Microsoft Excel là phần mềm đa năng được phát triển để giúp tất cả những người làm việc với bảng tính và dữ liệu chuyên nghiệp hoặc trong đời sống hàng ngày. Nó cho phép bạn tổ chức và lưu trữ dữ liệu, và có thể thực hiện tính toán toán học phức tạp bằng công thức và hàm. Điều còn tuyệt vời hơn là Excel còn giúp bạn trực quan hóa dữ liệu và dự án qua biểu đồ tròn, biểu đồ Gantt, sơ đồ luồng, và hầu như mọi loại biểu đồ bạn có thể tưởng tượng.
Microsoft Excel ban đầu được phát triển với mục đích nhập liệu dữ liệu, nhưng kể từ đó, phần mềm phát triển để đáp ứng mọi thứ từ kế toán, quản lý nhiệm vụ, và mô hình tài chính đến lập trình sự kiện. Nghĩa là nó không phải phần mềm đơn giản nhất. Để làm việc hiệu quả trong Excel, bạn cần dùng phím tắt và đó là trọng tâm của bài viết này.
Tại sao cần phím tắt?
Dù bạn biết Microsoft Excel là gì và đã dùng nó rộng rãi trước đây, bạn vẫn có thể ngạc nhiên với tất cả hàm và phím tắt có thể dùng để làm việc nhanh và hiệu quả. Excel có hàng trăm phím tắt và tổ hợp phím, nhưng đừng lo, bạn không cần ghi nhớ tất cả.
Bạn sẽ dùng một số phím tắt Excel thường xuyên hơn những cái khác. Vậy hãy tập trung vào những cái quan trọng nhất bạn cần dùng hàng ngày.
Phím tắt Excel thường dùng
Bạn có thể quen với một số phím tắt vì chúng thường dùng trên hầu hết Windows 10/11 và ứng dụng Microsoft Office. Tuy nhiên, đây là bảng hữu ích với các phím tắt bàn phím Excel thường dùng nhất bạn cần bắt đầu dùng để nhanh chóng cải thiện sự thành thạo bảng tính.
| Ctrl+A | Chọn tất cả |
| Ctrl+C | Sao chép |
| Ctrl+V | Dán |
| Ctrl+X | Cắt |
| Ctrl+Z | Hoàn tác |
| Ctrl+Y | Lặp lại |
| Ctrl+B | In đậm |
| Ctrl+I | In nghiêng |
| Ctrl+U | Gạch dưới |
| Alt+H | Đi đến tab Trang chủ (Home) |
| Delete (hoặc DEL) | Xóa nội dung trong ô |
| Ctrl+O | Mở sổ làm việc (workbook) |
| Ctrl+W | Đóng sổ làm việc |
| Alt+H+H | Chọn màu tô cho ô |
Các phím tắt này tiện lợi, và bạn nên quen dùng chúng không chỉ trong Excel, mà còn trong Microsoft Word, trình duyệt internet, hoặc bất kỳ ứng dụng nào bạn thường dùng cho công việc hoặc giải trí.
Phím tắt Bảng xoay vòng (Pivot Table) trong Excel
Bảng xoay vòng là công cụ mạnh mẽ trong Excel. Nó có thể tóm tắt các hàng và cột đã chọn của bảng tính hoặc thậm chí tổ chức lại chúng. Bảng xoay vòng rất tiện nếu bạn có hàng dài dữ liệu cần tóm tắt, và chúng cũng cho phép so sánh dữ liệu. Nếu bạn thấy mình dùng nhiều bảng xoay vòng, hãy bắt đầu dùng các phím tắt dưới đây thường xuyên.
| Chuột phải | Truy cập menu ngữ cảnh cho hàng, cột, hoặc ô đã chọn. |
| Ctrl+D | Xóa bảng |
| Ctrl+M | Di chuyển bảng |
| Ctrl+R | Đổi tên bảng |
| Alt+Shift+Mũi tên phải | Nhóm các mục bảng xoay vòng đã chọn |
| Alt+Shift+Mũi tên trái | Bỏ nhóm các mục bảng xoay vòng đã chọn |
Bây giờ bạn đã biết phím tắt cơ bản, hãy tập trung vào các phím tắt bàn phím Excel khác sẽ tăng năng suất và tốc độ của bạn.
Phím tắt điều hướng trong Excel
Điều hướng qua Excel và chuyển đổi giữa tab bảng tính nhanh hơn bằng các phím tắt bàn phím sau.
| Ctrl+Page Up | Nhấn tổ hợp này để chuyển tab bảng tính sang phải. |
| Ctrl+Page Down | Lệnh này chuyển tab bảng tính sang trái. |
| Ctrl+Backspace | Phím tắt này cho biết ô nào đang hoạt động (active). |
| F11 | Phím F11 sẽ tạo biểu đồ mới. Phím tắt tuyệt vời cho phép bỏ qua tất cả điều hướng qua thanh công cụ Excel. |
| Ctrl+F | Nhấn tổ hợp phím này để truy cập nhanh chức năng Tìm (Find). |
| Ctrl+Q | Truy cập nhanh chức năng Trợ giúp (Help) trong Excel. |
| Ctrl+Mũi tên | Đi đến ô cuối cùng có dữ liệu theo hướng mũi tên. Ví dụ, Ctrl+Mũi tên phải đưa bạn đến ô cuối cùng bên phải, Ctrl+Mũi tên xuống chọn ô cuối cùng ở dưới. |
| Ctrl+F12 | Lệnh này nhanh chóng mở hộp thoại "mở file" và cho phép truy cập sổ làm việc khác. |
| Ctrl+F1 | Tổ hợp phím này bật/tắt hiển thị Ribbon. |
Phím tắt chọn mục trong Excel
Tiết kiệm thời gian bằng cách chọn cột và hàng nhanh hơn dùng phím tắt bàn phím thay cho thao tác chuột cồng kềnh.
| Ctrl+Spacebar | Nhấn Ctrl+Space để chọn toàn bộ cột. Bạn không còn cần dùng tiêu đề và điều hướng chuột. |
| Shift+Spacebar | Nhấn Shift+Space để chọn toàn bộ hàng. |
| Ctrl+0 | Phím tắt đơn giản này ẩn tất cả cột đã chọn. |
Phím tắt cho Hàm và Công thức trong Excel
Excel chủ yếu về công thức và hàm. Ngưng gõ chúng biến đổi bằng biến đổi và tăng năng suất với các phím tắt dưới đây.
| Ctrl+’ | Chuyển đổi giữa hiển thị tất cả công thức trong bảng tính. Cũng có thể nhấp vào ô để thấy công thức trong thanh công thức. |
| Ctrl+Alt+F9 | Dùng phím tắt này khi cần tính toán tất cả công thức trong tất cả sổ làm việc đang hoạt động. |
| Ctrl+Shift+$ | Để tự động đổi ô sang định dạng tiền tệ, chọn ô và nhấn Ctrl+Shift+$. Cũng hoạt động trên nhiều ô miễn là chúng được chọn. |
| Ctrl+Shift+% | Phím tắt này áp dụng định dạng phần trăm cho ô đã chọn. |
| Alt+= | Phím tắt này tự động chèn hàm SUM(). Có lẽ đây là công thức dùng nhiều nhất trong Excel, và có phím tắt cho nó là bắt buộc. Hàm Sum() tự động cộng dữ liệu của nhiều cột và hàng. Chỉ cần chắc chắn chọn thêm một cột ở bên phải và một hàng ở dưới. Excel sẽ dùng chúng để hiển thị dữ liệu tổng hợp. |
| Alt+H+O+I | Phím tắt này là tổ hợp nhấn phím hoàn thành chức năng theo trình tự. Đầu tiên, nhấn Alt+H để chọn tab Trang chủ, sau đó nhấn O vẫn giữ Alt để chọn menu Định dạng. Cuối cùng, nhấn I để tự động điều chỉnh độ rộng cột. Nhớ giữ ngón tay trên Alt khi nhấn từng chữ cái. |
| Ctrl+[ | Phím tắt này cho phép xem ô nào được tham chiếu trong ô khác. Đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc với công thức phức tạp. |
| Ctrl+Shift+J | Dùng phím tắt này xem danh sách tất cả hằng số trong bảng tính. |
| Alt+M | Mở tab Công thức (Formulas). |
| Shift+F3 | Nhấn Shift+F3 để mở cửa sổ chèn hàm (insert function) để chèn hàm. |
Phím tắt Thời gian và Ngày trong Excel
Ghi lại các hoạt động ngay lập tức bằng các phím tắt bàn phím thời gian và ngày dưới đây.
| Ctrl+Shift+# | Phím tắt này cho phép thay đổi định dạng ngày. |
| Ctrl+Shift+@ | Nhấn tổ hợp này cho phép truy cập nhanh kiểu giờ trong ngày. Từ đây, bạn có thể thêm vào ô đã chọn. |
| Ctrl+; | Muốn thêm ngày hiện tại vào bảng tính Excel? Chỉ cần nhấn phím tắt này để thêm nhanh. |
| Ctrl+Shift+; | Chức năng này đặt giờ chính xác hiện tại vào ô đã chọn. |
Phím tắt Chỉnh sửa trong Excel
Chỉnh sửa ô, hàng, cột, và bình luận có thể cực kỳ tốn thời gian. Tăng tốc độ với các phím tắt sau.
| Ctrl+1 | Mở hộp thoại Định dạng ô (Format Cells). Phím tắt này cho phép thay đổi giao diện ô. |
| Ctrl+K | Nếu chọn ô hoặc dữ liệu trong ô và dùng phím tắt này, hộp siêu liên kết sẽ mở. Sao chép và dán siêu liên kết vào hộp (dùng phím tắt sao chép/dán để thực hành thêm). |
| F2 | Đây phải là một trong những phím tắt Excel dùng nhiều nhất vì nó cho phép chỉnh sửa ô. Dùng nó để thay đổi nhanh. |
| F4 | Phím F4 sẽ lặp lại hành động cuối cùng. Dù là công thức hay chỉnh sửa, phím này sẽ sao chép hành động và tiết kiệm nhiều thời gian. |
| Ctrl+Dấu cộng (+) | Chèn hàng và cột mới nhanh chóng với phím tắt Ctrl. |
| Ctrl+Dấu trừ (-) | Nhấn Ctrl+- để xóa hàng hoặc cột. |
| Shift+F2 | Chèn bình luận hoặc chỉnh sửa bình luận hiện có trong ô đã chọn. |
Phím tắt Định dạng trong Excel
Định dạng dữ liệu Excel làm cho nó dễ đọc và trình bày. Nhưng không có nghĩa là bạn nên lãng phí thời gian, hãy bắt đầu dùng các phím tắt dưới đây.
| Ctrl+Shift+& | Phím tắt Excel này nhanh chóng áp dụng viền cho ô đã chọn. Rất hữu ích nếu muốn giữ bảng tính gọn gàng, tổ chức và đẹp mắt. |
| Ctrl+Shift+_ | Để nhanh chóng xóa viền, chọn ô mong muốn và nhấn tổ hợp phím này. |
| Ctrl+Shift+~ | Tổ hợp phím này định dạng ô đã chọn hoặc nhóm ô thành định dạng chung (General). Nhớ định dạng chung là mặc định, nghĩa là bạn chỉ nhận con số bạn gõ và không có gì khác. |
| Ctrl+Shift+^ | Lệnh này áp dụng định dạng mũ (exponential) cho ô bạn chọn. |
| Ctrl+Shift+! | Phím tắt này áp dụng kiểu định dạng dấu phẩy (comma style) cho ô đã chọn. Ví dụ, khi số trong ô vượt quá 1000, lệnh này hiển thị nó với dấu phẩy như 1,000. Dùng phím tắt này để trực quan hóa số liệu. |
Dù bạn là bậc thầy bảng tính hay dùng Excel một lần trong một nửa năm, biết một vài phím tắt sẽ làm cho công việc dễ dàng và ít tốn thời gian hơn. Chia sẻ phím tắt và tổ hợp Excel yêu thích của bạn trong bình luận bên dưới!