Trong bài viết này, chúng tôi sẽ minh họa cách lọc một cột đơn lẻ dựa trên nhiều tiêu chí dùng lệnh advanced (nâng cao) trong Excel với 5 phương pháp khác nhau. Bộ lọc nâng cao trong Excel cho phép áp dụng các logic khác nhau để lọc bộ dữ liệu lớn. Hãy đi vào ví dụ để hiểu rõ tính năng hữu ích này.
5 Phương pháp Dùng Advanced Filter Dựa trên Nhiều Tiêu chí Trong Một Cột trong Excel
Trong bài này, để minh họa advanced filter (bộ lọc nâng cao) dựa trên nhiều tiêu chí trong một cột, dùng bộ dữ liệu sau. Bộ dữ liệu chứa danh sách dữ liệu bán hàng sản phẩm các danh mục khác nhau ở nhiều thành phố với số lượng bán. Chúng ta áp dụng nhiều tiêu chí lọc dùng hàm advanced filter cho một cột cụ thể.
1. Dùng Advanced Function Lọc Một Cột Dựa trên Nhiều Tiêu chí trong Excel
Trong ví dụ này, chúng ta lọc bộ dữ liệu chỉ cho sản phẩm thuộc danh mục Bars hoặc Snacks. Chúng ta định nghĩa criteria range (phạm vi tiêu chí) với cùng tên tiêu đề là "Category" (Danh mục).
Làm theo các bước để lọc bộ dữ liệu cho sản phẩm của danh mục Bars và Snacks.
- Chọn toàn bộ bộ dữ liệu.
- Sau đó đi đến thẻ Data tab từ Excel Ribbon.
- Nhấp nút Advanced (Nâng cao).
- Trong ảnh chụp sau, cửa sổ Advanced Filter hiển thị List Range (Phạm vi danh sách) đã chọn $B$8:$F$27, tức toàn bộ bộ dữ liệu.
- Bây giờ nhấp vào nút mũi tên bên phải của ô nhập Criteria Range (Phạm vi tiêu chí).
- Kéo chuột, chọn phạm vi tiêu chí tức ô D4:D6, sau đó nhấn Enter.
- Sau khi nhấn Enter, cửa sổ Advanced Filter bật lên lại thấy List range và Criteria range đã chọn. Đảm bảo tùy chọn "Filter the list, in-place" (Lọc danh sách tại chỗ) được chọn.
- Cuối cùng, nhấn OK để lưu.
- Chúng ta đã lọc thành công bộ dữ liệu cho sản phẩm của danh mục Bars hoặc Snacks.
Đọc thêm: Excel VBA: Advanced Filter với Nhiều Tiêu chí trong Phạm vi (5 Phương pháp)
2. Lọc Một Cột Dùng Advanced Command Dựa trên Nhiều Tiêu chí với Cột Hỗ trợ
Để lọc cột với nhiều tiêu chí, dùng cột hỗ trợ (helper column) trong minh họa này. Làm theo các bước:
- Thêm cột mới tên "Helper Column" (Cột hỗ trợ).
- Ở ô G9, đặt công thức sau.
=COUNTIF($D$5:$D$6,D9)Ở đây, hàm COUNTIF kiểm tra danh mục ở ô D9 (Bars) trong criteria range D5:D6 (Bars và Snacks). Nếu tìm thấy khớp, trả về true, ngược lại false. Tương tự, kiểm tra tên danh mục từng cái đối chiếu danh sách tiêu chí. Đó là lý do dùng tham chiếu tuyệt đối cho criteria range.
- Nhấn Enter.
- Bây giờ, xác định Fill Handle (Cán điền) ở góc dưới bên phải ô G9 và kéo xuống đến hàng cuối của bộ dữ liệu.
- Hành động trên sao chép công thức cho tất cả ô của cột hỗ trợ. Trong ảnh chụp sau, thấy hàng có sản phẩm danh mục Bars hoặc Snacks có 1 làm đầu ra (output) trong cột hỗ trợ ngược lại 0.
- Bây giờ chọn cột hỗ trợ.
- Đi đến thẻ Data từ Excel Ribbon.
- Nhấp vào tùy chọn Filter.
- Mũi tên xuống xuất hiện ở góc phải tiêu đề cột hỗ trợ. Nhấp mũi tên và chọn ô kiểm (checkbox) có số 1 và nhấn OK.
- Cuối cùng, có bộ dữ liệu đã lọc cho danh mục Bars và Snacks.
Đọc thêm: Excel VBA Ví dụ Advanced Filter với Tiêu chí (6 Tiêu chí)
Bài đọc tương tự
- Advanced Filter với Nhiều Tiêu chí trong Excel (15 Ví dụ Phù hợp)
- Cách Dùng Advanced Filter Nếu Criteria Range Chứa Văn bản trong Excel
- Áp dụng Advanced Filter để Copy sang Vị trí Khác trong Excel
- Excel Advanced Filter: Áp dụng "Does Not Contain" (2 Phương pháp)
3. Áp dụng Advanced Command Lọc Giá trị Duy nhất Dựa trên Nhiều Tiêu chí Trong Một Cột
Giả sử, muốn tìm ra tên sản phẩm duy nhất (unique) thuộc 4 danh mục khác nhau trong bộ dữ liệu sau.
Để làm điều này, làm theo các bước trong ví dụ 1 và thiết lập:
List range: $B$9:$C$28
Criteria range: $B$3:$B$7
Và nhấp vào ô kiểm (checkbox) tên "Unique records only" (Chỉ bản ghi duy nhất).
Trong kết quả cuối, có 7 sản phẩm duy nhất từ 4 danh mục khác nhau. Cách này có thể thay đổi tiêu chí lọc để biết tên sản phẩm duy nhất của các danh mục đó.
Đọc thêm: Cách Dùng Advanced Filter cho Unique Records Only trong Excel
4. Advanced Filter với Ký tự Đại diện (Wildcards) Dựa trên Nhiều Tiêu chí Trong Một Cột
Chúng ta có 3 loại wildcards (ký tự đại diện) trong Excel. Có thể dùng:
* (Asterisk) tìm bất kỳ số lượng ký tự trong văn bản,
? (Question Mark) tìm một ký tự đơn trong văn bản và
~ (Tilde) tìm bất kỳ ký tự đại diện trong văn bản.
Trong ví dụ này, muốn tìm sản phẩm có chứa chuỗi Chip hoặc Potato trong tên.
Vì vậy cần dùng * (Asterisk) để bao quanh (enclose) hai chuỗi này trong tiêu chí lọc. Làm theo bước Ví dụ 1, cần thiết lập List range là $B$7:$B$26 và Criteria range là $D$2:$D$4. Ngoài ra, cần nhấp vào ô kiểm tên "Unique records only".
Kết quả ra hai sản phẩm Chocolate Chips và Potato Chips.
Trong ảnh chụp sau, hiển thị sản phẩm có C ở đầu hoặc Potato trong tên.
Đọc thêm: Excel Advanced Filter [Nhiều Cột & Tiêu chí, Dùng Công thức & Wildcards]
5. Advanced Filter cho Dữ liệu Tính toán Trong Một Cột Dựa trên Nhiều Tiêu chí trong Excel
Trong ví dụ này, áp dụng nhiều tiêu chí trên một cột dùng dữ liệu tính toán (calculated data). Ở đây, tìm sản phẩm có số lượng lớn hơn 50 nhưng nhỏ hơn 100. Cần áp dụng công thức sau cho ô đầu tiên (F4) của cột Quantity (Số lượng) và lấy kết quả đầu ra (output result) ở ô ngẫu nhiên (E22, trong ví dụ này) với tiêu đề ngẫu nhiên (không trùng với tên tiêu đề của bộ dữ liệu). Công thức là-
=IF(AND(F4<100,F4>50),F4,FALSE)Kết quả ô E22 là FALSE vì số lượng 33 không rơi trong khoảng.
Sau đó, đặt toàn bộ bộ dữ liệu làm List range (Phạm vi danh sách) và ô E21:E22 làm Criteria range (Phạm vi tiêu chí).
Cuối cùng, nhấn OK xem kết quả tức danh sách sản phẩm có số lượng trong khoảng từ 50 đến 100.
Đọc thêm: Excel Advanced Filter Not Working (2 Reasons & Solutions)
Lưu ý
Lệnh Advanced có vài khác biệt chính với hàm Filter trong Excel. Nó dùng phạm vi nguồn riêng biệt (separate source range) và phạm vi tiêu chí riêng biệt (criteria range) để lọc dữ liệu. Với tính năng này, ta dùng hàm và công thức đặt tiêu chí như làm ở Ví dụ 5. Ngoài ra, nó cung cấp tùy chọn lọc dữ liệu duy nhất (unique data) từ danh sách nguồn (source list) dễ dàng dựa trên tiêu chí đơn lẻ hoặc nhiều tiêu chí.
Kết luận
Bây giờ biết cách lọc cột dựa trên nhiều tiêu chí dùng advanced filtering trong Excel với 5 ví dụ khác nhau. Hy vọng giúp bạn dùng các phương pháp này tự tin hơn. Mọi câu hỏi hoặc góp ý đừng quên để ở hộp bình luận dưới đây
Bài viết Liên quan
- Cách Dùng Advanced Filter Loại trừ Ô Trống trong Excel (3 Mẹo Dễ dàng)
- VBA Copy Data sang Sheet Khác với Advanced Filter trong Excel
- Cách Dùng Advanced Filter Copy Data sang Sheet Khác trong Excel
- Dùng Advanced Filter trong VBA (Hướng dẫn Bước theo Bước)
- Dynamic Advanced Filter Excel (VBA & Macro)
- Excel VBA Ví dụ: Dùng Advanced Filter với Tiêu chí (6 Tiêu chí)