Nếu bạn là người dùng máy tính thường xuyên, tôi chắc chắn bạn có rất nhiều tệp và thư mục cá nhân khắp nơi trong máy tính, chờ bạn giữ chúng được tổ chức. Có rất nhiều cách để tổ chức tệp và thư mục và mỗi người đều có phương pháp ưa thích riêng. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số mẹo tôi đang dùng để giữ cho mình được tổ chức.
Tổ Chức Bookmark Trong Một Nơi
Giống như trình duyệt yêu thích của chúng ta, Windows cũng cung cấp nhiều phương pháp để bookmark các mục yêu thích. Nếu nói về Windows 8, nó có hai cách để tổ chức bookmark trong Windows Explorer.
Thứ nhất, khi bạn mở Windows Explorer, bạn sẽ thấy menu Favorites (Yêu thích) trong ngăn bên trái. Bạn có thể kéo thả tệp và thư mục vào menu Favorites để ghim chúng ngay trong menu Favorites. Bạn có thể dễ dàng thêm thư mục thường dùng nhất vào menu này. Chỉ đừng làm nó quá lộn xộn nếu không nó sẽ đánh bại mục đích tổ chức.
Sử Dụng Libraries (Thư Viện) Và Jump Lists
Phương pháp thứ hai là sử dụng libraries (thư viện) được giới thiệu trong Windows 7 và tiếp tục sang Windows 8. Việc dùng libraries trong Windows 7 hơi rắc rối. Giải pháp dễ dàng hơn để quản lý libraries trong Windows 7 là dùng Windows 7 Library Management Tool, Librarian. Mặc dù công cụ này cũng dùng được trên Windows 8 nhưng Windows 8 cung cấp giải pháp quản lý libraries dễ dàng và mạnh mẽ hơn.
Một library trong Windows có thể dễ dàng truy cập từ jump list của thanh nhiệm vụ. Bạn có thể tạo library mới bằng các bước sau:
- Mở Windows Explorer
- Chọn Libraries từ menu bên trái
- Nhấp chuột phải vào ngăn bên phải và chọn library mới từ menu New.
Bất cứ khi nào bạn muốn truy cập library của mình, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng Windows Explorer trên thanh nhiệm vụ và chọn tên library.
Library có thể bao gồm shortcut đến thư mục bạn chọn. Bạn có thể dùng chức năng kéo thả để thêm thư mục vào library.
Đổi Tên File Media Chủ Động
Sử dụng download manager có thể dễ dàng tổ chức tệp vì hầu hết download manager nâng cao sẽ tự động lưu tệp đã tải theo loại tệp. Ví dụ, download manager yêu thích của tôi là Internet Download Accelerator sẽ tự động tạo thư mục riêng cho chương trình, nén, tài liệu và đa phương tiện.
Thật không may, các tệp tải xuống sẽ không luôn có tên tệp lý tưởng. Thực hành tốt nhất là đổi tên tệp ngay lập tức. Thay vào đó, bạn có thể dùng tính năng mô tả của download manager sẽ cho bạn biết loại tệp gì. Nhưng bạn sẽ cần điền mô tả tại thời điểm tải tệp để chắc chắn tất cả tệp đều có mô tả điền đầy đủ.
Cách khác để tổ chức tệp mà không cần đổi tên là dùng tính năng tagging (gắn thẻ). Đây là cách bạn có thể gán thẻ cho tệp trong Windows.
Tận Dụng Windows User Folders (Thư Mục Người Dùng)
Hầu hết mọi người tránh dùng Windows user folders vì dữ liệu của họ sẽ bị phá hủy nếu Windows bị hỏng và họ cần format ổ Windows. Windows user folders bao gồm My Documents, My Music, My Pictures, My Videos, Saved Games, thư mục Downloads, v.v. Bạn có thể tận dụng các thư mục này bằng cách thực sự thay đổi vị trí của chúng sang ổ khác để chắc chắn dữ liệu không bị mất trong trường hợp thảm họa.
Để thay đổi vị trí của bất kỳ user folder nào, đi đến C:\users\username, nhấp chuột phải vào user folder, vào Properties rồi tab Location. Bây giờ bạn có thể gõ vị trí mới của user folder hoặc nhấp nút Move (Di chuyển). Lợi ích của nút Move là nó sẽ tự động di chuyển nội dung thư mục hiện tại sang vị trí mới.
Dùng Shortcuts Thay Vì Copy File
Nếu bạn quen copy và paste tệp gốc ở mọi vị trí cần thiết, bạn sẽ có vài bản sao của chỉ một tệp. Điều này sẽ khiến bạn băn khoăn về tệp nào là phiên bản mới nhất. Giải pháp tốt nhất là dùng shortcuts thay vì copy tệp gốc khắp nơi. Bạn có thể tiếp tục với cấu trúc thư mục bạn đã tạo bằng các mẹo trên và dùng phương pháp sau để tạo shortcuts đến tệp và thư mục theo nhu cầu.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp hoặc thư mục nào và chọn Copy để copy tệp hoặc thư mục vào clipboard
- Đi đến vị trí bạn muốn dán.
- Nhấp chuột phải và chọn Paste shortcut (Dán shortcut) thay vì Paste đơn giản.
Thao tác này sẽ tạo shortcut đến tệp hoặc thư mục gốc. Điều này đảm bảo bạn chỉ có một bản sao của tệp mà bạn sẽ có thể mở và chỉnh sửa qua các shortcut khác nhau.
Đây là một số tài nguyên giúp bạn tổ chức tệp tốt hơn trong Windows:
1. Dùng FilerFrog Tổ Chức File & Thư Mục Trong Nháy Mắt
2. 5 Phần Mở Rộng Tốt Nhất Cho Windows File Explorer Quản Lý Tệp
Ảnh: Staying Organized by Big Stock Photo.