Chuột là công cụ tiện lợi, nhưng thao tác point-and-click (trỏ và click) lãng phí thời gian. Bạn biết điều đó, nên đã học các phím tắt tốt nhất cho Office và Windows.
Nhưng có lẽ một số tác vụ lặp lại không có phím tắt. Không hay sao nếu bạn tự tạo phím tắt bàn phím trong Microsoft Office? Vâng, bạn có thể.
Cách Tạo Phím Tắt Bàn Phím Trong Microsoft Office
Hãy thực hiện các bước này trong Word trước. Các bước giống hệt nhau trong Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn. Cuộn xuống để xem cách làm trong Outlook.
- Click chuột phải vào bất kỳ khoảng trống màu xám nào ở vùng Ribbon và chọn Customize the Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).
- Cửa sổ Word Options (Tùy chọn Word) sẽ mở. Chọn Customize (Tùy chỉnh) bên cạnh Keyboard shortcuts (Phím tắt bàn phím) gần dưới cùng cửa sổ.
- Cửa sổ Customize Keyboard (Tùy chỉnh bàn phím) sẽ mở. Nhìn vào khu vực Categories (Danh mục) để thu hẹp đến tab chứa lệnh bạn muốn tạo phím tắt. Các lệnh của tab đó sẽ hiển thị ở khu vực Commands (Lệnh) bên phải. Chọn lệnh bạn muốn.
Trong ví dụ này, chúng tôi chọn FileSendPdf, vì nó rất hữu ích để gửi tài liệu Word dưới dạng PDF bằng một tổ hợp phím đơn giản. Nếu lệnh đã có tổ hợp phím, nó sẽ hiển thị ở khu vực Current keys (Phím hiện tại).
- Để đặt tổ hợp phím tắt mới, đặt con trỏ vào trường Press new shortcut key (Nhấn phím tắt mới), sau đó nhấn tổ hợp phím bạn muốn dùng trên bàn phím. Lưu ý những gì hiển thị dưới khu vực Current keys bên cạnh Currently assigned to (Đang gán cho). Nếu hiển thị bất kỳ thứ gì ngoài [unassigned] (chưa gán), hãy thử tổ hợp phím khác.
- Để dùng tổ hợp phím này cho tất cả tài liệu tương lai, để Normal.dotm được chọn trong hộp Save changes in (Lưu thay đổi trong). Để áp dụng chỉ cho tài liệu này, chọn nó trong menu thả xuống.
- Chọn nút Assign (Gán) để áp dụng cài đặt, sau đó đóng cửa sổ Customize Keyboard. Nhấn OK để đóng cửa sổ Word Options. Thử tổ hợp phím tắt mới của bạn.
Phím tắt FileSendPdf sẽ tự động chuyển tài liệu thành PDF, tạo email mới trong Outlook, đính kèm PDF, và đặt chủ đề email. Một lần nhấn phím thay vì chục lần point-and-click chuột là một trình tiết kiệm thời gian tuyệt vời.
Cách Xóa Phím Tắt Tùy Chỉnh Trong Microsoft Office
Bạn có thể muốn xóa tất cả phím tắt tùy chỉnh đã tạo trong ứng dụng Office. Việc này rất đơn giản.
- Click chuột phải vào bất kỳ khoảng trống màu xám nào ở vùng Ribbon và chọn Customize the Ribbon.
- Cửa sổ Word Options sẽ mở. Chọn nút Customize ở khu vực dưới bên trái. Cửa sổ Customize Keyboard sẽ mở.
- Để xóa gán phím khỏi tất cả tài liệu tương lai, để Normal.dotm được chọn trong menu thả xuống Save changes in. Để xóa chỉ khỏi tài liệu này, chọn tài liệu trong menu thả xuống. Gần dưới bên trái, chọn nút Reset All (Đặt lại tất cả).
- Sẽ hỏi: Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm (Bạn có chắc muốn đặt lại gán phím? Hành động này sẽ xóa tất cả phím hiện gán cho macro và style trong Normal.dotm). Lưu ý ở cuối cảnh báo, sẽ đọc Normal.dotm hoặc tài liệu bạn chọn. Chọn Yes (Có) để xác nhận đặt lại.
Cách Tạo Phím Tắt Bàn Phím Trong Microsoft Outlook
Trong tất cả ứng dụng Microsoft Office, Outlook có lẽ là ứng dụng bạn dành nhiều thời gian nhất. Việc tạo phím tắt tùy chỉnh để làm việc nhanh hơn là hợp lý.
Rất tiếc, kể từ Outlook 2016, nó không cho phép tạo phím tắt bàn phím như trong Word, Excel, PowerPoint. Vậy các lựa chọn của bạn là gì?
Đây là cách giải quyết thay thế (workaround), bạn có thể tạo Quick Steps (Bước nhanh) và gán tổ hợp phím cho chúng. Điều này không cho phép tạo phím tắt cho mọi thứ trong Outlook, nhưng đáp ứng được hầu hết nhu cầu. Có giới hạn chín tổ hợp phím bạn có thể gán cho Quick Steps tùy chỉnh.
- Chọn Create New (Tạo mới) trong phần Quick Steps của tab Home trong Outlook.
- Cửa sổ Edit Quick Step (Chỉnh sửa Bước nhanh) sẽ mở. Nhập tên mô tả trong trường Name.
- Chọn một hành động định sẵn từ menu thả xuống Choose an Action (Chọn hành động). Trong ví dụ này, chọn Mark as read (Đánh dấu đã đọc).
- Chuỗi các hành động bằng cách chọn nút Add Action (Thêm hành động) dưới hành động trước.
- Chọn Move to folder (Di chuyển đến thư mục).
- Cửa sổ Select Folder (Chọn thư mục) sẽ mở. Tìm và chọn thư mục bạn muốn Quick Action này di chuyển email đến. Chúng tôi chọn thư mục Bills (Hóa đơn) cho ví dụ. Chọn OK để đóng cửa sổ.
- Chọn tổ hợp phím trong menu thả xuống Shortcut key (Phím tắt). Lưu ý giới hạn chín lựa chọn.
- Thêm mô tả về việc Quick Step làm gì trong hộp văn bản Tooltip. Khi di chuột qua Quick Step sau này, mô tả này sẽ hiện ra nhắc nhở bạn.
- Chọn Finish (Hoàn tất) để hoàn thành tạo Quick Step. Bây giờ bạn sẽ thấy Quick Step Mark Read Move to Bills trên Ribbon Outlook. Thử nó bằng tổ hợp phím bạn chọn ở bước 7.
Nếu bạn muốn tiến xa hơn, bạn có thể tạo shortcut trên Desktop cho Outlook dùng command line switches (tham số dòng lệnh) để làm các tác vụ phổ biến dễ dàng hơn.
Tập Luyện Phím Tắt Bàn Phím
Bây giờ bạn có thể tạo phím tắt Microsoft Office riêng. In danh sách phím tắt hay dùng và để cạnh màn hình. Sau vài ngày, bạn không cần ورقة ghi chú (cheat sheet) nữa. Thêm shortcut command line switches và năng suất Microsoft Office sẽ tăng vọt trong chốc lát.