Excel, cũng như tất cả ứng dụng Microsoft Office cốt lõi, đã trải qua hàng thập kỷ nâng cấp phiên bản. Cùng với những nâng cấp đó đến các điều chỉnh nhỏ về phần mở rộng tệp Excel để giải thích sự khác biệt giữa các tệp Excel đó.
Không chỉ khác biệt phiên bản sinh ra phần mở rộng mới. Một số phần mở rộng cụ thể chỉ loại tệp, như là mẫu Excel (template) hay tệp Excel chứa macro.
Nếu bạn hiểu tất cả phần mở rộng tệp Excel, bạn sẽ nắm vững hơn cách lưu tệp trong hộp thoại lưu tệp.
Tại sao phần mở rộng tệp Excel quan trọng
Phần mở rộng tệp Excel cung cấp thông tin quan trọng về tệp đó trước khi bạn mở nó. Nó cũng cho phép bạn tổ chức tệp bạn lưu vào thư mục dưới dạng tệp mẫu, tệp bật macro, và hơn thế nữa. Chỉ với một cái nhìn vào phần mở rộng tệp Excel, bạn biết thêm về tệp Excel và nó dùng để làm gì.
Phần mở rộng tệp Excel cho bạn biết:
- Có macro hoặc VBA hay không
- Tệp có được lưu bằng phiên bản Excel cũ không
- Định dạng tệp dựa trên tài liệu XML hay nhị phân (binary)
- Phiên bản legacy chung tệp được lưu
- Tệp có phải mẫu (template) không
Bạn có thể thấy tất cả phần mở rộng trong Excel bằng cách chọn File từ menu, chọn Save As (Lưu dưới), và chọn menu thả xuống loại tệp dưới trường tên tệp.
Như bạn thấy, mỗi loại tệp có tên mô tả giúp hiểu phần mở rộng dùng cho gì.
Phần mở rộng tệp Excel theo phiên bản
Nhóm đầu tiên phần mở rộng liên quan chủ yếu đến phiên bản Excel worksheet được lưu. Các loại phần mở rộng sau kết nối với phiên bản Excel như sau:
- Excel 97-2003: *.xls
- Mẫu Excel 97-2003: *.xlt
- XML Spreadsheet 2003: *.xml
- Microsoft Excel 5.0/95 Workbook: *.xls
- Excel 97-2003 Add-in: *.xlam
- Excel 4.0: *.xlw
- Microsoft Works: *.xlr
Như bạn thấy, phần mở rộng *.xls là định dạng Excel mặc định cũ cho tất cả phiên bản Excel trước Excel 2007.
Từ Excel 2007 trở đi, phần mở rộng mặc định cho bất kỳ tệp Excel nào là (và vẫn là) *.xlsx.
Sự khác biệt giữa XLS và XLSX
Mặc dù Microsoft chuyển sang phần mở rộng XLSX sau Excel 2007 trông như thay đổi quy ước đặt tên bề mặt, sự thật là có nhiều thay đổi hơn chỉ phần mở rộng.
XLS lưu bảng tính Excel trong định dạng tệp gọi là Binary Interchange File Format. Đây là định dạng tệp độc quyền do Microsoft tạo.
Với phát hành Excel 2007, Microsoft thay đổi mặc định sang XLSX, dựa trên định dạng Office Open XML. Đây là phương pháp lưu thông tin bảng tính trong tệp XML.
Lợi thế của việc chuyển sang phương pháp mới lưu thông tin bảng tính Excel? Có nhiều.
- Tương tác (Interoperable): Tệp định dạng Office Open XML dễ dàng kéo vào ứng dụng khác đọc được định dạng Office XML.
- Mở rộng (Extensible): Ứng dụng hoặc chương trình bên ngoài có thể thao tác nội dung định dạng XML cơ bản – nghĩa là lập trình viên có thể tạo phần mềm chỉnh sửa bảng tính Excel mà không bao giờ mở ứng dụng Excel.
- An toàn hơn khỏi hỏng (Safer from corruption): Tệp định dạng XML ít dễ bị hỏng hoặc hư hại hơn tệp nhị phân như XLS.
- Nhỏ hơn (Smaller): Bạn có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn trong tệp nhỏ hơn khi dùng định dạng XLSX. Microsoft khẳng định tệp XLSX nhỏ hơn 75% so với XLS.
Nếu không có lợi thế nào quan trọng với bạn, bạn có thể tốt hơn ở lại định dạng XLS Excel mặc định cũ. Bạn có được hai lợi thế khi làm vậy.
Thứ nhất, tệp XLS xu hướng lưu và mở nhanh hơn. Thứ hai, tệp Excel với phần mở rộng XLS có thể mở trên mọi phiên bản Excel, dù cũ đến đâu.
Các phần mở rộng tệp Excel khác
Bây giờ bạn hiểu khác biệt giữa XLS và XLSX, hơi dễ hơn để giải mã ý nghĩa tất cả phần mở rộng tệp Excel khác.
- .xlsm: Tệp Excel định dạng XML cũng hỗ trợ macro Excel
- .xlsb: Tệp Excel định dạng nhị phân (phiên bản cũ) cũng hỗ trợ macro Excel
- .xltx: Tệp Excel lưu như mẫu (template) để dùng làm điểm xuất phát cho workbook Excel tương lai
- .xltm: Tệp Excel bật macro được lưu như mẫu
Tệp mẫu Excel (Excel Template Files)
Nếu bạn chưa quen với mẫu Excel, có thể là lúc tốt để học và bắt đầu dùng chúng. Nếu bạn thấy mình tạo nhiều bảng tính chia sẻ cùng định dạng, công thức, hoặc bố cục, mẫu có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tất cả bạn phải làm để tạo mẫu là thiết lập định dạng, bố cục, và các khía cạnh khác của worksheet bạn không muốn tạo lại mỗi lần. Sau đó lưu tệp với một trong các phần mở rộng tệp Excel liệt kê cho định dạng mẫu.
Thực tế, khi bạn mở tệp mới trong Excel, bạn có thể tìm kiếm qua hàng nghìn mẫu sẵn có qua nhiều danh mục.
Mở các loại tệp khác
Excel không giới hạn chỉ mở tệp với phần mở rộng Excel. Khi bạn mở tệp trong Excel và chọn từ menu thả xuống loại tệp, bạn sẽ thấy danh sách dài vượt ra ngoài những gì liệt kê trong bài này.
Điều này vì có định dạng tệp không phải Microsoft cũng được hỗ trợ trong Excel.
- *.xml: Bất kỳ bảng tính từ ứng dụng lưu sheet ở định dạng XML Spreadsheet 2003, hoặc tệp dữ liệu XML thẳng.
- *.prn: Bảng tính Lotus
- .txt: Tệp văn bản tab-delimited hoặc Unicode
- .csv: Tệp văn bản comma-delimited (phân tách bằng dấu phẩy)
- .dif: Tệp văn bản Data Interchange Format
- .slk: Tệp văn bản Symbolic Link Format
- .dbf: Tệp dữ liệu dBase
- .ods: Bảng tính OpenDocument (Google Docs hoặc OpenOffice)
- .pdf: Giữ định dạng dữ liệu khi mở tệp dữ liệu PDF
- .xps: Tệp dữ liệu XML Paper Specification
Hãy nhớ tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn dùng, không phải tất cả loại tệp này sẽ hiển thị như tùy chọn khi bạn lưu hoặc mở tệp.