Một bài thuyết trình giống như một đoàn tàu. Một chuỗi toa xe không đứt gãy theo đuôi đầu máy và đi nơi nó dẫn dắt. Slide Master (Trang chủ slide) là đầu máy kéo dáng vẻ của toàn bộ bài thuyết trình. Nó cũng là phím tắt tiết kiệm thời gian tốt nhất để thực hiện thay đổi hàng loạt cho tất cả slide từ một nơi.
Hãy tưởng tượng bạn có bài thuyết trình với hai chục slide. Để thay đổi một yếu tố nhỏ, bạn phải duyệt qua tất cả slide làm thay đổi một bằng một. Nhưng nếu bạn có thể thay đổi chỉ một slide và nó tự động áp dụng cho tất cả slide còn lại thì sao?
Làm cho định dạng dễ dàng hơn với Slide Master
Slide master giống như mẫu đặc biệt nhưng bao quát hơn. Như tên gọi, nó là slide cao nhất trong bộ bài chứa tất cả thông tin về chủ đề (theme), bố cục (layouts), màu sắc, và font bạn muốn có trong tất cả slide.
Bạn có thể dùng nhiều slide master trong một bài thuyết trình. Mỗi cái sẽ chịu trách nhiệm cho một nhóm slide và bố cục độc nhất dưới nó. Cấp bậc trông như sau:
Bây giờ bạn đã có ý tưởng về slide master, hãy đi sâu vào chúng. Hướng dẫn dưới áp dụng cho slide master trong Microsoft PowerPoint 2016, 2019, và Microsoft 365.
Cách mở Slide Master trong PowerPoint
Slide Master có tab riêng trên Ribbon. Để xem Slide Master, vào View > Slide Master (Xem > Slide Master).
Tab Slide Master trong PowerPoint có tất cả công cụ bạn cần kiểm soát định dạng.
Khung bên trái hiển thị bố cục slide cho bài thuyết trình. Slide Master là slide cao nhất trong cấp bậc và trông như slide nội dung trống bạn nhận được khi bắt đầu bài thuyết trình mới.
Các điều khiển được tổ chức thành các nhóm cụ thể với chức năng rõ ràng:
Edit Master (Chỉnh sửa Master): Dùng nhóm này để chỉnh sửa Slide Master. Bạn có thể thêm master slide khác với nút Insert Slide Master, hoặc dùng nút Insert Layout để thêm bố cục mới dưới Master hiện có.
Nút Preserve (Bảo toàn) đảm bảo PowerPoint không xóa Slide Master nếu nó không được dùng. Chọn slide, sau đó nhấp Preserve. Biểu tượng ghim (pushpin) bên cạnh master slide cho thấy nó hiện được bảo toàn.
Master Layout (Bố cục Master): Dùng nhóm này để thêm hoặc loại bỏ yếu tố như tiêu đề, chân trang (footers), bằng cách thêm hoặc xóa placeholder (chỗ dành), tiêu đề, và chân trang PowerPoint.
Edit Theme (Chỉnh sửa chủ đề): Các điều khiển trong nhóm này cho phép áp dụng chủ đề dựng sẵn hoặc dùng chủ đề tùy chỉnh với master slide.
Background (Nền): Đặt nền cho Slide Masters hoặc Layout Masters.
Size (Kích thước): Chọn kích thước slide và hướng (orientation) theo yêu cầu bài thuyết trình.
Trong các phần sau, chúng ta sẽ thấy cách thay đổi slide master tự động phản ánh trên các slide theo sau nó.
Layout Masters (Master bố cục) là gì?
Tất nhiên, một số slide có thể khác nhau về bố cục. Một số slide thiết kế cho hình ảnh, một số cho văn bản, trong khi số khác có hoạt ảnh. Những điều này được kiểm soát bởi loại slide chủ đề khác gọi là Layout Master.
Chúng cấp dưới Master Slide. Và mỗi Master Slide có thể có vài Layout Master. Ví dụ, bố cục Title (Tiêu đề) là một loại Layout Master.
Bạn có thể dùng một Layout Master cho tất cả slide hiển thị văn bản. Cái khác cho hình ảnh... v.v. Thay đổi một yếu tố trong một layout master slide và tất cả slide phụ thuộc sẽ thay đổi theo. Bạn không phải loay hoay với từng slide.
Làm việc thiết kế Layout Master slide tương tự như sửa đổi mẫu PowerPoint.
Vì vậy, Slide Master và Layout Masters trong PowerPoint không chỉ giúp bạn xây dựng bài thuyết trình nhanh mà còn cập nhật nó trong tương lai. Bất kỳ ai trong nhóm bạn có thể vào và làm thay đổi mà không cần đi lại giữa các slide. Thư viện thiết kế dựng sẵn cũng giúp bạn thay đổi bố cục bài thuyết trình đơn giản chỉ với vài cú nhấp.
Định dạng bài thuyết trình dùng Slide Masters
Slide master như chúng ta thấy có bố cục mặc định. Bạn có thể dùng nó hoặc bắt đầu từ đầu với thiết kế riêng.
1. Vào chế độ xem Slide Master.
Từ tab View trên Ribbon, nhấp nút Slide Master trong nhóm Master Views.
2. Tab Slide Master trên Ribbon.
Tab Slide Master trên Ribbon hiển thị. Một Slide Master mới xuất hiện với bố cục mặc định PowerPoint.
3. Sửa đổi Slide Master
Slide Master có placeholder mặc định cho slide tiêu đề, tiêu đề phụ, chân trang, ngày, v.v. Làm bất kỳ thay đổi định dạng nào bạn muốn trên slide trơn này. Bạn cũng có thể chọn từ các chủ đề có sẵn của PowerPoint để thiết kế Slide Master.
Để chọn yếu tố trong Slide Master, bạn cũng có thể nhấp vào Master Layout rồi bỏ tích các placeholder bạn không muốn.
4. Sửa đổi Layout Masters
Mỗi chủ đề có vài bố cục slide. Chọn bố cục phù hợp nội dung slide. Một số tốt cho văn bản, một số cho so sánh, và một số tốt hơn cho đồ họa.
Bạn có thể thiết kế bố cục tùy chỉnh từ đầu bằng cách nhấp Insert Layout từ nhóm Edit Master.
Thích bố cục mặc định nhưng muốn điều chỉnh nhẹ? Chuột phải vào thumbnail slide bố cục đó bên trái và chọn Duplicate Layout (Nhân bản bố cục). Cũng xóa layout masters không cần với phím tắt chuột phải hoặc nút Delete trên tab. PowerPoint cung cấp khoảng 25 bố cục chọn và bạn có thể không cần tất cả.
5. Áp dụng Layouts
Nhấp nút Close Master View (Đóng chế độ xem Master) trên tab Slide Master trên Ribbon để quay lại Normal View (Chế độ xem bình thường).
Trong khung thumbnail, nhấp slide bạn muốn áp dụng lại bố cục đã cập nhật. Đi đến Home tab > Slides group > Click Layout. Chọn bố cục bạn tạo trong Slide Master View. Bạn cũng có thể chọn nhiều thumbnail slide và áp dụng bố cục chung cho chúng.
Hầu hết bài thuyết trình của bạn sẽ được kiểm soát bởi layout masters. Chỉ nhớ áp dụng lại layouts cho slide liên quan nếu bạn quay lại thay đổi gì trong layout masters.
Làm Master trước khi bắt đầu Slide
Tài liệu HTML có style sheets. Tài liệu Word có styles. Và PowerPoint có Slide Masters. Đây là khối in ấn làm cho bất cứ thứ gì đến sau chúng được tạo ra dễ dàng hơn nhiều. Thiết kế PowerPoint có thể được sửa chữa và làm mới hoàn toàn với vài điều chỉnh master slides.
Bạn vừa tiết kiệm nhiều thời gian với master slides. Hãy dùng thời gian đó tốt hơn để làm việc trên nội dung thực tế và làm cho PowerPoint hấp dẫn hơn với khán giả.