Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách Sử dụng Kiểm tra dữ liệu trong Excel với Màu sắc. Kiểm tra dữ liệu là một yếu tố trong Excel được dùng để kiểm soát những gì người dùng có thể nhập vào ô. Nó cũng cho phép người dùng hiển thị thông báo lỗi khi người dùng cố gắng nhập thông tin không hợp lệ. Sử dụng Màu sắc với Kiểm tra dữ liệu làm cho công việc của chúng ta dễ dàng & chính xác hơn.
Ở đây chúng ta có bộ dữ liệu có Số thứ tự, Tên ứng viên, Số đạt được, Ngày sinh & Mã ứng viên. Chúng ta sẽ dùng các Cột khác nhau của bộ dữ liệu để minh họa các phương pháp khác nhau của Sử dụng Kiểm tra dữ liệu trong Excel với Màu sắc.
4 Phương pháp Sử dụng Kiểm tra dữ liệu trong Excel với Màu sắc
Phương pháp 1. Sử dụng tiêu chí Số nguyên để Sử dụng Kiểm tra dữ liệu với Màu sắc
Trong phương pháp này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng Kiểm tra dữ liệu chọn tiêu chí Số nguyên với Màu sắc. Trước tiên, tôi sẽ chỉ cách Sử dụng Kiểm tra dữ liệu với Số nguyên sau đó tôi sẽ chỉ cách Sử dụng Màu sắc với nó áp dụng Định dạng có điều kiện.
Các bước:
Giả sử chúng ta có bộ dữ liệu kỳ thi tuyển dụng có Số thứ tự, Tên ứng viên & cột Số đạt được. Cột Số đạt được trống mà chúng ta sẽ Điền áp dụng Kiểm tra dữ liệu. Ở đây chúng ta muốn đặt điều kiện chỉ số giữa 40 & 100 mới được nhập.
- Trước hết, chúng ta sẽ chọn Cột nơi chúng ta sẽ áp dụng Kiểm tra dữ liệu. Ở đây tôi đã chọn cột Số đạt được.
- Sau đó để áp dụng Kiểm tra dữ liệu làm theo tab Dữ liệu >> Công cụ dữ liệu >> Kiểm tra dữ liệu.
- Mặc định tab Cài đặt sẽ mở. Sau đó nhấp vào hộp Cho phép & chọn Số nguyên.
- Sau đó Nhấp, hộp Dữ liệu & bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn. Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào từ đây & để thỏa mãn tiêu chí của chúng ta chúng ta sẽ chọn tùy chọn Giữa để chỉ kiểm tra dữ liệu giữa 40 & 100.
- Khi chọn Giữa Gõ 40 trong hộp Tối thiểu hoặc bất kỳ giá trị nào chúng ta muốn làm tối thiểu & sau đó Gõ 100 trong Tối đa.
- Sau đó nhấp OK.
- Bây giờ Điền cột Số đạt được.
- Ở đây lưu ý nếu bạn muốn nhập số nhỏ hơn 40 hoặc lớn hơn 100, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi.
- Trong hình dưới khi chúng ta thử chèn 34 vào Ô 3D, Nó hiển thị thông báo lỗi. Do đó ngăn cản bạn nhập số không đáp ứng tiêu chí.
- Hãy Điền cột Số đạt được ngay bây giờ.
Các bước:
Giả sử bây giờ bạn muốn hiển thị Màu sắc cho Cột Kiểm tra dữ liệu của bạn. Bạn muốn Màu vàng cho khoảng số 40-59 & Màu xanh lá cho 60-100 khoảng số. Chúng ta sẽ dùng tính năng Định dạng có điều kiện để thực hiện điều này.
- Trước tiên, chọn cột nơi bạn muốn áp dụng Màu sắc. Ở đây chúng ta đã chọn cột Số đạt được.
- Sau đó Làm theo tab Trang chủ >> Định dạng có điều kiện >> Quy tắc mới.
- Khi nhấp Quy tắc mới bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn để áp dụng & chọn bất kỳ cái nào phù hợp nhất.
- Ở đây chúng ta đã chọn Định dạng chỉ các ô chứa.
- Sau đó đi đến phần Chỉnh sửa mô tả quy tắc.
- Mặc định hộp đầu tiên sẽ là Giá trị ô Bạn có thể thay đổi theo nhu cầu.
- Sau đó chúng ta đã chọn giữa & sau đó gõ 40 và 59 trong các hộp tương ứng làm giá trị giới hạn.
- Sau đó nhấp Định dạng.
- Bây giờ để Tô Ô với Màu chọn Tô >> ( Chọn Màu mong muốn ) >> OK.
- Bây giờ hộp thoại thứ 2 sẽ biến mất. Nhấp Ok lại trên hộp thoại đầu tiên.
- Bây giờ chúng ta sẽ thấy tất cả Ô của cột Số đạt được có giá trị giữa 40 & 59 sẽ được Tô Màu Vàng.
- Làm theo cùng thủ tục cho khoảng 60-100 tôi đã Tô Màu nó Xanh lá.
- Bây giờ chúng ta có thể dễ dàng phân biệt giữa khoảng số nhìn vào Màu sắc.
Chúng ta cũng có thể làm theo cùng thủ tục cho tùy chọn Số thập phân thay vì tùy chọn Số nguyên trong hộp thoại.
Đọc thêm: Áp dụng Kiểm tra dữ liệu tùy chỉnh cho nhiều tiêu chí trong Excel (4 ví dụ)
Phương pháp 2. Tạo Danh sách thả xuống có Màu sử dụng Kiểm tra dữ liệu
Trong phương pháp này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo Danh sách thả xuống Sử dụng Kiểm tra dữ liệu sau đó Màu sắc nó.
Các bước:
Giả sử chúng ta có bộ dữ liệu như trước với cột Xếp loại bổ sung nơi chúng ta muốn nhập Xếp loại của Ứng viên tùy thuộc vào khoảng số. Bảng Xếp loại-Số hoặc Nguồn cho Danh sách thả xuống được cung cấp bên cạnh bộ dữ liệu.
- Trước hết, chúng ta phải chọn Cột Xếp loại để áp dụng Kiểm tra dữ liệu.
- Bây giờ chúng ta sẽ làm theo các bước trước để mở Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu sau đó Chọn Danh sách từ Tiêu chí Kiểm tra để Tạo Danh sách thả xuống.
- Sau đó nhấp Nguồn để thêm nguồn.
- Bây giờ chúng ta sẽ chọn Nguồn của chúng ta với Chuột.
- Ở đây Nguồn của chúng ta là Giá trị cột Xếp loại từ Bảng Số-Xếp loại bên cạnh bộ dữ liệu.
- Sau đó nhấp vào nút Nguồn.
- Bây giờ nhấp OK trên Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
- Bây giờ chúng ta sẽ thấy Menu Thả xuống trong mọi Ô của Cột Xếp loại.
- Do đó Chúng ta sẽ Chọn Menu Thả xuống & chọn Xếp loại cho mỗi Ô.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ có Cột Xếp loại của mình.
Các bước:
Giả sử bây giờ chúng ta muốn có Màu sắc khác nhau cho các Xếp loại khác nhau. Sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện chúng ta có thể làm điều này.
- Làm theo các bước trước để mở Hộp thoại Định dạng có điều kiện.
- Bây giờ chọn Văn bản cụ thể >> Chứa & sau đó nhấp vào nút Nguồn.
- Bây giờ nhấp vào Nguồn một per một.
- Trước hết, chúng ta muốn Màu xanh lá cho Xếp loại A+.
- Vì vậy chúng ta sẽ chọn Ô A+ chỉ sau đó nhấp vào nút Nguồn.
- Sau đó chúng ta sẽ Nhấp vào Định dạng.
- Sau đó chọn Tô >> ( Chọn Màu mong muốn ) >> OK.
- Bây giờ lại nhấn OK trong Hộp thoại đầu tiên.
- Bây giờ chúng ta sẽ có Màu xanh lá trong Cột Xếp loại có A+.
- Làm theo tương tự cho mỗi Xếp loại chúng ta sẽ có bộ dữ liệu hoàn chỉnh với Màu sắc khác nhau cho các Xếp loại khác nhau.
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống Kiểm tra dữ liệu với chọn nhiều trong Excel
Bài đọc tương tự:
- Kiểm tra dữ liệu Excel Chỉ chữ và số (Sử dụng công thức tùy chỉnh)
- Kiểm tra dữ liệu Excel Dựa trên Giá trị ô khác
- Cách tạo Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Bảng trong Excel (3 Phương pháp)
- Giá trị mặc định trong Danh sách Kiểm tra dữ liệu với Excel VBA (Macro và UserForm)
Phương pháp 3. Kiểm tra dữ liệu Chọn Ngày với Màu sắc
Trong phương pháp này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách Sử dụng Màu sắc với Kiểm tra dữ liệu của Ngày.
Các bước:
Giả sử chúng ta có bộ dữ liệu với Số thứ tự, Tên ứng viên & Cột Ngày sinh. Bây giờ chúng ta muốn lọc ứng viên tùy thuộc vào Ngày sinh & chỉ ứng viên sinh giữa 01-01-1997 & 01-01-2003 mới đủ điều kiện. Ở đây chúng ta sẽ áp dụng Kiểm tra dữ liệu với Ngày.
- Trước tiên, chọn Cột Ngày sinh nơi chúng ta muốn áp dụng Kiểm tra dữ liệu.
- Sau đó mở Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu làm theo các thủ tục trước.
- Sau đó làm theo Ngày >> giữa >> Ngày bắt đầu >> Ngày kết thúc >> OK.
- Bây giờ chúng ta sẽ có Cột Ngày sinh với ngày hợp lệ.
Các bước:
- Giả sử chúng ta muốn Màu Cột Ngày sinh với hai danh mục khác nhau. Ứng viên sinh giữa 01-01-1997 & 31-12-1999 sẽ được đánh dấu Cam & Ứng viên sinh giữa 01-01-2000 & 01-01-2003 sẽ được đánh dấu Xanh lá.
- Chúng ta phải chọn Cột Ngày sinh.
- Sau đó chúng ta sẽ mở Hộp thoại Quy tắc định dạng mới làm theo phương pháp trước(neo).
- Sau đó làm theo Giá trị ô >> giữa >> 01-01-1997 >> 31-12-1999 >> Định dạng.
- Bây giờ tôi đã làm theo cùng thủ tục được đề cập trong phương pháp 1 để chọn Màu sắc & đây là kết quả.
- Chúng ta có thể làm theo tương tự cho tất cả khoảng Ngày & lấy ra đầu ra mong muốn.
Chúng ta cũng có thể áp dụng cùng thủ tục cho Kiểm tra dữ liệu của Thời gian.
Đọc thêm: Danh sách thả xuống Kiểm tra dữ liệu với VBA trong Excel (7 Ứng dụng)
Phương pháp 4. Kiểm tra dữ liệu Chọn Độ dài Văn bản với Màu sắc
Ở đây, tôi sẽ trình bày cách Sử dụng Màu sắc với Kiểm tra dữ liệu của Độ dài văn bản.
Các bước:
Giả sử chúng ta có bộ dữ liệu với Mã ứng viên trong Cột F. Việc gõ Mã chính xác khá khó khăn vì chúng không có nghĩa đen trực tiếp & con người thường mắc lỡ. Để giảm thiểu điều này chúng ta chặt chẽ độ dài Mã với Kiểm tra dữ liệu & nó sẽ giúp chúng ta dừng gõ ký tự thừa trong Mã.
- Trước tiên tôi đã chọn Mã ứng viên.
- Bây giờ khi mở Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu làm theo Độ dài văn bản >> bằng >> 4 ( Độ dài ký tự mong muốn ) >> OK.
- Bây giờ nếu chúng ta làm bất kỳ lỗi nào như vô tình thêm ký tự thừa hoặc thiếu một, Nó sẽ hiển thị thông báo cảnh báo.
Các bước:
Bây giờ chúng ta muốn Tô Màu Ô với Xanh dương có 'A' & Màu Xanh lá có 'B' trong Mã.
- Để làm điều này trước tiên chọn Cột Mã ứng viên lại.
- Làm theo thủ tục được chỉ ra trong Phương pháp 3, Chọn Giá trị cụ thể & sau đó chứa A & B tương ứng chúng ta sẽ có đầu ra mong muốn.
Nội dung liên quan: Danh sách thả xuống Kiểm tra dữ liệu Excel với Bộ lọc (2 Ví dụ)
Bảng tính thực hành
Ở đây chúng ta đã cung cấp cho bạn Bảng tính thực hành. Hãy thử.
Kết luận
Trong bài viết trên chúng ta đã học Cách Sử dụng Kiểm tra dữ liệu trong Excel với Màu sắc. Sử dụng điều này sẽ làm cho công việc của chúng ta dễ dàng & giảm thiểu lỗi khi làm việc. Hy vọng bạn đã thích đọc bài viết này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận.
Các bài viết liên quan
- Cách sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác (6 Phương pháp)
- Excel VBA tạo Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Mảng
- Cách sử dụng Phạm vi có tên cho Danh sách Kiểm tra dữ liệu với VBA trong Excel
- Sử dụng Công thức VLOOKUP tùy chỉnh trong Kiểm tra dữ liệu Excel
- [Đã sửa] Kiểm tra dữ liệu Không hoạt động cho Sao chép Dán trong Excel (có giải pháp)