Nếu bạn cuối cùng rời Windows Phone hoặc mua thiết bị Android, chắc chắn muốn chuyển toàn bộ thông tin từ tài khoản Outlook.com/Office 365 sang điện thoại mới. Dù app Outlook dường như cách tốt nhất tận dụng thông tin Microsoft, bạn cũng đồng bộ email, lịch, danh bạ Outlook dùng app gốc chuyên biệt trên Android.
Bạn muốn làm vậy nếu thích app tập trung nhiệm vụ hơn app all-in-one như Outlook Android. Outlook Android là email client tốt, nhưng Microsoft thay tab Contacts bằng tab Search mới trên thanh app gây tranh cãi. Thêm một nhấn để truy cập danh bạ đầy đủ, dùng app Contacts gốc điện thoại thường nhanh hơn. App Outlook Android có thể đồng bộ danh bạ Outlook.com/Office 365 vào sổ địa chỉ điện thoại, nhưng thực tế không cần cài app để làm vậy. Microsoft giải thích trang hỗ trợ này, nhưng cấu hình tài khoản Outlook.com/Office 365 trên Android không đơn giản như iOS và Windows Phone. Vì vậy, hãy theo dõi khi tôi giải thích cách tận dụng tốt nhất app gốc trên Android.
Trên App Gmail
App Gmail là ứng dụng thư mặc định trên hầu hết Android hiện đại (không chỉ cho tài khoản Gmail), nên bắt đầu từ đây. Để thêm tài khoản Outlook.com/Office 365, trước tiên vào Google Play Store đảm bảo app Gmail cập nhật mới nhất. Cũng nhớ: danh bạ Gmail (nếu có) vẫn hiện sau thêm tài khoản Microsoft, nhưng dễ dàng chuyển đổi giữa hai. Tài khoản Gmail phải thêm như một phần thiết lập Android, nên bạn phải đối mặt với email, lịch, danh bạ Gmail bất kể cài đặt gì.
Sau bước đầu, mở Gmail app, nhấn biểu tượng menu góc trên trái. Điều hướng Settings, Add Account, chọn Exchange and Office 365. KHÔNG CHỌN Outlook, Hotmail, Live, vì chỉ đồng bộ email, không đồng bộ danh bạ. Nhập email và mật khẩu Outlook.com/Office 365.
Tiếp theo, làm theo nhắc màn hình cho đến khi đến inbox. Từ đó, mở tin nhắn từ Microsoft, nhấn "Use another Mail app instead" (Dùng app Mail khác). Điều này cấp quyền server cho Gmail đọc tài khoản Outlook.
Nếu dùng Android cũ, cũng làm bằng kéo xuống thanh thông báo, nhấn tin nhắn "Unable to sync calendar and contacts" (Không thể đồng bộ lịch và danh bạ). Không phải ai cũng thấy tin nhắn này nhưng nếu thấy, nhấn vào và "Allow" (Cho phép) để đồng bộ. Quá trình đồng bộ mất vài phút, xong bạn dùng Gmail làm mail client và app Contacts, Calendar Google quản lý sổ địa chỉ, lịch Outlook.com/Office 365.
Trên App Samsung Email
Điện thoại Galaxy Samsung, thương hiệu Android phổ biến nhất, đi kèm app email mặc định khác gọi là "Samsung Email". App này khác Gmail một chút, nhưng thiết lập tương tự. Cũng như trước, đảm bảo Samsung Email cập nhật mới nhất trước khi tiến hành.
Mở Samsung Email app, nhấn "Add Account" (Thêm tài khoản). Hoặc vào settings, nhấn "Add account" nếu đã có tài khoản khác. Nhập email/mật khẩu Outlook.com/Office 365, nhấn Sign in. Sau đó, nếu được nhắc, chọn "Microsoft Exchange ActiveSync" từ danh sách để tiếp tục. Có thể không thấy, đừng lo nếu không hiện.
Các bước tiếp theo, có thể thấy màn hình cài đặt yêu cầu đổi cài đặt hoặc tên tài khoản. Tùy chỉnh theo ý muốn để hiển thị tất cả mail/lịch từ mọi thời điểm, không chỉ vài tháng gần. Tiếp theo nhấn "Yes" hoặc "Ok" xác nhận cài đặt/quyền, cho phép đồng bộ tiến hành.
Nếu dùng Samsung điện thoại cũ, có thể thấy thông báo "Action Required to Sync" (Yêu cầu hành động để đồng bộ), nhấn vào và vào settings bật Sync. Cũng như Gmail app, kiểm tra tin nhắn Microsoft, chọn "Use another Mail app instead" để tiến hành đồng bộ. Lưu ý đồng bộ email, lịch, danh bạ, tasks mất vài phút.
Kiểm Tra Lại...
Sau khi chạy theo các bước, bạn dùng app Contacts, Calendar, Mail gốc trên Android đồng bộ thông tin từ Outlook.com/Office 365. Bỏ qua chuyến đến Play Store, không cần tải app Outlook Android chuyên biệt.
Trên hầu hết điện thoại, mở Google Contacts app liệt kê danh bạ Gmail, nhưng nhấn menu hamburger và click biểu tượng Outlook để chuyển đổi giữa danh bạ Gmail và Outlook.
Trên Google Calendar app, tất cả Lịch xuất hiện bên phải khi nhấn menu hamburger. Ẩn tài khoản Google và dùng CHỈ Outlook Calendar bằng bỏ chọn checkbox dưới tên tài khoản Google.
Trên Samsung, khác một chút: CHỈ hiển thị được danh bạ Microsoft Outlook. Từ Samsung Contacts, nhấn menu (...) trên cùng, Settings, "Contacts to Show" (Danh bạ hiển thị) chọn nút Microsoft Exchange ActiveSync.
Cuối cùng, Samsung Calendar app, quản lý lịch bằng nhấn menu (...) góc trên phải, "Manage Calendars" (Quản lý lịch). Cho phép bỏ chọn Google Calendar, dùng tài khoản Microsoft Outlook độc quyền.
Đồng Bộ Với App Outlook Đã Cài (Và Không Làm Các Bước Trên)
Nếu chọn cài app Outlook trên điện thoại, rõ ràng dùng làm email client Outlook.com/Office 365, nhưng app cũng đồng bộ tất cả danh bạ vào Contacts app gốc điện thoại KHÔNG cần làm các bước trên. Vào Settings Outlook, chọn tài khoản Outlook/Office 365 email, bật "Sync contacts". Tuy nhiên, đi cách này KHÔNG đồng bộ Lịch hay Email, vẫn cần làm bước trên. Thêm vào đó, đồng bộ danh bạ qua app Outlook tạo bản sao đôi cho danh bạ đã thêm qua bước trên.
Tóm lại, hỗ trợ thiết lập tài khoản Outlook.com/Office 365 trên Android thể hiện vẻ đẹp của công nghệ xây dựng trên tiêu chuẩn mở. Bạn không bị ép dùng app Outlook all-in-one Microsoft quản lý email, danh bạ, lịch, và dùng tốt app gốc Android. Outlook Android app hoàn hảo cho power user, nhưng người dùng bình thường thoải mái hơn với app tập trung nhiệm vụ như Windows Phone.