Thực sự là một cảm giác khủng khiếp khi bạn biết email hoặc lịch Lời mời mà bạn đang cố gắng tìm kiếm đã bị đẩy ra khỏi hộp thư thông qua chính sách lưu giữ. Mọi dịch vụ email đều được vận hành bởi Chính sách lưu giữ. Chính sách này sẽ tự động xóa các mục khỏi thư mục "Xóa" sau một khoảng thời gian nhất định (30 ngày)
Để thay đổi điều này, Microsoft đưa ra Khoảng thời gian lưu giữ email tính năng cho Các mục đã xóa trong văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người dùng ngày nay không biết về tính năng này. Vì vậy, đây là chủ đề thảo luận của ngày hôm nay. Với Microsoft Office 365 Suite được cập nhật, quản trị viên có thể đặt khoảng thời gian để các mục vẫn còn trong thư mục Các mục đã Xóa. Điều này đơn giản hóa nhiệm vụ tìm kiếm email hoặc lời mời lịch mà bạn có thể đã vô tình xóa.
Tạo chính sách lưu giữ email tùy chỉnh
Bạn có thể chỉnh sửa tên của Chính sách MRM mặc định hoặc tạo một chính sách mới để chọn không tham gia thay đổi này. Để thay đổi tên chính sách trong Office 365, điều hướng đến Quản trị viên Office 365, chọn Trung tâm quản trị Exchange và chọn tùy chọn quản lý tuân thủ. Tiếp theo, hãy tìm tùy chọn "chính sách lưu giữ".
Tiếp theo, chọn Chính sách MRM mặc định, nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa và sau đó thay đổi tên của chính sách. Sau khi hoàn tất, Office 365 sẽ duy trì các cài đặt bạn đã chỉ định và chính sách của bạn sẽ không bị ghi đè.
Nếu bạn đã tùy chỉnh Chính sách MRM mặc định của mình và giữ nguyên tên ban đầu, thay đổi sẽ vẫn được áp dụng.
Vui lòng lưu ý rằng những thay đổi bạn thực hiện sẽ không áp dụng cho thư mục Các mục có thể khôi phục . Nó sẽ chỉ dành cho thư mục Các mục đã Xóa hiển thị và cho thư mục Các mục đã Xóa trong cả hộp thư chính và hộp thư lưu trữ. Nó cũng sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ “ Chuyển đến kho lưu trữ ”Trên thư mục Các mục đã Xóa.
Thiếu email trong thư mục Các mục đã Xóa
Nếu bạn tìm thấy hoặc nhận thấy rằng các thư cũ hơn 30 ngày không xuất hiện trong thư mục Các mục đã Xóa của hộp thư của người dùng Exchange Online, bạn có thể thử cách giải quyết sau.
- Tăng số ngày trong chính sách lưu giữ tùy chỉnh.
- Gán Chính sách MRM mặc định cho hộp thư.
- Thay đổi tên cho chính sách lưu giữ được chỉ định cho hộp thư thành “Chính sách MRM mặc định.
Lời cuối cùng :Mọi tổ chức đều có bộ yêu cầu kinh doanh, tuân thủ và các quy tắc pháp lý cũng như văn hóa chung về cách sử dụng email. Quản trị viên phải xác nhận rằng thay đổi này vẫn phù hợp với các quy tắc tuân thủ hiện có và nếu không, hãy thực hiện tất cả các thay đổi một cách thích hợp. Họ cũng cần xem xét tác động có thể xảy ra đối với lượng dữ liệu mới sẽ được tải xuống bởi ứng dụng khách Office 365.