Nếu bạn chưa quen với thuật ngữ hộp thư catch-all, đó là địa chỉ email nơi bạn có thể nhận email gửi đến các địa chỉ email không hợp lệ nhưng có tên miền của bạn.
Để thực tế hơn, giả sử email của bạn là grey101@example.com, và vì lý do nào đó, khách hàng gửi email đến gray101@example.com. Sai lầm như vậy sẽ khiến email bị trả lại cho người gửi. Nhưng việc có hộp thư catch-all được cấu hình cho phép các tin nhắn như vậy được gửi đến hộp thư chuyên dụng mà bạn có thể truy cập.
Hãy xem cách tạo hộp thư catch-all trong Office 365.
Office 365 và tùy chọn "Hộp thư Catch-All"
Trong số nhiều khách hàng Office 365, hộp thư Catch-All là tính năng phổ biến, chủ yếu vì nó ngăn chặn mất mát thông tin liên quan đến kinh doanh khi có lỗi chính tả trên địa chỉ email. Thật đáng tiếc, Microsoft không hỗ trợ trực tiếp, 추정 vì nó có thể tạo lỗ hổng cho email rác quá tải hệ thống thư Office 365.
Nhưng có cách giải quyết vấn đề này, và chúng tôi định cho bạn biết. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng hộp thư catch-all chỉ hoạt động cho email gửi từ tên miền bên ngoài. Đó là lý do, đây là hướng dẫn từng bước để tạo hộp thư catch-all.
Cấu hình hộp thư Catch-All
Để triển khai cấu hình hộp thư catch-all trong môi trường Exchange Online, chúng tôi đề xuất ba tính năng đơn giản:
- Nhóm phân phối động (Dynamic Distribution Group)
- Hộp thư chia sẻ (Shared Mailbox)
- Quy tắc truyền tải Exchange Online (Exchange Online Transport Rule)
Cuối cùng, bạn sẽ cần quy tắc truyền tải mới cho Exchange Online. Quy tắc này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các điều khoản mà hộp thư catch-all hoạt động dựa trên đó.
Bước 1: Tạo nhóm phân phối động
Bước đầu tiên liên quan đến việc tạo nhóm phân phối động. Nhóm phân phối này liệt kê tất cả địa chỉ email Office 365 của tổ chức bạn để nhận email từ tên miền bên ngoài. Để tạo nhóm phân phối động, đây là các bước theo dõi.
- Đi đến Cổng Office 365 > Hiện tất cả > Exchange. Nhấp vào Exchange sẽ chuyển hướng bạn đến Bảng quản trị Exchange.
- Trên bảng Exchange, chọn Recipients > Groups (Người nhận > Nhóm).
- Sau khi làm xong, tìm dấu + trên menu thả xuống New Office 365 Group và chọn Dynamic distribution group.
- Sau đó đi đến Recipients > Groups > Dynamic distribution group. Việc này sẽ mở trường mới yêu cầu bạn nhập một số chi tiết. Thông tin bắt buộc là Display name (Tên hiển thị) và Alias (Bí danh) và Members (Thành viên). Bạn có thể dùng cùng tên cho hai cái đầu.
- Để thêm thành viên, chọn All recipient types (Tất cả loại người nhận) và nhấp Save (Lưu).
Bây giờ, bạn đã chính thức tạo nhóm phân phối động; bây giờ, bạn cần thiết lập hộp thư chia sẻ.
Bước 2: Thiết lập hộp thư chia sẻ
Bước thứ hai trong thiết lập là hộp thư chia sẻ. Vì tổ chức có nhiều người nhận, nó yêu cầu không gian chia sẻ để họ xem email đến qua hộp thư catch-all. Không gian này gọi là hộp thư chia sẻ. Đây là cách thực hiện:
- Đi đến Cổng Office 365 > Groups (Nhóm) > Shared Mailboxes > + để tạo hộp thư chia sẻ mới.
- Sau đó đi đến Cổng Office 365 > Groups > Shared Mailboxes và thêm hộp thư chia sẻ. Ở đây, thêm tên miền và địa chỉ email Admin và nhấp Add (Thêm).
- Trong tab xuất hiện, nhấp Next steps (Các bước tiếp theo), và chọn Add members to this mailbox (Thêm thành viên vào hộp thư này). Nhấp vào nó và thêm người dùng sẽ ở trong hộp thư chia sẻ. Dùng nhóm động của bạn ở đây.
- Sau khi thêm tất cả thành viên, nhấp Save (Lưu), và bạn đã xong. Hộp thư của bạn đã thiết lập xong. Giờ chỉ còn lại Quy tắc truyền tải Exchange Online giữa bạn và hộp thư catch-all.
Bước 3: Tạo quy tắc truyền tải Exchange Online
Bây giờ bạn đã có hộp thư chia sẻ với danh sách động những người bạn muốn trong đó; đã đến lúc tạo quy tắc cho catch-all bằng các bước sau.
- Đi đến menu điều hướng và chọn Show all (Hiện tất cả) > Exchange > Mail flow > Accepted domains (Tên miền được chấp nhận).
- Ở đây chọn Cổng Office 365 > Show All > Exchange > Mail flow > Accepted Domain > Internal Relays.
- Hãy chắc chắn chọn Internal Relays dưới tên miền của bạn. Đây là bước quan trọng vì nó là điều làm cho quy tắc truyền tải hoạt động. Vì vậy hãy chú ý không bỏ qua bước này.
- Sau đó quay lại bảng điều hướng, và nhấp vào Mail Flow (Luồng thư) > Rules (Quy tắc) > + > Create new rule (Tạo quy tắc mới) và đặt tên quy tắc mới là Catch-all. Bây giờ, bạn cần tạo tiêu chí ứng dụng.
- Đi đến if the sender is located (nếu người gửi nằm ở), và chọn Outside the organization (Ngoài tổ chức).
- Cuối cùng chọn Do the Following > Redirect the message to (Chuyển hướng tin nhắn đến) và chọn CatchAll. Với điều này, bạn sẽ đã chính thức tạo thành công hộp thư catch-all.
Cách môi trường Exchange Online hoạt động (Authoritative vs. Internal Relay)
Khi một tên miền công cộng được đăng ký trong Office 365, tên miền được coi là Accepted Domain (Tên miền được chấp nhận). Máy chủ Exchange Online coi mình là quyền lực duy nhất trên tên miền công cộng đã đăng ký.
Vì vậy, nếu bạn thử gửi email từ tên miền công cộng đã đăng ký, Máy chủ Exchange Online sẽ duyệt qua Danh sách địa chỉ toàn cầu (GAL) tìm địa chỉ người nhận. Nếu địa chỉ tồn tại, tin nhắn sẽ được gửi đến đích. Tuy nhiên, nếu nó phát hiện địa chỉ không tồn tại trên GAL, người gửi sẽ nhận được thông báo cho họ biết người nhận không tồn tại.
Để giải quyết vấn đề này, bạn phải thay đổi tên miền đăng ký từ Authoritative (Chính thống) mặc định sang Internal Relay (Relay nội bộ). Trong trường hợp này, nếu người gửi gửi email đến người nhận không tồn tại, Exchange Online biết để chuyển tiếp tin nhắn đến 'cơ sở hạ tầng thư khác' thay vì gửi thông báo lỗi cho người gửi. Nếu bạn đã đăng ký nhiều hơn một tên miền công cộng cho tổ chức, bạn sẽ phải thay đổi cài đặt từng tên miền từ Authoritative sang internal relay riêng biệt.
Như đã đề cập trước đó, Exchange Online không hỗ trợ tính năng hộp thư catch-all theo mặc định. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải dùng phương pháp chúng tôi đã mô tả cho bạn. Cũng có các phương pháp khác, như code. Nhưng không phải ai cũng biết ngôn ngữ lập trình, nên chúng tôi nghĩ dễ dàng hơn cho bạn để giữ những thứ đơn giản hơn.
Có mặt trái nào khi dùng hộp thư Catch-All?
Có thể có một hoặc hai rủi ro khi dùng hộp thư catch-all trên Office 365. Rủi ro rõ ràng nhất là hộp thư này có thể cho phép các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) tiềm ẩn trên hệ thống email và các tài khoản gắn liền với nó.
Ví dụ, nguồn bên ngoài có thể nhắm vào tên tài khoản đã biết trong tổ chức và gửi email có ý图 xấu đến các hộp thư đó. Vì email sẽ tự động được dẫn đến các tài khoản đó thay vì bị loại bỏ, điều này sẽ tạo ra rủi ro bảo mật đáng kể, dẫn đến thông tin nhạy cảm bị gửi ra ngoài tổ chức mà không có sự biết của chủ tài khoản.
Đừng bỏ lỡ email của bạn nữa
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc có hộp thư catch-all được cấu hình cho tổ chức của bạn. Những hộp thư này là phao cứu sinh cho địa chỉ email bị đánh vần sai hoặc gõ sai. Nhờ chúng, bạn có thể nói tạm biệt với việc bỏ lỡ email quan trọng vì những lỗi nhỏ trên địa chỉ email đăng ký với tên miền của bạn.
Giống như mọi phao cứu sinh có thể chìm do lỗ hổng cho quá nhiều nước tràn vào, hộp thư catch-all cũng có thể đi sai hướng từ nhiều tin rác chúng để lọt vào. Vì vậy, hãy cân nhắc các lựa chọn và chuẩn bị sẵn sàng trước khi quyết định thiết lập hộp thư catch-all cho tổ chức của bạn.