Chuột là một công cụ tiện dụng, nhưng trỏ và nhấp là một việc lãng phí thời gian. Bạn biết điều đó, vì vậy bạn đã tìm hiểu các phím tắt tốt nhất cho Office và Windows.
Nhưng có thể một số tác vụ lặp đi lặp lại không có phím tắt. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tạo các phím tắt của riêng mình trong Microsoft Office phải không? Vâng, bạn có thể.
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Office
Trước tiên, hãy xem qua các bước này trong Word. Các bước này giống hệt nhau trong Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn. Cuộn xuống để xem cách thực hiện việc này trong Outlook.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
- Tùy chọn Word cửa sổ sẽ mở ra. Chọn Tùy chỉnh bên cạnh Phím tắt gần cuối cửa sổ.
- Bàn phím tùy chỉnh cửa sổ sẽ mở ra. Tìm trong Danh mục khu vực để thu hẹp đến một tab có lệnh bạn muốn tạo lối tắt. Các lệnh của tab đó sẽ hiển thị trong Lệnh khu vực bên phải. Chọn lệnh bạn muốn.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn FileSendPdf , vì sẽ rất hữu ích nếu gửi tài liệu Word dưới dạng PDF bằng tổ hợp phím đơn giản. Nếu lệnh đã có tổ hợp bàn phím, lệnh đó sẽ hiển thị trong Các phím hiện tại khu vực.
- Để đặt tổ hợp phím tắt mới, hãy đặt con trỏ vào nút Nhấn phím tắt mới , sau đó nhấn tổ hợp phím bạn muốn sử dụng trên bàn phím. Ghi lại những gì hiển thị bên dưới Các phím hiện tại khu vực bên cạnh Hiện được giao cho . Nếu có gì ngoại trừ [chưa giao] hiển thị ở đó, hãy thử tổ hợp phím khác.
- Để sử dụng tổ hợp phím này cho tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy rời khỏi Normal.dotm đã chọn trong phần Lưu thay đổi trong hộp. Để chỉ áp dụng tổ hợp khóa cho tài liệu này, hãy chọn tổ hợp khóa trong hộp thả xuống.
- Chọn mục Chỉ định để áp dụng cài đặt, sau đó đóng cửa sổ Tùy chỉnh bàn phím. Nhấn OK để đóng cửa sổ Word Options. Hãy thử kết hợp phím tắt mới của bạn.
FileSendPdf phím tắt sẽ tự động chuyển đổi tài liệu thành PDF, tạo email mới trong Outlook, đính kèm PDF và đặt Chủ đề cho email. Một lần nhấn phím thay vì hàng chục lần hoặc nhiều lần nhấp chuột bằng chuột là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc.
Cách xóa các phím tắt tùy chỉnh trong Microsoft Office
Bạn có thể muốn loại bỏ tất cả các phím tắt tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện trong ứng dụng Office. Điều đó thật đơn giản để thực hiện.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
- Tùy chọn Word cửa sổ sẽ mở ra. Chọn Tùy chỉnh nút ở khu vực dưới cùng bên trái của cửa sổ. Bàn phím tùy chỉnh cửa sổ sẽ mở ra.
- Để xoá các nhiệm vụ quan trọng khỏi tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy rời khỏi Normal.dotm đã chọn trong phần Lưu thay đổi trong trình đơn thả xuống. Để chỉ xóa chúng khỏi tài liệu này, hãy chọn tài liệu trong menu thả xuống. Ở gần phía dưới bên trái, chọn nút Đặt lại tất cả nút.
- Nó sẽ hỏi, Bạn có chắc chắn muốn đặt lại các nhiệm vụ chính không? Hành động này sẽ xóa tất cả các khóa hiện được gán cho macro và kiểu trong Normal.dotm . Lưu ý rằng ở cuối cảnh báo đó, nó sẽ đọc Normal.dotm hoặc tài liệu bạn đã chọn. Chọn Có để xác nhận việc đặt lại.
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Outlook
Trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office, Outlook có lẽ là ứng dụng mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Bạn nên tạo một số phím tắt tùy chỉnh để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Rất tiếc, kể từ Outlook 2016, nó không cho phép bạn tạo các phím tắt như chúng ta có thể làm trong Word, Excel và PowerPoint. Vậy lựa chọn của bạn là gì?
Đó là một giải pháp thay thế, nhưng bạn có thể tạo Các bước nhanh và gán các tổ hợp phím cho chúng. Điều này sẽ không cung cấp cho bạn khả năng tạo tổ hợp phím tắt cho mọi thứ trong Outlook, nhưng nó có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Có giới hạn chín tổ hợp phím mà bạn có thể chỉ định cho các Bước nhanh tùy chỉnh.
- Chọn Tạo mới trong Các bước nhanh phần Trang chủ trong Outlook.
- Bước chỉnh sửa nhanh cửa sổ sẽ mở ra. Nhập tên mô tả trong Tên lĩnh vực này.
- Chọn từ một trong các hành động được xác định trước trong Chọn một hành động trình đơn thả xuống. Trong ví dụ này, hãy bắt đầu với Đánh dấu là đã đọc .
- Chuỗi các hành động lại với nhau bằng cách chọn Thêm hành động dưới tác vụ trước đó.
- Chọn Di chuyển đến thư mục .
- Chọn thư mục cửa sổ sẽ mở ra. Tìm và chọn thư mục mà bạn muốn Hành động nhanh này để di chuyển email. Chúng tôi chọn thư mục Hóa đơn cho ví dụ này. Chọn OK để đóng cửa sổ.
- Chọn một tổ hợp phím trong Phím tắt trình đơn thả xuống. Xin lưu ý rằng giới hạn trong chín lựa chọn.
- Thêm mô tả về những gì Bước nhanh thực hiện trong Chú giải công cụ hộp văn bản. Khi bạn di chuột qua Bước nhanh sau đó, thao tác này sẽ xuất hiện để nhắc bạn về chức năng của nó.
- Chọn Hoàn tất để hoàn tất việc tạo Bước nhanh. Bây giờ bạn sẽ thấy nút Đánh dấu là đã đọc Chuyển đến Hóa đơn Bước nhanh trong dải băng Outlook. Kiểm tra nó bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn ở bước 7.
Nếu bạn muốn tiến thêm một bước, bạn có thể tạo các phím tắt Outlook Desktop bằng cách sử dụng công tắc dòng lệnh để làm cho các tác vụ phổ biến dễ thực hiện hơn.
Thực hành các phím tắt của bạn
Giờ đây, bạn có thể tạo các phím tắt Microsoft Office của riêng mình. In ra danh sách các phím tắt được sử dụng nhiều nhất và giữ chúng bên cạnh màn hình của bạn. Sau một vài ngày, bạn sẽ không cần bảng gian lận nữa. Thêm các phím tắt chuyển đổi dòng lệnh và nó sẽ tăng năng suất Microsoft Office của bạn ngay lập tức.