Khi bạn có một file Word (.docx) hoặc Template (.dotx) với các Style (Heading 1, Heading 2, Normal, List Paragraph, custom styles...) đẹp, chuẩn chỉnh, bạn có thể nhập (import) các Style đó vào tài liệu khác mà không cần tạo lại thủ công. Cần bật tab Developer để truy cập Organizer.
Bước 1: Bật tab Developer
- File → Options → Customize Ribbon
- Bên phải (Main Tabs) → Tick Developer → OK
Bước 2: Import Styles qua Organizer
- Mở tài liệu đích (file cần nhập style vào)
- Tab Developer → Nhóm Templates → Document Template
- Hộp thoại Templates and Add-ins → Nút Organizer...
- Hộp thoại Organizer có 2 cột:
- Bên trái: Styles của tài liệu đích (đang mở)
- Bên phải: Styles của file nguồn (template/file .docx/.dotx)
- Bên phải: Click Close File (đóng file đích đang hiển thị)
- Bên phải: Click Open File... → Chọn file nguồn (.dotx template hoặc .docx có style đẹp) → Open
- Bên phải: Danh sách Styles của file nguồn hiện ra. Chọn Style(s) cần nhập (Ctrl+Click để chọn nhiều, Shift+Click chọn dãy)
- Click nút Copy << (mũi tên chỉ sang trái) → Style được copy sang tài liệu đích
- Nếu Style đã tồn tại ở đích → Hỏi Replace? → Yes/No
- Click Close khi xong
Lưu ý quan trọng
- Import Styles KHÔNG import nội dung văn bản, chỉ import định dạng (font, size, color, spacing, numbering, v.v.)
- Style Normal là style gốc. Nếu import Normal từ template khác → Toàn bộ văn bản dùng style Normal trong tài liệu đích sẽ thay đổi theo
- Style dựa trên (Based on) Style khác → Cần import cả Style cha để giữ đúng階層
- File nguồn nên là Template .dotx (File → Save As → Word Template) để quản lý tập trung
Cách tạo Template .dotx từ tài liệu hiện có
- Mở tài liệu có style đẹp, chuẩn chỉnh
- File → Save As → Browse
- Save as type: Word Template (*.dotx)
- Đặt tên (ví dụ:
Corporate_Report_Template.dotx) → Save
File .dotx này giờ dùng làm nguồn Import Styles cho mọi tài liệu mới.
Phương pháp thay thế: Paste với Keep Source Formatting
Copy nội dung từ file nguồn → Paste vào file đích → Click Paste Options (Ctrl) → Chọn Keep Source Formatting (K). Style được tạo tự động trong file đích (tên có thể bị đổi thành "Heading 1_1", "Normal_2" nếu trùng tên). Cách này nhanh nhưng bừa bộn Style.