Giả sử worksheet có nhiều ô cần chặn người khác nhập dữ liệu. Hướng dẫn này chỉ cách hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel. Việc này cần thiết khi chia sẻ worksheet quan trọng. Đôi khi không muốn người khác can thiệp dự án. Cũng có thể cần hạn chế nhập dữ liệu cho kiểu giá trị cụ thể.
Tải workbook thực hành tại đây.
2 Phương Pháp Đơn Giản Hạn Chế Nhập Dữ Liệu Trong Ô Excel
Bài viết trình bày 2 phương pháp đơn giản hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel. Dùng tập dữ liệu sau để minh họa: cột tên học sinh, cột Mã dự án (Project Code) gán cho mỗi học sinh. Cột Mã dự án là nơi áp dụng hạn chế. Dùng tập dữ liệu này cho mọi phương pháp.
1. Hạn Chế Kiểu Nhập Dữ Liệu Trong Ô Excel Bằng Data Validation (Xác Thực Dữ Liệu)
Data Validation là tính năng Excel cho phép hạn chế nội dung người dùng gõ vào ô. Công cụ rất cần thiết tạo dự án giới hạn truy cập người dùng. Phần này thảo luận các loại hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel bằng Data Validation.
1.1 Hạn Chế Tất Cả Loại Nhập Dữ Liệu
Phương pháp này chặn mọi loại nhập dữ liệu cho người dùng trong ô Excel. Làm theo các bước:
CÁC BƯỚC:
- Chọn ô (C5:C9).
- Vào Dữ liệu (Data) > Data Validation (Xác thực dữ liệu) > Data Validation.
- Hộp thoại 'Data Validation' mở ra.
- Tab Settings (Cài đặt). Chọn Text length (Độ dài văn bản) từ menu thả xuống Allow (Cho phép).
- Chọn equal to (bằng) từ menu Data, nhập 0 vào ô Length (Độ dài).
- Chuyển tab Error Alert (Cảnh báo lỗi).
- Nhập tiêu đề ở Title, thông báo ở Error message. Thông báo này hiện khi người dùng cố nhập dữ liệu.
- Nhấn OK.
- Chọn ô C5. Gõ 1.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại cảnh báo lỗi xuất hiện như ảnh dưới.
1.2 Chỉ Cho Phép Nhập Số Nguyên (Whole Number)
Phương pháp này chỉ cho nhập số nguyên trong ô Excel. Quy trình tương tự phương pháp trước. Làm theo các bước:
CÁC BƯỚC:
- Lặp lại 2 bước đầu phương pháp trước.
- Tab Settings.
- Chọn Whole number (Số nguyên) từ Allow, between (giữa) từ Data.
- Nhập 1 ở Minimum (Tối thiểu), 100 ở Maximum (Tối đa).
- Chuyển tab Error Alert.
- Nhập văn bản cho Title và Error message.
- Gõ giá trị 5 vào ô C5.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như sau.
1.3 Chỉ Cho Phép Nhập Số Thập Phân (Decimal)
Ví dụ này tương tự, hạn chế nhập chỉ số thập phân. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Mở hộp thoại Data Validation như phương pháp trước.
- Tab Settings.
- Từ Allow chọn Decimal (Thập phân), từ Data chọn between.
- Điền Minimum và Maximum là 1 và 100.
- Sửa hộp thoại Error Alert như trước.
- Nhấn OK.
- Chọn ô C5. Gõ 125.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như ảnh.
1.4 Hạn Chế Nhập Dữ Liệu Theo Danh Sách (List)
Phương pháp này hạn chế nhập bằng định nghĩa danh sách. Làm theo các bước phương pháp trước, thay đổi tùy chọn phù hợp. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Lặp lại 2 bước đầu phương pháp 1 mở hộp thoại Data Validation.
- Tab Settings.
- Chọn List (Danh sách) từ Allow.
- Nhập danh sách giá trị ở Source (Nguồn).
- Nhấn OK.
- Biểu tượng mũi tên thả xuống xuất hiện bên ô đã chọn.
- Chỉ nhập giá trị từ danh sách. Ngược lại báo lỗi.
- Gõ 23R vào ô C5 (giá trị không có trong danh sách).
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như ảnh.
1.5 Giới Hạn Nhập Dữ Liệu Theo Khoảng Ngày (Date Range)
Phương pháp này hạn chế nhập ngày trong ô Excel, giới hạn ngày trong ô đã chọn. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Làm 2 bước đầu mở hộp thoại Data Validation.
- Tab Settings.
- Chọn Date (Ngày) từ Allow, between từ Data.
- Nhập ngày bắt đầu/kết thúc ở 'Start date' và 'End date'.
- Giữ thông báo Error Alert như trước.
- Nhấn OK.
- Gõ ngày ngoài khoảng cho phép.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như ảnh.
1.6 Hạn Chế Nhập Dữ Liệu Cho Phép Giờ (Time)
Cũng có thể hạn chế nhập dựa trên giờ trong ô Excel. Không thể gõ giá trị giờ ngoài khoảng định nghĩa. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Mở Data Validation (làm 2 bước đầu phương pháp 1).
- Tab Settings.
- Chọn Time (Giờ) từ Allow, between từ Data.
- Đặt 9:00:00 AM ở Start time, 5:00:00 PM ở End time.
- Thiết lập Error Alert như trước.
- Nhấn OK.
- Gõ 6:00:00 PM vào ô C5.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra vì 6:00:00 PM ngoài khoảng cho phép.
1.7 Hạn Chế Nhập Dữ Liệu Chỉ Cho Phép Văn Bản (Text)
Các hạn chế trước đều có sẵn trong Data Validation. Nếu muốn hạn chế khác, dùng Custom Data Validation (Xác thực tùy chỉnh). Ví dụ: chỉ cho phép giá trị văn bản. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Lặp lại 2 bước đầu phương pháp 1 mở hộp thoại Data Validation.
- Tab Settings.
- Chọn Custom (Tùy chỉnh) từ Allow.
- Ô Formula (Công thức) nhập:
=ISTEXT(C5:C9)
- Thiết lập Error Alert như trước.
- Nhấn OK.
- Hàm ISTEXT kiểm tra giá trị có phải văn bản, trả về TRUE nếu đúng, ngược lại FALSE.
- Gõ số 222 vào ô C5.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như ảnh.
1.8 Giới Hạn Nhập Dữ Liệu Chỉ Cho Phép Số (Number)
Khác với phương pháp trước, lần này chỉ cho phép số trong ô Excel. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Làm 2 bước đầu phương pháp 1 mở hộp thoại Data Validation.
- Tab Settings.
- Từ Allow chọn Custom.
- Ô Formula nhập:
=ISNUMBER(C5:C9)
- Thiết lập Error Alert như trước.
- Nhấn OK.
- Hàm ISNUMBER kiểm tra giá trị có phải số.
- Gõ ASD vào ô C5.
- Nhấn Enter.
- Hộp thoại lỗi hiện ra như ảnh.
Xem thêm: Cách tạo Form nhập liệu trong Excel (từng bước)
Bài đọc tương tự
- Điền dữ liệu vào bảng tính Excel từ Web Form
- Cách tạo nhật ký dữ liệu trong Excel (2 cách phù hợp)
- Tạo Form nhập liệu có danh sách thả xuống trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo Form điền được trong Excel (5 ví dụ phù hợp)
2. Bảo Vệ Worksheet Để Hạn Chế Nhập Dữ Liệu Trong Ô Excel
Dùng Data Validation là cách tiện lợi nhất hạn chế nhập dữ liệu. Nhưng cũng có thể làm bằng cách bảo vệ Worksheet Excel. Các bước:
CÁC BƯỚC:
- Click biểu tượng tam giác góc trên trái chọn toàn bộ worksheet.
- Chuột phải vùng chọn. Chọn Format Cells (Định dạng ô).
- Hộp thoại Format Cells, tab Protection (Bảo vệ).
- Bỏ tick Locked (Khóa).
- Nhấn OK.
- Chỉ chọn ô (B5:B9).
- Chuột phải chọn Format Cells.
- Tab Protection hộp thoại Format Cells. Tick Locked.
- Nhấn OK.
- Vào tab Review (Xem lại). Chọn Protect Sheet (Bảo vệ trang tính).
- Nhập mật khẩu (ví dụ 1234).
- Nhấn OK.
- Hộp thoại xác nhận mật khẩu hiện ra.
- Nhập lại mật khẩu.
- Nhấn OK.
- Chọn ô B5. Thử gõ giá trị bất kỳ.
- Hộp thoại cảnh báo hiện ra như ảnh.
Xem thêm: Cách tạo Form nhập liệu trong Excel VBA (với các bước dễ dàng)
Kết Luận
Tóm lại, hướng dẫn trình bày 2 phương pháp đơn giản hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel. Tải worksheet thực hành trong bài để kiểm tra kỹ năng. Nếu có thắc mắc, để lại bình luận. Chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất. Theo dõi thêm giải pháp Microsoft Excel sáng tạo trong tương lai.
Các Bài Viết Liên Quan
- Tự động chèn timestamp nhập liệu trong Excel (5 phương pháp)
- Cách tạo Form tự động điền trong Excel (hướng dẫn từng bước)
- Tạo Form nhập liệu Excel không cần UserForm
- Cách tự động hóa nhập liệu trong Excel (2 cách hiệu quả)