Chúng ta có thể hạn chế đầu vào dữ liệu bằng cách áp dụng Kiểm tra dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn 6 ví dụ về cách áp dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ trang tính khác trong Excel. Chúng ta có thể thấy ảnh chụp nhanh bộ dữ liệu của chúng ta. Hiện tại, chúng ta có cột Sản phẩm và Danh mục trong bộ dữ liệu. Bộ dữ liệu này sẽ thay đổi theo thời gian trong hướng dẫn từng bước của chúng tôi.
6 Cách sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác
1. Sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác để tạo Danh sách thả xuống
Chúng ta có 2 cột trong bộ dữ liệu này. Sản phẩm được mua bởi khách hàng sẽ được chèn sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ trang tính khác. Hãy đi vào các bước.
Các bước:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô B5:B11 từ trang tính "dropdown".
- Sau đó từ tab Dữ liệu >>> Kiểm tra dữ liệu.
Sau đó, Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép.
Lưu ý: Bỏ qua ô trống và Thả xuống trong ô nên được chọn mặc định. Nếu không, hãy tích vào bên cạnh chúng.
- Sau đó, nhấp vào hộp Nguồn.
- Sau đó, chọn trang tính "nguồn".
- Sau đó, chọn phạm vi ô B5:B11. Đây là danh sách kiểm tra của chúng ta.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Chúng ta có thể thấy biểu tượng mũi tên.
- Nhấp vào biểu tượng mũi tên đó.
Chúng ta có thể thấy Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ trang tính khác.
- Sau đó, chọn bất cứ thứ gì từ danh sách.
Giá trị sẽ được chèn vào bộ dữ liệu của chúng ta.
Ở đây, chúng ta đã điền bộ dữ liệu của mình sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ trang tính khác trong Excel.
Đọc thêm: Cách tạo Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Bảng trong Excel (3 Phương pháp)
2. Áp dụng Phạm vi Ngày bằng cách sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác
Bây giờ bộ dữ liệu của chúng ta có cột Ngày nhập kho trống cho các sản phẩm. Chúng ta sẽ điền cột này sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu. Lần này, chúng ta sẽ dùng tùy chọn Ngày giữa.
Các bước:
- Trước tiên, chúng ta sẽ chọn phạm vi ô C5:C11.
- Thứ hai, đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
- Thứ ba, chọn các cài đặt này:
- Cho phép: Ngày.
- Dữ liệu: giữa.
- Sau đó chọn tham chiếu ô từ trang tính "nguồn".
- Ngày bắt đầu: Ô B14 từ trang tính "nguồn".
- Ngày kết thúc: Ô B15 từ trang tính "nguồn".
Đôi khi, chúng ta cần dùng tham chiếu ô tuyệt đối trong dữ liệu của mình. Điều này sẽ đảm bảo dữ liệu của chúng ta không bị thay đổi khi di chuyển đến ô khác.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bây giờ, nếu chúng ta nhập bất cứ thứ gì ngoài tiêu chí đã định nghĩa, thì chúng ta sẽ nhận được thông báo lỗi. Thông báo này có thể được tùy chỉnh.
Chúng ta có thể thay đổi thông báo bằng cách đi đến tab Cảnh báo lỗi từ Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
- Trước tiên, Gõ gì đó trong Tiêu đề: Đây là nhiệm vụ tùy chọn.
- Thứ hai, tùy chỉnh thông báo bằng cách gõ trong Thông báo lỗi:
- Cuối cùng, nhấn OK.
Chúng ta có thể thấy thông báo lỗi tùy chỉnh của chúng ta hoạt động hoàn hảo.
Chúng ta có thể thủ công nhập ngày vào các trường còn lại. Một thông báo cảnh báo sẽ hiển thị nếu chúng ta gõ gì đó ngoài phạm vi ngày. Đó là cách chúng ta có thể áp dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu để hạn chế ô của mình.
Đọc thêm: Cách sử dụng Phạm vi có tên cho Danh sách Kiểm tra dữ liệu với VBA trong Excel
3. Cố định Giới hạn Thời gian bằng cách利用 Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ dùng Danh sách Kiểm tra dữ liệu để giới hạn đầu vào thời gian trong ô. Hơn nữa, danh sách đó nằm trên trang tính khác. Mục tiêu của chúng ta là nhập thời gian trong tiêu chí của chúng ta trong cột Giờ nhập kho.
Các bước:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô D5:D11.
- Thứ hai, đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
- Thứ ba, chọn các tùy chọn này:
- Cho phép: Thời gian.
- Dữ liệu: giữa.
- Giờ bắt đầu: ô F14 từ trang tính "nguồn".
- Giờ kết thúc: ô F15 từ trang tính "nguồn".
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bây giờ, chúng ta có thể điền cột Giờ nhập kho với thời gian giữa 8 AM và 5 PM.
Nội dung liên quan: Tạo danh sách thả xuống Kiểm tra dữ liệu với chọn nhiều trong Excel
Bài đọc tương tự:
- Tự động hoàn thành Danh sách thả xuống Kiểm tra dữ liệu trong Excel (2 phương pháp)
- Kiểm tra dữ liệu Excel Dựa trên Giá trị ô khác
- Kiểm tra dữ liệu Excel Chỉ chữ và số (Sử dụng công thức tùy chỉnh)
- Áp dụng Kiểm tra dữ liệu tùy chỉnh cho nhiều tiêu chí trong Excel (4 ví dụ)
4. Lấy Số lớn hơn bằng cách Áp dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác
Trong ví dụ này, chúng ta đã thêm một cột khác vào bộ dữ liệu. Chúng ta sẽ dùng tiêu chí lớn hơn cho số nguyên để áp dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu.
Các bước:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô E5:E11.
- Thứ hai, từ tab Dữ liệu, đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
Bạn có thể nhận được thông báo cảnh báo tương tự. Nhấp KHÔNG.
- Sau đó, Từ hộp thoại, chọn những điều này:
- Cho phép: Số nguyên.
- Dữ liệu: lớn hơn.
- Tối thiểu: ô F7 từ trang tính "nguồn".
- Cuối cùng, nhấn OK.
Sau đó, chúng ta có thể đặt giá trị lớn hơn 0 trong cột Số lượng bán. Bằng cách sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu này, chúng ta có thể tránh nhập giá trị sai.
Nội dung liên quan: Cách loại bỏ ô trống khỏi Danh sách Kiểm tra dữ liệu trong Excel (5 Phương pháp)
5. Áp dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác để Giới hạn Độ dài Văn bản
Chúng ta có bộ dữ liệu mới cho ví dụ này. Chúng ta sẽ nhập Nhân viên bán hàng liên quan đến việc bán Sản phẩm. Chúng ta chỉ sẽ nhập tên ngắn. Do đó, chúng ta cần giới hạn số ký tự có thể đặt trong những ô đó.
Các bước:
- Trước tiên, chọn phạm vi ô C5:C11.
- Thứ hai, đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu từ tab Dữ liệu.
- Thứ ba, chọn các tùy chọn này:
- Cho phép: Độ dài văn bản.
- Dữ liệu: giữa.
- Tối thiểu: ô B40 từ trang tính "nguồn".
- Tối đa: ô B41 từ trang tính "nguồn".
- Cuối cùng, nhấn OK.
Vì vậy, chúng ta có thể dùng Danh sách Kiểm tra dữ liệu của mình và điền phần còn lại của ô.
Đọc thêm: Cách áp dụng nhiều Kiểm tra dữ liệu trong một ô trong Excel (3 ví dụ)
6. Sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Trang tính khác để tạo Danh sách thả xuống Phụ thuộc
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo menu Thả xuống Phụ thuộc bằng cách sử dụng Danh sách Kiểm tra dữ liệu. Chúng ta sẽ dùng hàm INDIRECT và Phạm vi ô có tên ở đây.
Các bước:
Trước hết, chúng ta sẽ tạo Phạm vi có tên.
- Trước tiên, chọn phạm vi ô B29:C33.
- Thứ hai, từ tab Công thức >>> Tạo từ lựa chọn.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn Hàng trên cùng.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Ở góc trên bên phải, có Hộp tên. Chúng ta có thể nhấp vào đó để xem Phạm vi có tên của chúng ta.
Sau khi nhấp, chúng ta có thể thấy hai Phạm vi có tên: Đồ uống và Đồ ăn nhẹ.
- Bây giờ, chọn ô B4.
- Sau đó, đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu từ Dữ liệu
- Sau đó, chọn các cài đặt này:
- Cho phép: Danh sách.
- Nguồn: chọn phạm vi ô B29:C29.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bây giờ, chúng ta có thể thấy, ô B5 đang hiển thị hai danh mục. Bây giờ, bước tiếp theo là tạo danh sách phụ thuộc trên ô C5.
- Trước tiên, chọn phạm vi ô C5:C11.
- Thứ hai, từ tab Dữ liệu đưa ra Hộp thoại Kiểm tra dữ liệu.
- Thứ ba, đặt các giá trị này:
- Cho phép: Danh sách.
- Nguồn: Gõ công thức sau đó.
=INDIRECT(B5)
- Cuối cùng, nhấn OK.
Chúng ta có thể thấy rằng, trong ô C5, sản phẩm từ danh mục Đồ ăn nhẹ đang hiển thị.
Thêm nữa, nếu chúng ta thay đổi ô B5 thành Đồ uống, thì ô C5 cũng sẽ thay đổi.
Tóm lại, chúng ta có thể làm điều này cho phần còn lại của ô và điền chúng với các giá trị phụ thuộc.
Đọc thêm: Cách sử dụng Kiểm tra dữ liệu trong Excel với Màu sắc (4 cách)
Phần thực hành
Chúng tôi đã cung cấp bộ dữ liệu thực hành cho mỗi phần trong tệp Excel của chúng tôi. Bạn có thể thử những cái đó để thành thạo 6 kỹ thuật này.
Kết luận
Bài viết của chúng tôi đã chỉ cho bạn 6 ví dụ về cách sử dụng Kiểm tra dữ liệu danh sách từ trang tính khác. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy thoải mái bình luận bên dưới để làm rõ. Cảm ơn bạn đã đọc, hãy tiếp tục xuất sắc!
Các bài viết liên quan
- Cách sử dụng câu lệnh IF trong công thức Kiểm tra dữ liệu trong Excel (6 cách)
- Excel VBA tạo Danh sách Kiểm tra dữ liệu từ Mảng
- Cách sử dụng Công thức VLOOKUP tùy chỉnh trong Kiểm tra dữ liệu Excel
- [Đã sửa] Kiểm tra dữ liệu Không hoạt động cho Sao chép Dán trong Excel (có giải pháp)
- Giá trị mặc định trong Danh sách Kiểm tra dữ liệu với Excel VBA (Macro và UserForm)