Di chuyển email IMAP/POP3 sang Office 365 qua Outlook – Hướng dẫn từng bước

Giới thiệu

Nếu bạn đang lên kế hoạch chuyển dịch vụ lưu trữ email và muốn chuyển toàn bộ thư từ từ tài khoản IMAP/POP3 hiện tại sang Office 365, hãy tiếp tục đọc. Microsoft Outlook cho phép sao chép email và danh bạ từ tài khoản này sang tài khoản khác.

⚠ Lưu ý quan trọng: Trước khi thực hiện, hãy dọn dẹp hộp thư hiện tại (xóa email không cần thiết), vì giới hạn lưu trữ Office 365 là 50 GB.

Cách di chuyển Email từ POP3 hoặc IMAP sang Office 365 bằng Outlook

Có 2 phương pháp khác nhau:

• Phương pháp 1. Sao chép/Di chuyển thư Outlook sang Office 365

• Phương pháp 2. Xuất và Nhập email Outlook vào Office 365

Phương pháp 1. Sao chép/Di chuyển thư IMAP hoặc POP3 sang Office 365

Cách này là sao chép/di chuyển thủ công các thư và thư mục email sang Office 365. Nhược điểm: không thể chọn và di chuyển hàng loạt nhiều thư mục cùng lúc.

Các bước thực hiện:

1. Thêm tài khoản Office 365 vào Outlook.
2. Trong ngăn thư mục Outlook, chọn thư mục email muốn chuyển (ví dụ: Inbox).
3. Nhấp vào một thư, sau đó nhấn CTRL + A để chọn tất cả thư.
4. Nhấp chuột phải → chọn Move (Di chuyển) hoặc Copy to Folder (Sao chép đến thư mục).
   * Khuyến nghị: Nên Copy thay vì Move để tránh mất dữ liệu nếu mạng bị gián đoạn.
5. Chọn thư mục đích tương ứng trong Office 365 (ví dụ: "Inbox") và nhấp OK.
6. Khi copy xong, kiểm tra số lượng email ở cả thư mục nguồn và đích để đảm bảo khớp nhau. Lặp lại cho các thư mục chính khác (Sent Items, Drafts, v.v.).
7. Sao chép/Di chuyển thư mục con:

   a. Nhấp chuột phải vào thư mục con cần copy/move → chọn Copy Folder (hoặc Move Folder).
   * Khuyến nghị: Copy để an toàn.

   b. Chọn thư mục chính Office 365 muốn chứa thư mục con → nhấp OK.

   c. Lặp lại cho các thư mục con khác.
   * Gợi ý: Luôn kiểm tra thư mục con đã copy thành công và chứa đủ email. Trước khi xóa tài khoản IMAP cũ, hãy backup sang file PST (xem Bước 1 Phương pháp 2).

Phương pháp 2. Xuất email Outlook và Nhập vào Office 365

Phương pháp này an toàn hơn: xuất (backup) toàn bộ dữ liệu Outlook (email, danh bạ, lịch) ra file .PST, sau đó nhập file .PST vào Office 365. Tuy nhiên, có thể gặp vấn đề khi nhập nếu cấu trúc thư mục IMAP khác với Office 365.

Bước 1. Xuất email từ IMAP/POP3 ra file .PST

1. Menu File → Open & Export → Import/Export.
2. Chọn Export to a file → Next.
3. Chọn Outlook Data File (.pst) → Next.
4. Chọn tài khoản email, tích Include subfolders → Next.
5. Nhấp Browse chọn vị trí và tên file .PST → Finish.
6. Khi hoàn tất, sẵn sàng cho Bước 2.

Bước 2. Nhập email IMAP vào Office 365 dùng file PST

1. Thêm tài khoản Office 365 vào Outlook.
2. Menu File → Open & Export → Import/Export.
3. Chọn Import from another program or file → Next.
4. Chọn Outlook Data File (.pst) → Next.
5. Nhấp Browse chọn file .PST vừa xuất → Next.
6. Tích Include subfolders, chọn tài khoản Office 365 → Finish.

Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.