Giả sử chúng ta có một trang tính với một số ô trong đó chúng ta muốn chặn người khác nhập dữ liệu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hạn chế nhập dữ liệu trong Excel tế bào. Việc hạn chế nhập dữ liệu trở nên cần thiết khi chúng ta chia sẻ các trang tính quan trọng của mình với người khác. Đôi khi, chúng tôi không muốn người khác làm gián đoạn bảng tính dự án của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi có thể cần hạn chế mục nhập dữ liệu cho các loại giá trị cụ thể.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
2 phương pháp đơn giản để hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel
Trong suốt bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy 2 các phương pháp đơn giản để hạn chế nhập dữ liệu trong Excel tế bào. Để minh họa các phương pháp, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau. Tập dữ liệu chứa tên của các sinh viên trong một cột. Nó cũng có một cột hiển thị Mã dự án giao cho từng học sinh. Đây là cột mà chúng tôi muốn áp dụng các hạn chế. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu này cho tất cả các phương pháp của bài viết này.
1. Hạn chế kiểu nhập dữ liệu trong ô Excel có xác thực dữ liệu
Xác thực dữ liệu là một Excel tính năng cho phép bạn giới hạn những gì người dùng có thể nhập vào một ô. Công cụ này rất cần thiết để tạo các dự án mà chúng tôi muốn giới hạn khả năng tiếp cận của người dùng. Trong phần này, chúng tôi sẽ thảo luận về các loại hạn chế khác nhau được áp dụng trong Excel ô có xác thực dữ liệu.
1.1 Tất cả các loại hạn chế nhập dữ liệu
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ hạn chế tất cả các loại mục nhập dữ liệu cho người dùng trong Excel tế bào. Thực hiện theo các bước dưới đây để thực hiện phương pháp này.
CÁC BƯỚC:
- Để bắt đầu, hãy chọn các ô ( C5:C9 ).
- Ngoài ra, hãy chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu
- Lệnh trên sẽ mở ra một hộp thoại mới có tên là ‘ Xác thực dữ liệu '.
- Sau đó, đi tới Cài đặt Chọn tùy chọn Độ dài văn bản từ Cho phép danh sách thả xuống.
- Hơn nữa, hãy chọn bằng từ Dữ liệu danh sách thả xuống, sau đó nhập 0 trong Độ dài lĩnh vực này.
- Sau đó, đi tới Cảnh báo lỗi tab.
- Ngoài ra, hãy nhập tên vào Tiêu đề Ngoài ra, hãy nhập một thông báo vào Thông báo lỗi hộp. Thư này có Tiêu đề sẽ hiển thị khi người dùng cố gắng nhập dữ liệu vào các ô cụ thể.
- Bây giờ hãy nhấp vào OK .
- Sau đó, chọn ô C5 . Nhập 1 trong ô đó.
- Nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng tôi nhận được một hộp cảnh báo lỗi như bên dưới.
1.2 Chỉ cho phép số nguyên
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ chỉ cho phép một số nguyên để nhập dữ liệu trong Excel tế bào. Quy trình của phương pháp này tương tự như phương pháp trước. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ làm theo các bước dưới đây.
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, hãy lặp lại hai bước đầu tiên của phương pháp trước đó.
- Tiếp theo, đi tới Cài đặt tab.
- Sau đó, chọn tùy chọn Số nguyên từ Cho phép danh sách thả xuống, giữa từ Dữ liệu danh sách thả xuống.
- Đặt giá trị 1 trong Tối thiểu trường và 100 trong Tối đa trường mà chúng tôi muốn cho phép.
- Sau đó, đi tới Cảnh báo lỗi tab.
- Nhập các văn bản sau vào Tiêu đề và Thông báo lỗi lĩnh vực này.
- Sau đó, nhập giá trị 5 trong ô C5 .
- Nhấn Enter .
- Do đó, chúng tôi gặp lỗi trong hộp thông báo sau.
1.3 Chỉ cho phép số thập phân
Ví dụ này tương tự như ví dụ trước. Tại đây, chúng tôi sẽ hạn chế nhập dữ liệu trong Excel chỉ ô đến số thập phân. Hãy xem các bước để thực hiện việc này:
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, hãy mở Xác thực dữ liệu hộp thoại như phương pháp trước.
- Thứ hai, đi tới Cài đặt tab.
- Thứ ba, từ Cho phép danh sách thả xuống, chọn Số thập phân và giữa từ Dữ liệu danh sách thả xuống.
- Tiếp theo, điền vào Tối thiểu và Tối đa các trường có giá trị 1 và 100 tương ứng.
- Sau đó, thực hiện các thay đổi trong hộp cảnh báo lỗi như phương pháp trước.
- Bây giờ, hãy nhấp vào OK .
- Sau đó, chọn ô C5 . Nhập 125 trong ô đó.
- Nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng ta có thể thấy hộp thông báo lỗi trong hình ảnh sau.
1.4 Hạn chế nhập dữ liệu vào danh sách
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ hạn chế nhập dữ liệu trong Excel ô bằng cách xác định một danh sách. Chúng tôi sẽ làm theo các bước của phương pháp trước đó của chúng tôi để thực hiện việc này. Thay đổi mà chúng tôi phải thực hiện là chọn tùy chọn thích hợp cho phương pháp này. Để thực hiện phương pháp này, hãy làm theo các bước dưới đây.
CÁC BƯỚC:
- Ở vị trí đầu tiên, hãy lặp lại hai bước đầu tiên của phương pháp đầu tiên. Thao tác này sẽ mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
- Tiếp theo, đi tới Cài đặt tab.
- Sau đó, chọn tùy chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống.
- Ngoài ra, nhập danh sách các giá trị trong Nguồn .
- Bây giờ, hãy nhấp vào OK .
- Vì vậy, một biểu tượng thả xuống xuất hiện bên cạnh các ô đã chọn.
- Chúng tôi chỉ có thể chèn giá trị vào các ô từ danh sách. Nếu không, nó sẽ hiển thị lỗi.
- Sau đó, nhập 23R trong ô C5 . Giá trị không có trong danh sách đã xác định.
- Nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy một thông báo lỗi như hình sau.
1.5 Giới hạn mục nhập dữ liệu trong phạm vi ngày
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ giới hạn mục nhập dữ liệu cho đến nay trong Excel tế bào. Sau đó, chúng tôi sẽ giới hạn ngày trong các ô đã chọn. Hãy xem các bước để thực hiện hành động này.
CÁC BƯỚC:
- Để bắt đầu, hãy làm theo hai bước đầu tiên để mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
- Ngoài ra, đi tới Cài đặt tab.
- Hơn nữa, hãy chọn Ngày từ Cho phép danh sách thả xuống và giữa từ Dữ liệu danh sách thả xuống.
- Ngoài ra, hãy nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ của bạn trong ‘ Ngày bắt đầu ’Và‘ End ngày Các trường tương ứng.
- Giữ thông báo cảnh báo lỗi giống như các phương pháp trước đó.
- Bây giờ, hãy nhấp vào OK .
- Sau đó, hãy nhập ngày ra ngoài phạm vi đã xác định.
- Nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng tôi nhận được một hộp thông báo lỗi như hình sau.
1.6 Hạn chế việc nhập dữ liệu để có thời gian
Chúng tôi cũng có thể hạn chế mục nhập dữ liệu dựa trên thời gian trong Excel tế bào. Vì vậy, chúng tôi sẽ không thể nhập bất kỳ giá trị thời gian nào ngoài phạm vi thời gian xác định. Thực hiện theo các bước dưới đây để thực hiện phương pháp này.
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, hãy mở Xác thực dữ liệu Để làm điều này, chúng tôi sẽ làm theo hai bước đầu tiên của phương pháp đầu tiên.
- Tiếp theo, đi tới Cài đặt tab.
- Sau đó, chọn Thời gian từ Cho phép danh sách thả xuống và giữa từ Dữ liệu danh sách thả xuống.
- Ngoài ra, hãy đặt giá trị 9:00:00 AM trong Thời gian bắt đầu trường và 5:00:00 chiều vào Thời gian kết thúc .
- Đặt thông báo trong Cảnh báo lỗi giống như phương pháp trước.
- Nhấp vào OK .
- Sau đó, nhập giá trị 6:00:00 CH trong ô C5 .
- Nhấn Enter .
- Kết quả là chúng tôi nhận được hộp thông báo lỗi sau. Chúng tôi nhận được thông báo này dưới dạng giá trị 6:00:00 PM nằm ngoài phạm vi xác định của chúng tôi.
1.7 Hạn chế mục nhập dữ liệu chỉ cho phép văn bản
Cho đến bây giờ, tất cả các hạn chế đã được cài đặt sẵn bởi Xác thực dữ liệu tính năng. Nếu chúng ta muốn hạn chế khác thì sao. Trong đó, chúng tôi phải áp dụng Xác thực dữ liệu tùy chỉnh . Giả sử trong phương pháp này, chúng ta muốn hạn chế việc nhập dữ liệu để chỉ cho phép các giá trị văn bản. Hãy xem các bước để thực hiện việc này.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, hãy lặp lại hai bước đầu tiên của phương pháp đầu tiên. Nó sẽ mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
- Thứ hai, đi tới Cài đặt tab.
- Thứ ba, chọn tùy chọn Tùy chỉnh từ Cho phép danh sách thả xuống.
- Ngoài ra, trong trường Công thức, hãy nhập công thức sau:
=ISTEXT(C5:C9) - Đặt thông báo của Cảnh báo lỗi như các phương pháp trước.
- Nhấp vào OK .
- Đây chức năng ISTEXT xác định xem một giá trị có phải là văn bản hay không và trả về TRUE nếu nó là. Nếu không, nó trả về False .
- Ngoài ra, hãy nhập giá trị số 222 trong ô C5 .
- Nhấn Enter .
- Vì vậy, chúng tôi nhận được một hộp thông báo lỗi như sau.
1.8 Giới hạn mục nhập dữ liệu chỉ cho phép số
Trong phương pháp này, không giống như phương pháp trước, chúng tôi sẽ hạn chế nhập dữ liệu để chỉ cho phép các số trong Excel tế bào. Thực hiện các bước sau để thực hiện phương pháp này.
CÁC BƯỚC:
- Ban đầu, hãy thực hiện hai bước đầu tiên của phương pháp đầu tiên để mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
- Tiếp theo, đi tới Cài đặt tab.
- Sau đó, từ Cho phép danh sách thả xuống, chọn tùy chọn Tùy chỉnh .
- Ngoài ra, trong Công thức nhập công thức sau vào trường:
=ISNUMBER(C5:C9) - Đặt Cảnh báo lỗi thông điệp của tab theo cách tương tự như các cách tiếp cận trước đây.
- Nhấp vào OK .
- Đây, hàm ISNUMBER được sử dụng để kiểm tra xem một giá trị có phải là một số hay không
- Nhập ASD trong ô C5 .
- Nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy một hộp thông báo lỗi như hình sau.
Đọc thêm: Cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel (Từng bước)
Bài đọc tương tự
- Điền Bảng tính Excel từ Biểu mẫu Web
- How to Create a Data Log in Excel (2 Suitable Ways)
- Create Data Entry Form with Drop Down List in Excel (2 Methods)
- How to Make a Fillable Form in Excel (5 Suitable Examples)
2. Protect Worksheet to Restrict Data Entry in Excel Cell
Using the Data Validation feature is the most convenient way to restrict data entry in an Excel tế bào. But, we can also do this by protecting our Excel Worksheet. Let’s see the steps to do this.
CÁC BƯỚC:
- To begin with, click on the triangle icon in the left corner to select the entire worksheet.
- In addition, right-click on the selected region. Select the option Format Cells .
- Then, in the Format Cells dialogue box go to the Protection
- Uncheck the option Locked .
- Nhấp vào OK .
- Furthermore, select only cells (B5:B9 ).
- Nhấp chuột phải on the selected region and select the option Format Cells .
- Next, go to the Protection tab of the Format Cells Hộp thoại. Check the option Locked .
- Bây giờ, hãy nhấp vào OK .
- Afterward, go to the Review Select the option Protect Sheet từ dải băng.
- Type a password in the input field. We are using 1234 .
- Nhấp vào OK .
- Again, one more dialogue box to confirm the password will appear.
- So, type in the password again in the input field.
- Nhấp vào OK .
- After that, select cell B5 . Try to type any value in that cell.
- As a result, we will get an alert box like the following image.
Đọc thêm: How to Create Data Entry Form in Excel VBA (with Easy Steps)
Kết luận
In conclusion, this tutorial demonstrates 2 simple methods to restrict data entry in an Excel tế bào. Download the practice worksheet contained in this article to put your skills to the test. If you have any questions, please leave a comment in the box below. Our team will try to respond to your message as soon as possible. Keep an eye out for more inventive Microsoft Excel solutions in the future.
Các bài viết liên quan
- Automatically Insert Timestamp Data Entries in Excel (5 Methods)
- How to Create an Autofill Form in Excel (Step by Step Guide)
- Create an Excel Data Entry Form without a UserForm
- How to Automate Data Entry in Excel (2 Effective Ways)