Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng tôi có thể hạn chế việc nhập dữ liệu bằng cách áp dụng Xác thực dữ liệu . Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 6 ví dụ về cách áp dụng danh sách Xác thực dữ liệu từ người khác trang tính trong Excel . Chúng ta có thể xem ảnh chụp nhanh tập dữ liệu của mình. Hiện tại, chúng tôi có Sản phẩm và cột danh mục trong tập dữ liệu. Tập dữ liệu này sẽ thay đổi theo thời gian trong hướng dẫn từng bước của chúng tôi.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

6 cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác

1. Sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác để tạo danh sách thả xuống

Chúng tôi có 2 cột trong tập dữ liệu này. Sản phẩm được mua bởi khách hàng sẽ được chèn bằng cách sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu từ một trang tính khác . Hãy bắt đầu các bước.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi B5:B11 từ “ trình đơn thả xuống ” tờ .
  • Sau đó từ Dữ liệu tab>>> Xác thực dữ liệu .

Sau đó, hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép thả xuống menu.

Lưu ý: Bỏ qua chỗ trống và menu thả xuống trong ô nên được kiểm tra theo mặc định. Nếu không, hãy đánh dấu chọn bên cạnh chúng.

  • Sau đó, nhấp vào Nguồn hộp .
  • Sau đó, chọn “ nguồn ” tờ .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Sau đó, chọn ô phạm vi B5:B11 . Đây là danh sách xác thực của chúng tôi .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng ta có thể thấy một biểu tượng mũi tên.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Nhấp vào biểu tượng mũi tên đó.

Chúng tôi có thể xem Dữ liệu của mình Danh sách xác thực từ một trang tính khác .

  • Sau đó, chọn bất kỳ thứ gì từ danh sách .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Giá trị sẽ được chèn vào tập dữ liệu của chúng tôi.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Tại đây, chúng tôi đã điền vào tập dữ liệu của mình bằng cách sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu từ trang tính khác trong Excel .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Đọc thêm: Cách tạo danh sách xác thực dữ liệu từ bảng trong Excel (3 phương pháp)

2. Áp dụng phạm vi ngày bằng cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác

Bây giờ tập dữ liệu của chúng tôi có một cột ngày có hàng trống cho sản phẩm . Chúng tôi sẽ điền thông tin này bằng cách sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu . Lần này, chúng tôi sẽ sử dụng Ngày giữa tùy chọn.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

  • Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn ô phạm vi C5:C11 .
  • Thứ hai, hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu .
  • Thứ ba, chọn các cài đặt sau:
    • Cho phép: Ngày .
    • Dữ liệu: giữa .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Sau đó, chọn ô tham chiếu từ “ nguồn ” tờ .
    • Ngày bắt đầu: Ô B14 từ “ nguồn ” tờ .
    • Ngày kết thúc: Ô B15 từ “ nguồn ” tờ .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Đôi khi, chúng tôi cần sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối trong dữ liệu của chúng tôi. Điều này sẽ đảm bảo dữ liệu của chúng tôi không bị thay đổi khi chuyển sang một ô khác .

  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Bây giờ, nếu chúng tôi nhập bất kỳ điều gì khác với tiêu chí đã xác định của mình, thì chúng tôi sẽ nhận được thông báo lỗi . Thông báo này có thể được sửa đổi.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng tôi có thể thay đổi thông báo bằng cách đi tới Cảnh báo lỗi từ hộp thoại Xác thực dữ liệu .

  • Đầu tiên, hãy nhập nội dung nào đó vào Tiêu đề: Đây là một nhiệm vụ không bắt buộc.
  • Thứ hai, tùy chỉnh thông báo bằng cách nhập vào Thông báo lỗi:
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng tôi có thể thấy thông báo lỗi tùy chỉnh của chúng tôi đang hoạt động hoàn hảo.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng ta có thể nhập ngày tháng theo cách thủ công vào phần còn lại của các trường. Một thông báo cảnh báo sẽ được hiển thị nếu chúng tôi nhập nội dung nào đó vượt quá phạm vi ngày. Đó là cách chúng tôi có thể áp dụng danh sách Xác thực dữ liệu để hạn chế ô của chúng tôi .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Đọc thêm:Cách sử dụng Dải ô đã Đặt tên cho Danh sách Xác thực Dữ liệu với VBA trong Excel

3. Khắc phục giới hạn thời gian bằng cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu để giới hạn thời gian đầu vào của chúng tôi trong ô . Hơn nữa, danh sách đó nằm trên một trang tính khác . Mục đích của chúng tôi là nhập thời gian trong tiêu chí của chúng tôi trong cột Thời gian có sẵn .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi D5:D11 .
  • Thứ hai, hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu .
  • Thứ ba, chọn các tùy chọn sau:
    • Cho phép: Thời gian .
    • Dữ liệu: giữa .
    • Thời gian bắt đầu: ô F14 từ “ nguồn ” tờ .
    • Thời gian kết thúc: ô F15 từ “ nguồn ” tờ .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Bây giờ, chúng tôi có thể điền Thời gian có sẵn cột có thời gian từ 8 giờ sáng và 5 giờ chiều .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Nội dung có Liên quan: Tạo danh sách thả xuống xác thực dữ liệu với nhiều lựa chọn trong Excel

Bài đọc tương tự:

  • Danh sách thả xuống xác thực dữ liệu tự động hoàn thành trong Excel (2 phương pháp)
  • Xác thực Dữ liệu Excel Dựa trên Giá trị Ô khác
  • Chỉ xác thực dữ liệu Excel bằng chữ và số (Sử dụng Công thức Tùy chỉnh)
  • Áp dụng Xác thực Dữ liệu Tùy chỉnh cho Nhiều Tiêu chí trong Excel (4 Ví dụ)

4. Nhận được số lượng lớn hơn bằng cách áp dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác

Trong ví dụ này, chúng tôi đã thêm một cột khác vào tập dữ liệu của chúng tôi. Chúng tôi sẽ sử dụng lớn hơn tiêu chí cho số nguyên để áp dụng danh sách Xác thực dữ liệu .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi E5:E11 .
  • Thứ hai, từ Dữ liệu , hiển thị hộp thoại Xác thực dữ liệu .

Bạn có thể nhận được một thông báo cảnh báo tương tự . Nhấp vào KHÔNG .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Sau đó, Từ hộp thoại , hãy chọn những thứ sau:
    • Cho phép: Số nguyên .
    • Dữ liệu: lớn hơn .
    • Tối thiểu: ô F7 từ “nguồn” trang tính .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Sau đó, chúng tôi có thể đặt các giá trị lớn hơn 0 trong cột Số lượng đã bán . Bằng cách sử dụng danh sách Xác thực Dữ liệu này , chúng tôi có thể tránh nhập sai giá trị.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Nội dung có Liên quan: Cách xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel (5 phương pháp)

5. Áp dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác để giới hạn độ dài văn bản

Chúng tôi đã có một tập dữ liệu mới cho ví dụ này. Chúng tôi sẽ nhập Nhân viên bán hàng được liên kết với Sản phẩm doanh thu. Chúng tôi sẽ chỉ nhập tên ngắn. Do đó, chúng tôi cần giới hạn số lượng ký tự có thể được đặt trong các ô đó .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi C5:C11 .
  • Thứ hai, hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu từ Dữ liệu tab.
  • Thứ ba, chọn các tùy chọn sau:
    • Cho phép:Độ dài văn bản .
    • Dữ liệu:giữa .
    • Tối thiểu:ô B40 từ “ nguồn ” tờ .
    • Tối đa:ô B41 từ “ nguồn ” tờ .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Do đó, chúng tôi có thể sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu của mình và điền vào phần còn lại của ô .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Đọc thêm: Cách áp dụng nhiều xác thực dữ liệu trong một ô trong Excel (3 ví dụ)

6. Sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc

Trong phần này, chúng tôi sẽ tạo một Trình đơn thả xuống phụ thuộc bằng cách sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu . Chúng tôi sẽ sử dụng INDIRECT chức năng và Được đặt tên ô phạm vi ở đây.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Các bước:

Đầu tiên, chúng tôi sẽ tạo Phạm vi được đặt tên .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi B29:C33 .
  • Thứ hai, từ Công thức tab>>> Tạo từ Lựa chọn .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Một hộp thoại sẽ xuất hiện.

  • Sau đó, chọn Hàng trên cùng .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Ở góc trên cùng bên phải, có Hộp tên . Chúng tôi có thể nhấp vào nó ở đó, để xem Phạm vi được đặt tên của chúng tôi .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Khi nhấp vào, chúng tôi có thể thấy hai của chúng tôi Dải ô được đặt tên : Đồ uống và Đồ ăn nhẹ .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Bây giờ, chọn ô B4 .
  • Sau đó, hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu từ Dữ liệu
  • Sau đó, chọn các cài đặt sau:
    • Cho phép:Danh sách .
    • Nguồn: chọn ô phạm vi B29:C29 .
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Bây giờ, chúng ta có thể thấy, ô B5 đang hiển thị hai Thể loại. Bây giờ, bước tiếp theo là tạo danh sách phụ thuộc trên ô C5 .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

  • Trước tiên, hãy chọn ô phạm vi C5:C11 .
  • Thứ hai, từ Dữ liệu sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực dữ liệu .
  • Thứ ba, đặt các giá trị sau:
    • Cho phép:Danh sách .
    • Nguồn: Nhập công thức sau vào đó.
=INDIRECT(B5)
  • Cuối cùng, nhấn OK .

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Chúng ta có thể thấy rằng, trong ô C5 , các sản phẩm từ danh mục Đồ ăn nhẹ đang hiển thị.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Hơn nữa, nếu chúng tôi thay đổi ô B5 đến Đồ uống , sau đó đến ô C5 cũng sẽ thay đổi.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Kết luận, chúng tôi có thể thực hiện việc này cho phần còn lại của ô và điền chúng bằng các giá trị phụ thuộc.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Đọc thêm: Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel với màu (4 cách)

Phần thực hành

Chúng tôi đã cung cấp tập dữ liệu thực hành cho từng phần trong Excel của chúng tôi tập tin. Bạn có thể thử những thứ đó để thành thạo những 6 này kỹ thuật.

Cách sử dụng danh sách xác thực dữ liệu từ trang tính khác (6 phương pháp)

Kết luận

Bài viết của chúng tôi đã cho bạn thấy 6 ví dụ về cách sử dụng Xác thực dữ liệu danh sách từ một trang tính khác . Nếu gặp vấn đề gì đừng ngại comment bên dưới để được giải đáp rõ hơn. Cảm ơn bạn đã đọc, hãy tiếp tục xuất sắc!

Các bài viết có liên quan

  • Cách Sử dụng Câu lệnh IF trong Công thức Xác thực Dữ liệu trong Excel (6 Cách)
  • Excel VBA để tạo danh sách xác thực dữ liệu từ mảng
  • Cách Sử dụng Công thức VLOOKUP Tùy chỉnh trong Xác thực Dữ liệu Excel
  • [Đã sửa lỗi] Xác thực dữ liệu không hoạt động để sao chép dán trong Excel (với Giải pháp)
  • Giá trị Mặc định trong Danh sách Xác thực Dữ liệu với Excel VBA (Macro và UserForm)