Microsoft Office PowerPoint vẫn phổ biến để tạo bài trình bày đồ họa trong doanh nghiệp và giáo dục trên toàn thế giới. Hàng triệu người dùng nó hàng ngày. Mặc dù phần mềm khá dễ dùng, tạo bài trình bày tốn thời gian. Vậy tại sao không tăng tốc quy trình và dùng phím tắt PowerPoint để cải thiện quy trình làm việc?
Danh sách phím tắt trình bày ở đây chỉ là một phần nhỏ trong tất cả phím tắt có sẵn. Trong bài này, chúng tôi chỉ giữ lại các phím tắt PowerPoint thường dùng nhất. Các phím tắt khác có thể chuyên biệt hơn và chỉ hữu ích trong vài tình huống, nên chúng tôi không đề cập.
Lưu ý các phím tắt này hoạt động trên mọi phiên bản PowerPoint. Bạn không cần cài phiên bản mới nhất để dùng chúng.
Đó nói vậy, hãy xem thêm bài viết về phím tắt hay nhất Microsoft Word và Microsoft Excel để trở thành người dùng Microsoft Office chuyên nghiệp.
1. Phím tắt PowerPoint chung
Các phím tắt PowerPoint này giúp bạn điều hướng Ribbon, mở/đóng bài trình bày, hoặc chuyển đổi giữa nhiều bài trình bày. Bạn có thể đã quen một số vì chúng giống phím tắt trong ứng dụng khác hoặc trình duyệt web.
| Ctrl+N | Tạo bài trình bày mới. |
| Ctrl+O | Mở bài trình bày đã có |
| Ctrl+S | Lưu bài trình bày đang mở |
| Alt+F2 hoặc F12 | Mở hộp thoại Lưu dưới dạng (Save As) |
| Ctrl+Q | Lưu và đóng bài trình bày |
| Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 | Đóng bài trình bày đang hoạt động |
| F1 | Mở bảng trợ giúp (Help pane) |
| F7 | Kiểm tra chính tả |
| F10 hoặc Alt | Bật/tắt mẹo phím (Key Tips) |
| Ctrl+F1 | Mở rộng/thu gọn Ribbon |
| Ctrl+F2 | Vào chế độ Xem trước in (Print Preview) |
| Ctrl+Tab | Chuyển đổi giữa nhiều bài trình bày mở |
| Ctrl+Z | Hoàn tác hành động cuối |
| Ctrl+Y | Lặp lại hành động cuối |
| Ctrl+F | Mở hộp thoại Tìm kiếm |
| Alt+G | Điều hướng đến tab Thiết kế (Design) |
| Alt+A | Điều hướng đến tab Hiệu ứng (Animation) |
| Alt+K | Điều hướng đến tab Chuyển tiếp (Transition) |
| Alt+S | Điều hướng đến tab Trình chiếu (Slide Show) |
| Alt+F | Điều hướng đến menu Tệp (File) |
| Alt+H | Điều hướng đến tab Trang chủ (Home) |
| Alt+N | Mở tab Chèn (Insert) |
| Alt+W | Điều hướng đến tab Xem (View) |
| Alt+R | Mở tab Xem xét (Review) |
| Alt+X | Điều hướng đến tab Tiện ích mở rộng (Add-ins) |
2. Chọn và điều hướng trong bài trình bày PowerPoint
Nhóm phím tắt này giúp bạn nhanh chóng di chuyển qua toàn bộ bài trình bày và chọn văn bản, hộp, slide, hoặc chỉ đối tượng nhất định trong slide. Thay vì dùng chuột, hãy chọn phím tắt, sẽ tiết kiệm nhiều thời gian.
| Home | Đi đầu dòng trong hộp văn bản, hoặc slide đầu tiên trong bài trình bày |
| End | Đi cuối dòng trong hộp văn bản, hoặc slide cuối cùng trong bài trình bày |
| Page Up | Đi slide trước |
| Page Down | Đi slide sau |
| Ctrl+Mũi tên lên | Di chuyển slide lên trong bài trình bày |
| Ctrl+Mũi tên xuống | Di chuyển slide xuống trong bài trình bày |
| Ctrl+Shift+Mũi tên lên | Di chuyển slide lên đầu bài trình bày |
| Ctrl+Shift+Mũi tên xuống | Di chuyển slide xuống cuối bài trình bày |
| Ctrl+A | Chọn tất cả slide (trong chế độ Sắp xếp slide), tất cả văn bản trong hộp văn bản, hoặc tất cả đối tượng trên slide |
| Tab | Di chuyển đến đối tượng tiếp theo trong slide, hoặc chọn nó |
| Shift+Tab | Di chuyển đến đối tượng trước trong slide, hoặc chọn nó |
| Alt+Q | Điều hướng đến "Cho tôi biết bạn muốn làm gì" (Tell me what you want to do) |
3. Định dạng và chỉnh sửa bài trình bày PowerPoint
Sau khi xong tạo bài trình bày, bạn tập trung làm cho nó đẹp. Định dạng hoặc chỉnh sửa nhanh bài trình bày PowerPoint với các phím tắt này. Cũng nhớ bạn luôn có thể bắt đầu với mẫu PowerPoint chuyên nghiệp để tiết kiệm thêm thời gian.
| Ctrl+C | Sao chép văn bản, đối tượng trong slide, hoặc slide trong bài trình bày đã chọn |
| Ctrl+X | Cắt văn bản, đối tượng trong slide, hoặc slide trong bài trình bày đã chọn |
| Ctrl+V | Dán văn bản, đối tượng, hoặc slide đã sao chép hoặc cắt trước đó |
| Delete | Xóa văn bản, đối tượng, hoặc slide đã chọn trước đó |
| Ctrl+Backspace | Xóa từ bên trái |
| Ctrl+Delete | Xóa từ bên phải |
| Ctrl+B | In đậm văn bản đã chọn. Nhấn lại để bỏ in đậm |
| Ctrl+I | Làm nghiêng văn bản đã chọn. Nhấn lại để bỏ nghiêng |
| Ctrl+U | Gạch dưới văn bản đã chọn. Nhấn lại để bỏ gạch dưới |
| Ctrl+E | Căn giữa văn bản đã chọn |
| Ctrl+L | Căn trái văn bản đã chọn |
| Ctrl+R | Căn phải văn bản đã chọn |
| Ctrl+J | Canh đều văn bản đã chọn |
| Ctrl+T | Mở hộp thoại Font cho đối tượng văn bản đã chọn |
| Ctrl+G | Nhóm các mục lại với nhau |
| Ctrl+Shift+G | Bỏ nhóm các mục |
| Ctrl+K (trên văn bản hoặc đối tượng đã chọn) | Chèn siêu liên kết |
| Ctrl+M | Chèn slide mới |
| Ctrl+D | Nhân bản đối tượng hoặc slide đã chọn |
| Ctrl+Shift+Mũi tên phải | Tăng cỡ font |
| Ctrl+Shift+Mũi tên trái | Giảm cỡ font |
| Alt+W rồi Q | Thay đổi Zoom cho slide |
| Ctrl++ | Làm văn bản đã chọn thành chữ trên (superscript) |
| Ctrl+= | Làm văn bản đã chọn thành chữ dưới (subscript) |
| Giữ Alt + N rồi P | Chèn Hình ảnh |
| Giữ Alt+H rồi S rồi H | Chèn Hình dạng (Shape) |
| Giữ Alt+H rồi L | Chọn bố cục cho slide |
4. Trình chiếu bài trình bày
Khi bạn hài lòng với bài trình bày PowerPoint, đã đến lúc trình chiếu cho đồng nghiệp, sếp, hoặc giáo viên. Các phím tắt này giúp bạn trông chuyên nghiệp.
| F5 | Bắt đầu trình chiếu từ đầu |
| Shift+F5 | Bắt đầu trình chiếu từ slide hiện tại |
| Alt+F5 | Bắt đầu trình chiếu ở chế độ Người trình chiếu (Presenter View) |
| Mũi tên phải (hoặc Enter) | Điều hướng đến slide hoặc hiệu ứng tiếp theo |
| Mũi tên trái | Điều hướng đến slide hoặc hiệu ứng trước |
| Home | Khởi động lại trình chiếu từ slide đầu tiên |
| End | Nhanh chóng đến slide cuối cùng |
| S | Bắt đầu hoặc dừng trình chiếu tự động |
| Số slide+Enter | Đi đến slide cụ thể |
| Ctrl+S | Mở hộp thoại Tất cả slide (All Slides) |
| Esc | Thoát trình chiếu |
| B hoặc W | Tạm dừng trình chiếu và vào màn hình trống (đen hoặc trắng) |
| Ctrl+L | Thay đổi con trỏ thành chấm laser |
| Ctrl+P | Vẽ trực tiếp trên trình chiếu bằng bút |
| E | Xóa thứ vẽ bằng bút |
| Ctrl+H | Ẩn điều khiển điều hướng |
Sử dụng phím tắt
Lưu ý các phím tắt PowerPoint trên chủ yếu dành cho máy Windows. Tuy nhiên, hầu hết chúng tương tự trên Mac. Trên Windows bạn nhấn Ctrl cho hầu hết phím tắt, trên Mac bạn sẽ nhấn phím Cmd (Command) thay thế.
Phím tắt PowerPoint thiết yếu để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc và bạn nên học ít nhất các phím tắt cơ bản. Tuy nhiên, theo thời gian, bạn sẽ nhớ những phím tắt dùng nhiều nhất.
Nếu thấy hữu ích, bạn thậm chí có thể in danh sách phím tắt PowerPoint này, để cạnh bàn làm việc. Như vậy bạn có thể liếc mắt và dùng phím tắt phù hợp bất cứ lúc nào.