Sơ đồ luồng (Flowchart) là một loại sơ đồ biểu diễn quy trình làm việc hoặc một tiến trình. Sơ đồ luồng rất tuyệt vời để sử dụng bất cứ khi nào bạn vẽ ra một quyết định quan trọng hoặc mô tả một quy trình phức tạp trong PowerPoint.
Mục đích của Sơ đồ luồng là gì?
Mục đích của Sơ đồ luồng là trình bày trình tự các hoạt động trong một quy trình và ai chịu trách nhiệm cho các hoạt động đó; Nó cho phép mọi người đánh giá luồng dữ liệu bằng biểu diễn đồ họa.
Cách tạo Sơ đồ luồng trong PowerPoint
Để tạo Sơ đồ luồng trong Microsoft PowerPoint, làm theo các bước sau:
- Khởi chạy PowerPoint
- Thay đổi slide sang bố cục Blank (Trống)
- Thêm màu cho hình dạng, đường viền hình dạng, và chỉnh sửa hình dạng.
- Nhóm các hình dạng trong sơ đồ
- Một sơ đồ luồng được tạo.
Khởi chạy PowerPoint
Trước tiên, chúng ta sẽ biến slide thành bố cục Blank Slide (Slide trống).
Sau đó chúng ta sẽ thêm Gridlines (Lưới) vào nó. Tốt nhất là thêm Gridlines vào slide để định kích thước và căn chỉnh các đối tượng một cách gọn gàng trong bài thuyết trình.
Bây giờ thêm hình dạng Oval (Hình elip) vào slide. Hình dạng Oval (Terminal) trong sơ đồ luồng đại diện cho điểm Bắt đầu hoặc Kết thúc của một quy trình.
Để thêm hình dạng Oval vào slide, vào tab Insert (Chèn) và nhấp nút Shapes (Hình dạng) trong nhóm Illustration.
Danh sách hình dạng sẽ bật lên trong menu thả xuống; chọn Oval trong nhóm Basic Shapes (Hình dạng cơ bản).
Vẽ hình Oval trên slide.
Một tab Shape Format (Định dạng hình dạng) sẽ bật lên trên thanh menu.
Bạn có thể dùng tab này để tùy chỉnh hình dạng của mình.
Chúng ta muốn thay đổi màu của hình dạng. Trên tab Shape Format, bạn có thể thay đổi màu hình dạng bằng cách nhấp vào các hiển thị Colored Fill hoặc nhấp nút Shape Fill (Điền hình dạng) trong nhóm Shape Styles, và bạn cũng có thể thay đổi màu đường viền hình dạng bằng cách nhấp nút Shape Outline (Đường viền hình dạng) trong nhóm Shapes Styles.
Để thêm văn bản vào hình dạng, chuột phải vào hình dạng và chọn Edit Text (Chỉnh sửa văn bản); bây giờ chỉnh sửa hình dạng.
Bây giờ chúng ta sẽ vẽ một đường dòng. Đường dòng (Flowline) kết nối các bước hoặc quy trình khác nhau hoặc trình bày thứ tự hoạt động của quy trình.
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes.
Chọn Line (Đường thẳng) từ menu.
Vẽ Line trên slide kết nối nó với hình Oval (terminal).
Khi tab Format Shape bật lên, bạn có thể thay đổi màu của Line.
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes và chọn Rectangle (Hình chữ nhật).
Hình chữ nhật (Process) đại diện cho một tập hợp các thao tác thay đổi hình thức, giá trị hoặc vị trí của dữ liệu.
Vẽ Rectangle trên slide kết nối nó với Line.
Chuột phải hình dạng và chọn Edit Text; để chỉnh sửa hình dạng.
Vẽ một đường dòng khác kết nối nó với Rectangle
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes.
Chọn từ menu thả xuống Diamond (Hình thoi) trong nhóm Basic shapes.
Vẽ hình Diamond trên slide kết nối nó với Line.
Thêm màu cho hình dạng, đường viền hình dạng, và chỉnh sửa hình dạng.
Chúng ta muốn đủ không gian trên slide vì chúng ta muốn thêm nhiều hình dạng hơn.
Để tăng kích thước slide; Nhấp tab Design và nhấp Slide Size trong nhóm Customize.
Chọn Standard từ menu thả xuống.
Một hộp thoại Microsoft PowerPoint sẽ xuất hiện; chọn Ensure Fit (Đảm bảo vừa vặn).
Bạn sẽ nhận thấy sơ đồ được vừa vặn với slide với đủ không gian. Sắp xếp sơ đồ trên slide.
Chúng ta sẽ thêm một Line khác kết nối nó với Diamond.
Bây giờ chúng ta sẽ thêm Rhomboid (Hình bình hành - Input/Output) vào slide; nó đại diện cho quá trình nhập và xuất dữ liệu
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes.
Chọn từ menu thả xuống Flowchart: Data trong nhóm Flowchart.
Vẽ hình Flowchart: Data trên slide kết nối nó với Line.
Thêm màu cho hình dạng, đường viền hình dạng, và chỉnh sửa hình dạng.
Thêm Line và kết nối nó với Flowchart: Data shape.
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes.
Chọn từ menu thả xuống Flowchart: Document trong nhóm Flowchart.
Vẽ hình Flowchart: Document trên slide và kết nối nó với Line.
Thêm màu cho hình dạng, đường viền hình dạng, và chỉnh sửa hình dạng.
Vẽ một line khác và kết nối nó với Flowchart: Document shape
Cuối cùng, chúng ta sẽ thêm một hình Oval (terminal) nữa.
Trên tab Insert trong nhóm Illustration, nhấp nút Shapes.
Chọn từ menu thả xuống hình Oval trong nhóm Basic Shapes.
Vẽ hình Oval trên slide kết nối nó với Line.
Thêm màu cho hình dạng, đường viền hình dạng, và chỉnh sửa hình dạng.
Hình Oval là kết thúc của quy trình sơ đồ.
Bây giờ chúng ta sẽ nhóm các hình dạng thành một.
Giữ phím Shift để chọn tất cả các hình dạng.
Sau đó chuột phải vào các hình dạng và chọn Group từ menu ngữ cảnh, rồi nhấp Group. Các hình dạng được nối lại với nhau.
Chúng ta đã có một Sơ đồ luồng.
Lợi ích của Sơ đồ luồng là gì?
Mặc dù Sơ đồ luồng là biểu diễn đồ họa của luồng dữ liệu, nó cung cấp một số lợi ích như giải quyết vấn đề, rõ ràng trực quan, giao tiếp tức thì, phân tích thực tế, và phối hợp hiệu quả.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu cách tạo Sơ đồ luồng trong PowerPoint; nếu bạn có câu hỏi về hướng dẫn, hãy cho chúng tôi biết trong bình luận.