Nếu bạn thường tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Word, hãy dành chút thời gian học vài phím tắt bàn phím MS Word. Dưới đây, chúng tôi sẽ chạy qua một số phím tắt hay nhất. Làm thêm: nhiều phím tắt này hoạt động trong các ứng dụng Microsoft Office khác như Excel và PowerPoint.
Hướng dẫn phím tắt này chủ yếu dành cho người dùng Windows, nhưng chúng tôi đã bao gồm một số phím tắt cho macOS. Nếu bạn dùng phím tắt trên máy macOS, bạn sẽ nhận thấy nhiều phím tắt đó cũng hoạt động trên iPhone và iPad kết hợp bàn phím ngoài.
Người dùng Android dùng bàn phím ngoài sẽ thấy nhiều tổ hợp phím này hoạt động, và hầu hết các phím tắt này cũng hoạt động trên Word cho Web.
Mẹo thêm: Di chuột qua công cụ trên thanh menu sẽ hiển thị menu thả xuống có thông tin phím tắt cho tùy chọn đó.
1-26. Học bảng chữ cái: Ctrl/Command + A đến Z
Trước hết, hãy chạy qua bảng chữ cái của phím tắt Ctrl/Command +. Người dùng Windows dùng phím Ctrl. Người dùng Apple chạy Word cho Mac hoặc iOS dùng phím Command.
- Ctrl + A: Chọn tất cả.
- Ctrl + B: In đậm.
- Ctrl + C: Sao chép vào clipboard.
- Ctrl + D: Thay đổi định dạng ký tự. Chúng tôi dùng để truy cập tùy chọn hiệu ứng như Gạch ngang, Gạch ngang kép, Chữ trên, Chữ dưới. Cũng hữu ích để đổi chữ thường thành chữ HOA hoặc chữ HOA nhỏ. Bạn cũng có thể dùng để đổi font, kiểu font, và cỡ chữ của văn bản đã chọn.
- Ctrl + E: Căn giữa.
- Ctrl + F: Tìm. Ctrl + G: Đi đến. Ctrl + H: Thay thế. Ba phím tắt này đi cùng nhau và đặc biệt hữu ích khi làm việc với tài liệu dài. Phím tắt Tìm có thể mở ngăn Điều hướng (Navigation pane) thay vì hộp thoại như hình dưới. Hộp thoại có nhiều tùy chọn mà ngăn Điều hướng thiếu. Bạn luôn có thể dùng Ctrl + G hoặc Ctrl + H để mở hộp thoại Tìm và Thay thế. Mỗi chức năng (tìm/thay thế/đi đến) là một tab riêng trong hộp.
- Ctrl + I: In nghiêng.
- Ctrl + J: Canh đều.
- Ctrl + K: Chèn siêu liên kết. Phím tắt này không chỉ cho liên kết trang web và email. Bạn có thể liên kết đến vị trí khác trong cùng tài liệu hoặc tài liệu hoàn toàn khác. Thậm chí có thể dùng để tạo file rỗng mới và liên kết đến nó, Word cho phép chọn chỉnh sửa tài liệu mới sau hoặc ngay lập tức.
- Ctrl + L: Căn trái.
- Ctrl + M: Thụt lề đoạn văn.
- Ctrl + N: Tài liệu mới.
- Ctrl + O: Mở tài liệu.
- Ctrl + P: In.
- Ctrl + Q: Xóa định dạng đoạn văn. Hãy tưởng tượng bạn đã định dạng đoạn văn bằng bất kỳ công cụ nào dưới đây. Không importa bạn áp dụng định dạng đó lâu nay, nếu bạn đặt con trỏ trong đoạn văn đó và nhấn Ctrl + Q, định dạng đoạn văn sẽ bị xóa.
- Ctrl + R: Căn phải.
- Ctrl + S: Lưu.
- Ctrl + T: Tạo thụt lề treo (hanging indent).
- Ctrl + U: Gạch dưới.
- Ctrl + V: Dán.
- Ctrl + W: Đóng tài liệu.
- Ctrl + X: Cắt.
- Ctrl + Y: Lặp lại hành động vừa hoàn tác.
- Ctrl + Z: Hoàn tác hành động.
Nếu bạn ghi nhớ 26 phím tắt đó, bạn sẽ thấy dùng Microsoft Word dễ dàng và nhanh hơn nhiều. Để trở thành người dùng chuyên gia, hãy xem các phím tắt Microsoft Word khác, ít người biết hơn dưới đây.
27. Ctrl/Command + [ (Ngoặc vuông trái) và Ctrl/Command + ] (Ngoặc vuông phải): Tăng & Giảm cỡ font
Hai tổ hợp phím này là cách nhanh để giảm hoặc tăng cỡ font một điểm. Ctrl + [ giảm cỡ font của văn bản đã chọn, và Ctrl + ] tăng cỡ.
28. Ctrl/Command + Enter để chèn ngắt trang
Nhanh chóng thêm ngắt trang bằng cách nhấn Ctrl + Enter.
28. Dùng Alt cho phím tắt Ribbon
Nhóm phím tắt này chỉ dành cho người dùng Windows. Nhấn phím Alt đơn lẻ sẽ hiển thị Mẹo phím (Key Tips), là phím tắt đến các công cụ trên Ribbon. Nhấn Alt sẽ hiển thị phím tắt đến các tab trên Ribbon. Sau đó bạn có thể kết hợp Alt với phím tắt tab Ribbon để điều hướng đến tab cụ thể trên Ribbon.
Nhấn phím Esc bất kỳ lúc nào để thoát chế độ chọn, và dùng phím tắt Ctrl + Spacebar để đóng ngăn tác vụ (task pane).
Ví dụ, nhấn Alt để hiển thị Mẹo phím cho các tab trên Ribbon. Sau đó, kết hợp Alt với phím tắt cho tab cụ thể. Nhấn Alt + N sẽ đưa bạn đến tab Chèn (Insert). Từ đó, bạn sẽ thấy Mẹo phím cho các tùy chọn trên tab Chèn. Chỉ cần gõ chữ cái/các chữ cái cho công cụ hoặc tùy chọn bạn muốn.
Ví dụ khác. Bạn có thể điều chỉnh độ phóng to thu nhỏ trên tài liệu không bao giờ cần đưa tay ra khỏi bàn phím. Khi học xong, bạn sẽ dùng nó thường xuyên. Nhấn phím Alt. Sau đó nhấn W rồi Q. Sau đó dùng phím Tab để điều hướng quanh hộp thoại Zoom để chọn giá trị bạn muốn. Nhấn Enter để chọn nút OK.
29. Điều hướng tài liệu với phím tắt Ctrl
Bạn có thể đã dùng phím End, Home, Page up, và Page down để di chuyển trong tài liệu. End di chuyển con trỏ đến cuối dòng nó đang ở. Home di chuyển con trỏ đến đầu dòng đó. Page up và Page down cuộn tài liệu lên hoặc xuống. Dùng tổ hợp phím với Ctrl để tinh chỉnh điều hướng tài liệu.
- Ctrl + End di chuyển con trỏ đến cuối tài liệu. Command + End trên Mac và Command + Fn + Mũi tên phải trên MacBook.
- Ctrl + Home di chuyển con trỏ đến đầu tài liệu. Command + Home trên Mac và Command + Fn + Mũi tên trái trên MacBook.
- Ctrl + Page up di chuyển con trỏ đến đầu trang trước. Command + Page up trên Mac và Command + Fn + Mũi tên lên trên MacBook.
- Ctrl + Page down di chuyển con trỏ đến đầu trang sau. Command + Page down trên Mac và Command + Fn + Mũi tên xuống trên MacBook.
- Ctrl + Mũi tên trái di chuyển con trỏ một từ sang trái. Option + Mũi tên trái trên Mac.
- Ctrl + Mũi tên phải di chuyển con trỏ một từ sang phải. Option + Mũi tên phải trên Mac.
- Ctrl + Mũi tên lên di chuyển con trỏ lên một đoạn. Command + Mũi tên lên trên Mac.
- Ctrl + Mũi tên xuống di chuyển con trỏ xuống một đoạn. Command + Mũi tên xuống trên Mac.
30. Dùng Ctrl để chọn Đồ họa và Văn bản
Phím Ctrl cũng tiện lợi để chọn văn bản và đồ họa. Dùng nó kết hợp với Shift và phím mũi tên để tạo lựa chọn.
- Ctrl + Shift + Mũi tên trái sẽ chọn từ bên trái con trỏ. Shift + Option + Mũi tên trái trên Mac.
- Ctrl + Shift + Mũi tên phải sẽ chọn từ bên phải con trỏ. Shift + Option + Mũi tên phải trên Mac.
- Ctrl + Shift + Mũi tên lên sẽ chọn từ vị trí con trỏ đến đầu đoạn đó. Command + Shift + Mũi tên lên trên Mac.
- Ctrl + Shift + Mũi tên xuống sẽ chọn từ vị trí con trỏ đến cuối đoạn đó. Command + Shift + Mũi tên xuống trên Mac.