng và thân mật. Ví dụ, bạn có thể muốn chọn cuộc trò chuyện qua email thân mật sau khi bạn đã thiết lập được đầu cầu với một cuộc gặp trực tiếp.
Có một vài chủ đề để chọn. Đối với tôi, Đối Mặt Với Ai Đó (Confronting Someone) và Yêu Cầu Cái Gì Đó (Requesting Something) là hai lựa chọn giá trị. Mẫu cho cái đầu tiên giúp tôi lịch sự nhưng kiên quyết. Cái thứ hai trao quyền cho tôi để hỏi. Nhiều trong chúng ta có xu hướng suy nghĩ quá nhiều đến mức tê liệt về cả hai nhiệm vụ xã hội này.
Bạn cũng có thể liên hệ với nhà phát triển để có thêm mẫu email khi một ý tưởng nảy ra trong đầu bạn.
Bạn có một bộ mẫu email hoặc phản hồi có sẵn? Bạn thường dùng loại mẫu nào?