Mặc dù khả năng chuyển tiếp email đến Trello không phải là mới, nhưng nó không tiện dụng lắm. Trello cho phép bạn chuyển tiếp email, nhưng bạn sẽ làm gì với email đó bây giờ? Bạn không thể trả lời nó và điều gì sẽ xảy ra nếu cá nhân này liên hệ lại với bạn trong chuỗi này? Sẽ không có bản cập nhật nào.
Gửi công việc qua email trong Trello với SendBoard là một trải nghiệm hoàn toàn mới. SendBoard cho Trello hoàn hảo cho các nhóm cần nhanh chóng chuyển email đến thành các mục hành động.
SendBoard là gì?
SendBoard là một công cụ hỗ trợ gửi email cho Trello. Nó giúp bạn trả lời, xem và quản lý email của mình trong bảng Trello. SendBoard xuất hiện ở góc trên bên phải sau khi bật nó trên bảng Trello của bạn.
Khi bạn nhấp vào tùy chọn SendBoard trên bảng của mình, điểm dừng đầu tiên của bạn sẽ là hộp thư. SendBoard tự động tạo một địa chỉ cho bạn khi bạn đăng ký. Tên ở đây sẽ là tên mà bạn chọn cho tài khoản của mình. Sau đó, bạn có thể chọn bất kỳ thứ gì bạn muốn ở phía trước @ ký hiệu.
Nếu bạn không muốn có một địa chỉ email mới, bạn không cần phải tạo một địa chỉ email. Bạn có thể sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh của mình nếu có. Vì vậy, mọi người có thể gửi email cho bạn theo cùng một địa chỉ như họ vẫn làm.
Nếu bạn nhấp vào Bảng , có tùy chọn này để chọn nơi email sẽ xuất hiện. Bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống, bạn có thể chọn nơi bạn muốn những email đó đến.
Bạn có thể sử dụng Mẫu để tạo trả lời tự động. Nếu bạn nhận được một lượng lớn email và muốn đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thư trả lời, thì điều này rất hữu ích.
SendBoard hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Không có giới hạn về số lượng người có thể sử dụng nó, nhưng bạn chỉ có thể sử dụng nó trên một bảng duy nhất. Nếu bạn cần nhiều tính năng và chức năng hơn, gói thiết yếu của họ bắt đầu từ $ 6 / mỗi người dùng / mỗi tháng và $ 10 / mỗi người dùng / tháng. Bạn có thể tải xuống SendBoard từ trang web chính thức.
Cách sử dụng SendBoard
Bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào của mình tới bảng Trello, bằng cách gửi email đến địa chỉ SendBoard được cung cấp cho bảng của bạn. Khi bạn chuyển tiếp một email, nó sẽ tự động hiển thị dưới dạng thẻ Trello.
1. Trả lời Email
Ví dụ, khi mở một thẻ, đầu tiên bạn có thể nhận thấy không có gì có vẻ như không ổn. Nhưng khi cuộn xuống, bạn có thể thấy toàn bộ chuỗi email. Toàn bộ cuộc hội thoại qua email sẽ xuất hiện trong khu vực hoạt động. Chúng không chỉ có thể truy cập ở đây mà bạn cũng có thể trả lời chúng. Do việc bật chức năng SendBoard, các email đến của bạn sẽ bao gồm hai nút được gọi là Xem email &trả lời và SendBoard .
Để trả lời email qua Sendboard:
- Nhấp vào nút Xem Email &Trả lời cái nút.
- Nó sẽ mở hộp thoại SendBoard và bạn sẽ thấy toàn bộ chuỗi email.
- Nhấp vào nút Viết trả lời hộp. Nhập câu trả lời của bạn và nhấn Gửi .
Hoặc
- Nhấp vào SendBoard trên thẻ Trello. Chọn Trả lời lựa chọn.
- Hộp Trả lời xuất hiện. Nhập câu trả lời của bạn và nhấn Gửi .
Các thành viên trong nhóm của bạn có quyền truy cập vào bảng này cũng có thể nhìn thấy nó. Khi người này trả lời bạn, bạn có thể trả lời từ bên trong Trello. Tất cả các chức năng và tính năng mà bạn mong đợi sẽ tìm thấy trong ứng dụng email của mình, chẳng hạn như chuyển tiếp, trả lời và thậm chí bắt đầu một email mới, đều có sẵn với sức mạnh này.
2. Hợp nhất các thẻ với nhau
Một tính năng tuyệt vời khác của SendBoard là có thể xem tất cả các tin nhắn từ một người dùng duy nhất và khả năng hợp nhất các thẻ khác nhau lại với nhau. Đôi khi, bạn có hai email khác nhau từ cùng một người và về cùng một thứ. Có nghĩa là người đó đã không tiếp tục chuỗi tương tự nhưng đã bắt đầu một chuỗi mới.
Khi bạn mở thẻ và nhấp vào nút Xem email và trả lời ở phía bên trái, bạn sẽ thấy các cuộc trò chuyện khác từ cùng một người. Điều đó có nghĩa là có hai thẻ khác nhau cho hai cuộc trò chuyện từ cùng một người.
Để hợp nhất các thẻ này với nhau, tất cả những gì bạn cần làm là:
- Mở một trong các thẻ này và nhấp vào SendBoard cái nút.
- Chọn Thẻ hợp nhất lựa chọn. Nó sẽ hỏi bạn muốn giữ thẻ này hay hợp nhất thẻ với thẻ khác.
- Chọn hợp nhất thẻ này với thẻ khác và chọn Tiếp theo . Ngay lập tức, nó sẽ cung cấp cho bạn đề xuất để hợp nhất thẻ với một thẻ khác từ cùng một người gửi. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ thẻ nào khác.
- Bạn cũng có thể quyết định giữ hay không giữ bất kỳ nhận xét, tệp đính kèm hoặc thẻ đã lưu trữ nào.
- Cuối cùng, nhấp vào Hợp nhất .
Bạn cũng sẽ thấy một nhận xét mà bạn có thể chỉnh sửa, vì vậy bạn biết tất cả điều này bắt đầu như thế nào. Sau khi nhấp vào Hợp nhất , bạn sẽ thấy thẻ chính của mình.
3. Sử dụng các câu trả lời đã lưu
Trong khi quản lý email trong doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ nhận được các câu hỏi mà câu trả lời tạm thời có thể trả lời. Một trong những điều tuyệt vời về SendBoard là bạn có thể tạo bao nhiêu phản hồi email tùy ý. Vì vậy, giả sử khách hàng của bạn hỏi một câu hỏi rất phổ biến và bạn không muốn lãng phí thời gian của mình khi nhập câu hỏi tương tự. Để tạo một mẫu cho việc này:
- Nhấp vào nút Xem Email &Trả lời cái nút. Sau đó, nhấp vào nút Viết câu trả lời của bạn hộp. Một hộp trả lời xuất hiện.
- Nhấp vào Trả lời đã lưu tùy chọn ở phía bên tay phải của bạn. Và sau đó nhấp vào nút Tạo lựa chọn.
- Bạn có thể tạo câu trả lời của mình tại đây.
- Và sau đó sử dụng chúng bằng cách nhấp vào Trả lời đã lưu trong khi trả lời tin nhắn.
Bạn cũng có thể sử dụng Chèn trường để xưng hô với người nhận bằng tên, kèm theo chữ ký của riêng bạn hoặc bạn có thể chỉ cho phép SendBoard thực hiện công việc cho bạn.
Mang các Tính năng Email Chuẩn vào Bảng Trello của bạn
Nếu bạn hoặc công ty của bạn sử dụng Trello làm công cụ quản lý dự án, SendBoard sẽ trở thành một lợi ích tuyệt đối. Ngay cả khi bạn sử dụng Trello làm danh sách việc cần làm, SendBoard vẫn trở nên hữu ích. Nhìn chung, SendBoard là một sự tích hợp tuyệt vời của email với quản lý dự án.
Nhưng, thật lãng phí thời gian nếu bạn cần tìm hiểu Trello trước khi sử dụng SendBoard. Có nhiều tính năng khác cho SendBoard; chúng tôi chỉ liệt kê những cái quan trọng.