Mặc dù khả năng chuyển tiếp email vào Trello không phải mới, nhưng nó không tiện lắm. Trello cho phép bạn chuyển tiếp email, nhưng bạn sẽ làm gì với email đó bây giờ? Bạn không thể trả lời nó, và nếu cá nhân đó liên hệ lại bạn trong chuỗi này? Sẽ không có cập nhật.
Việc gửi email nhiệm vụ trong Trello với SendBoard là trải nghiệm hoàn toàn mới. SendBoard cho Trello hoàn hảo cho các nhóm cần nhanh chóng biến email đến thành mục tiêu hành động.
SendBoard là gì?
SendBoard là power-up (tiện ích mở rộng) email cho Trello. Nó giúp bạn trả lời, xem, và quản lý email trong bảng Trello của bạn. SendBoard xuất hiện ở góc trên bên phải sau khi bật nó trên bảng Trello.
Khi bạn nhấp vào tùy chọn SendBoard trên bảng, điểm dừng đầu tiên nên là hộp thư (mailbox). SendBoard tự động tạo địa chỉ cho bạn khi đăng ký. Tên ở đây sẽ là tên bạn chọn cho tài khoản. Sau đó, bạn có thể chọn bất cứ thứ gì bạn muốn trước ký hiệu @.
Nếu bạn không muốn địa chỉ email mới, bạn không phải tạo cái mới. Bạn có thể dùng địa chỉ email tùy chỉnh nếu đã có. Vì vậy mọi người có thể gửi email cho bạn tại cùng địa chỉ như họ luôn làm.
Nếu bạn nhấp tab Board (Bảng), có tùy chọn chọn nơi email nên xuất hiện. Sử dụng menu thả xuống, bạn có thể chọn nơi muốn email đó đến.
Bạn có thể dùng tab Templates (Mẫu) để tạo tự động trả lời. Nếu bạn nhận lượng email lớn và muốn chắc chắn mọi người đều nhận được phản hồi, điều này rất hữu ích.
SendBoard hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Không có giới hạn về số người có thể dùng, nhưng bạn chỉ có thể dùng nó trên một bảng. Nếu bạn cần thêm tính năng và chức năng, gói essential (cơ bản) bắt đầu từ $6/mỗi người/mỗi tháng và $10/mỗi người/mỗi tháng. Bạn có thể tải SendBoard từ trang web chính thức.
Cách sử dụng SendBoard
Bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào của bạn đến bảng Trello, bằng cách gửi email chúng đến địa chỉ SendBoard cho bảng của bạn. Khi bạn chuyển tiếp email, nó sẽ tự động hiển thị dưới dạng thẻ Trello.
1. Trả lời email
Khi mở một thẻ, ví dụ, bạn có thể đầu tiên nhận thấy không có gì dường như sai. Nhưng khi cuộn xuống, bạn có thể thấy toàn bộ một chuỗi email hoàn chỉnh. Toàn bộ cuộc trò chuyện email xuất hiện trong khu vực hoạt động (activity area). Chúng không chỉ có thể truy cập ở đây, bạn còn có thể trả lời chúng. Kết quả của việc bật power-up SendBoard, tin nhắn email đến của bạn sẽ bao gồm hai nút gọi là View Emails & Reply (Xem email & Trả lời) và SendBoard.
Để trả lời email qua SendBoard:
- Nhấp nút View Emails & Reply.
- Nó sẽ mở hộp thoại SendBoard, và bạn sẽ thấy toàn bộ chuỗi email.
- Nhấp ô Write a reply (Viết phản hồi). Gõ phản hồi và nhấp Send (Gửi).
Hoặc
- Nhấp nút SendBoard trên thẻ Trello. Chọn tùy chọn Reply (Trả lời).
- Hộp Reply xuất hiện. Gõ phản hồi và nhấp Send.
Các thành viên nhóm có quyền truy cập bảng này cũng có thể thấy nó. Khi người này trả lời bạn, bạn có thể trả lời từ trong Trello. Tất cả chức năng và tính năng bạn mong đợi tìm thấy trong ứng dụng email, như chuyển tiếp, trả lời, thậm chí bắt đầu email mới, đều có sẵn với power-up này.
2. Gộp thẻ lại với nhau
Một tính năng tuyệt vời khác của SendBoard là khả năng xem tất cả tin nhắn từ một người dùng và gộp các thẻ khác nhau lại với nhau. Đôi khi, bạn có hai email khác nhau từ cùng một người và về cùng một việc. Nghĩa là người đó không tiếp tục cùng chuỗi, mà đã bắt đầu một cái mới.
Khi bạn mở một thẻ và nhấp nút View Emails & Reply, ở bên trái, bạn sẽ thấy các cuộc trò chuyện khác từ cùng người đó. Nghĩa là có hai thẻ khác nhau cho hai cuộc trò chuyện từ cùng người.
Để gộp các thẻ này lại với nhau, tất cả những gì bạn cần làm là:
- Mở một trong các thẻ này và nhấp nút SendBoard.
- Chọn tùy chọn Merge Card (Gộp thẻ). Nó sẽ hỏi bạn có muốn giữ thẻ này hay gộp với thẻ khác.
- Chọn gộp thẻ này với thẻ khác và chọn Next (Tiếp theo). Ngay lập tức, nó sẽ đưa ra gợi ý gộp thẻ với thẻ khác từ cùng người gửi. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ thẻ nào khác.
- Bạn cũng có thể quyết định giữ hay không giữ bình luận, tệp đính kèm, hoặc thẻ đã lưu trữ.
- Cuối cùng, nhấp Merge (Gộp).
Bạn cũng sẽ thấy bình luận mà bạn có thể chỉnh sửa, để biết mọi chuyện bắt đầu như thế nào. Sau khi nhấp Merge, bạn sẽ thấy thẻ chính của bạn.
3. Sử dụng phản hồi đã lưu (Saved Replies)
Khi quản lý email trong doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được câu hỏi mà câu trả lời mẫu có thể trả lời. Một trong những điều tuyệt vời về SendBoard là bạn có thể tạo bao nhiêu phản hồi email tùy ý. Giả sử khách hàng hỏi một câu hỏi rất phổ biến, và bạn không muốn lãng phí thời gian gõ lại cùng một điều. Để tạo mẫu cho việc này:
- Nhấp nút View Emails & Reply. Sau đó nhấp ô Write your reply. Hộp trả lời xuất hiện.
- Nhấp tùy chọn Saved Reply (Phản hồi đã lưu) ở bên phải. Sau đó nhấp tùy chọn Create (Tạo).
- Bạn có thể tạo phản hồi của mình ở đây.
- Và sau đó sử dụng chúng bằng cách nhấp tùy chọn Saved Reply khi trả lời tin nhắn.
Bạn cũng có thể dùng Insert fields (Chèn trường) để gọi tên người nhận, kèm chữ ký của bạn, hoặc để SendBoard làm việc cho bạn.
Mang tính năng email tiêu chuẩn đến bảng Trello của bạn
Nếu bạn hoặc công ty dùng Trello làm công cụ quản lý dự án, SendBoard trở thành một sự ban phước tuyệt đối. Ngay cả khi bạn dùng Trello làm danh sách việc cần làm, SendBoard trở nên hữu ích. Tổng thể, SendBoard là một sự tích hợp tuyệt vời của email với quản lý dự án.
Nhưng, đó là lãng phí thời gian nếu bạn cần học Trello trước khi dùng SendBoard. Còn nhiều tính năng hơn của SendBoard; chúng tôi chỉ liệt kê những cái quan trọng.