Microsoft Excel có một tính năng tuyệt vời gọi là Advanced Filter (Bộ lọc nâng cao). Nó giúp chúng ta trích xuất dữ liệu theo các loại nhất định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về Advanced Filter Excel với 5 ví dụ hữu ích. Vì vậy, không trì hoãn thêm, hãy bắt đầu ngay.
Lấy tệp mẫu này và tự thử nghiệm.
Bộ Lọc Thường Vs Advanced Filter Trong Excel
Mặc dù cả hai thuật ngữ trông giống nhau, nhưng có sự khác biệt nhất định giữa bộ lọc thường và nâng cao. Hãy kiểm tra nhanh.
- Advanced Filter giúp trích xuất dữ liệu đã lọc sang vị trí khác đồng thời trong khi bộ lọc thường không thể.
- Bộ Lọc Thường bị giới hạn trong tiêu chí liệt kê. Nhưng Advanced Filter cho phép làm việc với phạm vi tiêu chí phức tạp.
- Advanced Filter rất hữu ích cho việc trích xuất bản ghi duy nhất từ tập dữ liệu.
5 Ứng Dụng Hữu Ích Của Advanced Filter Excel
Đây là bộ dữ liệu mẫu về tìm kiếm công khai loại Keywords cà phê. Nó hiển thị Search Volume (Khối lượng tìm kiếm) và Traffic (Lưu lượng) phần trăm của mỗi Keyword cũng như vậy.
Bây giờ, hãy áp dụng Advanced Filter cho bộ dữ liệu này cho các tình huống khác nhau.
1. Áp Dụng Tiêu Chí Trong Advanced Filter Excel
Advanced Filter không chỉ là công cụ trong Excel Ribbon mà còn là lệnh có thể thực hiện theo nhiều cách. Ở đây chúng ta sẽ thấy cách áp dụng các tiêu chí khác nhau dùng advanced filter.
1.1 Tiêu Chí Một Từ
Trong ví dụ đầu tiên, chúng ta sẽ tìm một từ cụ thể với advanced filter.
- Trước hết, chọn một ô trong dữ liệu bạn muốn lọc.
- Sau đó, vào ribbon Data và chọn Filter từ nhóm Sort & Filter.
- Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng Lọc ở đầu cột và gõ từ (tôi gõ "best") vào trường Text Filters.
- Nhấp OK. Bạn sẽ nhận được dữ liệu lọc như hình dưới.
1.2 Tiêu Chí Hai Từ
Nếu bạn muốn lọc dữ liệu cho hai từ, phương pháp trên sẽ không hoạt động. Nhưng, dùng cùng biểu tượng Filter, bạn có thể lọc bản ghi dữ liệu cho hai từ. Làm theo các bước dưới:
- Trước hết, lệnh Text Filters nằm trong menu thả xuống và sau đó nhấp lệnh Custom Filter.
- Sau đó, hộp thoại Custom AutoFilter sẽ hiện ra.
- Trong hộp thoại, bạn có thể lọc bảng cho hai từ. Ở thả xuống thứ nhất và thứ hai, tôi chọn contains.
- Ở thả xuống thứ hai, bên phải trường, tôi gõ best và machine.
- Bây giờ, bạn thấy có hai nút radio trong hộp thoại: And và Or.
Dùng "And"
- Nếu chọn "And", từ khóa lọc sẽ có cả hai từ "best" và "machine".
Dùng "Or"
- Bây giờ xem gì xảy ra khi chọn nút radio "Or".
1.3 Tiêu Chí Nhiều Hơn Hai Từ
Đôi khi, phân tích dữ liệu đòi hỏi lọc dữ liệu theo cách phức tạp. Bạn có thể muốn lọc dữ liệu phức tạp với tiêu chí sau:
- Cột Keywords sẽ có "best", "machine", và "reviews".
- Giá trị cột Search Volume sẽ lớn hơn hoặc bằng 200.
- Giá trị cột Traffic sẽ nhỏ hơn hoặc bằng 1.5.
Bây giờ hãy lọc bộ dữ liệu này theo tiêu chí cung cấp.
- Ban đầu, vào ribbon Data và dưới nhóm Sort & Filter nhấp lệnh Advanced.
- Sau đó, nhập dữ liệu bạn muốn lọc vào trường List range.
- Tiếp theo, ở trường Criteria range, nhập phạm vi nơi bạn đã tạo tiêu chí.
- Cuối cùng, nhấn OK và bạn sẽ thấy kết quả.
Lưu ý: Trường Copy to không hoạt động (hình trên) vì tùy chọn Filter the list, in-place được chọn ở trên.
2. Advanced Filter Dùng Công Thức Excel
Chúng ta cũng có thể áp dụng advanced filter với sự giúp đỡ của một công thức đơn giản. Chỉ làm theo các bước dưới:
- Trước hết, chèn từ khóa tiêu chí vào phạm vi ô F5:F6.
- Tiếp theo, chèn công thức này vào ô G5.
=B5>700
- Sau đó, nhấn Enter.
- Bạn sẽ thấy điều kiện là TRUE cho từ khóa.
- Cuối cùng, áp dụng cùng công thức ở ô G6 và xem kết quả.
Lưu ý: Ở đây có điều quan trọng cần nhớ. Tất cả công thức đều giống nhau vì mỗi tiêu chí trong Criteria range hoạt động độc lập.
3. Sử Dụng Ký Tự Ký Hiệu Trong Advanced Filter Excel
Đôi khi bạn sẽ gặp tình huống dùng Ký Tự Ký Hiệu (?, *, và ~) sẽ tiết kiệm thời gian. Xét loại lọc bạn muốn chỉ hiển thị công ty bắt đầu bằng chữ "e".
- Trước hết, chọn ô trong dữ liệu bạn muốn lọc.
- Sau đó, áp dụng bộ lọc như đã mô tả trước.
- Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng Lọc ở đầu cột và gõ "e*" vào trường Text Filters.
- Nhấp OK. Bạn sẽ nhận được dữ liệu lọc như hình dưới.
4. Advanced Filter Để Trích Xuất Danh Sách Duy Nhất
Nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ giá trị lặp lại (xem hình đính kèm), phương pháp này sẽ giúp bạn.
Hãy kiểm tra quy trình dưới:
- Như thảo luận ở trên, mở hộp thoại Advanced Filter từ tab Data.
- Ở đây, chèn List range B4:D15.
- Tiếp theo, đánh dấu chọn ô Unique records only.
- Sau đó, nhấn OK.
- Xong, bạn có danh sách từ khóa duy nhất.
5. Chèn Advanced Filters Trong Khoảng Cột
Bạn có biết khoảng (intervals) là gì? 1 – 5, 8 – 15; đó là các khoảng. Muốn lọc một cột cho các khoảng khác nhau? Hãy làm theo các bước dưới:
- Trước hết, tạo Criteria range như hình sau.
- Bây giờ, chèn List và Criteria range vào các hộp riêng biệt.
- Cuối cùng, nhấn OK và bạn sẽ thấy kết quả.
Advanced Filter Excel Để Copy Sang Vị Trí Khác
Như đã nhắc trước, advanced filter có khả năng sao chép bộ dữ liệu đã lọc sang vị trí khác. Hãy xem nó hoạt động thế nào.
- Trước hết, tạo sheet mới bên cạnh sheet cũ.
- Sau đó, chèn tiêu chí vào ô F5, G5 và H5.
- Bây giờ, mở hộp thoại Advanced Filter.
- Ở đây, chọn Copy to another location.
- Sau đó, chèn List range theo bộ dữ liệu.
- Tiếp theo, chèn Criteria range.
- Cuối cùng, chèn vị trí trong sheet mới nơi bạn muốn sao chép vào hộp Copy to.
- Cuối cùng, nhấn OK và xem kết quả cuối cùng.
[Đã Sửa!] Advanced Filter Excel Không Hoạt Động
Có nhiều lý do khiến excel advanced filter not working. Ở đây, kiểm tra 2 lý do:
- Kiểm tra xem tiêu đề của cả bộ dữ liệu và criteria range có không khớp như dưới:
- Ngược lại, tìm xem có lỗi hoặc ô trống nào như này:
Hãy thử giải quyết bằng cách chèn tiêu đề cẩn thận hoặc chèn giá trị đúng và advanced filter của bạn sẽ hoạt động bình thường.
Kết Luận
Tôi hy vọng bài viết này giúp chúng ta biết về Advanced Filter trong Excel. Bạn muốn bổ sung gì hoặc kỹ thuật đặc biệt nào về lọc dữ liệu trong Excel? Hãy chia sẻ trong hộp bình luận; sẽ rất được trân trọng. Cũng hãy theo dõi ExcelDemy để có thêm bài viết như thế này.