Khi bạn muốn nắm được tổng quan hàng tháng, hàng ngày hoặc hàng tuần của công ty, việc có một báo cáo thu - chi là thói quen tốt. Nó cung cấp cái nhìn chính xác để điều chỉnh kinh doanh cho tương lai. Đồng thời, bạn cũng có thể tạo báo cáo thu - chi cá nhân để quản lý tài chính hiệu quả. Excel cung cấp nền tảng lý tưởng để dễ dàng tạo báo cáo này. Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình từng bước để xây dựng báo cáo thu - chi trong Excel.
3 Ví dụ thực tế tạo báo cáo Thu - Chi trong Excel
Để tạo báo cáo thu - chi chuẩn xác, bạn cần thực hiện các thao tác cơ bản và sử dụng thành thạo các lệnh Excel. Bài viết trình bày 3 quy trình quan trọng, dễ hiểu và mang lại hiệu quả cao cho mục đích của bạn.
1. Báo cáo Thu - Chi hàng ngày trong Excel
Ví dụ này tập trung vào cách tạo báo cáo thu - chi theo ngày. Hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nhập dữ liệu
Trước hết, hãy nhập bộ dữ liệu nếu chưa có sẵn. Ví dụ sử dụng dữ liệu báo cáo thu - chi của một công ty với các sản phẩm sinh lời, chi phí vận hành văn phòng và kết quả thu nhập ròng.
Bước 2: Tạo Bảng Pivot
Bảng Pivot giúp phân tích dữ liệu chính xác và tóm tắt thông tin.
- Chọn ô bất kỳ trong dữ liệu, nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ.
- Chuyển đến tab Insert trên Ribbon.
- Chọn PivotTable.
- Hộp thoại PivotTable from table or range hiện ra.
- Vùng Table/Range đã được điền tự động.
- Chọn New Worksheet để đặt PivotTable vào trang tính mới.
- Nhấn OK.
- Chuyển đến trang tính chứa PivotTable.
- Bên phải, khung PivotTable Fields xuất hiện.
- Chọn các trường: Day, Total Income, và Expense.
- PivotTable sẽ tạo bảng tóm tắt với các tiêu đề cột đã chọn.
Bước 3: Chèn biểu đồ báo cáo Thu - Chi hàng ngày
Biểu đồ giúp trực quan hóa dữ liệu để có cái nhìn tổng quan tốt hơn.
- Chọn ô bất kỳ trong PivotTable.
- Tab Insert → nhóm Charts → Recommended Charts.
- Hộp thoại Insert Chart hiện ra.
- Chọn Column (Cột) trong mục All Charts.
- Chọn loại biểu đồ cột đầu tiên → OK.
- Biểu đồ cột mong muốn đã xuất hiện.
- Sử dụng biểu tượng Brush (Cọ) để thay đổi kiểu biểu đồ.
- Sử dụng biểu tượng Plus (Dấu cộng) để thêm/bớt thành phần biểu đồ.
Tùy chọn biểu đồ Line (Đường):
- Chọn ô trong PivotTable → Insert → Recommended Charts.
- Chọn Line trong All Charts → loại thứ 4 → OK.
- Biểu đồ đường đã sẵn sàng.
Tùy chọn biểu đồ Pie (Tròn):
- Insert → Recommended Charts → Pie → loại thứ 2 → OK.
- Biểu đồ tròn hoàn chỉnh.
Tùy chọn biểu đồ Combo (Kết hợp):
- Insert → Recommended Charts → Combo → loại thứ 4 → OK.
- Biểu đồ Combo đã được tạo.
Bước 4: Hoàn thiện báo cáo Thu - Chi hàng ngày
Sau khi vẽ các biểu đồ, sao chép và dán vào trang tính mới, trình bày chuyên nghiệp như hình dưới:
Xem thêm: Cách tạo báo cáo doanh số hàng ngày trong Excel (Các bước nhanh)
2. Báo cáo Thu - Chi hàng tuần trong Excel
Tương tự, tạo báo cáo theo tuần với các bước sau:
Bước 1: Nhập dữ liệu
Sử dụng cùng bộ dữ liệu như ví dụ hàng ngày.
Bước 2: Tạo Bảng Pivot & Nhóm theo tuần
Các bước tạo PivotTable giống hệt ví dụ 1, nhưng ở khung PivotTable Fields chọn: Date, Total Income, Expense.
- PivotTable hiển thị dữ liệu theo ngày.
- Chuột phải vào ô ngày bất kỳ → chọn Group.
- Hộp thoại Grouping: chọn Days trong mục By, đặt Number of days = 7 → OK.
Dữ liệu giờ đã được gom nhóm theo tuần.
Bước 3: Chèn biểu đồ báo cáo hàng tuần
Quy trình chèn biểu đồ Column, Line, Pie, Bar tương tự ví dụ 1, chỉ khác dữ liệu đã được nhóm theo tuần.
Bước 4: Hoàn thiện báo cáo hàng tuần
Tổng hợp các biểu đồ vào trang tính mới để trình bày.
Xem thêm: Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel
3. Báo cáo Thu - Chi hàng tháng trong Excel
Báo cáo tháng giúp dự báo lợi nhuận tương lai.
Bước 1: Nhập dữ liệu
Bước 2: Tạo Bảng Pivot
Chọn trường Month, Total Income, Expense trong PivotTable Fields.
- PivotTable tóm tắt theo tháng.
Bước 3: Chèn biểu đồ báo cáo hàng tháng
Tạo các biểu đồ Column, Line, Pie, Bar từ PivotTable tháng.
Bước 4: Hoàn thiện báo cáo hàng tháng
Tổng hợp biểu đồ vào trang tính mới.
Xem thêm: Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý theo vùng lãnh thổ
Kết luận
Bài viết đã trình bày 3 ví dụ tạo báo cáo thu - chi trong Excel theo ngày, tuần, tháng. Tất cả đều dễ hiểu và thực hành ngay. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận và ghé thăm trang Exceldemy để học thêm.
Bài viết liên quan
- Tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 mẹo nhanh)
- Tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Cách tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- Tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
- Tạo báo cáo bằng Macro trong Excel (với các bước dễ dàng)