Nếu bạn không quen với thuật ngữ hộp thư nhận tất cả , đó là địa chỉ email mà bạn có thể nhận email được gửi đến các địa chỉ email không hợp lệ có tên miền của bạn.
Để thực tế hơn, hãy giả sử địa chỉ email của bạn là [email protected] và vì một số lý do, khách hàng của bạn sẽ gửi email đến [email protected] . Một sai lầm như vậy sẽ khiến email bị trả lại cho người gửi. Nhưng việc có một hộp thư nhận tất cả được định cấu hình sẽ cho phép các thư như vậy được gửi đến một hộp thư đến chuyên dụng mà bạn có thể truy cập.
Hãy xem cách bạn có thể tạo một hộp thư nhận tất cả trong Office 365.
Office 365 và tùy chọn “Catch-All Mailbox”
Trong số nhiều khách hàng của Office 365, hộp thư Catch-All là một tính năng phổ biến, chủ yếu là vì nó ngăn chặn việc mất thông tin liên quan đến công việc khi mắc lỗi chính tả trên địa chỉ email. Đáng buồn thay, Microsoft không được hỗ trợ trực tiếp, có lẽ vì nó có thể gây ra lỗ hổng cho các email spam làm quá tải hệ thống thư Office 365.
Nhưng có một cách để giải quyết vấn đề này, và chúng tôi dự định để bạn tham gia vào nó. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng hộp thư nhận tất cả chỉ hoạt động đối với các email được gửi từ các miền bên ngoài. Điều đó nói rằng, đây là hướng dẫn từng bước để tạo một hộp thư nhận tất cả.
Cấu hình của Hộp thư Nhận tất cả
Để triển khai cấu hình hộp thư nhận toàn bộ thư trong môi trường Exchange Online, chúng tôi đề xuất ba tính năng đơn giản:
- Nhóm phân phối động
- Hộp thư dùng chung
- Quy tắc vận chuyển trực tuyến Exchange
Cuối cùng, bạn sẽ cần một quy tắc vận chuyển mới cho Exchange Online. Quy tắc này sẽ chịu trách nhiệm triển khai các điều khoản mà hộp thư nhận toàn bộ hoạt động.
Bước 1:Tạo Nhóm phân phối động
Bước đầu tiên liên quan đến việc tạo một nhóm phân phối động. Nhóm phân phối này liệt kê tất cả các địa chỉ email Office 365 của tổ chức bạn để nhận email từ các miền bên ngoài. Để tạo một nhóm phân phối động, hãy làm theo các bước sau.
- Đi tới Cổng Office 365 > Hiển thị tất cả > Trao đổi . Nhấp vào Exchange sẽ chuyển hướng bạn đến Bảng quản trị Exchange.
- Trên bảng Exchange, chọn Người nhận> Nhóm .
- Khi bạn đã thực hiện xong việc này, hãy tìm + đăng nhập vào Nhóm Office 365 mới trình đơn thả xuống và chọn Nhóm phân phối động.
- Sau đó, chuyển đến Người nhận > Nhóm> Nhóm phân phối động . Làm điều này sẽ mở ra một trường mới yêu cầu bạn nhập một số chi tiết. Thông tin bắt buộc là Tên hiển thị và Bí danh và Thành viên . Bạn có thể sử dụng cùng một tên cho hai tên đầu tiên.
- Để thêm thành viên, hãy chọn Tất cả các loại người nhận và nhấp vào Lưu .
Bây giờ, bạn đã chính thức tạo nhóm phân phối động của mình; bây giờ, bạn cần thiết lập một hộp thư dùng chung.
Bước 2:Thiết lập Hộp thư Dùng chung
Bước thứ hai trong việc thiết lập là hộp thư dùng chung. Bởi vì một tổ chức có nhiều người nhận, nó yêu cầu một không gian chung để họ có thể xem các email đến thông qua hộp thư nhận toàn bộ thư. Không gian này được gọi là hộp thư dùng chung. Đây là cách thiết lập nó:
- Đi tới Cổng Office 365 > Nhóm > Hộp thư được chia sẻ > + để tạo một hộp thư dùng chung mới.
- Sau đó, truy cập Cổng Office 365 > Nhóm > Hộp thư được chia sẻ và thêm một hộp thư dùng chung. Tại đây, hãy thêm tên miền của bạn và Địa chỉ email của quản trị viên và nhấp vào Thêm .
- Trong tab xuất hiện, nhấp vào Các bước tiếp theo và chọn Thêm thành viên vào hộp thư này . Nhấp vào nó và thêm người dùng sẽ ở trong hộp thư được chia sẻ. Sử dụng các nhóm động của bạn tại đây.
- Sau khi thêm tất cả các thành viên, hãy nhấp vào Lưu , Và bạn có nó rồi đấy. Hộp thư của bạn đã được thiết lập xong. Bây giờ, những gì còn lại giữa bạn và hộp thư nhận toàn bộ thư của bạn là Quy tắc truyền tải trực tuyến Exchange .
Bước 3:Tạo Quy tắc Truyền tải Trực tuyến Exchange
Bây giờ bạn có hộp thư được chia sẻ của mình với danh sách động những người bạn muốn trên đó; Đã đến lúc tạo quy tắc cho tất cả thông tin thu hút của bạn bằng các bước sau.
- Đi tới trình đơn điều hướng và chọn Hiển thị tất cả > Trao đổi > Luồng thư > Miền được chấp nhận .
- Cô ấy chọn Cổng Office 365 > Hiển thị tất cả > Trao đổi > Luồng thư > Miền được chấp nhận > Rơ le bên trong.
- Đảm bảo chọn Rơle bên trong trong tên miền của bạn. Đây là một bước quan trọng bởi vì nó là thứ làm cho quy tắc vận tải của bạn hoạt động. Vì vậy, hãy chú ý đừng bỏ qua bước này.
- Sau đó, quay lại bảng điều hướng và nhấp vào Dòng thư > Quy tắc > + > Tạo quy tắc mới và đặt tên cho quy tắc mới của bạn là Xem tất cả . Bây giờ, bạn cần tạo các tiêu chí ứng dụng.
- Đi tới nếu người gửi được định vị và chọn Bên ngoài tổ chức.
- Sau đó, cuối cùng chọn Thực hiện như sau > Chuyển hướng tin nhắn đến và chọn CatchAll. Với điều này, bạn sẽ chính thức quản lý để tạo hộp thư nhận toàn bộ thư của mình.
Cách hoạt động của môi trường Exchange trực tuyến (Authoritative so với Internal Relay)
Bất cứ khi nào một tên miền công cộng được đăng ký trong Office 365, miền đó được coi là Miền được chấp nhận . Máy chủ Exchange Online tự coi mình là cơ quan duy nhất trên tên miền công cộng đã đăng ký.
Vì vậy, nếu bạn cố gắng gửi email từ miền công cộng đã đăng ký, Exchange Online Server sẽ đi qua Danh sách địa chỉ chung (GAL) để tìm kiếm địa chỉ của người nhận. Nếu địa chỉ tồn tại, thông điệp sẽ được gửi đến đích của nó. Tuy nhiên, nếu nó phát hiện ra rằng địa chỉ không tồn tại trên GAL, người gửi sẽ nhận được một thông báo cho họ biết rằng người nhận không tồn tại.
Để giải quyết vấn đề này, bạn phải thay đổi tên miền đã đăng ký từ Authoritative sang Internal Relay mặc định. Trong trường hợp này, nếu người gửi của bạn gửi email đến người nhận không tồn tại, Exchange Online sẽ biết chuyển tiếp thư đến 'cơ sở hạ tầng thư khác' thay vì gửi thông báo lỗi cho người gửi. Nếu bạn đã đăng ký nhiều hơn một tên miền công cộng cho tổ chức của mình, bạn sẽ phải thay đổi từng cài đặt miền từ Ủy quyền sang chuyển tiếp nội bộ một cách riêng biệt.
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, Exchange Online không hỗ trợ tính năng hộp thư nhận tất cả theo mặc định. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải sử dụng phương pháp mà chúng tôi đã mô tả cho bạn. Ngoài ra còn có các phương pháp khác, như mã. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết ngôn ngữ lập trình của họ, vì vậy chúng tôi nghĩ bạn sẽ dễ dàng tiếp cận những thứ đơn giản hơn.
Có Nhược điểm Khi Sử dụng Một Hộp Thư Nhận Tất cả Không?
Có thể có một hoặc hai rủi ro khi sử dụng hộp thư tổng hợp trên Office 365. Rõ ràng nhất trong số những rủi ro này là hộp thư này có thể cho phép các cuộc tấn công lừa đảo tiềm ẩn vào hệ thống email và các tài khoản được đính kèm với nó.
Ví dụ:các nguồn bên ngoài có thể nhắm mục tiêu các tên tài khoản đã biết trong một tổ chức và gửi các email có mục đích xấu đến các hộp thư đến đó. Vì email sẽ tự động được chuyển đến các tài khoản đó thay vì bị hủy, điều này sẽ gây ra rủi ro bảo mật đáng kể, dẫn đến thông tin nhạy cảm được gửi ra bên ngoài tổ chức mà chủ sở hữu tài khoản không hề hay biết.
Đừng bỏ lỡ email của bạn nữa
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc cấu hình một hộp thư nhận toàn bộ thư cho tổ chức của bạn. Các hộp thư này là phao cứu sinh của các địa chỉ email sai chính tả hoặc bị nhập sai. Theo phép lịch sự, bạn có thể tạm biệt việc bỏ lỡ các email quan trọng do các lỗi nhỏ xảy ra trên các địa chỉ email đã đăng ký với miền của bạn.
Giống như mọi thuyền cứu sinh có thể lật úp từ một cái lỗ cho vào quá nhiều nước, các hộp thư chứa tất cả các thư rác cũng có thể đi về phía nam từ nhiều thư rác mà chúng gửi vào. Vì vậy, hãy cân nhắc các lựa chọn của bạn và chuẩn bị tinh thần trước khi bạn quyết định thiết lập tất cả hộp thư cho tổ chức của bạn.