Cảm giác tồi tệ khi biết email hoặc Lời mời lịch bạn đang tìm đã bị xóa khỏi hộp thư theo chính sách lưu giữ. Mọi dịch vụ email đều hoạt động theo Chính sách lưu giữ (Retention Policy) tự động xóa mục khỏi thư mục 'Đã xóa' sau một thời gian (30 ngày).
Để thay đổi, Microsoft cung cấp tính năng Khoảng thời gian lưu giữ Email (Email Retention Period) cho Mục đã xóa (Deleted items) trong Office. Tuy nhiên, nhiều người dùng chưa biết tính năng này. Với bộ Microsoft Office 365 cập nhật, quản trị viên có thể đặt thời gian mục lưu lại trong thư mục Đã xóa. Điều này đơn giản hóa việc tìm email hoặc lời mời lịch đã xóa nhầm.
Tạo Chính sách lưu giữ Email tùy chỉnh
Bạn có thể sửa tên Chính sách MRM mặc định (Default MRM Policy) hoặc tạo chính sách mới để chọn không áp dụng thay đổi. Để đổi tên chính sách trong Office 365, vào Quản trị Office 365, chọn Trung tâm quản trị Exchange, chọn Quản trị tuân thủ (compliance management). Tìm tùy chọn chính sách lưu giữ (retention policies).
Chọn Default MRM Policy, nhấp biểu tượng sửa, đổi tên chính sách. Xong, Office 365 sẽ giữ cài đặt bạn chỉ định và chính sách không bị ghi đè.
Nếu bạn đã tùy chỉnh Default MRM Policy nhưng giữ tên gốc, thay đổi vẫn áp dụng.
Lưu ý: Thay đổi không áp dụng cho thư mục Mục có thể khôi phục (Recoverable Items folder). Chỉ áp dụng cho thư mục Mục đã xóa (Deleted Items folder) hiển thị và thư mục Đã xóa trong cả hộp thư chính và lưu trữ. Cũng không ảnh hưởng hành động Di chuyển đến Lưu trữ (Move to Archive) trên thư mục Đã xóa.
Email bị thiếu từ thư mục Đã xóa
Nếu thấy tin nhắn cũ hơn 30 ngày không xuất hiện dưới thư mục Đã xóa của hộp thư Exchange Online, thử các giải pháp sau:
- Tăng số ngày trong chính sách lưu giữ tùy chỉnh.
- Gán Default MRM Policy cho hộp thư.
- Đổi tên chính sách lưu giữ gán cho hộp thư thành "Default MRM Policy".
Lời kết: Mọi tổ chức đều có yêu cầu kinh doanh, quy tắc tuân thủ, pháp lý và văn hóa tiêu thụ email riêng. Quản trị viên phải xác nhận thay đổi phù hợp với quy tắc tuân thủ hiện có, nếu không thì điều chỉnh cho phù hợp. Cũng cần xem xét tác động tiềm tàng đến lượng dữ liệu mới mà client Office 365 sẽ tải xuống.