Microsoft Excel là một phần mềm đa năng được phát triển để giúp tất cả những người xử lý bảng tính và dữ liệu một cách chuyên nghiệp hoặc trong cuộc sống hàng ngày của họ. Nó cho phép bạn tổ chức và lưu trữ dữ liệu của mình, đồng thời nó có thể thực hiện các phép tính toán học phức tạp bằng cách sử dụng các công thức và hàm. Điều thú vị hơn nữa là Excel cũng có thể giúp bạn hình dung dữ liệu và dự án của mình thông qua biểu đồ hình tròn, biểu đồ Gantt, lưu đồ và hầu hết mọi loại biểu đồ mà bạn có thể tưởng tượng.
Microsoft Excel ban đầu được phát triển với mục đích nhập dữ liệu, nhưng kể từ đó, phần mềm này đã phát triển để đáp ứng mọi thứ từ kế toán, quản lý tác vụ và mô hình tài chính đến lập trình sự kiện. Điều đó có nghĩa là nó không phải là phần mềm đơn giản nhất hiện có. Để làm việc hiệu quả trong Excel, bạn cần sử dụng các phím tắt và đó là những gì chúng tôi sẽ tập trung vào trong bài viết này.
Tại sao bạn cần phím tắt?
Ngay cả khi bạn biết Microsoft Excel là gì và bạn đã sử dụng nó nhiều trong quá khứ, bạn vẫn có thể ngạc nhiên với tất cả các chức năng và phím tắt mà bạn có thể sử dụng để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Excel có hàng trăm phím tắt và tổ hợp phím, nhưng đừng lo, bạn không cần phải ghi nhớ tất cả chúng.
Bạn sẽ sử dụng một số phím tắt Excel thường xuyên hơn những phím tắt khác. Vì vậy, hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất mà bạn cần hàng ngày.
Các phím tắt Excel thường được sử dụng
Có thể bạn đã quen với một số phím tắt vì chúng thường được sử dụng trên hầu hết các ứng dụng Windows 10/11 và Microsoft Office. Tuy nhiên, đây là bảng hữu ích với các phím tắt Excel được sử dụng phổ biến nhất mà bạn cần bắt đầu sử dụng để nhanh chóng cải thiện khả năng thông thạo bảng tính của mình.
| Ctrl + A | Chọn tất cả |
| Ctrl + C | Sao chép |
| Ctrl + V | Dán |
| Ctrl + X | Cắt |
| Ctrl + Z | Hoàn tác |
| Ctrl + Y | Làm lại |
| Ctrl + B | In đậm |
| Ctrl + I | In nghiêng |
| Ctrl + U | Gạch chân |
| Alt + H | Chuyển đến tab Trang chủ |
| Xóa (hoặc DEL) | Xóa nội dung trong ô |
| Ctrl + O | Mở sổ làm việc |
| Ctrl + W | Đóng sổ làm việc |
| Alt + H + H | Chọn màu để tô ô |
Các phím tắt này rất tiện lợi và bạn nên quen với việc sử dụng chúng không chỉ trong Excel mà còn trong Microsoft Word, trình duyệt internet hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn thường sử dụng cho công việc hoặc giải trí.
Các phím tắt trong Pivot Table trong Excel
Pivot Table là một công cụ mạnh trong Excel. Nó có thể tóm tắt các hàng và cột đã chọn của bảng tính hoặc thậm chí tổ chức lại chúng. Bảng tổng hợp rất hữu ích nếu bạn có hàng dài dữ liệu cần tóm tắt và chúng cũng cho phép bạn so sánh dữ liệu của mình. Nếu bạn thấy mình đang sử dụng nhiều bảng tổng hợp, hãy bắt đầu sử dụng các phím tắt bên dưới thường xuyên.
| Nhấp chuột phải | Truy cập trình đơn ngữ cảnh cho hàng, cột hoặc ô đã chọn. |
| Ctrl + D | Xóa bảng |
| Ctrl + M | Di chuyển bảng |
| Ctrl + R | Đổi tên bảng |
| Alt + Shift + Mũi tên Phải | Nhóm các mục trong bảng tổng hợp bạn đã chọn |
| Alt + Shift + Mũi tên Trái | Bỏ nhóm các mục trong bảng tổng hợp mà bạn đã chọn |
Bây giờ bạn đã biết các phím tắt cơ bản, hãy tập trung vào các phím tắt Excel khác sẽ tăng năng suất và tốc độ của bạn.
Các phím tắt để điều hướng trong Excel
Điều hướng qua Excel và chuyển đổi giữa các tab trang tính nhanh hơn bằng cách sử dụng các phím tắt sau.
| Ctrl + Page Up | Nhấn tổ hợp lệnh này để chuyển các tab trang tính sang bên phải. |
| Ctrl + Xuống trang | Lệnh này sẽ chuyển các tab trang tính sang bên trái. |
| Ctrl + Backspace | Lối tắt này sẽ cho bạn biết ô nào đang hoạt động. |
| F11 | Phím F11 sẽ tạo một biểu đồ mới. Đây là một phím tắt tuyệt vời cho phép bạn bỏ qua tất cả các điều hướng qua thanh công cụ của Excel. |
| Ctrl + F | Nhấn tổ hợp phím này để truy cập nhanh chức năng tìm kiếm. |
| Ctrl + Q | Truy cập nhanh chức năng Trợ giúp trong Excel. |
| Ctrl + Phím mũi tên | Chuyển đến ô được điền cuối cùng theo hướng của phím mũi tên. Ví dụ:Ctrl + Mũi tên Phải sẽ đưa bạn đến ô cuối cùng ở bên phải, trong khi Ctrl + Mũi tên Xuống sẽ chọn ô cuối cùng ở dưới cùng. |
| Ctrl + F12 | Lệnh này nhanh chóng mở hộp thoại "mở tệp" và cho phép bạn truy cập vào sổ làm việc khác. |
| Ctrl + F1 | Tổ hợp phím này sẽ chuyển đổi hiển thị các dải băng. |
Các phím tắt để chọn các mục trong Excel
Tiết kiệm thời gian bằng cách chọn cột và hàng nhanh hơn bằng cách sử dụng các phím tắt sau thay vì di chuyển chuột rườm rà.
| Ctrl + Phím cách | Nhấn Ctrl + Dấu cách để chọn toàn bộ cột. Bạn sẽ không cần sử dụng tiêu đề và điều hướng bằng chuột của mình nữa. |
| Shift + Phím cách | Nhấn Shift + Space để chọn toàn bộ hàng. |
| Ctrl + 0 | Phím tắt đơn giản này sẽ ẩn tất cả các cột đã chọn. |
Phím tắt cho Hàm và Công thức trong Excel
Excel chủ yếu là về công thức và hàm. Ngừng nhập chúng theo từng biến và tăng năng suất của bạn bằng các phím tắt bên dưới.
| Ctrl + ’ | Chuyển đổi giữa hiển thị tất cả các công thức trong trang tính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào ô để công thức được hiển thị trong thanh công thức. |
| Ctrl + Alt + F9 | Sử dụng phím tắt này khi bạn cần tính toán tất cả các công thức bên trong tất cả các sổ làm việc đang hoạt động của mình. |
| Ctrl + Shift + $ | Để tự động thay đổi ô thành định dạng tiền tệ, bạn phải chọn ô đó và nhấn Ctrl + Shift + $. Nó cũng có thể hoạt động trên nhiều ô miễn là chúng được chọn. |
| Ctrl + Shift +% | Lối tắt này áp dụng định dạng phần trăm cho ô đã chọn. |
| Alt + = | Phím tắt này sẽ tự động chèn hàm SUM (). Đây có thể là công thức được sử dụng nhiều nhất trong Excel và phải có một phím tắt cho nó. Hàm Sum () tự động tính tổng dữ liệu của nhiều cột và hàng. Chỉ cần đảm bảo chọn một cột phụ ở phía bên phải và một hàng phụ ở phía dưới. Excel sẽ sử dụng chúng để hiển thị dữ liệu tổng kết. |
| Alt + H + O + I | Phím tắt này là sự kết hợp của các tổ hợp phím sẽ hoàn thành một chức năng theo một trình tự. Đầu tiên, nhấn Alt + H để chọn tab Trang đầu, sau đó nhấn O trong khi vẫn giữ phím Alt để chọn menu định dạng. Cuối cùng, nhấn I để tự động điều chỉnh chiều rộng của cột. Hãy nhớ giữ ngón tay của bạn trên Alt trong khi nhấn từng chữ cái. |
| Ctrl + [ | Phím tắt này cho phép bạn xem ô nào được tham chiếu trong các ô khác. Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn đang làm việc với các công thức phức tạp. |
| Ctrl + Shift + J | Sử dụng phím tắt này để xem danh sách tất cả các hằng số trong trang tính của bạn. |
| Alt + M | Mở tab công thức. |
| Shift + F3 | Perst Shift + F3 để mở cửa sổ chèn hàm để chèn một hàm. |
Phím tắt Ngày và Giờ trong Excel
Ghi nhật ký các hoạt động khác nhau ngay lập tức bằng cách sử dụng phím tắt ngày và giờ bên dưới.
| Ctrl + Shift + # | Phím tắt này sẽ cho phép bạn thay đổi định dạng ngày. |
| Ctrl + Shift + @ | Đánh kết hợp các phím này sẽ cho phép bạn truy cập nhanh vào phong cách thời gian trong ngày. Từ đây, bạn có thể tiếp tục và thêm nó vào ô đã chọn. |
| Ctrl +; | Bạn có muốn thêm ngày hiện tại vào bảng tính Excel không? Chỉ cần nhấn phím tắt này để thêm nhanh. |
| Ctrl + Shift +; | Hàm này sẽ đặt thời gian hiện tại chính xác trong ô đã chọn. |
Chỉnh sửa phím tắt trong Excel
Việc chỉnh sửa ô, hàng, cột và nhận xét có thể cực kỳ tốn thời gian. Tăng tốc độ của bạn bằng các phím tắt sau.
| Ctrl + 1 | Mở hộp thoại ô định dạng. Phím tắt này sẽ cho phép bạn thực hiện các thay đổi đối với giao diện của ô. |
| Ctrl + K | Nếu bạn chọn một ô hoặc dữ liệu được nhập vào ô và sử dụng phím tắt này, một hộp siêu kết nối sẽ mở ra. Sao chép và dán siêu kết nối vào hộp (sử dụng phím tắt sao chép / dán để thực hành thêm). |
| F2 | Đây phải là một trong những phím tắt Excel được sử dụng nhiều nhất vì nó sẽ cho phép bạn chỉnh sửa ô. Sử dụng nó để thực hiện các thay đổi nhanh chóng. |
| F4 | Phím F4 sẽ lặp lại hành động cuối cùng của bạn. Có thể là một công thức hoặc một chỉnh sửa, phím này sẽ sao chép hành động và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. |
| Ctrl + Ký tự cộng (+) | Chèn nhanh các hàng và cột mới bằng phím tắt Ctrl. |
| Ctrl + Ký tự trừ (-) | Nhấn Ctrl + - để xóa một hàng hoặc một cột. |
| Shift + F2 | Chèn nhận xét hoặc chỉnh sửa nhận xét hiện có trong một ô đã chọn. |
Các phím tắt định dạng trong Excel
Định dạng dữ liệu Excel của bạn làm cho nó có thể đọc được và trình bày được. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên lãng phí thời gian, vì vậy hãy bắt đầu sử dụng các phím tắt bên dưới.
| Ctrl + Shift + & | Lối tắt Excel này nhanh chóng áp dụng các đường viền cho ô đã chọn. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn giữ cho bảng tính của mình được sắp xếp gọn gàng và hấp dẫn về mặt hình ảnh. |
| Ctrl + Shift + _ | Để xóa nhanh các đường viền, hãy chọn các ô mong muốn và nhấn tổ hợp phím này. |
| Ctrl + Shift + ~ | Tổ hợp phím này sẽ định dạng một ô đã chọn hoặc một nhóm ô thành một định dạng chung. Hãy nhớ rằng định dạng chung là định dạng mặc định, nghĩa là bạn nhận được các số bạn nhập và không có gì khác. |
| Ctrl + Shift + ^ | Lệnh này áp dụng định dạng hàm mũ cho ô bạn chọn. |
| Ctrl + Shift +! | Lối tắt này áp dụng kiểu định dạng dấu phẩy cho ô đã chọn. Ví dụ:khi số trong ô vượt quá 1000, lệnh này sẽ hiển thị nó với dấu phẩy là 1.000. Sử dụng phím tắt này để hình dung các số. |
Cho dù bạn là người thành thạo bảng tính hay đã từng sử dụng Excel trong một lần trăng xanh, việc biết một vài phím tắt sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và ít tốn thời gian hơn. Chia sẻ các phím tắt và tổ hợp bàn phím Excel yêu thích của bạn trong phần nhận xét bên dưới!